openCourrier 5.0 documentation¶
Note
Cette création est mise à disposition selon le Contrat Paternité-Partage des Conditions Initiales à l’Identique 2.0 France disponible en ligne http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.0/fr/ ou par courrier postal à Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California 94105, USA.
openCourrier est un logiciel de gestion de courrier entrant et sortant dans une organisation. Il est conçu pour traiter simplement l’arrivée et le départ de courrier sans se substituer aux traitements existants dans les logiciels « métier » (factures, demande d’emploi, autorisation d’urbanisme, …). Il répond à un besoin de gestion de courrier centralisée avec un suivi de la relation citoyen (gestion de tâches) dans une organisation avec de nombreux métiers.
Les objectifs d’openCourrier sont de :
- prendre date de l’arrivée d un courrier.
- centraliser le courrier et affecter le traitement du courrier de manière hiérarchique
- faire un suivi de la réponse au citoyen et établir une tracabilité des échanges
La version 5.0.0 propose une version entièrement dématérialisée pour les courriers arrivée, départ en traitement ou en copie. Cette nouvelle version est profondemment modifiée au niveau de la base de données et il n’y a pas de script automatique de récupération de données.
Par contre, nous décrivons ci dessous les principes qui nous ont guidés et qui vous permettront d’assurer la continuité de votre openCourrier 5.0.0 avec la version 4.x.
openCourrier est un logiciel de dématérialisation du courrier qui permet de :
- gérer le courrier entrant/sortant dans une organisation.
- associer les courriers entrant et sortant à des affaires.
- affecter un courrier à UN service de traitement.
- associer des documents (courriers numérisés, courriers départ, rapport d’intervention) pour constituer un dossier depuis un courrier. numériser le courrier arrivé (à la volée dans un répertoire) et en l’associant à un numéro de registre inscrit automatiquement sur le courrier scanné.
- associer le courrier numérisé à la volée dans un répertoire en lui inscrivant le numéro de registre et en l’associant au dossier du courrier.
- affecter une ou plusieurs tâches à des services dépendant ou non du service de traitement : les tâches peuvent ainsi être suivies jusqu’à ce qu’elles soient soldées par les services.
- éditer une réponse avec l’outil d’édition et la paramètrage de la bible
Ce document a pour but de guider les utilisateurs et les développeurs dans la prise en main du projet.
Bonne lecture et n’hésitez pas à nous faire part de vos remarques à l’adresse suivante : contact@openmairie.org !
Dematérialisation¶
La version 5.0.0 d’openCourrier permet de une dématerialisation complète de la circulation du courrier.
On peut distinguer 3 acteurs principaux :
- le service courrier
- le valideur (autorité hiérarchique qui valide la diffusion)
- le service (qui est en traitement ou en copie dans une diffusion)
Les cas d’utilisation d’utilisation d’openCourrier sont les suivants :
Le diagramme de classe de l’application est le suivant :
Principes retenus dans l accès aux courriers¶
La dématérialisation du courrier demande un accès différencié aux divers courriers dématérialisés et une gestion de droit plus restrictive.
Il y a 3 types d’accès pour un service aux courriers :
- suivant le service de saisie ou service origine (service courrier)
- suivant le service de traitement (ou transfert en cours)
- suivant le service en copie
Le service de saisie a les droits suivants :
- droit complet sur courrier et de traitement dans son périmètre hierarchique
- droit complet sur diffusion
- droit de créer, modifier les tâches et de supprimer SES taches
- droit de creer, modifier SES notes et de supprimer SES notes
- droit de creer,modifier SES dossiers et de supprimer SES dossiers
- pas de droit à réponse
Le service en traitement a les droits suivants :
- droit de diffusion : copie sur tout le périmetre
- droit de transfert de traitement sur son perimetre hierarchique
- droit d ajouter ou modifier SES dossiers
- droit d ecrire une reponse
- droit de créer et modifier les taches et de supprimer SES taches
- droit de creer et modifier SES notes et de supprimer SES notes
- droit de creer et modifier SES dossiers et de supprimer SES dossiers
Le service en copie a les droits suivants :
- droit de modifier les taches qui lui sont affectés
Les services en recherche de courrier accède à la fonction et recherche dans leur périmètre hiérarchique.
- Le service courrier doit être une fonction associée à la Direction générale pour avoir accès à tous les courriers
- Le cabinet doit être aussi une fonction de même nature pour avoir les même droits.
Principes du courrier départ
C’est un fichier en téléchargement. (il n y a pas de scan en masse comme en version 4.x)
Comme le courrier arrivée, l affaire peut fournir le service de traitement, le destinataire et l objet.
La catégorie ne fait que le classement mais n organise pas de workflow (à la différence du courrier arrivée)
Le diagramme de classe pour le package courrier est le suivant :
le module des taches est simplifié :¶
Il est mise en place la base adresse nationale en géolocalisation à la place des tables adresse_postale et rivoli.
Il est mis en place d’une historisation de la création et de la modification des tâches.
La numérisation des documents:¶
Il est possible de télécharger des documents dans le dossier associé à un courrier.
Le courrier arrivé scanné est aussi transférer dans le dossier
Le classement en affaire¶
Il est possible de rajouter des courriers arrivée ou départ dans une ou plusieurs affaires.
le diagramme de classe du package affaire est le suivant :
Principes retenus quant aux catégories de courrier¶
La catégorie de courrier permet de pré paramétrer une saisie de courrier arrivée: le workflow (service de traitement, copies et tâches attribués), l’objet du courrier suivant la saisie des champs du courrier.
le diagramme de classe du package categorie courrier est le suivant :
Principes retenus pour les diffusions¶
La diffusion peut prendre les états suivants :
Les Controles de diffusion sont les suivants et reste sur le même standard que la version 4.x :
- unicité du service de traitement
- unicité d’une copie pour un service
- Traitement de validation de diffusion dans/par courrier
- La diffusion est en « transfert » pour une diffusion en traitement déja effectuée.
Les ajouts et modifications de diffusions sont historisées.
Il est possible de transmettre par mail au service ou de déposer dans la GED quand une diffusion de courrier est validé.
Le diagramme de séquence d’une diffusion est le suivant :
Principe de paramétrage des services¶
Il est possible de paramétrer le type de service :
- service opérationnel
- élu
- service externe
Les services s’organisent de manière hiérarchique.
La fonction-profil de chaque utilisateur permet a chaque utilisateur de jouer plusieurs roles dans l’application
La fonction par défaut est la dernière activée.
le diagramme de classe du package service et fonction est le suivant :
Il est possible de changer de fonction dans l’interface (menu du haut)
Ergonomie¶
Ergonomie¶
Cette partie vise à présenter l’ergonomie du logiciel c’est-à-dire à décrire la connexion à l’application, la structure de l’application, la navigation et l’utilisation du menu, ainsi que la présentation et la description des principaux icônes. Cette rubrique peut s’appliquer à toute application métier développée avec OpenMairie.
Sommaire
Connexion, déconnexion et permissions¶
Connexion¶
Note
Pour réaliser cette étape, votre administrateur doit vous fournir une adresse Web pour accéder à l’application, un identifiant utilisateur ainsi qu’un mot de passe. Ces éléments auront été préalablement configuré dans le logiciel.
Navigateur Web¶
L’application est accessible via un navigateur Web, pour y accéder il faut saisir l’adresse Web fournie par votre administrateur dans la barre d’adresse.
Note
Ce logiciel est développé principalement sous le navigateur Mozilla Firefox, il est donc conseillé d’utiliser ce navigateur pour une efficacité optimale.
Saisie des informations de connexion¶
Cet écran de connexion est composé de deux zones de texte et d’un bouton.
Dans l’écran d’identification, il faut saisir son identifiant et son mot de passe puis cliquer sur le bouton « Se connecter ».
Note
L’identifiant et le mot de passe doivent être saisis en respectant la casse, c’est-à-dire les minuscules et majuscules.
Si les identifiants saisis sont incorrects, un message d’erreur apparaît et il faut ressaisir les informations de connexion.
Si les identifiants sont corrects, vous êtes redirigé vers la page demandée sur laquelle le message suivant doit d’afficher.
Déconnexion¶
Pour une question de sécurité évidente, il est important de se déconnecter de l’application pour qu’un autre utilisateur ne puisse pas accéder au logiciel via votre compte utilisateur.
L’action « Déconnexion » est disponible à tout moment dans les actions personnelles en haut à droite de l’écran.
Une fois déconnecté, c’est le formulaire de donnexion qui s’affiche avec un message expliquant la réussite de la déconnexion.
Les droits et profils des utilisateurs¶
Les droits et profils des utilisateurs permettent de limiter l’accès aux informations et aux actions uniquement aux personnes autorisées. Chaque utilisateur est associé à un profil. Le profil correspond à un ensemble de permissions de l’utilisateur. Les profils sont hiérarchiques et listés de façon croissante, c’est à dire que les permissions d’un profil son valable pour les suivants, par défaut il existe cinq profils :
- Consultation :
- peut visualiser les courriers arrivées/départs, les courriers archivés et les tâches non soldées de son service, ainsi que les courriers recherchés de chaque service.
- Utilisateur limité :
- peut modifier les tâches non soldées de son service.
- Utilisateur :
- peut ajouter ou modifier les courriers arrivées/départs de son service et les objets liés à celui-ci. Il peut aussi paramétrer l’application : ajouter/modifier/supprimer les émetteurs/destinataires, la bible, les civilités, les types de correspondants et les courriers types.
- Super utilisateur :
- peut faire les traitements concernant le registre et l’archivage, les exports des éditions et des requêtes mémorisées, le paramétrage des services, des états, des sous-états et des lettres type.
- Administrateur :
- peut paramétrer les collectivités, les paramètres de l’application, les profils, les droits, les utilisateurs, les widgets, importer des tables et utiliser le générateur.
Chaque page de l’application est associée à un profil. Pour chaque accès à une page, l’application vérifie si l’utilisateur a un profil supérieur ou égal au profil de la page consultée, si c’est le cas l’utilisateur à donc le droit d’accéder aux informations.
Les profils ainsi que leurs permissions associées sont modifiables par l’administrateur.
Ergonomie générale¶
L’application, sur la grande majorité des écrans, conserve ses composants disposés exactement au même endroit. Nous allons décrire ici le fonctionnement et l’objectif de chacun de ces composants. Cette structuration de l’application permet donc à l’utilisateur de toujours trouver les outils au même endroit et de se repérer rapidement.
Note
Les actions et affichages de l’application diffèrent en fonction du profil de l’utilisateur. Il se peut donc que dans les paragraphes qui suivent des actions soient décrites et n’apparaissent pas sur votre interface ou inversement que des actions ne soient pas décrites mais apparaissent sur votre interface.
Le logo¶
C’est le logo de l’application, il vous permet en un seul clic de revenir rapidement au tableau de bord.
Les actions personnelles¶
Cet élément affiche plusieurs informations importantes.
La première information est l’identifiant de l’utilisateur actuellement connecté ce qui permet de savoir à tout moment si nous sommes bien connectés et avec quel utilisateur. Ensuite est noté le nom de la collectivité sur laquelle nous sommes en train de travailler. En mode multi, une action est disponible sur cette information pour permettre de changer de collectivité. Ensuite la liste sur laquelle nous sommes en train de travailler, une action est disponible sur cette information pour permettre de changer de liste. Enfin l’action pour permettre de changer de mot de passe et pour se déconnecter sont disponibles en permanence.
Les raccourcis¶
Cet élément permet d’afficher des raccourcis vers des écrans auxquels nous avons besoin d’accéder très souvent. Par exemple, ici nous avons un raccourci direct vers le tableau de bord.
Les actions globales¶
Cet élément permet d’afficher en permanence le numéro de version du logiciel. Ensuite les différentes actions sont des liens vers le site officiel du logiciel ou vers la documentation.
Ergonomie des formulaires¶
De manière générale, il y a une règle simple dans les applicatifs openMairie : on accède d’abord à un listing d’éléments puis depuis ce listing on peut ajouter un nouvel élément ou modifier un élément existant en accédant au formulaire dédié à cet élément.
Les listings¶
Un listing est un tableau qui liste des éléments récapitulant des informations permettant d’identifier un élément parmi les autres.
Les actions¶
Ajouter : cette action représentée par un plus permet d’accéder au formulaire de création d’un élément.
Autre : il peut y avoir d’autres actions positionnées ici qui représentent des actions que l’on peut faire sur un lot d’éléments par exemple.
- Modifier : cette action permet d’accéder au formulaire de modification d’un élément.
- Supprimer : cette action permet d’accéder au formulaire de suppression d’un élément.
- Autre : il peut y avoir d’autres actions positionnées ici qui permettent d’effectuer des actions rapides sur l’élément.
- Modifier : cette action permet d’accéder au formulaire de modification d’un élément.
Afficher les éléments expirés : sur les élements qui possèdent une date de validité, par défaut les éléments qui sont dans le passé n’apparaissent pas, il est nécessaire de cliquer sur cette action pour les faire apparaître. L’action se situe au dessus du tableau.
Imprimer le listing en PDF : sur les éléments pour lesquels l’édition existe une action représentée par une imprimante permet de télécharger un pdf qui reflète le contenu du listing sans aucun filtre de recherche. L’action se situe au dessus du tableau.
Les formulaires¶
Un formulaire dans cet applicatif peut soit être soit d’ajout, soit de modification, soit de suppression.
Voici l’exemple d’un formulaire en mode modification.
Les actions de formulaires :
- Modifier : cette action permet d’accéder au formulaire de l’élément en mode modification. Une fois le formulaire de modification validé alors un bouton retour nous permet de revenir au listing des éléments.
- Supprimer : cette action permet d’accéder au formulaire de l’élément en mode suppression. Une fois le formulaire de suppression validé alors un bouton retour nous permet de revenir au listing des éléments.
Les onglets¶
Sur le formulaire d’un élément, il peut apparaître plusieurs onglets qui correspondent à des éléments liés à l’élément en cours. Un onglet présente un listing de ces éléments liés avec des actions qui permettent également d’accéder à des formulaires sur ces éléments liés.
Par exemple sur l’image suivante, on peut voir sur le « profil » un onglet « tableau de bord » qui liste les tableaux de bord liés au profil utilisateur.
Courrier¶
Ce chapitre vous propose d’utiliser la gestion de courrier.
Sommaire
Les éléments permettant la gestion du courrier sont disponibles dans la rubrique () du menu.
Saisir un courrier¶
Les courriers sont saisis soit en « courrier arrivée » soit en « courrier départ ».
Courrier arrivée¶
Ce sont les courriers entrants dans l’organisation.
Dans ce listing les actions possibles depuis le tableau sont :
- Accéder au tableau de bord du courrier
- rechercher les courriers avec le moteur de recherche et transferer le résultat de la recherche sur tableur (csv)
Il est possible de créer ou modifier un courrier arrivée dans le formulaire ci dessous.
Il est possible de faire les actions suivantes :
- valider la diffusion d’un courrier
- modifier un courrier
- supprimer un courrier
- aller au courrier suivant ou précédent
Cette dernière option est utile lorsque l on valide la diffusion de courrier.
Il est noté dans le premier tableau la liste des diffusions en traitement et en copie avec leur état
Il est possible de modifier un courrier arrivée dans le formulaire ci dessous.
Le tableau du haut reprend la liste des courriers en copie.
A gauche, le courrier arrivée est affiché.
A droite sont affichés les propriétés du courrier :
- type de courrier (lettre, mail …), numero de registre
- date arrivée et date du courrier
- emmetteur
- catégorie du courrier
- service de traitement
- objet du courrier
En bas, il est possible de visualiser à quelles affaires appartient le courrier.
Il est possible de saisir un courrier arrivée dans le formulaire ci dessous.
Il est saisi dans courrier arrivée :
- le premier courrier scanné du répertoire utilisateur (si un SCAN existe) à associer s’affiche
- la nature : lettre mail …
- la date arrivée (date du jour par défaut) et date du courrier [obligatoire] (Vous pouver utilisez le calendrier)
- l’émetteur : nom, prénom, adresse, CP, Ville, type de correspondant. Il est possible de chercher un émetteur actif dans la table émetteur en appuyant sur la flèche et de sauvegarder un émetteur en cochant la case (en ajout seulement). Si un emetteur est choisi, l ensemble des données de l’emetteur est rapatrié dans la table courrier
- l’objet : les textes peuvent être paramétrés en catégorie (il n y a plus de bible version 4.x)
- la catégorie de courrier : la catégorie du courrier permet de paramétrer le workflow : service en traitement, en copie et taches et objet et permet d’accélérer la saisie du courrier
- le service : service chargé du traitement, obligatoire
Note
Il est à noter que si un courrier scanné est associé lors de l’ajout du d’un courrier, il est rajouté un enregistrement dans la table dossier avec sur le scan en rouge, le numéro de registre et sa date d’arrivée. Il est conseiller de rajouter un utilisateur spécifique pour le scan.
Note
Lors du traitement de diffusion (l’envoi de la diffusion est effectué), le service du champs « traitement_diffusion » devient le service de traitement.
Après la validation de la saisie, le message suivant s’affiche
Creation du dossier depuis le pdf scanne.
pas de classement en affaire opencourrier
diffusion traitement au service : cabinet maire adjoint
Vos modifications ont bien été enregistrées.
Les diffusions en copie peuvent être faités par le formulaire ci dessous en cliquant sur l’image plus:
Courrier départ¶
Ce sont les courriers sortants de l’organisation.
Il est possible de créer ou modifier un courrier départ dans le formulaire ci dessous.
Il est saisi dans courrier départ :
- le document dématérialisé en téléchargement
- la nature : lettre mail
- la date signature (date du jour par défaut) et la date de départ
- le destinataire : nom, prénom, adresse, CP, Ville, type de correspondant. Il est possible de chercher un destinataire actif dans la table émetteur en appuyant sur la flèche et de sauvegarder un émetteur en cochant la case (en ajout seulement). Si un emetteur est choisi, l ensemble des données de l’emetteur est rapatrié dans la table courrier
- l’Objet
- le service : service chargé du traitement
Diffusion d’un courrier¶
on accéde à la diffusion par le sous formulaire diffusion
Il est possible de créer ou modifier une diffusion dans le sous formulaire ci dessous.
- dossier ou document diffusé
- état de la diffusion : proposée, validée …
- service concerné
- type de traitement : traitement, copie, transfert (voir chapître dématérialisation)
Il est à noter qu en modification, le dossier ou document apparaît sur la moitié gauche de l’écran.
Saisir une tâche¶
Cet onglet permet de saisir les tâches associées aux courriers.
Il est proposé de décrire dans ce paragraphe la saisie d’une tache associé à un courrier arrivée.
Il est possible de creer ou modifier une tâche dans le formulaire ci dessous
Il est saisi :
- l’état de la tâche
- la catégorie de la tâche
- la date butoir
- la date exécution
- le Solde : Oui si soldée, Non sinon.
- le Service de traitement de la tache (les services du périmètre hierarchique)
- observations : Texte libre
- l’adresse suivant la base nationale d’adresse (BAN)
Si l’adresse est renseignée, il est récupéré la géolocalisation dans la BAN et en cliquant sur position présente dans l’affichage de la tâche, on arrive à l’écran suivant :
Note
Cette option est utilisée dans le cadre de la gestion d’intervention des sevices téchniques dans les quartiers. Par exemple lister les tâches non effectuées dans un quartier en rapport avec une réunion du comité de quartier
Télécharger un fichier / dossier¶
Avertissement
Il est impératif de sauvegarder le répertoire où sont stockés les documents. Il faut donc conserver ce répertoire en cas de changement de version. Il faut donner à apache les droits d’écriture sur ce répertoire. par défaut /var
Le dossier sert à conserver l’ensemble des documents relatifs au courrier :
- le courrier arrivé scanné (voir paragraphe saisir le courrier)
- les courriers départs (au format PDF)
- les divers rapports d’intervention
- les pièces jointes …
Il est proposé de décrire dans ce paragraphe l’upload de document dans les dossiers dans l’onglet « dossier » d’un courrier départ ou arrivée.
Les documents du dossier sont listés dans l’onglet « dossier »
Il est possible de creer ou modifier un dossier dans le formulaire ci dessous
Les zones à saisir sont les suivantes :
- le fichier à associer depuis son poste de travail
- la date
- l’observation : champ texte
- le type : départ ou arrivée ou pièces jointes
Avertissement
Il n’est possible d’avoir pour un même courrier qu un seul courrier arrivé et un seul courrier départ Pour les liens plus complexes, il faut utiliser la notion d’affaire.
Il est ajouté dans la version 5.0.0 la visualisation du document en consultation.
Lors de la création du dossier, une clé automatique est créée pour permettre la consultation du document hors du paramétrage des accès d’openCourrier (envoi des mails avec lien sur le dossier en diffusiondans le cadre de l’option dématérialisation).
Saisir une affaire¶
Cet onglet permet de saisir les affaires associées aux courriers.
Il est proposé de décrire dans ce paragraphe la saisie d’une affaire associé à un courrier.
Il est possible de creer ou modifier une affaire dans le formulaire ci dessous
Saisir une note¶
Cet onglet permet de saisir les tâches associées aux courriers.
Il est proposé de décrire dans ce paragraphe la saisie d’une note associé à un courrier.
Il est possible de creer ou modifier une note dans le formulaire ci dessous
Faire une réponse¶
Lorsqu’un courrier est en traitement, il est possible de faire une réponse.
Choisir l’option rédiger pour avoir accès au module d’édition d’openCourrier.
Le module d’édition permet de préparer le courrier.
Il est possible d’insérer des morceaux de textes pré paramétrés de la bible (menu - insertion - bible)
Il est possible d’insérer des champs du courrier arrivée
- numéro registre
- nom
- prenom
- adresse
- objet
Il faut saisir un état.
Dans le formulaire de traitement de courrier, il est possible :
- d’éditer le courrier
- de le finaliser comme courrier départ
- de le finaliser comme autre courrier
La recherche de courriers¶
La recherche des courriers est accessible pour chaque profil d’utilisateur et permet de visualiser tous les courriers entrants et sortants du périmètre de l’utilisateur.
Un transfert de la recherche sur tableur est possible (bouton csv)
La recherche de affaires¶
La recherche des affaires est accessible pour chaque profil d’utilisateur et permet de visualiser les affaires gérées par le service.
Un transfert de la recherche sur tableur est possible (bouton csv)
Les tâches non soldées¶
Les tâches non soldées sont un widget ajoutable dans le tableau de bord.
Les archives¶
Les archives de diffusion ne sont pas traitées en version 5.0.0.
Traitement¶
Nous vous proposons dans ce chapitre de mettre en oeuvre les traitements.
Les éléments permettant le traitements des courriers sont disponibles dans la rubrique () du menu.
La remise à zéro des registres¶
Ce traitement est à faire à chaque début d’année. Il remet à zéro la séquence utilisée pour les registres (les identifiants des séquences sont registre_seq pour les courriers arrivée et registre_depart_seq pour les courriers départ).
Ce traitement est accessible via le menu () :
Note
Attention, pour le registre arrivée, il est insatncié un index unique qui empêche toute duplication d’un même registre. Si il y a duplication, le message « Une erreur s’est produite. Contactez votre administrateur » s’affiche. Le message de postgres est le suivant « duplicate key value violates unique constraint « courrier_registre » Il faut remettre le registre à une valeur supérieure à la dernière valeur enregistrée ou supprimer la contrainte.
L’archivage des courriers¶
Le traitement d’archive les courriers, dossiers, notes, diffusion et tâches à partir d’une date n’est pas implémenté dans la version 5.1.0.
Il doit faire l’objet de décision du Comité de pilotage openCourrier.
Parametrage¶
Le paramétrage permet d’adapter openCourrier à votre organisation.
Sommaire
Tables de références¶
Les tables de références sont disponibles dans la rubrique () du menu.
Le service¶
()
Il est proposé de décrire dans ce paragraphe la saisie d’un service dans le menu paramétrage.
Les services sont listés dans l’option service du menu paramétrage
Il est possible de creer ou modifier une voie dans le formulaire ci dessous
Il est saisi :
- code
- libelle
- diffusion oui/non (reçoit ou non du courrier en traitement)
- service père (lien hiérarchique)
- email (pour envoi de diffusion)
- type de service : interne, élu, organisme externe
- mode de diffusion : opencourrier (interne), mail en PJ, mail avec lien
- en cours : service existant
Règles :
- seul un service « père » peut attribuer des tâches à un service « fils »
- l’email avec Pièces jointes est nécessaire pour les services externes au réseau
affectation des utilisateurs aux services par fonction :
Le paramétrage « service » de l’utilisateur est fait dans l option fonction.
Un utilisateur peut avoir plusieurs fonctions
Il est saisi dans l’option fonction
- le libellé de la fonction
- le profil de la fonction
- le service concerné
- l’utilisateur
- actif
Le code actif permet de conserver la dernière fonction activée. Il ne peut y avoir qu’une action unique.
Gestion des « scan » par utilisateur
Les scans d’un utilisateur sont stockés dans le repertoire scan/collectivite/utilisateur
exemple : scan/1/2 pour om_collectivite=1 et om_utilisateur=2
Voir le nommage du répertoire « scan » dans om_parametre.
Le correspondant (émetteur / destinataire)¶
()
Il s’agit ici de ne saisir que les correspondants permanents ou fréquents (préfecture, trésorerie, …) pour éviter de resaisir les informations du correspondant à chaque nouvelle saisie de courrier.
L’écran suivant permet de lister les différents correspondants ainsi que les actions possibles sur ces derniers.
Il est possible de créer ou modifier un correspondant dans le formulaire suivant.
Il est saisi :
- civilite
- nom
- prénom
- adresse
- complément
- cp
- ville
- téléphone
- type de correspondant
- courriel
- en cours
Note
Il est possible de créer un correspondant fréquent/permanent directement depuis le formulaire de création de courrier en cochant la case « création émetteur » ou « création destinataire ».
La bible¶
()
La bible sert à compléter la création de courrier départ
Les textes bibles sont listés dans le formulaire suivant
Il est possible de créer ou modifier bible dans le formulaire ci dessous
Il est saisi :
- un libellé affiché en fenêtre lors de la saisie du courrier
- un contenu récupéré dans objet_courrier lors de la saisie du courrier
- l élément appartient au service de saisie
Il est possible d’insérer les variables du courrier arrivée suivante :
- &civilite
- &nom
- &prenom
- &adresse1
- &adresse2
- &cp
- &ville
- &datecourrier
- &objetcourrier
- &type_courrier
- &type_correspondant
La civilité¶
()
La civilité correspond au titre de civilité d’une personne. Elle est utilisée dans l’application lors de la saisie de correspondants.
L’écran suivant permet de lister les différentes civilités ainsi que les actions possibles sur ces dernières.
Il est possible de créer ou modifier une civilité dans le formulaire suivant.
Il est saisi :
- le libellé
Le type de correspondant¶
()
Le type de correspondant permet de catégoriser une personne. Il est utilisé dans l’application lors de la saisie de correspondants.
L’écran suivant permet de lister les différents types de correspondant ainsi que les actions possibles sur ces derniers.
Il est possible de créer ou modifier un type de correspondant dans le formulaire suivant.
Il est saisi :
- le libellé du type de correspondant
La catégorie des courriers¶
()
La catégorie des courriers permet de catégoriser un courrier. Elle est utilisée dans l’application lors de la saisie des courriers et n’est pas obligatoire.
Elle permet de paramètrer les courriers qui appartiennent à une procédure et de simplifier la saisie de courrier :
- en préparant un objet type avec les champs du courrier (&nom, &prenom, &adresse1, &adresse2, &cp, &ville)
- en paramétrant la diffusion avec le service de traitement et les services en copie
- en paramétrant les tâches à effectuer
L’écran suivant permet de lister les différentes catégories de courrier ainsi que les actions possibles sur ces dernières.
Il est possible de créer ou modifier une catégorie de courrier dans le formulaire suivant.
Il est saisi :
- le libellé de la catégorie de courrier
- le service de traitement
- l’objet du courrier
Dans catégorie_courrier_service, il est paramétré les copies aux services
Dans categorie_courrier_tache, il est paramétré les tâches.
Il est saisi :
- libellé
- service
- la catégorie de la tâche
- le délai d’éxécution
- l’observation
La catégorie des tâches¶
()
La catégorie des tâches permet de catégoriser une tache. Elle est utilisée dans l’application lors de la saisie des tâches. C’est un champ obligatoire.
L’écran suivant permet de lister les différentes catégories de tâche ainsi que les actions possibles sur ces dernières.
Il est possible de créer ou modifier une catégorie de tâche dans le formulaire suivant.
Il est saisi :
- le libellé de la catégorie de tâche
L’état des tâches¶
()
L’état des tâches permet d’indiquer l’avancement d’une tache. Il est utilisé dans l’application lors de la saisie des tâches. C’est un champ obligatoire.
L’écran suivant permet de lister les différents états de tâche ainsi que les actions possibles sur ces derniers.
Il est possible de créer ou modifier un état de tâche dans le formulaire suivant.
Il est saisi :
- le libellé de l’état de tâche
Note
les tables : mode_diffusion, type_dossier, type_diffusion et nature ne sont pas accessibles par le menu. Les droits sont affectés par défaut à l’administrateur. ATTENTION, les clés primaires des tables mode_diffusion type_dossier, type diffusion et nature sont utilisés dans les scripts Il vaut mieux éviter de modifier ces tables
Paramètres généraux¶
Ce paramétrage permet de configurer certaines options spécifiques de l’application. Il est accessible via le menu ().
Voici le descriptif de ces paramètres :
| Paramètre | Description |
|---|---|
« maire » |
Nom du maire. |
« ville » |
Nom de la ville. |
« registre_arrivee » |
Par défaut : « [annee]-[seq] ». Caractéristique du registre dans notre cas 2012-0001. |
« registre_depart » |
Par défaut : « [annee]-D-[seq] ». Caractéristique du registre dans notre cas 2012-D-0001. |
« scan » |
Par défaut : « scan ». repertoire des scans. |
« ftp_server » |
Paramètre du serveur ftp. |
« ftp_user_name » |
nom d’accès au ftp . |
« ftp_user_pass » |
mot de passe d’accès au ftp. |
« ftp_user_path » |
chemin/repertoire d’accès au ftp. |
« option_localisation » |
Par défaut : « sig_interne ». Active la géolocalisation des tâches. |
Note
Si le ftp n’est pas paramétré, il n’y a pas d’accès à l action ftp de diffusion
Guide du développeur¶
Guide du développeur¶
Installation¶
Pré-requis¶
Vous devez avoir installer :
- un serveur web (apache, …)
- PHP
- le moteur de base de donnees PostgreSQL
Sous windows, il est facuile de trouver de la documentation pour l’installation de ces éléments en utilisant wamp (http://www.wampserver.com/) ou easyphp (http://easyphp.fr/) par exemple.
Sous Linux, il est facile de trouver de la documentation pour l’installation de ces éléments sur votre distribution.
Déploiement¶
Installation des fichiers de l’applicatif¶
Exemple sous windows dans wamp : wamp/www/opencourrier Exemple sous linux avec debian : /var/www/opencourrier
Création et initialisation de la base de données¶
Par défaut la base de données s’appelle opencourrier.
Il faut initialiser les tables, les séquences et données de paramétrage :
- data/pgsql/psql opencourrier < install.sql
Il est possible d’initialiser un jeu de données pour tester l’applicatif avec des données de démonstration : $config[“password_reset”] = true; - data/pgsql/init_data.sql
Configuration de l’applicatif¶
Exemple sous linux avec debian : chown -R www-data:www-data /var/www/opencourrier
La configuration se fait dans le fichier dyn/database.inc.php :
$conn[1] = array(
"opencourrier", // Titre
"pgsql", // Type de base
"pgsql", // Type de base
"postgres", // Login
"postgres", // Mot de passe
"tcp", // Protocole de connexion
"localhost", // Nom d'hote
"5432", // Port du serveur
"", // Socket
"opencourrier", // Nom de la base
"AAAA-MM-JJ", // Format de la date
"opencourrier", // Nom du schéma
"", // Préfixe
null, // Paramétrage pour l'annuaire LDAP
"mail-default", // Paramétrage pour le serveur de mail
null, // Paramétrage pour le stockage des fichiers
);
La configuration se fait dans le fichier dyn/mail.inc.php :
// configuration mail catcher
$mail["mail-default"] = array(
'mail_host' => 'localhost',
'mail_port' => '1025',
'mail_username' => '',
'mail_pass' => '',
'mail_from' => 'intranet@ville-arles.fr',
'mail_from_name' => 'administrateur opencourrier',
);
Il faut que la paramètre dedans dyn/config.inc soit activé (égal à true) pour que fonctionne le reset du mot de passe par mail et les envois mails de diffusion
$config['password_reset'] = true;
Connexion à l’application¶
Login¶
- Utilisateur « administrateur » :
- identifiant : admin
- mot de passe : admin
Le message de bienvenue doit être affiché « Votre session est maintenant ouverte. »
En cas d’erreur¶
Activer le mode debug¶
Il est possible d’activer le mode debug pour visualiser les messages d’erreur détaillés. Dans le fichier dyn/debug.inc.php, il faut commenter le mode production et décommenter le mode debug.
Mode production :
//define('DEBUG', EXTRA_VERBOSE_MODE);
//define('DEBUG', VERBOSE_MODE);
//define('DEBUG', DEBUG_MODE);
define('DEBUG', PRODUCTION_MODE);
Mode debug :
//define('DEBUG', EXTRA_VERBOSE_MODE);
//define('DEBUG', VERBOSE_MODE);
define('DEBUG', DEBUG_MODE);
//define('DEBUG', PRODUCTION_MODE);
Intégration¶
Nous vous proposons dans ce chapitre de décrire l’intégration d’openCourrier dans le système d’information
- principes d’une application composite (mashup)
- les fonds de cartes internet et géolocalisation des taches
- le tableau de bord parametrable (widget)
- visualisation des documents
Les principes d’une application composite¶
openCourrier permet de construire une application composite en intégrant des contenus venant d’applications externes.
Suivant wikipedia : « Une application composite (ou mashup ou encore mash-up) est une application qui combine du contenu ou du service provenant de plusieurs applications plus ou moins hétérogènes. »
http://fr.wikipedia.org/wiki/Application_composite
Les applications composites permettent de construire une application rapidement a un faible coût grace à la fusion de multiples services internet. Les composants sont facilement ré utilisables
Il est décrit ici les principes d’integration d’openCourrier dans le domaine de l’information géographique pour la géolocalisation des tâches (option prévue dans une prochaine version).
Il est decrit ensuite l’intégration au travers de tableau de bord personnalisé.
La géolocalisation¶
La géolocalisation des tâches est une demande de la DGST d’Arles et est implémentée (fonctionnement prévu sous postgresql)
Uniquement si option_localisation sig_internne
Les widgets¶
openCourrier permet de construire une application composite en integrant des widgets dans le tableau de bord.
Le mode de fonctionnement des widget est décrit dans le guide du développeur openMairie.
Il est decrit ensuite l’integration au travers de tableau de bord personnalisés.
Il est donc possible de créer tout type de widget et de les intégrer dans un tableau de bord personnalisé :
Dans notre cas ci dessus, l’utilisateur « demo » a accès :
à des applications externes
la météo à Arles l'horoscope du jour les actualités via google
à des applications internes (option file du widget)
courriers non soldés courriers arrivés diffusion non validée
à des applications composites
finances, ressources humaines
Visualisation des documents¶
Pour visualiser les documents sur firefox, il faut paramétrer dans préference -> application -> pdf -> apercu dans pdf
Dans le cadre de la visualisation des documents, nous avons créer une méthode « afficheall » dans obj/om_formulaire pour afficher divers formats de fichiers.
Le principe est de pouvoir afficher des fichiers en visualisation directe sur écran.
Il faut donc dans un premier temps paramétrer le fichier dyn/config.sys pour qu en upload il accepte les fichiers correspondants
par defaut configurer la ligne dans dyn/config.inc.php
$config['upload_extension'] = ".gif;.jpg;.jpeg;.png;.txt;.pdf;.csv;.odt";
Les fichiers sont affichés dans une balise object.
Pour les fichiers odt (libreOffice, il a été préféré l’utilisation de la librairie webodf.js
Migration¶
Ce chapître est consacré au migration entre version
om_filestorage_migrate.php¶
Ce programme permet de migrer les fichiers dématérialisés dans le nouveau file system openMairie -version > 4.0.0 d openCourrier
paramétrer le filestorage de destination (lignes 36 a 40) : dans notre cas le repertoire ../trs/1
$destination_conf = array(
"storage" => "filesystem",
"path" => "../trs/1/",
);
Les fichiers d’orgine sont retrouvés depuis l’adresse dans la table dossier.
Avertissement
Faire un backup des fichiers et de la base de données avant de lancer ce script.
Avertissement
Ce traitement peut être long
Dans php.ini augmenter le temps d’éxecution de max_execution_time.
Relancer apache
Passage version 4.x à version 5.x¶
Nous décrirons ici la procédure de transfert de données
Abandon des om_parametres¶
Les om_paramètres suivants de la version 4.x ne sont plus implémentés car il font « doublon » avec cette nouvelle fonctionnalité categorie_courrier:
autocreation de tache
auto insertion diffusion
delai_reponse
Paramètre sur les tâches
service_tache : accès au tâches
Paramètres de recherche
vue_sous_service”
filtre_recherche_service
Autres paramétres
option_courrier_depart
option_elu
Nouvelle table diffusion¶
les anciens champs de diffusion et copiea de la table courrier sont supprimés car en doublons avec la nouvelle table diffusion.
De plus, le service « * » (ou tous service) est abandonné.
Suppression de champ dans tache¶
Le champ de chronoreponse de la table tache est en doublon avec le courrier_depart. Il est donc supprimé.
Le champ solde qui est la meme chose qu’etat_tache est supprimé
Suppression de champ en courrier¶
le champ de la table courrier reponse_souhaitee est supprimé en doublon avec le paramètrage de procedure en categorie_courrier
Le champ de la table courrier « referent » est supprimé pour rationaliser la diffusion.
les champs copiea et diffusion sont remplacés par la table de diffusion.
Suppression de la table elu¶
la table type_service reprend la catégorie « élus ».
La table élu est supprimée.
Modification de la géolocalisation¶
suppression des tables adresse_postale et rivoli
Nouvelle table fonction¶
La surcharge om_utilisateur (service) est abandonnée.
Custom¶
Il est possible en version du framework 4.6.2 de customiser pour rajouter :
- les champs supprimés : élus, chronoreponse, solde …
- de simplifier : enlever le sous formulaire tache …