openCourrier 3.2 documentation¶
Note
Cette création est mise à disposition selon le Contrat Paternité-Partage des Conditions Initiales à l’Identique 2.0 France disponible en ligne http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.0/fr/ ou par courrier postal à Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California 94105, USA.
openCourrier est un logiciel de gestion de courrier entrant et sortant dans une organisation. Il est conçu pour traiter simplement l’arrivée et le départ de courrier sans se substituer aux traitements existants dans les logiciels « métier » (factures, demande d’emploi, autorisation d’urbanisme, …). Il répond à un besoin de gestion de courrier centralisée avec un suivi de la relation citoyen (gestion de tâches) dans une organisation ayant un organigramme de traitement de courrier assez plat avec de nombreux métiers comme les mairies (organigramme en rateau). De ce fait, il ne gère qu’une seule numérotation de registre de départ et d’arrivée. (Il existe sur la forge de l’adullact d’autre logiciel libre de courrier pouvant gérer une multiplicité de registre de départ et d’arrivée).
Ce document a pour but de guider les utilisateurs et les développeurs dans la prise en main du projet.
Bonne lecture et n’hésitez pas à nous faire part de vos remarques à l’adresse suivante : contact@openmairie.org !
Manuel de l’utilisateur¶
Manuel de l’utilisateur¶
Préambule¶
openCourrier est un logiciel qui permet de :
- gérer le courrier entrant dans une collectivité
- gérer un courrier sortant
- lier des courriers entrants et/ou sortants
- affecter un courrier à UN service de traitement
- numériser le courrier arrivé (à la volée dans un répertoire) et en l’associant à un numéro de registre inscrit automatiquement sur le courrier scanné
- affecter une ou plusieurs tâches aux services dépendant du service de traitement : les tâches peuvent être suivies jusqu’à ce qu’elles soient soldées par les services
- associer des documents (courriers départ, rapport d’intervention) dans un dossier.
Ergonomie¶
Cette partie vise à présenter l’ergonomie du logiciel c’est-à-dire à décrire la connexion à l’application, la structure de l’application, la navigation et l’utilisation du menu, ainsi que la présentation et la description des principaux icônes. Cette rubrique peut s’appliquer à toute application métier développée avec OpenMairie.
Connexion, déconnexion et permissions¶
Connexion¶
Note
Pour réaliser cette étape, votre administrateur doit vous fournir une adresse Web pour accéder à l’application, un identifiant utilisateur ainsi qu’un mot de passe. Ces éléments auront été préalablement configuré dans le logiciel.
L’application est accessible via un navigateur Web, pour y accéder il faut saisir l’adresse Web fournie par votre administrateur dans la barre d’adresse.
Note
Ce logiciel est développé principalement sous le navigateur Mozilla Firefox, il est donc conseillé d’utiliser ce navigateur pour une efficacité optimale.
Cet écran de connexion est composé de deux zones de texte et d’un bouton.
Dans l’écran d’identification, il faut saisir son identifiant et son mot de passe puis cliquer sur le bouton « Se connecter ».
Note
L’identifiant et le mot de passe doivent être saisis en respectant la casse, c’est-à-dire les minuscules et majuscules.
Si les identifiants saisis sont incorrects, un message d’erreur apparaît et il faut ressaisir les informations de connexion.
Si les identifiants sont corrects, vous êtes redirigé vers la page demandée sur laquelle le message suivant doit d’afficher.
Déconnexion¶
Pour une question de sécurité évidente, il est important de se déconnecter de l’application pour qu’un autre utilisateur ne puisse pas accéder au logiciel via votre compte utilisateur.
L’action « Déconnexion » est disponible à tout moment dans les actions personnelles en haut à droite de l’écran.
Une fois déconnecté, c’est le formulaire de donnexion qui s’affiche avec un message expliquant la réussite de la déconnexion.
Les droits et profils des utilisateurs¶
Les droits et profils des utilisateurs permettent de limiter l’accès aux informations et aux actions uniquement aux personnes autorisées. Chaque utilisateur est associé à un profil. Le profil correspond à un ensemble de permissions de l’utilisateur, par défaut il existe cinq profils :
- Consultation,
- Utilisateur limité,
- Utilisateur,
- Super utilisateur,
- Administrateur.
Chaque page de l’application est associée à un profil. Pour chaque accès à une page, l’application vérifie si l’utilisateur a un profil supérieur ou égal au profil de la page consultée, si c’est le cas l’utilisateur à donc le droit d’accéder aux informations.
Ergonomie générale¶
L’application, sur la grande majorité des écrans, conserve ses composants disposés exactement au même endroit. Nous allons décrire ici le fonctionnement et l’objectif de chacun de ces composants. Cette structuration de l’application permet donc à l’utilisateur de toujours trouver les outils au même endroit et de se repérer rapidement.
Note
Les actions et affichages de l’application diffèrent en fonction du profil de l’utilisateur. Il se peut donc que dans les paragraphes qui suivent des actions soient décrites et n’apparaissent pas sur votre interface ou inversement que des actions ne soient pas décrites mais apparaissent sur votre interface.
Le logo¶
C’est le logo de l’application, il vous permet en un seul clic de revenir rapidement au tableau de bord.
Les actions personnelles¶
Cet élément affiche plusieurs informations importantes.
La première information est l’identifiant de l’utilisateur actuellement connecté ce qui permet de savoir à tout moment si nous sommes bien connectés et avec quel utilisateur. Ensuite est noté le nom de la collectivité sur laquelle nous sommes en train de travailler. En mode multi, une action est disponible sur cette information pour permettre de changer de collectivité. Ensuite la liste sur laquelle nous sommes en train de travailler, une action est disponible sur cette information pour permettre de changer de liste. Enfin l’action pour permettre de changer de mot de passe et pour se déconnecter sont disponibles en permanence.
Les raccourcis¶
Cet élément permet d’afficher des raccourcis vers des écrans auxquels nous avons besoin d’accéder très souvent. Par exemple, ici nous avons un raccourci direct vers le tableau de bord.
Les actions globales¶
Cet élément permet d’afficher en permanence le numéro de version du logiciel. Ensuite les différentes actions sont des liens vers le site officiel du logiciel ou vers la documentation.
Ergonomie des formulaires¶
De manière générale, il y a une règle simple dans les applicatifs openMairie : on accède d’abord à un listing d’éléments puis depuis ce listing on peut ajouter un nouvel élément ou modifier un élément existant en accédant au formulaire dédié à cet élément.
Les listings¶
Un listing est un tableau qui liste des éléments récapitulant des informations permettant d’identifier un élément parmi les autres.
Ajouter : cette action représentée par un plus permet d’accéder au formulaire de création d’un élément.
Autre : il peut y avoir d’autres actions positionnées ici qui représentent des actions que l’on peut faire sur un lot d’éléments par exemple.
- Modifier : cette action permet d’accéder au formulaire de modification d’un élément.
- Supprimer : cette action permet d’accéder au formulaire de suppression d’un élément.
- Autre : il peut y avoir d’autres actions positionnées ici qui permettent d’effectuer des actions rapides sur l’élément.
- Modifier : cette action permet d’accéder au formulaire de modification d’un élément.
Afficher les éléments expirés : sur les élements qui possèdent une date de validité, par défaut les éléments qui sont dans le passé n’apparaissent pas, il est nécessaire de cliquer sur cette action pour les faire apparaître. L’action se situe au dessus du tableau.
Imprimer le listing en PDF : sur les éléments pour lesquels l’édition existe une action représentée par une imprimante permet de télécharger un pdf qui reflète le contenu du listing sans aucun filtre de recherche. L’action se situe au dessus du tableau.
Les formulaires¶
Un formulaire dans cet applicatif peut soit être soit d’ajout, soit de modification, soit de suppression.
Voici l’exemple d’un formulaire en mode modification.
Les actions de formulaires :
- Modifier : cette action permet d’accéder au formulaire de l’élément en mode modification. Une fois le formulaire de modification validé alors un bouton retour nous permet de revenir au listing des éléments.
- Supprimer : cette action permet d’accéder au formulaire de l’élément en mode suppression. Une fois le formulaire de suppression validé alors un bouton retour nous permet de revenir au listing des éléments.
Sur le formulaire d’un élément, il peut apparaître plusieurs onglets qui correspondent à des éléments liés à l’élément en cours. Un onglet présente un listing de ces éléments liés avec des actions qui permettent également d’accéder à des formulaires sur ces éléments liés.
Par exemple sur l’image suivante, on peut voir sur le « profil » un onglet « tableau de bord » qui liste les tableaux de bord liés au profil utilisateur.
Gestion des courriers¶
Ce chapitre vous propose d’utiliser la gestion de courrier.
Sommaire
Saisir un courrier¶
Il est proposé de décrire dans ce paragraphe de décrire la saisie de courriers. Les courriers sont saisis soit en « courrier arrivée » soit en « courrier départ ».
()
()
Le courrier « accusé de reception » est paramétré dans om_etat
Il est possible de creer ou modifier un courrier dans le formulaire ci dessous
Pour un courrier arrivée
Pour un courrier départ
Il est saisie dans courrier arrivée :
- le premier courrier scanné du répertoire utilisateur (si un SCAN existe) à associer s’affiche
- la nature : lettre mail … (paramétrable par l’administrateur technique)
- la date arrivée (date du jour par défaut) et date du courrier [obligatoire] (Vous pouver utilisez le calendrier pour la date ou tapez 10122001 )
- l’émetteur : nom, prénom, adresse, CP, Ville, type de correspondant. Il est possible de chercher un émetteur actif dans la table émetteur en appuyant sur la flèche et de sauvegarder un émetteur en cochant la case (en ajout seulement). Si un emetteur est choisi, l ensemble des données de l’emetteur est rapatrié dans la table courrier
- la catégorie de courrier (si elle est paramétrée dans om_parametre)
- l’Objet : possibilité d’utiliser des textes paramétrés en appuyant sur le lien « bible »
- le Type de dossier : par défaut signalé ou non (paramétrable par l’administrateur technique)
- le traitement : service chargé du traitement : obligatoire et eventuellement le référent
- la diffusion : service(s) ayant une copie (facultatif)
- copie à : copie à destination des élus (facultatif)
le champ sur les pièces jointes est supprimé dans la version 3.2.0
Il est saisie dans courrier départ :
- la nature : lettre mail … (paramétrable par l’administrateur technique)
- la date signature (date du jour par défaut) et la date de départ
- le destinataire : nom, prénom, adresse, CP, Ville, type de correspondant. Il est possible de chercher un destinataire actif dans la table émetteur en appuyant sur la flèche et de sauvegarder un émetteur en cochant la case (en ajout seulement). Si un emetteur est choisi, l ensemble des données de l’emetteur est rapatrié dans la table courrier
- l’Objet : possibilité d’utiliser des textes paramétrés en appuyant sur le lien « bible »
- le Type de dossier : par défaut signalé ou non (paramétrable par l’administrateur technique)
- le traitement : service chargé du traitement : obligatoire et eventuellement le référent
- la copieà : elu(s) ayant une copie (facultatif)
Règles :
Il est à noter que si un courrier scanné est associé lors de l’ajout du d’un courrier, il est rajouté un enregistrement dans la table dossier avec sur le scan en rouge, le numéro de registre et sa date d’arrivée.
Il est conseiller de rajouter un utilisateur spécifique pour le scan.
Si le service est paramétré en « auto_insertion », il est automatiquement inséré dans diffusion (copie au directeur général par exemple)
Si l’élu est paramétré en « auto_insertion », il est automatiquement inséré dans copiea (copie au maire par exemple)
(Voir paramétrage elu et service)
Si autocreation_tache d’om_paramétre est à true, alors une tache sera automatiquement affectée au service de traitement avec un délai paramétré en nombre de jour dans l’om_parametre : delai_reponse
Paramétrage de la collectivité dans om_parametre
registre_arrivee [annee]-[seq]
registre_depart [annee]-D-[seq]
option_courrier_depart true
categorie_courrier true
autocreation_tache true
Lier un courrier¶
Il est proposé de décrire dans ce paragraphe la liaison de courrier.
La liaison des courriers se fait en 3 étapes :
- dans le formulaire courrier_depart ou courrier_arrivee, appuyer sur le plus (ajout de courrier lié)
- le moteur de recherche de courrier apparait, saisir votre recherche et valider
- une liste de courrier correspondant à la recherche apparait, valider le courrier
le courrier correspondant est lié
La liaison s’établit par un numéro commun aux courriers liés qui font chacun référence aux autres…
Saisir une tâche¶
Cet onglet permet de saisir les tâches associées aux courriers.
Il est proposé de décrire dans ce paragraphe la saisie d’une tache associé à un courrier arrivée.
Il est possible de creer ou modifier un courrier dans le formulaire ci dessous
Il est saisie :
- la date butoir (automatique en fonction de delai_reponse à la creation du courrier si autocreation_tache = true)
- la date exécution
- la catégorie de tache
- le Solde : Oui si soldée, Non sinon. (voir traitement : courrier -> taches non soldées)
- le Service de traitement de la tache (les services « fils » ou sous service)
- L” état de la tâche, de type liste déroulante, renseigne sur l’état d’avancement du projet de réponse
- observations : Texte libre
- Chrono Éventuellement Texte libre ou courrier lié (choix dans chronoreponse (fleche))
Parametres de tâche :
Paramétrage dans om_parametre de la collectivité
delai_reponse 15
autocreation_tache true
Télécharger un fichier / dossier¶
Avertissement
Il est impératif de sauvegarder le répertoire trs/ où sont stockés les documents. Il faut donc conserver ce répertoire en cas de changement de version. Il faut donner à apache les droits d’écriture sur ce répertoire.
Le dossier sert à conserver l’ensemble des documents relatifs au courrier :
- le courrier arrivé scanné (voir paragraphe saisir le courrier)
- les courriers départs (au format PDF)
- les divers rapports d’intervention
- les pièces jointes …
Il est proposé de décrire dans ce paragraphe l’upload de document dans les dossiers dans l’onglet « dossier » d’un courrier départ ou arrivée.
Les documents du dossier sont listés dans l’onglet « dossier »
Il est possible de creer ou modifier un dossier dans le formulaire ci dessous
Les zones à saisir sont les suivantes :
le fichier à associer depuis son poste de travail
Le fichier est stocké dans le répertoire trs par centaine
exemple : pour le courrier 1051; le fichier est stocké sous le nom 10/a_1051.pdf si courrier arrive et d_1051.pdf si courrier départ et éventuellement d_1051_2.pdf si un deuxième courrier départ est implémenté…
la date
l’observation : champ texte
le type : départ ou arrivé
Recherche¶
Plusieurs programmes de recherche sont implémentés en attente du moteur de recherche de la version du framework 4.3.0.
La recherche de courriers¶
()
La recherche des courriers est accessible en courrier -> recherche courrier
Les tâches non soldées¶
()
la liste des taches non soldées est accessible en : courrier -> taches non soldees
Traitement¶
Nous vous proposons dans ce chapitre de mettre en oeuvre les traitements.
La remise à zéro des registres¶
Ce traitement est à faire à chaque début d’année. Il remet à zéro la séquence utilisée pour les registres (les identifiants des séquences sont registre_seq pour les courriers arrivée et registre_depart_seq pour les courriers départ).
Ce traitement est accessible via le menu () :
L’archivage des courriers¶
Ce traitement archive les courriers, dossiers et tâches à partir d’une date. Il permet d’accélérer les recherches.
Ce traitement est accessible via le menu () :
Les archives ne sont pas modifiables et ne sont pas accessibles par le moteur de recherche. Elles sont uniquement consultables via le menu () :
Paramétrage¶
Nous vous proposons dans ce chapitre d’utiliser le paramétrage et d’adapter openCourrier à votre organisation.
Sommaire
Tables de références¶
Elles sont accessibles dans le menu, option paramétrage.
Il est possible de paramétrer
pour le courrier arrivée
- bible (objet du courrier)
- civilite
- emetteur
- service (traitement et copie)
- type de coorrespondant
pour les emetteurs
- civilite
- type de correspondant
pour les élus
- civilite
Un exemple de paramétrage (celui de la ville de Bron) est fourni dans data/mysql/init_metier.sql
Le service¶
()
Il est proposé de décrire dans ce paragraphe de decrire la saisie d’un service dans l’option paramétrage du menu
Les services sont listées dans l’option service du menu paramétrage
Il est possible de creer ou modifier une voie dans le formulaire ci dessous
Il est saisie :
- code
- libelle
- diffusion oui/non (reçoit ou non du courrier en traitement)
- service père (lien hiérarchique)
- insertion automatique
Règles :
- seul un service « père » peut attribuer des tâches à un service « fils »
- pour qu’un service « père » puisse visualiser les courrier de sous service (ou service « fils ») mettre vue_sous_service=true dans om_parametre
paramétrage des services en om_utilisateur :
Le paramétrage « service » de l’utilisateur est spécifique à openCourrier
cas particulier :
En affectant « tous service » dans la case service, les droits de l utilisateur s’étend à tous les services
Gestion des « scan »
Les scans d’un utilisateur sont stockés dans le repertoire trs/collectivite/utilisateur
exemple : scan/1/2 pour om_collectivite=1 et om_utilisateur=2
L’émetteur / destinataire¶
()
Il est proposé de décrire dans ce paragraphe de decrire la saisie d’un emetteur dans le menu paramétrage.
Il s’agit dans cette option que de ne saisir que les emetteurs permanents (prefecture, trésorerie …)
Il est affiché les emetteurs
Il est possible de créer ou modifier un emetteur dans le formulaire ci dessous
Il est saisie :
- civilite
- nom
- prénom
- adresse
- complément
- cp
- ville
- téléphone
- type de correspondant
- courriel
Lors de la création d’un courrier, en cochant la case emetteur, l’emetteur est créé dans la table emetteur
La bible¶
()
La bible sert à compléter l’objet d’un courrier
Il est proposé de décrire dans ce paragraphe de décrire la saisie de la bible dans le menu paramètrage
Les textes bibles sont listés dans le formulaire suivant
Il est possible de créer ou modifier bible dans le formulaire ci dessous
Il est saisie :
- un libellé affiché en fenêtre lors de la saisie du courrier
- un contenu récupéré dans objet_courrier lors de la saisie du courrier
La civilité¶
()
Il est proposé de décrire dans ce paragraphe de decrire la saisie d’une civilité dans le menu option parametrage.
Les types de dossier sont listés dans le menu « paramétrage »:
Il est possible de créer ou modifier une zone dans le formulaire ci dessous
Il est saisie :
- le libellé
Le type de correspondant¶
()
Il est proposé de décrire dans ce paragraphe la saisie des types de correspondant dans le menu paramétrage
Les types de correspondant sont listés dans le formulaire suivant
Il est possible de créer ou modifier ou supprimer un type de correspondant dans le formulaire ci dessous
Il est saisie :
- le libellé du type de correspondant
Paramètres généraux¶
Ce paramétrage permet de configurer certaines options spécifiques de l’application. Il est accessible via le menu ().
Voici le descriptif de ces paramètres :
| paramètre | description |
|---|---|
« registre_arrivee » |
Par défaut : « [annee]-[seq] ». Caractéristique du registre dans notre cas 2012-0001. |
« registre_depart » |
Par défaut : « [annee]-D-[seq] ». Caractéristique du registre dans notre cas 2012-D-0001. |
« option_courrier_depart » |
Par défaut : « true ». Utilisation du courrier départ. |
Paramètres spécifiques dans le fichier dyn/var.inc¶
Ce paramétrage est réservé à l’administrateur technique de l’application. Il permet de configurer des options critiques ou des listes de références non destinées à être modifiées régulièrement. Il est accessible via le système de fichiers directement sur le serveur. Il n’est pas possible de modifier ce paramétrage via l’interface de l’application.
paramètres de dyn/var.inc
<?php
...
// nature dans objet courrier
$select_nature = array('','CH','F','L','LAR','MAIL','TEL','TLE');
$select_naturelib = array(
'Votre choix',
'Chronopost',
'Fax',
'Lettre',
'Lettre A/R',
'Email',
'Télécopie',
'Télégramme',
);
// type dans objet courrier
$select_type = array('', 's');
$select_typelib = array('Votre Choix', 'signale');
...
?>
Guide du développeur¶
Guide du développeur¶
Intégration¶
Nous vous proposons dans ce chapitre de décrire l’intégration d’openCourrier dans le système d’information
- principes d’une application composite (mashup)
- les fonds de cartes internet et géolocalisation des taches
- le tableau de bord parametrable (widget)
Les principes d’une application composite¶
openCourrier permet de construire une application composite en intégrant des contenus venant d’applications externes.
Suivant wikipedia : « Une application composite (ou mashup ou encore mash-up) est une application qui combine du contenu ou du service provenant de plusieurs applications plus ou moins hétérogènes. »
http://fr.wikipedia.org/wiki/Application_composite
Les applications composites permettent de construire une application rapidement a un faible coût grace à la fusion de multiples services internet. Les composants sont facilement ré utilisables
Il est décrit ici les principes d’integration d’openCourrier dans le domaine de l’information géographique pour la géolocalisation des tâches (option prévue dans une prochaine version).
Il est decrit ensuite l’intégration au travers de tableau de bord personnalisé.
La géolocalisation¶
La géolocalisation des tâches est une demande de la DGST d’Arles non encore implémenté (fonctionnement prévu sous postgresql)
Les widgets¶
openCourrier permet de construire une application composite en integrant des widgets dans le tableau de bord.
Le mode de fonctionnement des widget est décrit dans le guide du développeur openMairie.
Il est decrit ensuite l’integration au travers de tableau de bord personnalisés.
Il est donc possible de créer tout type de widget et de les intégrer dans un tableau de bord personnalisé :
Dans notre cas ci dessus, l’utilisateur « demo » a accès :
à des applications externes
la météo à Arles l'horoscope du jour les actualités via google
à des applications internes
courriers non soldés
à des applications composites
finances, ressources humaines