Odoo Online-dokumentation¶
Denna bok är avsedd för entreprenörer som vill implementera ett fullt integrerat affärsystem för sin affärsverksamhet.
Observera
Vänligen kommentera på sidan under, eller skicka ett mail om du har några frågor eller synpunkter.
Vardag med Odoo¶
Observera
I detta exempel beskriver menar vi att vardagsarbetet är det som normalt sker på företaget; konsulterna planerar projekt och rapporterar timmar och förbrukat material, säljare skickar offerter och tar emot och effektuerar ordrar, lagerpersonal leverar ut och tar emot varor, inköpare köper in varor (osv), dvs de arbetsuppgifter som inte är direkt kopplat till bokföring. I avsnittet ”Bokförarens vardag” går vi igenom arbetet med att göra bokföring i Odoo och hur Odoo skapar bokföringsunderlag.
Olika ansvarsområden¶
Projektadministration¶
”Att administrera ett projekt” kan inkludera näst till oändligt många saker. Allt från planering, inköp, inbjudningar till själva genomförandet och traditionsenlig utvärdering. Låt oss i stället begränsa oss till några få händelser.
Projekt¶
Sälja biljetter i Odoo¶
En del av affärssystemet¶
I vårt fiktiva exempel ska du hålla en kombinerad presentation och kundmingel som du ska sälja biljetter till från din hemsida.
Gå in under fliken Försäljning > Produkter och lägg in en biljett där. Här kan man lägga in olika begränsningar, som antal till exempel, om det behovet finns.
Tips
Nedan, material och resurser på engelska.
Projektadministration¶
Project & Task¶
How to create task from sales order and invoice based on timesheet?¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=NTgArimc5MI
Create default stages in the project created through Sales order¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=IjfQBadSHs4
How to gather feedback from customers?¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=cBRQ73hEHog
Timesheet¶
How to record time spent on Task and Project?¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=ScMYXe2N004
Record time spent using Awesome Timesheet - Chrome plugin¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=OvLfGJdCPGA
Helpdesk¶
Managing service tickets and service contracts¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=4TRq5HeLprk
Customer Portal¶
How to allow the customer to view timesheet on their task and projects?¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=cBRQ73hEHog
Varor, produkter¶
Tips
Med hjälp av modulen…. kan man göra ett prydligt urval.
Med hjälp av denna modulen kan man lätt får ett fint oc h prydligt urval.
Skriv ”juzo”, välj ”Produkt”, tryck Enter.
Skriv ”37”, välj ”Attribut”, tryck Shift + Enter.
Skriv ”ad”, välj ”Attribut”, tryck Shift + Enter.
Skriv ”dekor”, välj ”Attribut”, tryck Shift + Enter.
Så här blir urvalet i annat fall.
Kundorder och fakturering¶
Introduktion¶
Försäljning är en central funktion i Odoo. Denna modul är integrerad med många andra moduler t ex inköp och projekt.
Vidareförsäljning av produkter köpta i webbutik¶
I detta exempel gör vi ett inköp av produkter som vi normalt inte lagerför som skall skickas direkt till kund. Produkterna skall faktureras och leverantörsfakturan skall kunna granskas när den kommer.
Kundorder¶
Börjar med att skapa en kundorder, ange kund som vanligt. Skapa orderrader, i ett seperat fönster surfa in till din leverantör och välj ut produkter.
Skapa produkt¶
Skapa en ny produkt, direkt från orderformuläret. Klistra in lämpliga uppgifter från webbutiken. Ange produkttypen: Förbrukningsvara och sätt säljpris till det pris du vill debitera din kund. (Lager > Lagerstyrning > Produkter. Klicka på länken ”Skapa”.)
I fliken lager, kryssa direktleverans och make to order. Lägg in din leverantör och ditt inköpspris.
Ibland kan man behöva läsa in produkten på nytt för att vara säker på att alla nya uppgifter är inlästa på orderraden. Kunderorderen kan se exempelvis så här:
Nu kan kunden få sin order och faktura i vanlig ordning. En inköpsorder är skapad som används i samband med granskning av leverantörsfakturan när det anländer. Inköpsorderen kan se exempelvis så här:
Efter varorn har kommit klick på ”Ta emot produkter”, nu kan du skapa en leverantörsfaktura genom att klicka på knappen ”Leverantörsfaktura”. Skanna och ladda upp fakturan som du fick från leverantörn. På ”Bild” fliken kan du granska om produktraderna och raderna på bilden är överstämma varandra.
Bekräfta leverantörsfakturan efteråt så skapar Odoo en verifikat utifrån det.
Fakturering¶
Kreditfaktura (fakturan är helt fel)¶
En felaktig faktura har skapats i Odoo, den behöver elimineras. Använd knappen ”kreditfaktura” och välj alternativet: Avbryt: skapa kredit och stäm av. Då kommer Odoo att skapa en ny kreditfaktura som eliminerar den aktuella fakturan. Sedan sker en avstämning mellan de två fakturorna så att de märks ”betald”. Bokföringsmässigt så skapas två motstående verifikat som nollar ut transaktionen.
Har kunden redan fått den felaktiga fakturan, skicka då kreditfakturan och informera att de inte skall betala den ursprungliga fakturan. Har kunden däremot redan betalat fakturan måste även betalningen nollas och beloppet återbetalas. Detta sker så här:….
accounting/refund_invoice.rst
Kreditfaktura (fakturan skall rättas)¶
En felaktig faktura har skapats i Odoo, den behöver ändras. Använd knappen ”kreditfaktura” och välj alternativet: Ändra: skapa kredit och stäm av och skapa en ny faktura i utkast. Då kommer Odoo att skapa en ny kreditfaktura som eliminerar den aktuella fakturan. Sedan sker en avstämning mellan de två fakturorna så att de märks ”betald”. Bokföringsmässigt så skapas två motstående verifikat som nollar ut transaktionen. En ny faktura skapas som en kopia av den ursprungliga fakturan. Denna är redigeringsbar och kan korrigeras-
Har kunden redan fått den felaktiga fakturan, skicka då kreditfakturan och informera att de inte skall betala den ursprungliga fakturan utan den nya.
Korrigera mindre fel¶
En felaktig faktura har skapats i Odoo, du kommer överens om att korrigera felaktigheten på nästa faktura. I detta fall behövs inte någon kredirfaktua. På nästa faktura som skapas till kunden kan extra rader läggas in som korrigerar t ex ett förhögt belopp på en ridigare faktura.
How to automate customer follow-ups with plans?¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=otuzF6CcUrA
Hur rättar man felaktiga fakturor?¶
Kreditfaktura (fakturan är helt fel)¶
En felaktig faktura har skapats i Odoo, den behöver elimineras. Använd knappen ”kreditfaktura” och välj alternativet: Avbryt: skapa kredit och stäm av. Då kommer Odoo att skapa en ny kreditfaktura som eliminerar den aktuella fakturan. Sedan sker en avstämning mellan de två fakturorna så att de märks ”betald”. Bokföringsmässigt så skapas två motstående verifikat som nollar ut transaktionen.
Har kunden redan fått den felaktiga fakturan, skicka då kreditfakturan och informera att de inte skall betala den ursprungliga fakturan. Har kunden däremot redan betalat fakturan måste även betalningen nollas och beloppet återbetalas. Detta sker så här:….
Kreditfaktura (fakturan skall rättas)¶
En felaktig faktura har skapats i Odoo, den behöver ändras. Använd knappen ”kreditfaktura” och välj alternativet: Ändra: skapa kredit och stäm av och skapa en ny faktura i utkast. Då kommer Odoo att skapa en ny kreditfaktura som eliminerar den aktuella fakturan. Sedan sker en avstämning mellan de två fakturorna så att de märks ”betald”. Bokföringsmässigt så skapas två motstående verifikat som nollar ut transaktionen. En ny faktura skapas som en kopia av den ursprungliga fakturan. Denna är redigeringsbar och kan korrigeras-
Har kunden redan fått den felaktiga fakturan, skicka då kreditfakturan och informera att de inte skall betala den ursprungliga fakturan utan den nya.
Korrigera mindre fel¶
En felaktig faktura har skapats i Odoo, du kommer överens om att korrigera felaktigheten på nästa faktura. I detta fall behövs inte någon kredirfaktua. På nästa faktura som skapas till kunden kan extra rader läggas in som korrigerar t ex ett förhögt belopp på en ridigare faktura.
Manuell avstämning av kreditfaktura¶
En felaktig faktura har skapats i Odoo, du har skapat en preleminär kreditfaktura. Med en preleminär kreditfaktura kan kreditfakturan ändras innan den fastställs. Den kräver då en manuell avstämning.
Observera
Snart komplettera med video
Avancerade exempel¶
Försäljning av varor till ett annat EU-land (SKV 560, exempel 1)¶
Svea i Sverige säljer en maskin till Bastien i Belgien för 100 000 kr. Båda är beskattningsbara personer och är momsregistrerade i respektive hemland. Maskinen transporteras från Sverige till Belgien. Sveas omsättning i Sverige är undantagen från skatte- plikt här. Bastien i Belgien gör ett unionsinternt förvärv.
Odoo väljer automatiskt skatteregionen ”Handel med världen” eftersom Bastien har ett skatteregistreringsnummer och en adress i Belgien. Om kunden har en adress inom EU eller en adress i Sverige så sker matchningen med respektive skatteområde. Fakturan märks med texten Export.
Regionsmatchningen sker i följande steg
- Matcha land, stat och postkod som är angivet på kundkortet.
- Matcha land och stat.
- Matcha land.
- Matcha landsgrupp.
- Matcha mot en skatteregion som ej har något av ovanstående krav.
Om Bastien av något skäl skulle skatta enligt någon annan modell kan detta beteende överridas genom att ange korrekt skatteområde på kundkortet (rätt skatteområde väljs automatiskt varje gång) eller specifikt på inköpsorder eller leverantörsfaktura (rätt skatteområde för en enskild transaktion).
Försäljning av varor från Sverige till en plats utanför EU (export, SKV 560, exempel 14)¶
Bilhandlaren Sonja i Sverige säljer en begagnad bil till privat- personen Salomon i Schweiz för 100 000 kr. Salomon hämtar bilen hos Sonja i Sverige och kör den själv till Schweiz.
Eftersom Sonja levererar bilen i Sverige måste hon deklarera och betala moms i Sverige. Hon kan i efterhand betrakta försäljningen som exportomsättning och återbetala momsen till Salomon. Ett villkor för detta är att hon fått handlingar som styrker att bilen förts ut ur EU och att den har avregistrerats i vägtrafikregistret. (TODO)
Odoo väljer automatiskt skatteregionen ”Handel med världen” eftersom Salomon har en adress i Schweiz. Om kunen har en adress inom EU eller en adress i Sverige så sker matchningen med respektive skatteområde. Fakturan märks med texten Export.
Regionsmatchningen sker i följande steg
- Matcha land, stat och postkod som är angivet på kundkortet.
- Matcha land och stat.
- Matcha land.
- Matcha landsgrupp.
- Matcha mot en skatteregion som ej har något av ovanstående krav.
Om Nore av något skäl skulle skatta enligt någon annan modell kan detta beteende överridas genom att ange korrekt skatteområde på kundkortet (rätt skatteområde väljs automnatiskt varje gång) eller specifikt på inköpsorder eller leverantörsfaktura (rätt skatteområde för en enskild transaktion).
Inköp¶
Inköpsorder skapas normalt från lagerhanteringen (inköp mot lager), tillverkningen (råvarubehov) eller kundorder (kundorderstyrda inköp).
Inköp av inventarier¶
Exempelvis en dator eller en annan typ av maskin. Börjar att skapa en leverantörsfaktura, ange tillgångskategori Datorer, i överigt som vanligt. Den inköpta dator kommer läggas in som inventarie kommer skrivas av.
Inköp av förbrukningsvaror (bankkort)¶
Inköpskvitto
Produkter: förbrukningsvara, it-tjänster, datakommunikation, arbetskläder och skyddsmaterial
Kvittoappen ”/upload_voucher/”¶
Upload_voucher. För att använda funktionen med hantering av kvitton går du till hemsidan.se/upload_voucher där hemsidan är din/er webbplats med Odoo.
Du måste logga in för att kunna använda tjänsten.
I den först fliken kan man välja vilken typ av vara kvittot rör sig om.
I det andra fältet kan du göra en anteckning om vilken typ av vara / tjänst det kan vara. Sen kan man fota och ladda upp kvittot, direkt in i bokföringen.
Tryck ”Skicka” och då är det klart för dig!
Nedan skärmbilder. Den första som det kan se ut i telefonen, den andra och tredje, bild från Androidtelefon och den fjärde ett kvitto.
Avancerade exempel¶
Inköp av varor från ett annat EU-land (SKV 560, exempel 2)¶
Sebastian i Sverige köper dvd-filmer av Susan i Storbritannien för 2 450 pund (GBP). Båda är beskattningsbara personer och är momsregistrerade i respektive hemland. Sebastian använder bokslutsmetoden vid momsredovisningen. Han åberopar sitt giltiga momsregistreringsnummer när han beställer filmerna av Susan. Filmerna transporteras från Storbritannien till Sverige.
Susan skickar filmerna och utfärdar faktura i mars. Sebastian får filmerna och fakturan i samma månad. Han betalar fakturan i april.
Eftersom Sebastian har åberopat ett giltigt moms- registreringsnummer tar Susan inte ut någon moms i Storbritannien vid försäljningen. Sebastian gör ett unions- internt förvärv. Han ska då själv räkna ut och redovisa momsen på inköpet. Momsen beräknar han på varuvärdet 2 450 GBP som omräknat blir 40 000 kr. Momsen blir 10 000 kr (25 % av 40 000 kr). Eftersom Sebastian ska sälja filmerna i sin momspliktiga verksamhet får han göra avdrag för den moms han själv beräknar.
Trots att Sebastian använder bokslutsmetoden vid momsredovisningen ska han redovisa unionsinterna förvärv i den period säljaren (Susan) utfärdat fakturan, d.v.s. i mars. (Om Susan dröjer med att utfärda en faktura måste Sebastian ändå redovisa momsen senast den 15 i månaden efter leveransen, d.v.s. den 15 april.)
Inköpsorder¶
Odoo väljer automatiskt skatteregionen ”Handel med EU” eftersom Susan har ett skatteregistreringsnummer och en adress i Storbritannien. Om leverantören har en adress utanför EU eller en adress i Sverige så sker matchningen med respektive skatteområde.
Regionsmatchningen sker i följande steg
- Matcha land, stat och postkod som är angivet på kundkortet.
- Matcha land och stat.
- Matcha land.
- Matcha landsgrupp.
- Matcha mot en skatteregion som ej har något av ovanstående krav.
Om Susan av något skäl skulle skatta enligt någon annan modell kan detta beteende överridas genom att ange korrekt skatteområde på kundkortet (rätt skatteområde väljs automnatiskt varje gång) eller specifikt på inköpsorder eller leverantörsfaktura (rätt skatteområde för en enskild transaktion).
Skatteregioner som kräver att saljaren har skatteregistregingsnummer (VAT-nummer) så ingår detta kriterium i regionmatchningen.
Inköp av varor till Sverige från en plats utanför EU (import, SKV 560, exempel 15)¶
Möbelhandlaren Styrbjörn i Sverige köper möbler av Nore i Norge för 90 000 kr (80 000 NOK vid kursen 112,5000) exklusive frakt. Styrbjörn betalar 10 000 kr för transporten från Nore till Sundsvall. Av transportkostnaden avser 8 000 kr transport från införselplatsen i Sverige till bestämmelseorten Sundsvall.
Tullverket bestämmer det monetära tullvärdet till 92 000 kr (90 000 kr + 2 000 kr). Eftersom transporten inom Sverige är en bikostnad till importen uppgår beskattningsunderlaget till 100 000 kr (92 000 kr + 8 000 kr).
Odoo väljer automatiskt skatteregionen ”Handel med världen” eftersom Nore har en adress i Norge. Om leverantören har en adress inom EU eller en adress i Sverige så sker matchningen med respektive skatteområde. Tänk på att Tullverkets beslut om tullvärdet kan kräva en korrigering. (TODO Tull och transporten)
Regionsmatchningen sker i följande steg
- Matcha land, stat och postkod som är angivet på kundkortet.
- Matcha land och stat.
- Matcha land.
- Matcha landsgrupp.
- Matcha mot en skatteregion som ej har något av ovanstående krav.
Om Nore av något skäl skulle skatta enligt någon annan modell kan detta beteende överridas genom att ange korrekt skatteområde på kundkortet (rätt skatteområde väljs automnatiskt varje gång) eller specifikt på inköpsorder eller leverantörsfaktura (rätt skatteområde för en enskild transaktion).
Skatteregioner som kräver att saljaren har skatteregistregingsnummer (VAT-nummer) så ingår detta kriterium i regionmatchningen.
Datakonsult i Irland (SKV 560, exempel 20)¶
Sebastian i Sverige köper dvd-filmer av Susan i Storbritannien för 2 450 pund (GBP). Båda är beskattningsbara personer och är momsregistrerade i respektive hemland. Sebastian använder bokslutsmetoden vid momsredovisningen. Han åberopar sitt giltiga momsregistreringsnummer när han beställer filmerna av Susan. Filmerna transporteras från Storbritannien till Sverige.
Susan skickar filmerna och utfärdar faktura i mars. Sebastian får filmerna och fakturan i samma månad. Han betalar fakturan i april.
Eftersom Sebastian har åberopat ett giltigt moms- registreringsnummer tar Susan inte ut någon moms i Storbritannien vid försäljningen. Sebastian gör ett unions- internt förvärv. Han ska då själv räkna ut och redovisa momsen på inköpet. Momsen beräknar han på varuvärdet 2 450 GBP som omräknat blir 40 000 kr. Momsen blir 10 000 kr (25 % av 40 000 kr). Eftersom Sebastian ska sälja filmerna i sin momspliktiga verksamhet får han göra avdrag för den moms han själv beräknar.
Trots att Sebastian använder bokslutsmetoden vid momsredovisningen ska han redovisa unionsinterna förvärv i den period säljaren (Susan) utfärdat fakturan, d.v.s. i mars. (Om Susan dröjer med att utfärda en faktura måste Sebastian ändå redovisa momsen senast den 15 i månaden efter leveransen, d.v.s. den 15 april.)
Inköpsorder¶
Inköp > Inköp > Offertförfrågningar Inköp > Inköp > Inköpsordrar
Skapa en ny inköpsorder med skatteregion Handel med EU. Om du fyllt i Land och Skatteregistreringsnummer på kundkortet så kommer rätt skatteregion automatiskt att väljas.
Fyll i inköpsorderraderna. OBS! Om du byter skatteregion så blir skatten på befintliga rader ej korrekt. Du kan tvinga en uppdatering av en rad genom att byta produkt på den.
Bekräfta ordern.
Klicka på knappen Leverantörsfakturor som dök upp när du godkände ordern.
Skapa en ny faktura.
En ny faktura har nu skapats utifrån inköpsordern. Kontrollera mot fakturan som du fått av leverantören och godkänn.
Lagerhantering¶
Product & Stock¶
How to setup a minimum stock rule?¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=4oN_81i1Qfs
Compute stock for the kit product based on the component stock¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=m7wjxc3Mbck
Delivery Order¶
How to use different invoice and delivery addresses?¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=fHp5-UUpt_U
How to amendment products on delivery order? (Installed only inventory application)¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=qakpa5hy83k
Incoming Shipment¶
How to control product received? (Receive entirely & partially)¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=tpUsy1XNQak
How to transfer dairy products to fridge (cold storage) when it arrives to inventory?¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=zdybPdzdVNw
Inventory Costing¶
Compute the cost of product (standard price)¶
Business case¶
The My Company is a distributor of Laptop, they purchase a laptop form the default supplier and sell to retail customers, they do not maintain the stock, they always purchase on demand so Standard pricing is pefect costing method for them. Some times they benefit or loss if they have stock and product price change as they directly change the product cost price whcih impect on their inventory value.
Configuration¶
- Install Sales Management, Purchase Management & Accounting and Finance apps
- Create a product Laptop
- Set the Internal Category to All / Saleable.
- Default costing method on the category is Standard pricing.
- Define Default Supplier as a vendor with the cost price of Laptop.
- Purchse 2 unit of Laptop at different rate then the Standard price, inventory value will be computed based on the product Standard price field.
Observera
This method is less useful in the real-life.
Compute the cost of product (average costing)¶
The average costing method help you to dicide the product sell price, each time you purchase the product new cost will be updated based on the existing stock and purchased stock value.
Business case¶
The My Company is a distributor of Laptop, they purchase a laptop form the default supplier and sell to retail customers, there are sometime frequent price change, so My Company wans to setup the inventory costing and based on average cost method.
Configuration¶
- Install Sales Management, Purchase Management & Accounting and Finance apps
- Create a product Laptop
- Set the Internal Category to All / Saleable
- Set Costing Method to Average Cost (AVCO) on All / Saleable category
- Define Default Supplier as a vendor with the cost price of Laptop.
- Purchse 3 unit of Laptop at different rates, the product will be computed on each reception by doing an average based on the purchase price.
Tips
Assumed that you have a 10 unit of laptop cost of 8500 (the inventory value will be same as the cost), you purchase new 10 laptop at the price of 830 each. The new cost price will be computed by an averga of total cost vs units. 840 = (8500 + 8300) / 20 (10 existing stock + 10 new purchase)
Compute the cost of product (first in first out method)¶
The fifo costing method help you to compute the accurate profit in the profit and loss account based on the all the purchase expense and sell price. You can add the landed cost (the cost of transportation) if you do a real time inventory valuation with fifo costing method. Each time you remove the products from warehouse the cost will be computed on the product Cost field
Configuration¶
- Install Sales Management, Purchase Management & Accounting and Finance apps
- Create a product Laptop
- Set the Internal Category to All / Saleable
- Set Costing Method to Average Cost (AVCO) on All / Saleable category
- Define Default Supplier as a vendor with the cost price of Laptop.
- Purchse 3 unit of Laptop at different rates, the product will be computed on each reception by doing an average based on the purchase price.
Tips
The FIFO is same as the Real price costing, follows the accounting FIFO and not forcing for warehouse FIFO removal strategy.
Compute sell price and margin based on product cost price (AVCO costing method)¶
The most common buisnees case where you want to decide the sell price basd on your cost of of the product purchase price.
Business case¶
The My Company is a distributor of Laptop, they purchase a laptop form the default supplier and sell to retail customers, there are sometime frequent price change, so My Company wans to setup the inventory costing and based on cost they can define the product they add 35% margin and sell to their customers.
Configuration¶
- Install Sales Management, Purchase Management & Accounting and Finance apps
- Create a product Laptop
- Set the Internal Category to All / Saleable
- Set Costing Method to Average Cost (AVCO) on All / Saleable category
- Define Default Supplier as a vendor with the cost price of Laptop.
- Activate the Multiple Sales Prices per Product and Margins under the Sales / Configuration / Settings.
- Change existing price list Public Pricelist and add new pricelist iteam, they increase the Laptop price by 35%.
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=t2P70HKk3rE
Inventory Valuation (Anglo-Saxons)¶
Compute the inventory valuation in P&L and BS (using standard costing and manual valuation)¶
The manual inventory valuation method suggest that the valuation of an inventory has to be manage manually in financial accounting. The periodic journal entry has to be passed on regular internal so keep updated the valuation in balance sheet and cost of goods sold in profit and loss account.
On every regular internal an accounting entry has to be passed as below:
| Description | Debit | Credit |
|---|---|---|
| Inventory Valuation | 800 | |
| Cost of Goods Sold | 800 |
To compute the cost of goods sold use the below formula
COGS = Inventory Valuation as per Balance sheet - Inventory Valuation
as per Inventory
Product Cost price¶
As your inventory costing method is standards, you are allowed to change the cost price of the product, assumed that you increase the cost price.
Tips
Make sure you change the cost price on the product once your valuation is equal for inventory and balance sheet, else you may have a wrong cost of goods sold entry.
When you see a COGS is having a negative value it means that your value of the inventory increased in warehouse this should be reflect in the balance sheet too.
To increase the value in balance sheet you have to pass below journal entry
| Description | Debit | Credit |
|---|---|---|
| Inventory Valuation | 800 | |
| Inventory Valuation Difference | 800 |
Or, when you see a COGS is having a positive value it means that your value of the inventory decreased in warehouse and this should be reflect in the balance sheet too.
To decrease the value in balance sheet you have to pass below journal entry
| Description | Debit | Credit |
|---|---|---|
| Inventory Valuation | 800 | |
| Inventory Valuation Difference | 800 |
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=pVsdiEl6OJw
Se även
- Compute the cost of product (standard price)
- Compute the cost of product (first in first out method)
- Compute sell price and margin based on product cost price (AVCO costing method)
- Compute the inventory valuation in P&L and BS (fifo costing method and manual valuation)
- Compute the inventory valuation in P&L and BS (average costing method and manual valuation)
Compute the inventory valuation in P&L and BS (fifo costing method and manual valuation)¶
The manual inventory valuation method suggest that the valuation of an inventory has to be manage manually in financial accounting. The periodic journal entry has to be passed on regular internal so keep updated the valuation in balance sheet and cost of goods sold in profit and loss account.
On every regular internal an accounting entry has to be passed as below:
| Description | Debit | Credit |
|---|---|---|
| Inventory Valuation | 800 | |
| Cost of Goods Sold | 800 |
To compute the cost of goods sold use the below formula
COGS = Inventory Valuation as per Balance sheet - Inventory Valuation
as per Inventory
Product Cost price¶
The cost price on the product page always display the cost of last unit sold or consumed or scrapped from the stock. If you change that manually it will not make any changes in the system.
Tips
Hide the product cost field, if all of your products have FIFO as the inventory costing method, even-users will never get confused.
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=_TFhth_Uzc4
Se även
- Compute the cost of product (standard price)
- Compute the cost of product (first in first out method)
- Compute sell price and margin based on product cost price (AVCO costing method)
- Compute the inventory valuation in P&L and BS (using standard costing and manual valuation)
- Compute the inventory valuation in P&L and BS (average costing method and manual valuation)
Compute the inventory valuation in P&L and BS (average costing method and manual valuation)¶
The manual inventory valuation method suggest that the valuation of an inventory has to be manage manually in financial accounting. The periodic journal entry has to be passed on regular internal so keep updated the valuation in balance sheet and cost of goods sold in profit and loss account.
On every regular internal an accounting entry has to be passed as below:
| Description | Debit | Credit |
|---|---|---|
| Inventory Valuation | 800 | |
| Cost of Goods Sold | 800 |
To compute the cost of goods sold use the below formula
COGS = Inventory Valuation as per Balance sheet - Inventory Valuation
as per Inventory
Product Cost price¶
As your inventory costing method is average, you are allowed to change the cost price of the product, assumed that you increase the cost price.
Tips
Make sure you change the cost price on the product once your valuation is equal for inventory and balance sheet, else you may have a wrong cost of goods sold entry.
When you see a COGS is having a negative value it means that your value of the inventory increased in warehouse this should be reflect in the balance sheet too.
To increase the value in balance sheet you have to pass below journal entry
| Description | Debit | Credit |
|---|---|---|
| Inventory Valuation | 800 | |
| Inventory Valuation Difference | 800 |
Or, when you see a COGS is having a positive value it means that your value of the inventory decreased in warehouse and this should be reflect in the balance sheet too.
To decrease the value in balance sheet you have to pass below journal entry
| Description | Debit | Credit |
|---|---|---|
| Inventory Valuation | 800 | |
| Inventory Valuation Difference | 800 |
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=aHa8jjJsEKA
Se även
- Compute the cost of product (standard price)
- Compute the cost of product (first in first out method)
- Compute sell price and margin based on product cost price (AVCO costing method)
- Compute the inventory valuation in P&L and BS (using standard costing and manual valuation)
- Compute the inventory valuation in P&L and BS (fifo costing method and manual valuation)
Tillverkning¶
Inventory¶
How to issue material to factory location to start manufacturing order?¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=3MuhLtDM7tM
Manage stock of liquid products in warehouse (unit vs ml)¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=4zIxKotfyw4
Compute stock for the kit product based on the component stock¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=m7wjxc3Mbck
By-Products¶
Wooden, Glass or Plastic sheet consumption during the manufacturing process¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=o-aQaXeQe6A
Subcontracting¶
Setup subcontracting in manufacturing process¶
Most manufacturing companies outsource some part of the job contracting work to other manufacturing companies to get the best expertise methodology and resource to produce the world class product (i.e Most reputed companies smart phones are assembled in China is the best example of the subcontracting)
In this document we will show you steps to setup the subcontracting business flow, Issue the raw material to your contractor and get the semi-finished product which will be consumed later to prepare the final product in our factory.
Let’s take an example of Table, to produce the table we need 1 table top and table frame, 4 lags and some consumable like bracket and bolt, assumed that table is laminated by third party contractor where we supply wood sheet and lamination sheet to prepare the laminated table top.
Configuration¶
Install manufacturing, purchase, inventory applications in order to create the full subcontracting flow.
Create location¶
By default production is the location where all the manufacturing order processed, all the material issued from stock location to Production location, and once production completed the final product pushed back to the stock location.
We need seperate location which is not part of our warehouse, we will called it subcontracting. It will be easy to track the material issued to the subcontractor, also we can define reorder level on that location.
Tips
You can enable the multi location from Inventory / Configuration / Settings,
select Storage Locations and apply the setting.
To create the location go to Inventory / Configuration / Location, create an
internal location named as Contractor under the WH.
Enable routes¶
Inventory route plays a key role to create the subcontracting flow, using routes we are able make the custom flow for the inventory, like Issue material to contractor and receive finished material form contractor.
To create the custom route go to Inventory / Configuration / Settings and
select Multi-Step Routes, Storage Locations will be selected automatically.
Let’s create a two different routes, which can be selectable on the product routes
- Material - select this route on the product which can be issued to the contractor
- Subcontracting - select this route when you want contractor to be product and send it to our warehouse (stock location)
Material Route¶
Material route, select Product and Product Category under the Applicable On options.
Create a Procurement that applied on the Contractor location and ask our Stock location to fulfill the requirement by stock transfer.
Subcontracting Route¶
Same way create second route “Subcontracting” that create a manufacturing order at contractor location when we need that semi-finished material in our stock.
Create a procurement rules that applied on WH/Stock location and ask WH/Contractor location to fulfil by creating a manufacturing order. This configuration will create the manufacturing order at Contractor location and looking for the material at WH/Contractor location and once Tabletop produced it will be pushed to WH/Stock location.
To separate the contractor’s manufacturing orders form the normal manufacturing orders you should create a new operation type which will be appeared on the warehouse dashboard.
Products¶
Let’s create the Tabletop product and select the correct route on this product, select Subcontracting as this product is manufactured but at contractor location, we just need to supply them wooden and lamination sheet.
When you create a Wooden and Lamination sheet select the Material and Buy routs on those products.
When this products required at contractor location it will create the delivery order in our warehouse and when this product required in our warehouse we will buy it from the vendors.
Observera
Define the vendor under the purchase tab and define the re-order level for both location WH/Stock and WH/Contractor depending on the needs.
Define the other raw material such as lags, table frame, bracket and bolt as stockable and define respective vendors and re-order level for each products. The bolt can be defined as consumable with the minimum stock level.
Bill of Material¶
Define two different bill or material one for Tabletop and second for the Table (final product).
Once you define the bill of material for Table it will be looking as below, print the BOM Structure form Print manu on the Table’s bill of material.
Cost Structure¶
Make sure that you have configure the correct cost on each product to compute the cost of the finished and semi-finished raw material.
Let’s add a new consumable product on the Table top bill of material to include the cost of contractor, I have considered that to produce each table top contractor will charge us $5 as a service and delivery charges.
I have added that cost to the my Table top bill of material, and cost computed based on the components and service is not $80.
Tips
You can also install the Product extension to track sales and purchases app to compute the cost of the product based on the cost of material consumed.
Reorder Rules¶
Make sure that you defined the reorder rules for each product respectively to the locations. The reorder rules have to be defined for both WH/Stock and WH/Contractor location.
Run the Scheduler from Inventory application, you should get the first request for quotation under the Purchase application as below.
Confirm the purchase and receive the raw material to have the seamless test for the subcontracting business flow.
Manufacturing order¶
Everything is setup and now we are ready to test our first manufacturing order that triggers subcontracting flow. Create the manufacturing order for 1 Table, save and check on Check Availability button.
All the material except Tabletop will be marked as available.
Go to Inventory application and run the scheduler 2 times, you will notice after each scheduler run you will see the updates on the dashboard. First time it will create the manufacturing order at Subcontracting options and then delivery order on the Delivery operation.
Open the delivery order and process it, as soon as you process the manufacturing order at Contractor location will be ready to process.
Process and manufacturing the set it mask as done. When contractor’s manufacturing order processed and mark as done, the Tabletop will be marked as received in our warehouse and we are ready to process the order for the Table in our factory.
Finally produce the table and set this manufacturing order as done by clicking on the Mark as Done button. Check the inventory level it has be looking as below.
Contractor Bill¶
Receive the vendor bill and create it manully.
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=mms3U_2T8Nc
Setup subcontracting in manufacturing process (Dropship Material)¶
Most manufacturing companies outsource some part of the job contracting work to other manufacturing companies to get the best expertise methodology and resource to produce the world class product (i.e Most reputed companies smart phones are assembled in China is the best example of the subcontracting)
In this document we will show you steps to setup the subcontracting business flow, Issue some raw material to your contractor from your warehouse and some raw material ask your vendor to make the direct delivery to contractor location.
Contractor will produce the semi-finished product which will be consumed later to prepare the final product in our factory.
Let’s take an example of Table, to produce the table we need 1 table top and table frame, 4 lags and some consumable like bracket and bolt, assumed that table is laminated by third party contractor where we supply wood sheet and lamination sheet will be supplied by our vendor directly to prepare the laminated table top.
Configuration¶
Install manufacturing, purchase, inventory applications in order to create the full subcontracting flow.
Create location¶
By default production is the location where all the manufacturing order processed, all the material issued from stock location to Production location, and once production completed the final product pushed back to the stock location.
We need seperate location which is not part of our warehouse, we will called it subcontracting. It will be easy to track the material issued to the subcontractor, also we can define reorder level on that location.
Tips
You can enable the multi location from Inventory / Configuration / Settings,
select Storage Locations and apply the setting.
To create the location go to Inventory / Configuration / Location, create an
internal location named as Contractor under the WH.
Enable routes¶
Inventory route plays a key role to create the subcontracting flow, using routes we are able make the custom flow for the inventory, like Issue material to contractor and receive finished material form contractor.
To create the custom route go to Inventory / Configuration / Settings and
select Multi-Step Routes, Storage Locations will be selected automatically.
Let’s create a two different routes, which can be selectable on the product routes
- Material - select this route on the product which can be issued to the contractor
- Subcontracting - select this route when you want contractor to be product and send it to our warehouse (stock location)
Material Route (Buy and Deliver)¶
Material route, select Product and Product Category under the Applicable On options.
Create a Procurement that applied on the Contractor location and ask our Stock location to fulfill the requirement by stock transfer.
Tips
Material Route (Buy and Deliver) route first check the material at WH/Stock location and buy when enought stock is not availale.
Material Route (Dropship)¶
Material route, select Product and Product Category under the Applicable On options.
Create a Procurement that perform the Buy opertion when stock or product is not available at WH/Contractor location.
Tips
Material Route (Dropship) route first check the material at WH/Stock location and buy when enought stock is not availale.
Subcontracting Route¶
Same way create second route “Subcontracting” that create a manufacturing order at contractor location when we need that semi-finished material in our stock.
Create a procurement rules that applied on WH/Stock location and ask WH/Contractor location to fulfil by creating a manufacturing order. This configuration will create the manufacturing order at Contractor location and looking for the material at WH/Contractor location and once Tabletop produced it will be pushed to WH/Stock location.
To separate the contractor’s manufacturing orders form the normal manufacturing orders you should create a new operation type which will be appeared on the warehouse dashboard.
Products¶
Let’s create the Tabletop product and select the correct route on this product, select Subcontracting as this product is manufactured but at contractor location, we just need to supply them wooden and lamination sheet.
When you create a Wooden sheet select the Material (Buy -> Deliver) and Buy routes.
When you create a Lamination sheet select the Material (Dropship) route.
Depanding on the product routes will be applied, delivery and purchase order will be create for the Wooden sheet while Lamination sheet will create the purchase order and direct delivery form vendor location.
Observera
Define the vendor under the purchase tab and define the re-order level for location WH/Stock and WH/Contractor depending on the needs.
Define the other raw material such as lags, table frame, bracket and bolt as stockable and define respective vendors and re-order level for each products. The bolt can be defined as consumable with the minimum stock level.
Bill of Material¶
Define two different bill or material one for Tabletop and second for the Table (final product).
Once you define the bill of material for Table it will be looking as below, print the BOM Structure form Print manu on the Table’s bill of material.
Cost Structure¶
Make sure that you have configure the correct cost on each product to compute the cost of the finished and semi-finished raw material.
Let’s add a new consumable product on the Table top bill of material to include the cost of contractor, I have considered that to produce each table top contractor will charge us $5 as a service and delivery charges.
I have added that cost to the my Table top bill of material, and cost computed based on the components and service is not $80.
Tips
You can also install the Product extension to track sales and purchases app to compute the cost of the product based on the cost of material consumed.
Reorder Rules¶
Make sure that you defined the reorder rules for each product respectively to the locations. The reorder rules have to be defined for both WH/Stock and WH/Contractor location.
Run the Scheduler from Inventory application, you should get the first request for quotation under the Purchase application as below.
Confirm the purchase and receive the raw material to have the seamless test for the subcontracting business flow.
Manufacturing order¶
Everything is setup and now we are ready to test our first manufacturing order that triggers subcontracting flow. Create the manufacturing order for 1 Table, save and check on Check Availability button.
All the material except Tabletop will be marked as available.
Go to Inventory application and run the scheduler 2 times, you will notice after each scheduler run you will see the updates on the dashboard. First time it will create the manufacturing order at Subcontracting options and then delivery order on the Delivery operation.
Open the delivery order and process it, as soon as you process the manufacturing order at Contractor location will be ready to process.
Process and manufacturing the set it mask as done. When contractor’s manufacturing order processed and mark as done, the Tabletop will be marked as received in our warehouse and we are ready to process the order for the Table in our factory.
Finally produce the table and set this manufacturing order as done by clicking on the Mark as Done button. Check the inventory level it has be looking as below.
Contractor Bill¶
Receive the vendor bill and create it manully.
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=esoHqzckMxI
Subcontracting process for contractors¶
Like the we setup subcontracting in manufacturing process for companies who outsource the contracting work, the contractor need the setup at other side, he get the requirement form factory to perform the some part of the final product. The outsourcing company send the raw material to build the product and pay for the job work done.
In this document we will show you steps to setup the subcontracting business flow for the contractors, get the raw material to and produce the semi-finished product delivery the product get paid for the job work done.
Let’s take an example of Table, to produce the table we need 1 table top and table frame, 4 lags and some consumable like bracket and bolt, assumed that tabletop is laminated by third party contractor by us, we get the wood sheet and lamination sheet to prepare the laminated table top.
Configuration¶
Install Sales Management, Mathanufacturing applications, the Inventory Management and Invoicing applications will be installed automatically.
Setup Inventory¶
In order to setup the contractors workflow the multiple warehouse and some custom
routes is required, lets enable them from the Inventory application. Go to
Inventory / Configuration / Settings and activate the Multi-Warehouses and
Multi-Step Routes the Storage Locations will be selected automatically.
Create Warehouse¶
In order to separate the internal and outsource manufacturing orders we need to setup the other warehouse, the default warehouse we will use as an internal and new warehouse we will setup as a Factory where we will process all the outsourcing orders.
You should get the 8 inventory operations on the Inventory dashboard, 4 operations for each warehouse. i.e. Receipts, Internal Transfer, Delivery Orders and Manufacturing.
Tips
Make sure that you keep selected for Manufacture in this Warehouse field on the warehouse.
Create Material Route¶
The contractor flow is same as the standard manufacturing process, where we create a manufacturing order and buy the material on demand through purchase process. In this process we have to ask customer who provide us the manufacturing job, the material we will get we do not have to pay for it as it does not come through purchase process.
We will create a new route Material which should be selected on the product, which is going to be supplied by the customer along with the contracting order.
Go to Inventory / Configuration / Routes, create a new route called Material
Create a Procurement Rules that moves the material from Vendor Location to Factory Stock location, select Factory: Receipts on Operation Type as an incoming shipment should be created under that operation.
Products¶
Let’s create the Tabletop product, it is Stockable Product product, select the Manufacturing and Make to Order routes. The manufacturing order for the tabletop will be created when we have a job order.
The Sales Price on the Tabletop product is actually the cost of the production and not the cost Tabletop. When we sell the Tabletop we actually sell the job work to produce the Tabletop.
Observera
Set the Manufacturing Lead Time to 5 and Customer Lead Time to 7. This will used to compute the schedule dates for the manufacturing order, delivery order.
Create a Wooden and Lamination sheet and select the Material and Make to Order routes on those products.
Bill of Material¶
Define the bill or material for Tabletop, that consume Wooden sheet and Laminated sheet as a raw material.
During the manufacturing, contractor cares about the cost of the service and resources such as electricity and manpower and machine. Set the cost of the material to 0 and add those cost as a consumable product on the bill of material. At the end of the manufacturing process you will get the exact cost of the job work.
Reorder Rules¶
We don’t need any reorder rules as all the material will be procured on demand from the customer.
Sale Order¶
Let’s assume that we receive the work order to prepare the 10 Tabletop form China Export.
Tips
You will find two Delivery attached to the Sales order, one is the actual delivery order while second it the incoming shipment which ask for the material to supply form the customer to build the Tabletop.
The Unit price is the price for the job work to produce for each table. Make sure that you change the Warehouse to Factory as we process all the outsourcing work in that warehouse.
Confirm the order, it creates the Delivery Order and Manufacturing order and Receipts in the Factory warehouse.
Manufacturing Order¶
The sales order creates the delivery order, that triggers manufacturing order and that triggers reception order. The complete flow is triggered through Make to order route so you have SO001 in Source Document on delivery, manufacturing and incoming shipment.
When you have a multiple orders from different customers, manufacturing orders will be ready to produce only for the customer who supply the material.
Let’s process the incoming shipment at reception and process the manufacturing order. The delivery order will be ready when manufacturing order completed.
Job work Invoice¶
You are ready to prepare the send the invoice for the job work once the delivery done. Create an invoice and send it to customer, this is the an invoice for the job work and not for the selling of the Tabletop.
Tips
You can set the Invoicing Policy on the Tabletop product that takes care for the invoicing process.
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=JPHB5_DiZfI
Annat vardagligt¶
Komma och gå¶
In och utstämpling sker via en ikon på indikatorraden i Odoo. Ett klick för instämpling och nästa klick stämplar ut. Närvaron matchas med schemat. Vid tidrapporteringen kan man även jämföra närvaro med registrerad tid.
Utöver in/ut-ikonen så finns det mobil app och möjlighet att sätta upp en in/ut-stämplingspanel i lokalerna.
Sjukanmälan och semesteransökan¶
Ansök om semester¶
Semesteransökan sker i kalendern på ”Frånvaro”-sidan. Här anger man en tidpunkt eller mellar flera datum och typ av frånvaro. Semester finns i form av en eller flera semestersaldon. Det är den anställda som avgör vilken semestersaldo som förbrukas först, vanligvis bör man använda äldst först.
Sjukanmälan¶
Det finns flera typer av frånvaro, det kan handla om sjukdom, föräldraledighet etc. Tillämpas kompledighet visas även denna i form av ett saldo.
Registrering av semestersaldo¶
Varje år i april vid semesterårets början skapas ett nytt semestersaldo för den anställde. Det här saldo blir då tillgängligt vid semesteransökan.
Utlägg med företagets bankkort¶
Här visar ett exempel på hur en anställd gör utlägg till sin tjänsresa som betalades med företagets bankkort. Processen är skapa utlägg -> bekräfta utlägg av sin chef -> skapa verifikat. Tjänstresan innehåller följande kostnader som betalades med företagets bankkort: En hotell övernattning En parkeringavgift
Skapa utlägg¶
Under meny ”Utlägg -> Mina utlägg -> Utlägg att skicka” skapa en nytt utlägg. Välj rätt produkt så namnet fyller Odoo på automatiskt, sätt på datum och fyll i beloppet. Välj ”Företag” under ”Betalning till”. Spara om allting är korrekt. Skapa parkeringavgift utlägg med likandan metod som hotell övernattning men välj lämplig produkt.
Utlägg med privata medel¶
Tjänstresan innehåller följande kostnader som betalades med privata medel: Milersättning Traktmente Trängselskatter
De utläggen gör man på samma sätt som innan, men välj ”Anställd (att ersätta)” i ”Betalning till”.
När alla utlägg är skapades gå tillbaka till listan och kryssa i utläggen som ska skickas till din chef genom att klicka på ”Skicka till chef” under knappen ”Åtgärd”.
Bokförarens vardag¶
Observera
I detta exempel beskriver ”Bokförarens vardag” som en parallell process skild från övriga affärsprocesser som drivs i Odoo. Vi går igenom hur bokföringsarbtet kan organiseras effektivt oavsett som det sker med egen personal eller en inhyrd byrå. Det innebär också att vi skiljer ut bank- och myndighetstransaktioner som även dessa utförs av personer med speciell behörighet. Det viktiga är att kunna fördela arbetsuppgifter på ett effektivt sätt som också överenstämmer med hur man önskar att driva företaget.
Löpande bokföring¶
Skatteinbetalningar och andra återkommande verifikat¶
Många verifikat är återkommande transaktioner med ett visst intervall. Låt Odoo skapa dessa verifikat löpande efter en mall. Oavsett om beloppen är dem samma eller om det krävs en justering så underlättar detta rutinerna avservärt.
Molntjänst, företagsförsäkringar, hyra,
Granskning av inköp och leverantörskostnader¶
Lön Frånvaro, närvaro (timbaserat kontrakt) Skatteinbetalningar och andra återkommande Skatt, telefoni, hostingkostnader, skatteinbetalning (10?) Vidareförsäljning Kundorder → inköp → mottagning leverantörsfaktura / skapa kundfaktura Inköp Övriga inköp, främst över 20? (halvt prisbasbelopp), avskrivningsmallar 3 och 5 år Kvitton appen I första hand representation, inköp mot kvitto Import Skatteområde; eu utanför eu Betalningar Manuellt (aga moms) Avstämningar Bankkonto, bankgiro, skattekonto månadsvis Uppföljning Lämpliga vyer
Avstämning av bankkonto¶
Bankavgifter, räntekostnader,
Skapa betalningsuppdrag¶
Vid skapande av en leverantörsfaktura kan man ange en betalningsmetod (Payment Mode). Det är inte nödvändigt att använda detta om man ej har flera betalmetoder och vill kunna specificera hur en viss faktura ska betalas. När fakturan godkänns följer betalningsmetoden med till verifikatet.
Gå till Redovisning > Payments > Payment Orders för att skapa en ny betalorder.
Efter val av betalningsmetod (1) är det möjligt att byta journal (2) och betaldatum (3). Du kan välja mellan att betala omedelbart, på respektive förfallodatum, eller specificera ett datum. Tryck på knappen Create Payment Lines from Journal Items för att söka efter verifikatrader som ska betalas.
I denna dialogruta specificerar man ett filter för att leta fram de verifikatrader som man vill skapa betalningar av.
Använd Type of Date Filter (1) för att välja vilket datum på verifikatraderna som ska matchas mot betalorderns datum; förfallodatum eller fakturadatum. Fyll i önskat datum i Due Date / Move Date (2). Välj vilka journaler som verifikatraderna ska hämtas från med Journals Filter (3). Payment Mode (4) bestämmer om transaktioner ska matchas mot betalorderns betalmetod. Same ger en enbart de transaktioner som har samma betalmetod som betalordern. Om man ej markerat sina fakturor/verifikat med en betalmetod så bör man välja Same or Empty eller Any. Klicka på Add Move Lines (5)för att lägga till alla oavstämda, matchande verifikatrader. Om det saknas verifikat så kan man lägga till dem manuellt, via Lägg till post (6). Klicka på Create Transactions (7) för att skapa betaltransaktioner.
Klicka på Confirm Payments.
Klicka på Generate Payment File.
Om man valt en manuell betalningsmetod så får man inte ut någon fil. Då kan man skriva ut betalningsinstruktionerna genom att klicka på knappen Skriv ut och välja Payment Order.
PDF:en innehåller rader som beskriver vilka betaluppdrag som ska genomföras i internetbank el. dyl.
- Löpande bokföring; bokför inköp, kvitton, representation, lön, hyra etc
- Genomför lönekörningar
- Skapar arbetsgivar- och momsdeklarationer
- Skapar betalningsuderlag för lön, leverantörer, skatt etc
- Stämmer av bankkonton (matcha leverantörsbetalningar, lön och andrakostnader), bankgiro (matcha kundfakturor), kreditkort
Anslagstavlan¶
- Bra saker att ha på sin anslagstavla
Myndighetsrapportering och bank¶
Observera
I detta avsnitt beskriver vi den process som utgörs av myndighetsrapportering och kommunikation med banken. I många fall önskar man skilja på de personer som genomför t ex leverantörs- och löneutbetalningar på banken från de som tillvards gör bokföringen. Granskning av och inrapportering av arbetsgivar- och momsdeklaratrioner sker också ofta av en specifikt ansvarig personer på företaget även om det är möjigt att delegera ut det på t ex en byrå. Det viktiga är att kunna fördela arbetsuppgifter på ett effektivt sätt som också överenstämmer med hur man önskar att driva företaget.
Accounting¶
- Tar ut avstämningsfiler från bank och kortutgivare
- Genomför betalningar
- Skickar in deklarationsfiler
Viktiga datum¶
Odookalendern¶
Veckovis eller dagligen¶
Om faktureringen inte sker löpande t ex i samband med utleveranser så skulle det kunna vara en veckorutin, granskning av leverantörsfakturor och rapportering av utlägg
Månadsvis¶
Skatteverkets kalender https://www.skatteverket.se/foretagochorganisationer/sjalvservice/viktigadatum.106.5a85666214dbad743ff1737a.html
Vanligtvis sker moms- och arbetsgivarredovisning varje månad runt den 12:e (moms var tredje månad för lite mindre företag eller en gång per år i vissa fall)
Årsvis¶
Deklaration till skatteverket och rapportering till Bolagsverket
Anslagstavlan¶
- Bra saker att ha på sin anslagstavla
Förbereda för drift.¶
Tips
Nedan följer saker att tänka på för att göra i ordning Odoo för drift.
Bankfilen¶
Kunden ska ladda upp bankfilen
I Swedbank, klassisk vy, väljer man ”Sök transaktioner” och fyller i kontot och mellan vilka datum man vill ha. Klicka på länken ”Skapa fil” och välj xls.
I den nya vyn i Swedbank finns csv som val att exportera.
BankGirot / Bankkonto¶
- Lägg in kontonummer i Odoo.
- Bankkonton // Journallnamn
- Klicka på fliken Redovisning > Välj Konfiguration > Redovisning > Bankkonton.
Inställning för Bankgirot:
- Namn: 123-1234 (kontonummret)
- Bank: (fältet) Namn: ”Bankgirot”, Bankidentifieringskod: ”BGABSESS”, Adress: ”Stockholm, 105 19, Sverige”
Inställning för Handelsbanken:
- Namn: 123123123 (kontonummret)
- Bank: (fältet) Namn: ”HANDSESS”, Bankidentifieringskod: ”SE686000”, Adress: ”Linköping, 581 03, Sverige” (Adress till bankkontoret.)
Inställning för SEB:
- Namn: 123123123 (kontonummret)
- Bank: (fältet) Namn: ”SEB”, Bankidentifieringskod: ”ESSESESS”, Adress: ”Stockholm, 106 40, Sverige” (Adress till bankkontoret.)
Inställning för Swish:
- Namn: Swish (kontonummret)
- Inget mer.
Ordningsföljden på dessa:
- (1.) Swish
- (2.) BankGirot
- (3.) Handelsbanken / SEB / Swedbank
Redovisning (länken)¶
När man klickar på länken Redovisning vill man gärna att rutorna ska komma i rätt ordning. Denna ordningsföljd kan du ändra under rubriken Journaler. (Redovisning > Konfiguration > Redovisning > Journaler)
Hjälp, dokumentation¶
Med denna modul kan man ladda upp bilder och göra anteckningar inne i Odoo. Klicka på Applikationer och sök på ”help” för att installera ”help_online”.
Välj att ”Administrera rättigheter” på dina användare och välj lämplig behörighet för Dokumentation.
Kundorder och fakturering¶
Migrera kundregister från Fortnox¶
https://support.fortnox.se/hc/sv/articles/360000632189-Exportera-f%C3%B6retag-kontakter
Följ instruktionerna på länken ovan. Om det blir trassel med teckenuppsättningen, gör då så att du öppnar kundregistret i Google Docs. Dokumentet är skrivskyddat och det stänger du av och sen exporterar du dokumentet till lokal disk.
Detta ”nya” dokumentet ska då ha korrekt teckenuppsättning. Här kan du passa på att rensa bort några av de 69 kolumner från Fortnox som du inte vill importera till Odoo. Ofta är det namn, e-post och adress man vill importera, men det kan variera från gång till annan.
I Odoo, gå till Kontakter, välj att visa kontakter i valet ”Lista” (inte förvalet Kanban), välj Importera och ladda upp din fil.
Offerter¶
Offertmallar¶
Create quick quotation using quotation template¶
If you often sell the same products or services, you can save a lot of time by creating standard quotation templates. By using a quotation template you can send a complete quotation in no time.
Business case¶
The service company who is selling the offshore projects to their customers with standard set of service products such as Project manager days, Developer days, and Project setup fee. The developers days are minimum to 20 days and project manager are one third of the developer days.
Configuration¶
Assumed that Sales Management application is installed.
Quotation template¶
Quotation template is a great feature that allows user to create offers with group of products those are sold together.
Create a products¶
Create the list of products that you are going to sale together, in our business case the list of products of type service are as below:
- Offshore Project Setup Fee
- Project Manager Consulting Days
- Developer Days
Create your quotation template¶
The quotation templates can be found under Sales / Configuration / Quotation Template, create or edit an existing template. Enter the appropriate name of the template and select the list of product(s) and their quantity as well as the expiration time for the quotation.
Tips
You can also specify discount,if discount option is activated in the Sales settings.
You can edit the customer interface of the template that they see to accept or pay the quotation. This lets you describe your company, services and products. When you click on Edit Template you will be brought to the quotation template editor.
The quotation template editor lets you edit the description content thanks to drag & drop of building blocks. To describe your products add a content block in the zone dedicated to each product.
Observera
The description set for the products will be used in all quotations templates containing those products.
Create a quotation¶
When creating a quotation, you have to select a template, product in that template will be added to your quotation.
Tips
You can select a template to be suggested by default in the Sales settings.
Send quotation by email¶
You have to send the quotation by email, so that the quotation can be viewed, accept or reject or paid online by the customer.
Quotation viewed by customer¶
As a salesman you can start the follow-up on the quotation as soon as you see that a quotation viewed by customer. Everytime customer open the quotation preview you will have a message in chatter, this features of the quotation template help salesman to understand the customer interest on quotation.
Tips
Please remove the attached pdf quotation at the time sending quotation by mail, if you want customer open the quotation preview.
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=2b7QcMnA3EA
Produkter och prissättning¶
Apply discount on quotation¶
Allowing discounts on quotations is a common sales practice to improve the chances to convert the prospect into a customer, adding discounts on the quotation encourage the prospect to close the deal quickly.
Business case¶
My company would like to send a quotation for an iPad Mini at a sales price of 320 USD per iPad at a 5% discounted price.
Configuration¶
Assumed that the Sales Management application installed.
Discounts¶
In this business case, we would like to offer 5% discount to our customer on the sale price.
Discounts feature can be activated from Configuration / Settings , under the Pricing section.
Create a quotation¶
Quotation can be created from Sales / Order / Quotations, click on CREATE button to create a new quotation, select customer and add product iPad Mini on the quotation, the default price you will see is 320$.
Apply discount¶
By default the discount will not be applied as we choose to apply manual discount, to apply 5% discount enter 5 in the Discount (%) field for iPad Mini product in the sales order line.
Tips
The discount should be entered between 0 to 100, it computes discount in percentage. The price will change automatically when you enter the discount.
Printing quotation¶
Discount column will be appeared on the quotation when you have applied discount on any of the product on quotation. Don’t be surprised if you don’t see the discount column on the quotation, which means that you have not applied discount on any of the product on quotation as you don’t want to offer discount to your customer.
Tips
All the taxes applicable on the product will be computed on the discounted product price (i.e. Taxes will be computed on Subtotal)
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=tq3e17Ccjxk
Fakturering¶
Redovisning¶
Bokföring i Odoo¶
Den här sidan sammanfattar hur Odoo behandlar typiska konton och transaktioner.
Dubbelbokföring¶
Odoo skapar automatiskt alla verifikat bakom kulisserna för var och en av dina bokföringstransaktioner: kundfakturor, försäljningsorder, utgifter, lagerförflyttningar etc.
Verifikaten skapas på traditionellt sätt med regler för dubbel bokföring och använder i normala fall BAS-kontoplanen.
Periodiseringsmetoder och kassakrav¶
Odoo stöder både periodiserad och kontantbaserad rapportering. Detta gör att du kan redovisa intäkter / kostnader när transaktioner inträffar (dvs periodiseringsbas) eller när betalning görs eller erhålls (dvs. kontantbas).
Multi-företag¶
Odoo tillåter att hantera flera företag inom samma databas. Varje företag har sin egen kontoplan och regler. Du kan få konsolideringsrapporter enligt dina konsolideringsregler.
Användare kan komma åt flera företag men arbetar alltid i ett företag i taget.
Multi-valutor¶
Varje transaktion registreras i företagets standardvaluta. För transaktioner som sker i en annan valuta lagrar Odoo både värdet i företagets valuta och värdet i transaktionsvaluta. Odoo kan generera valutor vinster och förluster efter avstämning av journalposter.
Valutakurserna uppdateras en gång om dagen med en yahoo.com webbtjänst.
Kundfordringar och betalningsbara¶
Som standard använder Odoo ett enda konto för alla kontofordringar och en för alla betalningsuppgifter. Du kan skapa separata konton per kund / leverantör, men du behöver inte.
Eftersom transaktioner är knutna till kunder eller leverantörer får du rapporter för att utföra analys per kund / leverantör, såsom kundredovisning, intäkter per kund, åldersfordringar / skulder, …
Brett utbud av finansiella rapporter¶
I Odoo kan du generera finansiella rapporter i realtid. Odoos rapporter sträcker sig från grundläggande redovisningsrapporter till avancerade hanteringsrapporter. Odoo rapporter inkluderar:
- Prestationsrapporter (som vinst och förlust, budgetvariation)
- Placeringsrapporter (t.ex. Balansräkning, Åldersbetalning, Åldersfordringar)
- Kontantrapporter (som banköversikt)
- Detaljrapporter (t.ex. försöksbalans och huvudbok)
- Hanteringsrapporter (t.ex. budgetar, sammandrag)
- Odoos rapportmotor gör att du kan anpassa din egen rapport utifrån dina egna formler.
Importera bankfeeds automatiskt¶
Bankavstämning är en process som matchar dina bankkreditslinjer, enligt bankens uppgifter, till dina bokföringstransaktioner i huvudboken. Odoo gör bankavstämningen lätt genom att importera kontoutdrag från din bank direkt till ditt Odoo-konto. T ex Bankgirot, SEB eller Swedbank. Det innebär att du kan få en daglig översikt över ditt kassaflöde.
Odoo påskyndar bankavstämningen genom att matcha de flesta av dina importerade transaktionsrader till dina bokföringstransaktioner. Odoo kommer också ihåg hur du har behandlat andra transaktioner och tillhandahåller förslag till bokföring.
Beräknar den skatt du är skyldig till din skattemyndighet¶
Odoo uppräknar alla dina bokföringstransaktioner för din skatteperiod och använder dessa summor för att beräkna din skattskyldighet. Du kan då kolla din moms genom att köra Odoos Skatterapport.
Bokföring i praktiken¶
Att ladda upp kvitto för verifikat. Att hantera bankfiler från 1. BankGirot och 2. Din Bank och just i den ordningen, det är viktigt!
Bokföring i praktiken¶
Ladda upp kvitto, verifikat¶
Myndighetsrapportering¶
Inventarvärdering¶
Odoo stöder både periodiska (manuella) och eviga (automatiska) inventeringsvärderingar. De tillgängliga metoderna är standardpris, genomsnittspris, LIFO (för länder som tillåter det) och FIFO.
Konfigurering¶
Rabatt 1 - per orderrad¶
Det finns två sätt att ge rabatter vid ett köp. Man kan skapa olika prislistor och man kan inkludera rabatten i samband med köp. Då visas rabatten prydligt på offerten eller på fakturan.
Menyval: Försäljning > Konfiguration > Inställningar. Se bild nedan. Gör dessa två val, tryck Verställ för ändringar att aktiveras.
Välj Säljpris > Avancerad prissätting…
Välj Rabatt > Tillåt rabattrad per orderrad.
Rabatt 2 - prislista¶
Text om prislistan.
Granska leverantörsfakturor¶
Purchase order to vendor bill, payment through check¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=oAFcDFNBkCE
Kundfaktura¶
How to refund the partially paid invoice?¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=mJCEtbbnyvc
Betalningsvillkor¶
How to setup and use payment terms?¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=lagIgJBW-r4
Betalningar och påminnelser¶
What are the different ways to record a payment?¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=0UGvSCXxCn0
Odoo i praktiken¶
Matkassan. Köpa och bokföra mat i affäsrverksamheten för kunds räkning.¶
Objektkonto¶
- Objektkonto
- Under Redovisning, menyvalet Objektposter.
- Objektkontoplan / ny
- Här ställer man in kund och referens.
Objektpost, faktura och bokföring¶
- Objektposter
Under Redovisning, menyvalet Objektposter.
Bekanta dig med Objektposter. Summera och ha kontroll på gemensamma kostnader och inkomst på samma ställe.
- Faktura
- Välj objektkonto på fakturan.
- Momssatser och
- Välj objektkonto på fakturan. Dina utgifter
- Objektposter
- Jämför med vyn i din bokföring.
- Objektposter
- Detaljer kan skilja.
- Fakturan
I exemplet har vi valt att varje ”enhet” kostar 1 krona och att man får fylla på med så många enherer som man har kommit överens att köpa mat för.
Vi har valt ”matkassa” som Objektkonto och momsen ska vara MP2i, vilket står för inkluderad.
Mat är 12% moms och plastbestick, plastmuggar och servetter är det 25% moms.
Klicka till Redovisning i menyn, se Kundfakturor i vänstermarginalen.
- Inköpskvitto
- I exemplet har vi valt att varje ”enhet” kostar 1 krona och att man får fylla på med så många enherer som man har kommit överens att köpa mat för.
- Bokföring
- När du gjort ditt matinköp fotar du kvittot som verifikat och lägger in inköpet i Odoo.
- Bokföring
- Du har varit på Coop och köpt mat kontant.
- Bokföring
- Här skriver du in ditt inköp i Odoo.
Matkassan. Köpa och bokföra mat i affäsrverksamheten för kunds räkning.¶
Planerade inköp¶
- Fakturera
- Fakturera kunden för kommande inköp.
- Objektkonto och moms
Poängen med objektkonto är att få överblick av konstnader kopplade till en viss händelse eller åtgärd som man själv väljer ett lämpligt namn på.
Momsen kan man administrera på två sätt. Antingen inkluderar man momsen i priset eller så tillkommer momsen på priset.
Ska momsen tillkomma på det angivna priset väljer man MP2 eller vill man att det angivna priset ska vara inklusive momsen väljer man MP2i.
- Administrera objektkonto
Redovisning > Konfiguration > Objektkonto
Här administrerar du dina konton. De kan vara kopplade till en viss kund eller till ett visst projekt eller för att få överblick av kostnaden för en viss aktivitet.
Skicka in ett kvitto¶
- Ladda upp kvittona direkt in i affärssystemet
- Lägg in adressen URL-till-din-hemsia.se/upload_voucher som bokmärke i telefonen. Fota dina kvitton. Obs! Du måste se till att vara inloggad! Då fungerar det.
- Här hamnar dina kvitton
- Dina kvitton hamnar i projektet ”Kvitton”. Du kan även skapa och lägga till kvitton i efterhand.
- Redigera verifikat
- Du kan lägga in både foto och kostnad i efterhand.
Ovan är en illustration.
Det är viktigt att du är inloggad när du lägger in kvitton från telefonen. Det går inte att uppdatera affärssystemet med bokföring om man inte är inloggad.
Uppföljining¶
- Kontrollera
- Välj Objektkonto i menyn, samma som ovan, klicka på kostnad / intäkt för att se balansen.
Matkassan. Avräkna kvitto mot matkassan.¶
Planerade inköp¶
- Fakturera kunden för kommande inköp.
- I detta exemplet fakturerar vi kunden i förskott.
Vi har markerat på fakturan, ”matkassa - Testkund”, att summan går att räkna av mot.
Klicka på ”Registrera betalning” för att välja betalsätt.
Olika betalsätt. Det första är Bank Girot, vilket kan vara aktuellt, sen bankkontot vilket sällan är aktuellt i det här sammanhanget. Swish och iZettle förutsätter att man har avtal med dessa tjänster för betalning.
När du är nöjd trycker du på Bekräfta.
Fakturan blir markerad Betald.
Genom att hålla musen över ”i”-ikonen kan man se Betalinformation.
Matkassan. Verifiera betalning.¶
Bokföring.¶
- Ladda bankfilen.
- Under mappen Projekt finns plats för att ladda upp dokument från banken.
- Bankfiler
- Här ska det finnas två projekt att klicka på. Den ena är för inbetalningar till BankGirot, den andra är för all aktivitet på bankkontot.
- BankGirot
- Ladda upp alla inbetalningar med BankGirot under den gångna månaden.
- Handelsbanken, Swedbank, Nordea
- Fil från din bank för månadens transaktioner.
Objektkonto¶
Poängen med objektkonto är att få överblick av konstnader kopplade till en viss händelse eller åtgärd som man själv väljer ett lämpligt namn på
Under “Redovisning” finns det på vänster sida ett menyval under rubriken “Rådgivare” som heter “Objektkonton”. Där går det att se befintliga objektkonton och skapa nya.
För att skapa nya objektkonto klickar man på skapa uppe till vänster.
När man klickat på “Skapa” kan man exempelvis ställa in namnet på objektkontot, kund och referens.
När man är nöjd med sina ifyllningar kan man spara objektontot genom att klicka på “Spara” uppe I vänstra hörnet.
Alternativt kan man klicka in på en befintlig kund och sedan klicka på redigera för att kunna ändra I obejktkontot.
När man har redigerat färdigt klickar man på “Spara” uppe I vänstra hörnet.
Uppföljning¶
För att kontrollera att allting är korrekt på obejktkontot kan man välja “Objektonton” I vänster meny och sedan klicka in på ett objektkonto.
Väl inne I objekkontoto kan man klicka på “Kostnad/intäkt” uppe till höger för att se kontots balans, förutsatt att objektkontot har hunnit användas.
- Objektposter
- På vänster sida under “Rådgivare” finns det också ett menyval för “Objektposter”. Under “Objektposter” går det att se en överblick över vilka intäkter och kostnader som är kopplade till olika Objektkonton.
Fakturering¶
I följande exempel är viss information anonymiserad och det faktiska utseendet kan sklija sig åt från dessa exempel. De valda kontona, momssatserna och beloppen är endast påhittade exempel och kan inte ses som ett facit på vad som ska användas, utan det måste anpassas för vad som är korrekt för varje enskilt fall.
Det finns ett par olika sätt att hantera faktureringen beroende på om man har skapat produkter eller inte. Fakturering med produkt kräver lite mer tid än fakturering utan produkt den första gången man ska fakturera eftersom man måste börja med att ”skapa” en produkt. Framtida fakturering av samma produkt förenklas dock eftersom en del information automatiskt kommer att fyllas i. Att fakturera med produkt rekommenderas därför att göras för varor och tjänster som ofta faktureras, medan fakturering utan produkt går snabbare för ovanliga faktureringar.
Först presenteras fakturering utan produkt och längre ner presenteras fakturering med produkt.
Fakturering utan produkt¶
Fakturering utan produkt görs enligt följande steg: Under “Kundfakturor” som man hittar på vänster sida under “Försäljning” skapas en ny faktura genom att klicka på “Skapa”.
Efter att ha fyllt i kundinformation, betalningsvillkor mm. Kan man klicka på “Lägg till en post”.
För att koppla fakturan till ett objektkonto klickar man under “Objektkonto” där flera förslag på befintliga objektkonton dyker upp.
Välj det konto som fakturan ska kopplas till. Om det konto som eftersöks inte finns bland förslagen går det att klicka på “Sök flera”.
Då dyker alla objektkonton upp och det går enkelt att söka efter det önskade kontot.
När objektkonto har valts så är det bara att skriva in “Kvanitet”, “Styckpris” och välja vilken momssats som ska användas. Flera förslag på momssatser dyker upp om man klickar på pilen under moms.
Här går det att välja någon av de momssatser som syns i listan eller så går det att klicka in på “Sök flera” för att få upp en lista över fler momssatser.
I detta exempel valde vi “matkassa” som objektkonto, vi valde att varje ”enhet” kostar 1 krona och sedan får man fylla på med så många enherer som man har kommit överens att köpa mat för. (vilket var 800kr I det här fallet). I den här fakturan valdes exempelvis momssats MP2i, vilket innebär att moms ingår I priset. Momsen för MP2i är 12% vilket vadldes för att inköpet berör matinköp.
Momsen kan administreras på två sätt. Antingen inkluderas momsen i priset eller så tillkommer momsen på priset. Om momsen ska tillkomma på det angivna priset väljer man exempelvis MP2 eller vill man att det angivna priset ska vara inklusive momsen väljer man exempelvis MP2i. “i” står alltså för inklusive moms.
Vill man lägga till fler poster kan man göra det genom att klicka på “Lägg till en post” och sedan fylla I informationen på liknande sätt som för den första posten.
Under “Annan info” går det Exempelvis att ställa in Skatteregion, Journal, Konto eller Bankkonto. “Referens/Beskrivning” kan fyllas I med en egen anteckning för att lättare kunna se exempelvis vilken kund som det berör, eller något annat valfritt. Fakturan kan sedan skapas genom att klicka på “Spara”.
Fakturering med produkt¶
För att fakturera med produkt måste man börja med att skapa en eller flera produkter.
- Skapa produkt
- För att skapa en produkt kan man börja med att klicka sig in på “Produkter för försäljning” under “Försäljning“ i vänstra kolumnen.
Sedan klickar man på ”Skapa” uppe till vänster för att skapa en ny produkt.
Det finns då flera saker som kan fyllas i där de obiligatoriska fälten är blå. ”Produktnamn” ”Produkttyp” och ”Intern kategori” är obligatoriska att fylla i.
Välj ett lämpligt produktnamn, samt vilken produkttyp och interna kategori den tillhör. För ”Produkttyp” kan man välja mellan ”Förbrukningsvara”, ”Tjänst” och ”Lagerförd artikel”, välj den produkttyp som är lämpligast för den valda produkten.
För ”Intern kategori” går det att välja på en befintlig kategori i listan som kommer upp eller leta igenom alla kategorier genom att klicka på ”Sök flera…”
Om ingen av de befintliga kategorierna är passande kan man skapa en ny kateogri genom att klicka på ”Skapa och redigera…”
Efter att ha valt en befintlig kategori eller skapat en ny kategori finns det ett flertal andra saker som man kan sedan ställa in under flera olika flikar. En av de viktigaste flikarna att ställa in för att underlätta faktureringen är fliken ”Fakturering”. Här kan man bland annat ställa in vilket intäktskonto som ska användas samt vilken skatt som ska knytas till kunden.
När man har fyllt i den information man vill kan man sedan spara produkten genom att klicka på ”Spara” uppe till vänster.
- Skapa kundfaktura
- När man sedan ska skapa en ny kundfakura gör man inledningsvs på liknande sätt som för fakturering utan produkt. Klicka in på ”Kundfakturor” under ”Försäljning” i vänstra kolumnen och skapa en ny faktura genom att klicka på ”Skapa”.
Efter att ha fyllt i kundinformation, betalningsvillkor mm. Kan man klicka på “Lägg till en post”.
Istället för att börja fylla i saker manuellt börjar man här istället med att välja en produkt genom att klicka på rutan under ”Produkt”. Några olika alternativ på produkter kommer upp i listan.
Om ingen av de produkter som visas är den som eftersöks kan man klicka på ”Sök flera…” för att få upp en större lista över produkter där man kan söka efter sin produkt. Alternativt kan man välja att skapa en ny produkt härifrån genom att klicka på ”Skapa och redigera…”. Då går man igenom samma steg som presenterades tidigare under rubriken ”Skapa produkt”.
När en produkt har valts kommer flera fält automatiskt att fyllas i. Vilka fält som fylls i beror på vad som ställdes in när produkten skapades, där exempelvis ”Beskrivning”, ”Konto”, ”Styckpris” och ”Moms” kan vara ifyllda. Exempelvis kvantitet och styckpris kan behöva ändras beroende på vad som gäller för den specifika fakturan.
Om man vill använda sig av objektkonton behöver man välja det manuellt, vilket likt fakturering utan produkt görs genom att klicka på rutan och antingen välja ett objektkonto som visas direkt eller genom att klicka på ”Sök flera…”.
När allting är ifyllt kan man spara fakturan genom att klicka på ”Spara” uppe till vänster.
Momsbeteckningar¶
För att se vad de olika momsbeteckningarna innebär utan att behöva skapa en ny faktura går det att klicka på “Moms” som ligger under “Konfiguration” och “Redovisning” I den vänstra spalten. Man kan behöva scrolla ner för att hitta rätt rubrik.
Registrera betalningar¶
För att manuellt registrera en betalning kan man göra enligt följande:
Välj den faktura som ska avbetalas.
Klicka på ”Registrera betalning” för att välja betalsätt.
När man har klickat på ”Registrera betalning får man välja mellan olika betalstätt. Det första alternativet (som delvis är anonymiserat i den här bilden) är Bankgirot som kan vara aktuell som betalningsmetod. Det andra alternaivet (som också är delvis anonymiserat i bilden) är bankkontot som sällan är aktuellt i det här sammanhanget. Swish och iZettle förutsätter att man har avtal med dessa tjänster för betalning.
När man är nöjd kan man klicka på ”Bekräfta” för att registrera betalningen. (I det här fallet valdes Swish som betalmetod).
Fakturan blir då markerad som ”Betald”
För att kolla betalningsinformationen kan man klicka på ”i”-ikonen i den betalda fakturan.
Avstämning¶
För att göra en avstämning börjar man med att klicka sig in på “Stäm av artiklar” under “Översikt”
Vid avstämningarna finns det huvudsakligen 3 saker att kolla att de stämmer: Kund (markerat med blått), Summa (markerat med rött) och Datum (markerat med grönt).
Om allting verkar stämma klickar man på “Stäm av” uppe I högra hörnet.
Om någon av sakerna inte stämmer överrens så tar man bort motparten genom att klicka på minustecknet på till vänster om motparten.
För att leta reda på en matchande motpart går det att söka efter exempelvis en specifik kund om man klickar på “Filtrera…”. Om rätt datum och betalning inte dyker upp kan man klicka på pilarna på höger sida för att hitta rätt datum och belopp (de är sorterade efter stigande datum, så de som har skapats nyligen kräver troligen några klick åt höger för att hitta).
Om man hittar rätt motpart kan man sedan klicka på “Stäm av” uppe I högra hörnet.
Om det inte går att hitta rätt motpart i listan men man vet att den borde finnas i systemet kan man börja med att rätta det felaktiga verifikatet. Det kan även vara bra att kolla igenom exempelvis kvitton för att se om transaktionen finns dokumenterad någonstans. Om transaktionen inte kan hittas någonstans kan man skapa ett nytt verifikat genom att göra följande: Klicka på “Välj motpart” för att få upp förslag på ett antal olika transaktioner.
Här kan man leta efter vilken typ av transaktion som verifiktatet ska beröra. I det här fallet valde vi “Förbrukningsinventarier”. När man har klickat på en kategori fylls automatiskt “Konto” “Skatt” “Etikett” och “Summa” i. Dubbelkolla så att rätt moms har valts. Om “Ii” är inkorrekt kan man klicka på den lilla pilen för att ändra till en annan momssats. När allting ser korrekt ut klickar man på “Stäm av” uppe till höger för att skapa verifikatet och stämma av det mot den befintliga transaktionen.
Inventory Management¶
Product & Stock¶
Delivery Order¶
Incoming Shipment¶
Inventory Costing¶
Inventory Valuation (Anglo-Saxons)¶
Purchase Management¶
Request for Quotation¶
How to create a Request for Quotation?¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=ksSvpBKRoI4
How to trigger the purchase of products based on sales?¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=76d-yIrcRKs
How to setup drop-shipping?¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=B839OZpB95U
How to setup two levels of approval for purchase orders?¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=C8wdohr6Z10
Supplier Pricelist¶
How to search for product based on supplier code or name on purchase order?¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=dBKetExCKNE
Purchase Exception¶
How to buy from new supplier with drop ship policy, when you default supplier reject the order?¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=kGKOb4oW6yU
How to cancel confirmed purchase order or confirmed purchase order received partial shipment?¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=rGgoldYzLls
Vendor Bills¶
How to control vendor bills, pay vendor bills based on reception?¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=d05bZbrc8og
Purchase Agreement¶
How to manage bulk purchase through tender process?¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=1TBV0gUSq84
How to purchase partially at two vendors for the same purchase tenders?¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=482c0gxqGMs
Inventory Costing¶
Advance Topics¶
How to sell chemical products along with the containers and manage the refilling process?¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=MPVaObaqCm4
Human Resource¶
Employee¶
Show organizational chart on employee form¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=NpXoieYwb7I
Ansök om semester¶
Semesteransökan sker i kalendern på ”Frånvaro”-sidan. Här anger man en tidpunkt eller mellar flera datum och typ av frånvaro. Semester finns i form av en eller flera semestersaldon. Det är den anställda som avgör vilken semestersaldo som förbrukas först, vanligvis bör man använda äldst först.
Sjukanmälan¶
Det finns flera typer av frånvaro, det kan handla om sjukdom, föräldraledighet etc. Tillämpas kompledighet visas även denna i form av ett saldo.
Registrering av semestersaldo¶
Varje år i april vid semesterårets början skapas ett nytt semestersaldo för den anställde. Det här saldo blir då tillgängligt vid semesteransökan.
Employee Expense¶
Webbplats och e-handel¶
Webbplats¶
How to generate leads or opportunities through website contact us page?¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=Q4FujRKnUHM
Översättning¶
Ställ in de språk webbplatsen skall kunna hantera, i detta fall Svenska och Engelska. Det är enkelt att när som utöka med fler språk (add language dyker upp brevid språkväljaren för webbredaktören)
Välj språket som skall översättas till. I detta fall Engelska.
Välj ”Translation” för att översätta och Edit Master för att ändra i förlagan.
Text inom gula rutor kan översättas. Spara som vanlig när du är klar.
Products¶
How to configure product variants that looks perfect on eCommerce page?¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=6UkRfAu4xvE
Ordering products, variant attribute and values on the products page¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=0-QgV9HDU6M
Delivery Cost¶
Allow your customer to choose Normal or Express delivery at checkout¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=4mqUBAuqO18
Show delivery methods depending on the customer address¶
Video¶
Access the video at https://www.youtube.com/watch?v=NlxgevrT9O4
Enkät - skapa och underhålla¶
Företaget Odoo AS har gjort en film som är en bra introduktion till verktyget.
https://www.youtube.com/watch?v=SAa2zv0YQS0
Enkät¶
Användare¶
Administrera användare¶
Hantera användare¶
Som administratör kan du hjälpa dina kollegor att komma igång både med att logga in på hemsidan och att få tillgång till e-post på din webbplats.
Förutom namnet…¶
ska du marker ”Individuell”, koppla användaren till namnet på ditt företag, (Kodspecialisterna i detta exempel) samt fylla i e-postadressen.
- toc
- Index
- Modulindex
- Söksida