Memoria PyConES 2015¶

¿Qué es PyConES 2015?¶

PyConES 2015 fue la tercera edición de la conferencia sobre Python de ámbito estatal, que se celebra desde 2013 con el objetivo de reunir a desarrolladores, entusiastas y curiosos del lenguaje para compartir ideas, establecer lazos y emprender proyectos colaborativos.

Tras el éxito cosechado en la primera edición de la PyConES y la continuidad dada por la segunda, la PyConES 2015 se celebró entre los días 20 y 22 de noviembre en la Universidad Politécnica de Valencia tras ocho meses de trabajo por parte del equipo organizador. Dicho equipo estuvo coordinado por la Asociación Python España y formado por integrantes del grupo Python Valencia.

Objetivos¶

Además de la misión principal de la PyConES, estos son algunos de los objetivos que se pretendían alcanzar de cara a los asistentes:

• Recuperar la estructura de la primera edición, con un track científico y charlas rápidas improvisadas.
• Igualar o superar el número de asistentes registrado en las dos primeras ediciones sin ampliar el número de tracks.
• Superar las dificultades organizativas de la segunda edición, mejorando en transparencia y comunicación.
• Reforzar la imagen de la comunidad española, potenciando charlas plenarias de oradores de nuestro país.
• Ampliar el contenido de la conferencia, con talleres y sprints.
• Ofrecer un catering de calidad a la altura de las expectativas de los asistentes y atendiendo a sus necesidades específicas.
• Integrar a la asociación Python España como parte importante de la conferencia.
• Ofrecer una imagen gráfica profesional y trabajada.
• Incrementar la diversidad de los asistentes y de los ponentes, con especial atención a las mujeres.
• Allanar el camino para la edición 2016.

En este documento analizamos el nivel de cumplimiento de estos y otros objetivos, resaltando con espíritu crítico los aciertos y los fallos cometidos.

Audiencia¶

La audiencia de la PyConES 2015 es la comunidad Python española. Del folleto de patrocinadores:

Por su naturaleza, la audiencia de la PyConES procede no sólo de sectores tecnológicos como
desarrollo web, *business intelligence* o desarrollo de juegos sino también del mundo académico,
siendo utilizado por multitud de profesores e investigadores.

Por otro lado, aunque todos los agentes relacionados con el lenguaje están invitados y son bienvenidos a la conferencia, la PyConES ha sido, hasta la fecha, un evento predominantemente técnico, como así lo han reconocido visitantes de fuera de nuestro país muy acostumbrados a encuentros parecidos a este. Las expectativas de los asistentes, por tanto, han determinado diversos aspectos de la conferencia:

• El contenido de las sesiones: suele haber preferencia por charlas técnicas, que describan en detalle cómo resuelve la tecnología un determinado problema, frente a charlas «de producto».
• El precio: aún se observan muchas reticencias por parte de las empresas tecnológicas españolas para subvencionar a sus trabajadores la entrada de la PyConES, a pesar de que podría considerarse como formación de alta calidad (ver Patrocinadores).

Contexto¶

Fechas¶

El horario del evento es siempre motivo de suspicacias: unas personas prefieren fin de semana mientras que otras prefieren entre semana. Teniendo en cuenta lo mencionado más arriba se optó como los años anteriores por celebrar la PyConES 2015 en fin de semana, con el objetivo de:

• Facilitar a los asistentes el desplazamiento
• Ahorrar a aquellos que trabajen negociaciones con sus empleadores (formación, vacaciones)
• Favorecer la afluencia de estudiantes de otros lugares del país

Esta decisión tiene un impacto notable en los costes organizativos (ver Sede).

Filosofía del evento¶

Sesiones¶

El equipo¶

Durante la PyConES 2014, celebrada en Zaragoza, se estableció contacto previo con diversos grupos que podrían ser candidatos a organizar la siguiente edición de la conferencia, entre ellos: Mallorca, Barcelona, Bilbao y Valencia. Finalmente el equipo de Python Valencia fue el único que respondió positivamente, si bien en ese momento había muy pocos datos sobre posibles sedes o personas disponibles para ayudar. No se hizo anuncio oficial al cierre del acto, sino que se iniciaron las conversaciones en privado.

El equipo estaba compuesto por:

• Juan Luis Cano, como enlace con la Asociación Python España.
• Marcos Gabarda, Mayte Giménez y Javier Palanca, de Python Valencia.
• Colaboradores puntuales: Quique Porta, Yamila Moreno, Núria Pujol, Raúl Cumplido, Kiko Correoso, Gema Sahuquillo.
• Vesi Stoilova, con las labores de contabilidad.

División de tareas¶

Con la experiencia de las dos primeras ediciones, se decidió tomar un camino intermedio y dividir las tareas organizativas entre la Asociación y Python Valencia. Esta es una copia textual del correo electrónico en el que se propuso dicha división:

Hemos tomado una decisión definitiva en la asociación aprovechando el retorno navideño y, si aún
estáis dispuestos, nos gustaría organizar con vuestra ayuda la PyConES 2015 en Valencia.

Retomando un poco lo que te comenté de pasada la última vez que nos vimos y que me preguntaste
hace unas semanas, había pensado en este reparto provisional de tareas:

* Asociación

  * Contacto con patrocinadores de años anteriores (1)
  * Gestión financiera (2)
  * Venta de entradas
  * Ayudas de la PSF
  * Admisión de propuestas de charlas (¿y talleres?)
  * Selección de charlas (¿y talleres?)
  * Admisión de solicitudes de ayuda económica (si las hubiera)
  * Propuesta de un calendario de fechas importantes
  * Búsqueda de ponentes internacionales
  * Promoción en medios de comunicación

* Organización local

  * Selección de sede, y valoración de

      * número máximo de asistentes,
      * necesidades financieras,
      * equipamientos (espacios grandes para keynotes, WiFi),
      * número máximo de tracks

  * Búsqueda de catering
  * Logística: cartelería, acreditaciones, merchandising
  * Contactos con empresas locales (1)
  * Acuerdos con hoteles y alojamientos locales
  * Búsqueda de voluntarios para el evento
  * Información práctica para asistentes

* Conjunto

  * Comunicación: Twitter, web

Con algunas notas al pie:

(1) Nos encargamos nosotros de los patrocinadores solo porque ya nos conocen, de forma
que no cambie la persona de contacto cada año. Si algún patrocinador está próximo a la
ciudad o a los organizadores (¿Cuble?) os pasamos el contacto sin problemas.
(2) En el momento en que empecemos a emitir facturas es importante que llevemos un
control del flujo de dinero y que vayan con nuestro CIF, para evitarnos problemas
fiscales... Por supuesto el dinero de la PyConES es para la PyConES: si el saldo es
positivo estupendo, si es negativo tenemos un pequeño colchón.

Y un par de cosas que puntualizar: la primera es que la distribución anterior no está
escrita en piedra, se puede modificar ahora o en cualquier momento y estoy abierto a
sugerencias sobre cambios o a añadir cosas que se me hayan podido pasar porque la he
escrito «al vuelo». La segunda es que no tenéis que tenernos al corriente de todos los
movimientos que hagáis: yo seré vuestro nexo con la asociación, tal vez os pregunte de
vez en cuándo qué tal va la cosa y si necesitáis algo y por supuesto para cualquier
duda no tenéis más que decírmelo.

Durante los meses previos a la conferencia se celebraron videollamadas una o dos veces al mes, de media hora a una hora de duración, para poner tomar decisiones más complejas, avanzar más deprisa en los asuntos complicados y decidir las acciones futuras. Para ello se utilizó https://appear.in o Google Hangouts cuando el primero fallaba.

La organización de las tareas concretas se hizo a través de Trello (por familiaridad con años anteriores) y a través del email, en listas de correo privadas proporcionadas por la Asociación.

Conclusiones¶

En el lado positivo:

• La división de tareas funcionó muy bien, aun siendo bastante poco granular. El resto se fueron asignando de forma orgánica, de forma que cada miembro del equipo se encargaba de áreas concretas (web, diseño gráfico, contacto con la sede, etc).
• Es igualmente aplicable a futuras PyConES, especificando un poco más con las ideas del punto anterior. Los Workgroups de EuroPython pueden ser una fuente de inspiración.
• Las videollamadas funcionaron, además, para crear un clima de compañerismo en el equipo. Fueron una pieza clave de la organización.
• Los miembros del equipo se coordinaron entre sí para los momentos en que la VidaReal™ exigía dedicación a otros menesteres.

En el lado negativo:

• Se subestimó la carga de trabajo en el último mes de la conferencia y se tuvo que renunciar a implementar algunas ideas para cumplir con las tareas de máxima urgencia.
• El email cubrió el 80 % de las necesidades de comunicación, pero a veces no es una herramienta idónea de gestión de tareas. Trello, en cambio, permite:
  • Asignar tareas a una persona concreta.
  • Poner una fecha límite.
  • Hacer un seguimiento hasta que la tarea se termina.
• Mientras que la lista de correo privada fue muy útil, hubo dos problemas:
  • En un principio no se comunicó públicamente que se había creado esa lista ni quién pertenecía a ella, creando confusión.
  • No existía una herramienta para invitar a colaboraciones puntuales: se utilizó la lista general de Python España para ello. Posiblemente la organización se podría haber beneficiado de más ayuda externa (algunos colaboradores puntuales se citan en El equipo).

Requisitos¶

A la hora de buscar una sede para la PyConES tuvimos en cuenta varios requisitos:

• Abierto en fin de semana

• Bien comunicado con el resto de la ciudad

• Debe existir un espacio único en el que reunir a todos los asistentes (en nuestro caso, 400)
• Debe contar con tantas salas como “tracks” vaya a tener el evento y con capacidad suficiente

• Debe contar con un espacio en el que se puedan colocar cómodamente los patrocinadores y que sea un lugar de paso para que no estén aislados
• Si no permite catering externo, sería deseable que contase con cantina o cafetería propios

Cumplir estos requisitos combinando varios espacios es posible pero puede complicar la logística, especialmente si están alejados entre ellos. No fue el caso de la PyData Madrid 2016, que hizo uso de un edificio para los talleres del viernes y otro distinto para las charlas del fin de semana.

Elección final¶

Se barajaron hoteles, centros de congresos, lugares de coworking y otros espacios para la PyConES 2015, y finalmente se optó por la Universidad Politécnica de Valencia por estos motivos:

• Cumplía con todos los requisitos en cuanto a espacios y se abriría para nosotros en fin de semana
• Relación de afinidad: los organizadores estudiaban o habían estudiado en ella y conocían bien el lugar
• Precio más bajo

Definición de los patrocinios¶

• Niveles de patrocinio
• Elaboración del folleto
• Otras formas de patrocinio

Como novedad, en esta edicion se ofreció una entrada más cara que las individuales para que las empresas que no patrocinasen el evento y que así lo deseasen pudieran colaborar con él. Sin embargo, de las 275 entradas vendidas a través de la web, solo 9 (un 3.2%) eran de este tipo. Desgraciadamente no ha sido posible recabar datos sobre las causas de este hecho o de la procedencia de los asistentes (ver Feedback).

Búsqueda de patrocinadores¶

Becas¶

• Se publicó en octubre, al menos debe ser un mes antes
• No se hizo por incertidumbres económicas
• Aciertos: ¡mucho dinero!

Antes del evento¶

Durante el evento¶

Conclusiones¶

• Blog OK, pero no es suficiente: el email es fundamental
• A la vez, la gente es vaga: mínimo número de emails posible -> externaliza tareas a los usuarios
• Datos personales de asistentes -> preverlos con antelación y pedirlos a través de ticketea
• Comunicar claramente las fechas del evento con más tiempo de antelación, incluyendo talleres
• A pesar de promocionar #PyConES15 en Twitter desde el principio, no funcionó porque la interfaz de Twitter mostraba otra opción

Ideas para el futuro:

• Incluir el hashtag oficial en el welcome pack
• ¿Canal de Telegram para información durante el evento?
• ¿Analíticas web? Útiles de cara a perfeccionar el evento en ediciones sucesivas

Aciertos¶

Fallos¶

Ideas para el futuro¶

• A medida que el evento crece en dimensiones y repercusión, se hace evidente que hacen falta ayudas al equipo organizador para tareas concretas: núcleo duro + colaboradores