1C: Предприятие “Управление малой фирмо锶

Какие данные необходимо ввести для начала работы?¶

Перед тем, как вводить в программу операции, необходимо заполнить данные о фирме, загрузить классификаторы, сформировать справочники сотрудников, пользователей, номенклатуры, ввести остатки по данным управленческого учета, настроить параметры управленческого учета. И в этой главе вы увидите рекомендации о том, как все это сделать.

Однако, чисто технически, для того, чтобы подготовить программу к работе, достаточно выполнить лишь то, что нам предлагает Стартовый помощник – см. рисунок 3.1.

Рисунок 3.1. Стартовый помощник, расположенный на рабочем столе программы

Работа со Стартовым помощником описана ниже в двух параграфах – «Ввод основных данных о фирме с помощью Стартового помощника», «Ввод начальных остатков по данным управленческого учета с помощью Стартового помощника: банк, касса, взаиморасчеты с контрагентами, остатки на складах».

Ввод основных данных о фирме с помощью Стартового помощника¶

Если вы запускаете программу впервые, то она предложит вам отметить в списке доступных видов деятельности те виды, которыми занимается ваша организация. Отметьте в любом случае вид «Продажи и услуги». Если ваша фирма занимается выполнением работ для заказчиков, отметьте «Сервис». Если у вас также есть деятельность по производству продукции (не важно, из своего сырья или из давальческого), отметьте «Производство». В дальнейшем, если возникнет необходимость, эти настройки можно будет изменить.

После выбора вида деятельности вы увидите на рабочем столе программы Стартовый помощник, представленный на рисунке 3.1.

Теперь с помощью кнопки Начать введем информацию о фирме. Для этого надо выполнить пять шагов, которые показаны на рисунках 3.2-3.6.

Рисунок 3.2. Шаг 1. Указание формы собственности

Рисунок 3.3. Шаг 2. Ввод краткого и полного наименования фирмы

Рисунок 3.4. Шаг 3. Заполнение кодов

Рисунок 3.5. Шаг 4. Заполнение ФИО ответственных лиц

Рисунок 3.6. Шаг 5. Завершение ввода сведений о фирме На шаге 5 нажмите кнопку Закончить заполнение.

В дальнейшем вы можете изменить введенную информацию в разделе Предприятие, выбрав ссылку

Настройки на панели навигации, либо снова воспользоваться Стартовым помощником (рисунок 3.7).

Рисунок 3.7. Введенные данные можно изменить с помощью Стартового помощника

Классификаторы и календари¶

Классификаторы

При вводе некоторых данных удобно пользоваться классификаторами – классификатором банков, адресным классификатором, классификатором валют. Для того чтобы использовать классификаторы, их необходимо загрузить в программу.

Загрузка адресного классификатора выполняется следующим образом:

1. Заходим в раздел Предприятие, нажимаем на ссылку Справочники на панели навигации.

2. Выбираем Адресный классификатор из списка нормативно-справочной информации (Рисунок 3.8).
3. В открывшемся классификаторе справа вверху в меню Все действия выбираем действие Загрузить классификатор, либо нажимаем кнопку Загрузить  классификатор  непосредственно на панели инструментов окна.
4. Следуем указаниям программы.

Рисунок 3.8 Адресный классификатор

в составе нормативно-справочной информации

Адресный классификатор может быть загружен с диска Информационно-технологического сопровождения (ИТС) программы, с интернет-сайта фирмы «1С» или непосредственно из файлов классификатора (файлы можно предварительно скачать с www.gnivc.ru).

Рисунок 3.9. Загрузка адресного классификатора

Для работы с адресным классификатором вы также можете воспользоваться разделом Администрирование. Выберите Настройки на панели действий раздела Администрирование, затем в открывшейся форме зайдите в Сервисные  настройки, далее перейдите на вкладку Классификаторы  (см. рисунок 3.10).

Рисунок 3.10. Настройка сервисных функций / Классификаторы Загрузка классификатора банков осуществляется так:

1. Заходим в раздел Предприятие, нажимаем на ссылку Справочники на панели навигации.

2. Выбираем Банки из списка нормативно-справочной информации.
3. Нажимаем кнопку Добавить из классификатора в верхней части окна списка Банки (см. рисунок 3.11).
4. Подбираем в табличную часть список банков, подлежащих загрузке, по нужным критериям (например, по городу), затем нажимаем кнопку Добавить в справочник или Все действия / Добавить в справочник.

Рисунок 3.11. Добавление банков из классификатора, пример – отбор банков по городу

Использование классификатора валют.

Теперь обратимся к списку валют. Список валют также присутствует в составе нормативно-справочной информации в разделе Предприятие. Кроме того, его можно открыть в разделе Деньги, выбрав Валюты  на панели навигации.

Как правило, в начале работы с программой в списке валют присутствует только российский рубль. Другие необходимые валюты можно загрузить в этот список из Общероссийского Классификатора Валют (ОКВ), нажав кнопку Подбор из классификатора (см. рисунок 3.12).

Рисунок 3.12. Загрузка валют из ОКВ

В составе классификаторов в программе присутствует также классификатор Страны мира. В отличие от трех других (адресный, банки, валюты), его специально загружать не нужно.

Календари -

В начале работы с программой необходимо заполнить также справочник Календари, доступ к которому осуществляется в разделе Предприятие. Нажмите на ссылку Справочники на панели навигации раздела Предприятие, и в составе справочников вы увидите Календари (рисунок 3.13).

Рисунок 3.13. Справочник «Календари»

Как минимум, один календарь в справочнике Календари должен присутствовать.

Заполнение каждого календаря (указание того, какие дни являются рабочими, а какие выходными) осуществляется с помощью двойного щелчка мыши.

Рисунок 3.14. Редактирование календаря

Ввод данных о сотрудниках и должностях¶

Сведения о сотрудниках находятся в справочнике Сотрудники, доступ к которому осуществляется по одноименной ссылке на панели навигации раздела Зарплата.

Надо отметить, что если вы вводили информацию об организации с помощью Стартового помощника, то в справочнике Сотрудники уже будут присутствовать записи о тех сотрудниках, которые были указаны вами в Стартовом помощнике как Ответственные  лица.

Форма карточки сотрудника приведена на рисунке 3.15.

Рисунок 3.15. Карточка сотрудника

На данном этапе ввода информации о сотрудниках не обязательно заполнять Плановые начисления и удержания и Сведения о сотрудниках (см. рисунок 3.15 – левая часть карточки сотрудника). Эти данные формируются кадровыми приказами (документ Прием на работу), которые имеет смысл вводить в программу уже после формирования списка подразделений и штатного расписания. Редактировать счета учета (см.

рисунок 3.15) тоже на данном этапе не нужно.

Таким образом, достаточно пока заполнить ФИО сотрудника (реквизит Наименование), и указать Тип занятости.

Далее обратим внимание на реквизит Физ.лицо:. Его значение выбирается из другого справочника – Физические лица. Именно в справочнике Физические лица хранится контактная информация сотрудника (адреса, телефоны), его паспортные данные и полное ФИО. См. рисунок 3.16.

Обратим внимание на то, что если сотрудник совмещает несколько должностей, то он должен быть введен в список Сотрудники несколько раз. При этом физ. лицо сотрудника будет одно и то же.

Рисунок 3.16. Карточка физического лица

Справочник Физические лица носит в программе универсальный характер и может содержать не только записи о сотрудниках, но и, например, о контрагентах, являющихся физическими лицами.

Теперь обратимся к справочнику Должности. Доступ к справочнику осуществляется в разделе Зарплата – см. рисунок 3.17. В этот справочник необходимо внести сведения обо всех должностях предприятия.

Рисунок 3.17. Справочник «Должности»

Теперь переходим к формированию списка пользователей.

Формирование списка пользователей программы¶

Формирование списка пользователей программы, строго говоря, не является обязательным. Однако если с программой работает более одного человека, то целесообразно справочник Пользователи заполнить. Это даст вам следующие возможности:

• во-первых, вы всегда будете знать, кто что делал в программе;
• во-вторых, каждому пользователю можно дать персональные настройки, которые повысят удобство его работы и увеличат скорость ввода данных.

Для доступа к справочнику Пользователи зайдите в раздел Администрирование, затем на панели навигации выберите Пользователи.

При вводе данных о новом пользователе (см. рисунок 3.18) вам необходимо сделать следующее:

1. дать пользователю имя (реквизит Полное имя);

2. установить флажок Доступ к информационной базе разрешен;
3. определить основные свойства пользователя (имя для входа, способы аутентификации);
4. установить настройки пользователя (значения для автоподстановки в документы, которые будет вводить пользователь);
5. определить права доступа (возможность работать с теми или иными разделами программы);
6. заполнить список Сотрудники пользователя.

Рисунок 3.18. Карточка пользователя

Флажок Недействителен следует устанавливать в том случае, когда пользователь больше не работает с программой, но при этом его нельзя удалить из справочника Пользователи из-за того, что по нему есть введенные данные.

Аутентификация (проверка пользователя) возможна одним из двух способов: Аутентификация 1С:Предприятия и Аутентификация операционной системы. В первом случае при входе в программу пользователю нужно будет выбрать (либо ввести) свое имя Имя (для входа) и пароль, во втором случае – программа сама определит пользователя, ориентируясь на то, под каким именем пользователь вошел в операционную систему компьютера. Обратите внимание на флажок Показывать в списке выбора. Если флажок снят, то пользователь не сможет найти свое имя в списке пользователей при входе в программу, ему надо будет ввести имя вручную с клавиатуры. Этой возможностью вы можете пользоваться, например, если не хотите показывать присутствие тех или иных пользователей другим сотрудникам, работающим в программе.

Настройки пользователя позволяют сделать работу пользователя более комфортной и сокращать время, затрачиваемое на ввод данных. Например, если для пользователя определено значение Основной вид цен продажи, то при вводе этим пользователем нового заказа покупателя, в заказе уже будет заполнен реквизит Вид   цен.

Права доступа (рисунок 3.19) позволяют определить, с какими именно разделами программы может работать пользователь. В программе есть четыре профиля пользователя:

• Администратор – позволяет работать со всеми разделами и всеми данными программы без каких-либо ограничений;
• Базовые права – дает возможность использовать разделы Продажи, Закупки, Производство, Сервис;
• Деньги – дает доступ к разделу Деньги;
• Зарплата – позволяет работать с данными раздела Зарплата.

Рисунок 3.19. Права доступа

Нужные для пользователя профили отметьте флажками. При этом если вы уже отметили для пользователя профиль Администратор, то остальные три отмечать нет необходимости.

Запрещенные для пользователя разделы будут исключены из его интерфейса.

Подчеркнем, что программа «1С:Управление небольшой фирмой 8» изначально содержит только эти четыре профиля. Если же вам нужны более сложные схемы разграничения доступа к данным, их можно реализовать, используя  Конфигуратор.

Список Сотрудники пользователя необходим для того, чтобы поставить в соответствие этому пользователю один или несколько элементов справочника Сотрудники. Без такого сопоставления некоторые возможности программы работать не будут (например, Моя повестка дня в календаре Мой календарь не будет содержать данных).

К одному пользователю может относиться несколько сотрудников. Такой пример показан на рисунке 3.20. Возможна и обратная ситуация – для одного и того же сотрудника может быть создано несколько пользователей, например – если он совмещает несколько должностей. Хотя на практике чаще всего один пользователь соответствует одному сотруднику.

Рисунок 3.20. Сотрудники пользователя

Ввод данных о структуре фирмы – организациях, подразделениях, видах бизнеса, ресурсах. Настройки «Предприяти延

Под формированием структуры предприятия будем понимать следующее:

• ввод перечня юридических лиц предприятия и сведений о каждом из них (адреса, телефоны, банковские реквизиты, ответственные лица, список касс и пр.);
• определение списка видов бизнеса (направлений деятельности) предприятия;
• создание организационно-штатной структуры.

Для формирования структуры предприятия необходимо зайти в раздел Администрирование, выбрать на панели действий действие Настройки в группе Настройка параметров, далее обратиться разделу настроек Предприятие. Настройки Предприятие представлены на рисунке 3.21.

Рисунок 3.21. Настройки «Предприятие»

Наши организации их реквизиты -

Минимально необходимые для начала работы данные о фирме мы уже ввели ранее с помощью Стартового помощника. Теперь можно ввести более подробную информацию.

Если компания работает через несколько юридических (или физических) лиц, то все они должны быть введены  в список организаций (выбираем ссылку Просмотр и редактирование списка организаций). При этом головная организаций должна быть указана как Организация-компания, а также установлен флажок Вести учет по компании. Наличие установленного флажка позволит вам в дальнейшем получать данные для анализа (монитор руководителя, показатели деятельности) по фирме в целом, а не по каждому лицу в отдельности.

Кроме того, этот флажок влияет, например, на то, как программа рассматривает складские запасы – как собственность компании в целом или как собственность конкретной организации.

Форма карточки организации зависит от того, является ли организация юридическим лицом, или физическим. На рисунке 3.22. приведена карточка организации – юридического лица. В случае если речь идет о физическом лице, в карточке дополнительно появится реквизит Физическое лицо, которое необходимо будет заполнить путем выбора из справочника Физические лица.

Рисунок 3.22. Карточка организации – юридического лица

Непосредственно в карточке указываются общие реквизиты, адреса и телефоны, а также значения по умолчанию – банковский счет, касса и ставка НДС. Для ввода полного списка банковских счетов организации необходимо воспользоваться ссылкой Банковские счета, расположенной в левой части карточки (см. рисунок 3.22).

Сведения об ответственных лицах организации (руководитель, главбух, кассир, кладовщик), необходимые программе для подстановки в первичные документы, вводятся с помощью ссылки Ответственные лица. Если Вы пользовались Стартовым помощником, то эти сведения уже должны быть введены. Если в дальнейшем потребуется их изменить, то лучше сделать это именно из карточки организации, а не из Стартового помощника.

Нажав на ссылку Применения ЕНВД, можно указать, что при продаже в розницу применяется единый налог на вмененный доход.

По ссылке Система налогообложения вводятся данные о том, по какой системе налогообложения – общей или упрощенной – работает организация.

С помощью ссылки Присоединенные файлы можно «прикрепить» к карточке организации какие-либо данные в электронном виде, например, отсканированные копии учредительных документов.

Список структурных единиц компании. Подразделения -

Каждая из структурных единиц компании относится в программе к одному из четырех типов – подразделение, склад,  розница,  розница   (суммовой учет).

Тип подразделения влияет на дальнейшую работу в программе, в частности:

• при поступлении товарно-материальных ценностей от поставщика программа предложит указать одно из подразделений,  имеющих тип Склад, Розница  или Розница  (суммовой  учет);
• отгрузку продукции или товаров покупателю программа предложить сделать из подразделения типа Склад;
• только в подразделении типа Склад можно вести складской учет по ордерной схеме;
• выпускать продукцию можно только в подразделении типа Подразделение или типа Склад.

Есть также ряд аналогичных нюансов, связанных с перемещением, списанием, инвентаризацией товарно- материальных ценностей.

Обратим внимание на то, что из формы настроек Предприятие, вы сможете ввести только те структурные

единицы, которые являются подразделениями. Для этого надо воспользоваться ссылкой Просмотр и редактирование списка подразделений  (см. рисунок 3.23). Данные о складских структурных единицах и розничных точках вводятся в других разделах настроек. Эти разделы будут рассмотрены ниже в параграфе

«Выполнение начальных настроек параметров учета».

Рисунок 3.23. Просмотр и редактирование списка подразделений

Виды деятельности -

Далее переходим к списку направлений деятельности организации. См. рисунок 3.24.

Рисунок 3.24. Просмотр и редактирование списка направлений деятельности

В разрезе направлений деятельности, перечисленных в этом списке, можно будет получать в программе данные о финансовых результатах деятельности фирмы, а также – осуществлять финансовое планирование.

Если же предприятие не ведет расчет и планирование финансовых результатов по видам деятельности, то необходимо отключить флажок Вести  учет  по  нескольким  направлениям  деятельности  (двум  и  более).

Обратим внимание на то, что для каждого направления деятельности необходимо указать счета из плана счетов управленческого учета (ссылка Редактировать счета учета). Как правило, здесь можно согласиться с теми счетами, которые предложила программа. С полным планом счетов можно ознакомиться в разделе  Предприятие, выбрав План счетов управленческого учета на панели навигации.

Ресурсы предприятия -

Под ресурсами предприятия в программе понимаются любые производственные ресурсы (оборудование, инвентарь, механизмы, бригады рабочих, отдельные работники и так далее), загрузку которых целесообразно планировать.

Установка флажка Планировать загрузку ресурсов предприятия (рисунок 3.25) в настройках Предприятие

позволяет задействовать возможности программы по планированию ресурсов.

Рисунок 3.25. Включение опции планирования ресурсов предприятия

Каждый ресурс может быть связан с сотрудником или с бригадой сотрудников, а может быть не связан ни с чем. Список ресурсов открывается по ссылке Редактирование  списка  ресурсов  предприятия  (см. рисунок 3.25).

Для каждого ресурса, помимо его наименования, задается Мощность (значение доступности ресурса на интервале времени), по умолчанию мощность равна 1. Мощность определяет, сколько заданий может выполнять ресурс в один момент времени.

Для каждого ресурса также можно задать свой график работы, состоящий из рабочего и нерабочего времени (рисунок 3.26).

Рисунок 3.26. Ресурс предприятия

Справочник Ресурсы предприятия вы также можете открыть с панели навигации раздела Сервис или с панели навигации раздела Производство.

Другие настройки «Предприятие»

При установленном флажке Использовать кассовый метод учета доходов и расходов (см. рисунок 3.21), в дополнение к традиционному методу учета доходов и расходов (по отгрузке, независимо от оплаты), вы сможете получать также и данные о доходах и расходах «по оплате». Однако они будут не такими подробными, как «по отгрузке», и, по сути, будут выражены только одним отчетом Доходы и расходы (по оплате).

Включенная опция Использовать бюджетирование (см. рисунок 3.21) позволяет регистрировать в программе финансовые планы и сопоставлять с ними фактические данные.

Флажок  Использовать   учет   имущества   –   основных   средств   и нематериальных   активов   (см.  рисунок 3.21) позволяет вам решить, будете ли вы вести управленческий учет имущества фирмы в программе «1С:УНФ 8». Ведя такой учет, вы имеете возможность всегда иметь под рукой данные о том, сколько в действительности стоит имущество фирмы.

Выполнение начальных настроек параметров учета. Настройки¶

«Продажи», «Производство», «Сервис», «Закупки», «Деньги»,

«Зарплата»

После ввода сведений о предприятии, необходимо выполнить настройку всех других параметров, в частности – параметров учета и планирования продаж, закупок, производства и т.д. Это делается также с помощью формы Настройки (напомним, что доступ к ней находится на панели действий раздела Администрирование, а также на панели навигации раздела Предприятие).

Настройка «Продажи» -

С помощью этого раздела настроек устанавливаются параметры планирования и учета продаж.

Рисунок 3.27. Настройки «Продажи»

В случае если организация осуществляет продажи в розницу, следует включить флажок Вести учет розничных продаж, после чего:

• ввести перечень ККМ организации, воспользовавшись ссылкой Редактирование списка касс ККМ;
• ввести перечень эквайринговых терминалов с помощью ссылки Редактирование списка эквайринговых терминалов;
• установить нужные вам опции работы с чеками ККМ (Архивировать чеки ККМ при закрытии кассовой смены, Удалять непробитые чеки ККМ при закрытии кассовой смены, Контролировать остатки при пробитии чеков ККМ).

Теперь перейдем к опции Использовать несколько состояний заказов покупателей (три и более) и рассмотрим, что означает понятие «состояние заказа».

Состояние заказа – это то, что позволяет отражать прохождение заказа по стадиям исполнения. Состояние заказа может принимать одно из тех значений, которые определены пользователем программы в справочнике Состояния   заказов   покупателей.  Справочник  открывается  по  ссылке  Редактирование   списка   состояний заказов покупателей (см. рисунок 3.27). Список состояний можно формировать в программе по своему усмотрению, в частности – изменять существующие и добавлять новые записи, отражающие этапы цепочки выполнения заказа, принятые в конкретной компании.

Обычно состояние заказа покупателя меняется по ходу его выполнения – сначала это просто заявка, оформленная отделом продаж, затем после некоторой предварительной обработки заказ уходит на исполнение, а после выполнения он считается закрытым. Еще раз подчеркнем, что цепочка состояний заказа всегда индивидуальна для конкретной компании, и потому гибко настраивается в программе. При этом важно следующее. Для каждого элемента списка Состояния заказов покупателей необходимо указывать Статус заказа (Открыт, В работе, Выполнен). См. рисунок 3.28. Именно статус и определяет то, какие действия будут происходить в программе при проведении документа Заказ покупателя. В частности, заказ покупателя, находящийся в состоянии со статусом Открыт – не более чем просто запись в списке заказов. Никаких движений в программе по нему не происходит. Такая возможность программы может пригодиться, например, в тех случаях, когда заказы покупателей оформляются еще до подтверждения покупателем своего намерения о приобретении наших товаров (продукции, работ, услуг). В дальнейшем, если покупатель не передумает, заказ можно будет перевести в состояние со статусом В работе.

Рисунок 3.28.Состояния заказов покупателей, статус заказа

В отличие от наименования состояния заказа, которое вы можете ввести по своему усмотрению, статус может принимать только одно из трех предложенных программой значений: Открыт, В работе или Выполнен.

Двигаемся дальше по настройке «Продажи» (рисунок 3.27).

Теперь необходимо указать, занимается ли фирма комиссионной торговлей. Если мы можем передавать товары на реализацию комитентам, надо установить флажок Использовать передачу товаров  на комиссию, если сами берем чужой товар для продажи – флажок Использовать прием товаров на комиссию.

Установка флага Использовать скидки и наценки в документах продаж даст вам возможность отражать скидку (наценку) в документах продажи покупателю (заказах, накладных, счетах на оплату) отдельной суммой, указав процент скидки (наценки) от выбранной цены.

Параметр Срок поступления оплаты от покупателя (по умолчанию) будет использоваться программой при расчете даты ожидаемого от покупателя платежа. Этот дата будет предложена программой, но при необходимости вы сможете ее изменить непосредственно в документе планирования платежа. Срок указывается в календарных днях.

Хранить информацию о проектах и объединять заказы покупателей в проекты. Проект – временное предприятие для создания уникального продукта[2]. На практике, проект – достаточно широкое понятие.

Проектом может быть строительство дома, внедрение новой системы оплаты труда на фирме или монтаж оборудования для заказчика по индивидуально разработанной для него схеме. Проекты могут быть внутренние  и внешние. Внешние выполняются для заказчиков (покупателей). Программа «1С:УНФ 8» позволяет относить каждый заказ покупателя к тому или иному проекту. Для этого надо установить флажок Хранить информацию о проектах и объединять заказы покупателей в проекты, после чего вы получите возможность в заказе покупателя указывать проект. Доступ к самому справочнику Проекты осуществляется на панели навигации раздела Продажи.

Настройка «Закупки» -

На рисунке 3.29 показаны настройки «Закупки». Здесь указываются параметры ведения складского учета и расчетов с поставщиками.

Рисунок 3.29. Настройка «Закупки»

Мы уже говорили о том, что все структурные единицы фирмы с точки зрения программы условно делятся на подразделения и склады. Список подразделений мы уже ввели ранее в форме настроек «Предприятие», теперь же необходимо заполнить список складов (включая розничные).

Для ввода складских структурных единиц воспользуемся ссылкой Просмотр и редактирование списка складов (см. рисунок 3.29). Собственно складские подразделения отмечаем как Склад, розничные точки – как Розница   или  Розница   (суммовой   учет)[3].

Рисунок 3.30. Карточка склада

Если движение ценностей на складе оформляется приходными и расходными ордерами, то необходимо установить для него флажок Ордерный (см. рисунок 3.30). Однако, доступность этого флажка появляется только после того, как ниже в настройках включена опция Использовать ордерный склад (разделение складских  и  финансовых  операций  по  учету  запасов)  (см. рисунок 3.29).

Если учет ценностей на складе ведется разрезе полок, стеллажей и т. п. мест хранения, то для этого склада необходимо заполнить список Ячейки склада. Доступ к списку ячеек осуществляется непосредственно из карточки склада (см. рисунок 3.30).

В карточке склада можно также указать материально-ответственное лицо (МОЛ), при этом МОЛ выбирается из справочника Физические  лица,  а не из справочника Сотрудники.

Если на фирме всего один склад, необходимо снять флажок Вести учет по нескольким складам (двум и более). В дальнейшем его можно будет включить в любой момент работы с программой.

Вести учет номенклатуры в различных единицах измерения. Если флажок установлен, то программа позволит вести несколько единиц измерения для одной и той же номенклатурной позиции. Например, один и тот же товар может учитываться в штуках, блоках и коробках. Если же флажок не установлен, то у каждой номенклатурной позиции может быть только одна единица измерения.

Вести учет запасов в разрезе характеристик. При установленном флажке появляется возможность вести информацию о дополнительных характеристиках товаров, продукции. Обычно дополнительными характеристиками являются цвет, размер, мощность и т. п. признаки.

Вести учет запасов в разрезе партий. Партионный учет предполагает, что каждая партия одного и того же запаса может учитываться на складе отдельно. Под партией может пониматься товар определенной серии, с определенным сроком годности, относящийся к определенному сертификату годности и т. п. Если же в организации бывают операции приема запасов на комиссию, на ответственное хранение или операции по переработке давальческого сырья, то признак учета в разрезе партий должен быть установлен обязательно (чтобы отделять «свои» складские запасы от «чужих»). А для конкретных наименований запасов, принятых на комиссию, ответственное хранение или в переработку, обязательно ведение партионного учета. Интересно, что если в настройке «Продажи» вы ранее включили опцию Использовать прием товаров на комиссию, то флаг Вести учет запасов в разрезе партий в настройке «Закупки» будет уже установлен программой без вашего участия.

Использовать   ордерный   склад   (разделение   складских   и финансовых   операций   по   учету   запасов). Ордерная схема учета предполагает следующее: поступление на склад (отпуск со склада) оформляется приходным (расходным) складским ордером, а приходная (расходная) накладная являются финансовым документом, отражающим изменение состояния взаиморасчетов с поставщиком (покупателем). Ордерная схема позволяет отражать, например, следующие распространенные ситуации:

• При поставках: запас физически поступает на склад раньше, чем документы на него от поставщика (например, документы идут почтой) – в этом случае поступление на склад оформляется ордером, а приходная накладная учитывается позже;
• При продажах: расходная накладная выписывается в офисе, затем покупатель отправляется с ней на склад, где с помощью ордера оформляется фактическая отгрузка товара со склада.

Учет запасов на складе в разрезе ячеек (проходов, стеллажей, полок и т. д.  Установленный флажок дает возможность вести учет складских запасов разрезе полок, стеллажей и т. п. мест хранения. Как мы уже говорили, список ячеек задается отдельно для каждого склада непосредственно из карточки склада (рисунок 3.30).

В программе присутствуют операции резервирования. Резервировать товары можно как на складах, так и в ожидаемых поступлениях. Если в вашей фирме операции резервирования не используются, снимите флажок Использовать резервирование   запасов   на   складах   и   в   ожидаемых поступлениях   по   заказам поставщикам   и   заказам   на комплектацию,   производство.

Далее в форме настроек «Закупки» (см. рисунок 3.29) вы увидите опцию Использовать несколько состояний заказов поставщикам (три и более). По аналогии с состояниями заказов покупателей (а они были рассмотрены ранее в настройках «Продажи»), список состояний заказов поставщикам вы формируете сами в соответствии со спецификой бизнес-процессов вашей компании. И точно также, на порядок проведения заказа в программе влияет именно статус, а не наименование состояния.

Рисунок 3.31. Состояния заказов поставщикам

Возвращаясь к вопросу складских операций, отметим, что программа позволяет вести учет операций ответственного хранения. Если у вас есть такие операции, включите опции Использовать прием запасов на ответственной    хранение    и/или   Использовать    передачу    запасов    на    ответственной    хранение.

Флаг Использовать  передачу  сырья  и  материалов  в  переработку  должен  быть  установлен,  если производство из вашего сырья (материалов) осуществляет сторонний контрагент (переработчик) и затем передает готовую продукцию (результат переработки) обратно вам. Если у вас противоположная ситуация – вы

принимаете чужое сырье и материалы в переработку, то необходимо включить опцию Использовать переработку давальческого сырья, которая находится не в настройках «Закупки», а настройках

«Производство».

Срок оплаты поставщику (по умолчанию), по аналогии со сроком оплаты от покупателя в настройках

«Продажи», определяет, какую дату вам автоматически предложит программа в качестве предполагаемой даты платежа. И точно так же, как и в случае с покупателями, рассчитанная программой дата может быть откорректирована вами непосредственно в документе.

Настройка «Производство»

На рисунке 3.32. приведена форма настройки «Производство».

Рисунок 3.32. Настройка «Производство»

Первое, что вы здесь видите, это – состояния заказов на производство. Заказ на производство в программе – это задание производственному подразделению выпустить продукцию (конкретных наименований, в конкретном количестве, к конкретному сроку). По аналогии с заказами покупателей и заказами поставщикам, заказы на производство тоже могут иметь несколько состояний, отражающих специфику производственного процесса. Если в вашей компании это так, установите флажок Использовать несколько состояний заказов на   производство (три и более) и введите список состояний, перейдя по ссылке Редактирование списка состояний   заказов   на производство.

Использовать   технологические   операции   в   спецификациях изготовления   изделий,   сдельных нарядах. При отключенном флажке нижеперечисленные возможности программы становятся недоступными:

• начисление зарплаты сотрудникам по сдельным нарядам;
• указание технологических операций в спецификациях продукции (при этом состав продукции по-прежнему может быть указан);
• ввод в справочник Номенклатура номенклатурных позиций типа Операция.

Флаг Использовать переработку давальческого сырья необходимо установить, если вы принимаете чужое сырье и материалы в переработку, а затем отдаете результат переработки обратно контрагенту.

Настройка «Сервис»

Форма настройки «Сервис» (рисунок 3.33) имеет одну-единственную опцию – Использовать несколько состояний   заказ-нарядов   (три   и   более).

Рисунок 3.33. Настройка «Сервис»

Понятие «состояние заказ-наряда» здесь полностью аналогично состояниям заказов покупателей, поставщикам, на производство.

Настройка «Деньги»

Настройка параметров «Деньги» показана на рисунке 3.34.

Флаг Вести учет операций в валюте необходимо установить, если в вашей фирме есть операции в разных валютах. Ниже нужно указать национальную валюту (для России – рубли) и валюту ведения учета, выбрав их из заполненного нами ранее справочника Валюты. При необходимости справочник валют можно открыть здесь же, воспользовавшись ссылкой Редактирование списка валют.

Валюте ведения учета – это та валюта, в которой вы хотите получать управленческую отчетность. К выбору валюты ведения учета надо подойти ответственно, поскольку ее изменение после начала работы в программе (после ввода в программу операций) будет невозможно.

Рисунок 3.34. Настройка «Деньги»

Флаг Использовать платежный календарь должен быть установлен, если вы хотите получить возможность оперативного планирования платежей в программе.

Теперь несколько слов об опции Зачитывать авансы и долги автоматически. В случае если опция включена (выбрано Да), то:

• при проведении накладной (или иного документа, образующего долг) программа проверяет наличие аванса по данному контрагенту (договору, заказу), и если он есть, производит зачет аванса в счет этой накладной;
• при проведении документа платежа, программа ищет неоплаченные накладные по данному контрагенту (договору, заказу) и пытается закрыть их платежом, а остаток денег (если он получится) ставит на аванс.

Если выбрано Нет, то программа ничего такого не делает. В связи с чем авансы впоследствии надо будет зачитывать вручную.

Если выбрано Спрашивать, то в каждом документе программа попросить пользователя выбрать, надо ли проводить зачет аванса (долга) в данном конкретном документе.

Последним пунктом в настройках учета Деньги вводятся данные о кассах организации (ссылка      Редактирование списка касс организаций). Можно ввести несколько касс в список, по местам фактического хранения наличных денежных средств – например, касса бухгалтерии, касса директора, касса отдела снабжения и т.д. Можно организовать список касс по иному принципу, например – по виду валют (если организация ведет операции в иностранной валюте).

Настройка «Зарплата»

Настройка параметров «Зарплата» показана на рисунке 3.35.

Рисунок 3.35. Настройка «Зарплата»

Как видно из рисунка 3.35, здесь представлены параметры настройки ведения кадрового учета, управления персоналом и расчета заработной платы.

Установите опцию Использовать  совместительство  нескольких  должностей  одним  физ.лицом, если у вас есть (или могут быть) сотрудники, работающие на нескольких должностных позициях одновременно.

Подчеркнем, что речь здесь идет об управленческом учете, а не о кадровом учете, регламентированном законодательством. Ниже по ссылке Редактирование списка должностей вы попадете в справочник Должности, который мы уже заполнили немного раньше.

Флаг Вести штатное расписание определяет, будет ли для вас доступна возможность вести в программе штатное расписание, а именно – указывать какие должности и в каком количестве есть в каждом подразделении. Кроме того, при проведении документа приема нового сотрудника на работу (или иных кадровых изменениях) программа будет проверять соответствие штатному расписанию и в случае несоответствия – информировать вас об этом.

Установленный флаг Вести учет налога на доходы дает возможность вводить суммы рассчитанного НДФЛ в программу. Подчеркнем, что речь здесь идет именно о вводе сумм, рассчитанных вне программы «1С:УНФ

8» (например, в «1С:Бухгалтерии» или в программе «1С:Зарплата и управление персоналом»). Установив флаг Вести учет налога на доходы, вы сможете рассчитанный в регламентированном учете НДФЛ поставить сотрудникам в качестве удержания в управленческом расчете зарплаты.

Ссылка Редактирование списка видов рабочего времени открывает доступ в справочник Виды рабочего времени. Виды рабочего времени используются при заполнении табеля.

Редактирование  списка  видов  документов  физических  лиц. С помощью  этой ссылки вы  также получаете доступ в соответствующий справочник. Справочник Виды документов физических лиц используется при заполнении паспортных данных физ.лиц.

Программа позволяет учитывать выданные сотрудникам задачи и поручения и контролировать их исполнение. Для этого в программе должны быть определены стадии исполнения, или, иначе говоря – состояния заданий.

По ссылке Редактирование списка состояний событий и заданий вы попадете в справочник Состояния событий и заданий (см. рисунок 3.36). Изначально в программе присутствуют три состояния – см. рисунок

36. Как видно на рисунке, все эти три записи – предопределенные элементы справочника, их нельзя удалить, но можно изменить формулировку, если это нужно. Кроме того, можно добавить новые записи, отразив специфику работы именно вашей компании.

Рисунок 3.36. Справочник «Состояние событий и заданий» можно открыть из формы настроек «Зарплата»

План счетов управленческого учета¶

В программе «1С:Управление небольшой фирмой 8» присутствует план счетов управленческого учета. Доступ к нему осуществляется в разделе Предприятие с помощью ссылки План счетов управленческого учета на панели навигации. План счетов автоматически заполняется в программе при ее первом запуске. При этом состав счетов определяется по аналогии с планом счетов российского бухгалтерского учета. Перед началом ввода в программу данных о хозяйственных операциях, необходимо ознакомиться с имеющимся планом счетов, и, возможно – внести изменения. Вот примеры того, когда может потребоваться внесение изменений:

• если вы занимаетесь производственной деятельностью, проверьте имеющиеся в программе субсчета на счете 20 «Незавершенное производство», они должны соответствовать вашим статьям затрат, в разрезе которых вы считаете себестоимость продукции; при необходимости внесите изменения в существующие названия субсчетов и добавьте новые;
• если вы учитываете коммерческие и управленческие расходы не общей суммой, а постатейно (а так оно обычно и бывает), проверьте субсчета второго уровня на счетах 90.07 «Коммерческие расходы» и 90.08

«Управленческие расходы» – они должны соответствовать вашим статьям расходов; при необходимости – внесите изменения;

• если на вашем предприятии используется метод расчета себестоимости продукции

«полный» (общехозяйственные расходы включаются в себестоимость), то добавьте в план счетов счет для учета общехозяйственных расходов (например, счет 26 «Общехозяйственные расходы») с типом счета «Косвенные затраты».

Записи по счетам плана счетов (проводки) делаются программой автоматически при проведении документов, регистрирующих хозяйственные операции. Для этого используется Регистр бухгалтерии Управленческий. См. рисунки 3.37 и 3.38.

Рисунок 3.37. Проводки, сделанные документом, можно посмотреть, перейдя по ссылке «Отчет по движениям»

Рисунок 3.38. Записи по регистру бухгалтерии

«Управленческий»

Проводки (записи по счетам плана счетов управленческого учета) можно формировать в программе не только документами, но и вручную – с помощью специального документа Операция. Документ находится в разделе Предприятие. Документ Операция  используется для отражения в управленческом учете таких хозяйственных операций, которые не автоматизированы документами. Это – операции по счетам:

• «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» (счет «66»);
• «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам (счет «67»);
• «Уставный капитал» (счет «80»);
• «Резервный и добавочный капитал» (счет «82»);
• «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» (счет «84»);
• «Недостачи от потери и порчи ценностей» (счет «94»);
• «Расходы будущих периодов» (счет «97»);
• «Прибыли и убытки» (счет «99»).

Перечень счетов, по которым в УНФ данные вводятся документом Операция, указан в документации к программе. Хозяйственные операции по этим счетам обычно носят разовый характер и/или не связаны с основной деятельностью. Поэтому подобных операций достаточно мало, и ввод данных по ним не представляет собой трудоемкую задачу. По всем остальным операциям не нужно вводить проводки вручную, т. к. это может привести к некорректным данным в финансовой отчетности.

По данным на счетах плана счетов управленческого учета можно формировать отчеты об остатках и оборотах на счетах, по аналогии с бухгалтерскими отчетами. Для этого используется Оборотно-сальдовая ведомость, расположенная в разделе Анализ.

На основе записей по счетам плана счетов в программе также происходит формирование управленческого баланса.

Ввод начальных остатков по данным управленческого учета с помощью Стартового помощника: банк, касса, взаиморасчеты с контрагентами, остатки на складах¶

Перед тем, как вводить в программу операции, необходимо ввести начальные остатки по данным управленческого учета. Остатки вводятся с помощью специального документа Ввод начальных остатков, доступ к которому осуществляется с панели навигации раздела Предприятия. Однако, остатки по банку, кассе, взаиморасчетам и остаткам на складах можно ввести также и с помощью Стартового помощника,  расположенного на Рабочем столе программы (рисунок 3.1).

Стартовый помощник помогает ввести начальные остатки достаточно быстро и просто. Кроме того, он содержит возможности загрузки данных из электронных таблиц.

Итак, выберем в Стартовом помощника пункт «Заполните начальные остатки» и нажмем кнопку Начать.

На первом шаге программа предложит указать дату ввода начальных остатков. Здесь вы можете указать любую дату, предшествующую дате начала ввода в программу операций. Например, если мы начинаем регистрировать  в программе операции с 1 августа 2012 года, то дата ввода остатков может быть 31 июля 3012 или любая другая дата ранее 01.08.2012.

Рисунок 3.39. Помощник ввода остатков. Шаг 1

На втором шаге вводим остатки денежных средств (см. рисунок 3.40). В графе Сумма указывается остаток в валюте счета (кассы), в графе Сумма в валюте учета – остаток в валюте управленческого учета. Напомним, что валюта управленческого учета была определена нами ранее в настройках «Деньги» (см. Валюта ведения учета  на рисунке 3.34).

Рисунок 3.40. Помощник ввода остатков. Шаг 2

Шаг 3 помощника предназначен для ввода остатков товаров. Хотя, если быть точнее, речь здесь идет о любых складских запасах, а не только о товарах. На складе могут лежать остатки нереализованной покупателям готовой продукции, неизрасходованные материалы, комплектующие, полуфабрикаты и другие материальные ценности.

При большом количестве наименований товаров гораздо удобнее не заполнять форму вручную, а загрузить остатки из электронных таблиц (конечно, если у вас есть такие данные, или они могут быть получены из той программы, с которой вы переходите на «1С:УНФ 8»). См. рисунок 3.41.

Рисунок 3.41. Начальные остатки на складах могут быть загружены из электронных таблиц

На рисунке 3.42. показан пример электронной таблицы для загрузки данных. В графе А – наименование, в графе В – количество, в графе С – учетная цена на складе.

Рисунок 3.42. Пример электронной таблицы

Итак, нажимаем кнопку Добавить из электронной таблицы (см. рисунок 3.41) и следуем указаниям программы.

Рисунок 3.43. Загрузка из электронной таблицы

После того, как программа прочитает файл таблицы, вы увидите форму, показанную на рисунке 3.44. Здесь вам нужно будет указать склад, к которому относятся загружаемые остатки и дату остатков. Далее заполните графу Номер колонки для всех показанных реквизитов.

Рисунок 3.44. Загрузка из электронной таблицы (продолжение)

Далее программа предложить вам отметить нужные для загрузки позиции, после чего произведет загрузку остатков по выбранным вами позициям.

Следующие два шага работы со Стартовым помощником – ввод остатков расчетов с поставщиками и остатков расчетов с покупателями. На рисунке 3.45 показан пример – ввод остатка аванса поставщику.

Рисунок 3.45. Помощник ввод остатков. Шаг 4

По аналогии с товарами, вы можете загрузить список контрагентов (именно список, но не суммы долгов) из электронной таблицы. Для этого также воспользуйтесь кнопкой Добавить из электронной таблицы.

После завершения работы со Стартовым помощником вы увидите созданные программой документы ввода начальных остатков в журнале Ввод начальных остатков в разделе Предприятие (см. рисунок 3.46).

Рисунок 3.46. Документы Ввод начальных остатков

Позже, сформировав справочник Номенклатура, и введя остатки заказов, мы вновь вернемся к созданным программой документам Ввод начальных остатков и, возможно, дополним их более подробными данными.

Формирование списка номенклатуры¶

Один из основных справочников программы – Справочник Номенклатура. Все, что мы реализуем нашим покупателям (товары, продукцию, услуги, работы), находится в справочнике Номенклатура. Все, что мы получаем от поставщиков (товары, услуги, работы) тоже находится в справочнике Номенклатура. Сырье, материалы, комплектующие, используемые в процессе производства продукции, находится в справочнике Номенклатура. И даже перечень технологических операций производства находится в справочнике Номенклатура.

Вводить данные в справочник Номенклатура можно в любой момент работы с программой. Тем не менее, имеет смысл заранее продумать структуру справочника Номенклатура и ввести перечень номенклатурных позиций до начала ввода остатков и хозяйственных операций, а в дальнейшем, при появлении новых номенклатурных позиций – лишь пополнять справочник новыми записями.

Справочник Номенклатура доступен на панели навигации в разделах Продажи, Закупки, Сервис, Производство, а также присутствует в составе нормативно-справочной информации (ссылка Справочники на панели навигации) в разделе Предприятие.

Список номенклатуры может быть любым по размеру и по уровню вложенности. Обычно, он содержит достаточно много записей.

Открыв справочник Номенклатура первый раз, вы увидите, что в нем уже есть записи – это те номенклатурные позиции, которые появились в результате ввода остатков товаров через Стартовый помощник. Все эти товары располагаются непосредственно на верхнем уровне справочника. В дальнейшем, после создания в справочнике групп, можно разнести эти товары по группам.

Номенклатурные группы и характеристики

Для систематизации данных о номенклатуре в справочнике Номенклатура, существует понятие

«Номенклатурные группы». Номенклатурные группы – это отдельный справочник, доступный на панели в составе нормативно-справочной информации в разделе Предприятие. (Рисунок 3.47). Справочник Номенклатурные группы лучше заполнить до начала ввода данных в справочник Номенклатура.

Рисунок 3.47. Справочник «Номенклатурные группы»

Каждая номенклатурная позиция в справочнике Номенклатура может быть отнесена к той или иной номенклатурной группе (рисунок 3.48).

Рисунок 3.48. Номенклатурная группа в справочнике «Номенклатура»

Для чего еще нужны номенклатурные группы? Номенклатурная группа в программе – это перечень номенклатурных позиций, схожих по своим дополнительным характеристикам. Например, компания реализует покупателям товары народного потребления – одежду, обувь, бытовую химию. Каждая модель одежды или обуви характеризуется размером и цветом, а у бытовой химии таких характеристик нет. Зато могут быть другие характеристики – например, тип упаковки (пластмасса, стекло) и емкость упаковки (в ml).

У каждой компании характеристики номенклатуры свои, в зависимости от того, какую продукцию она предлагает покупателям. Именно поэтому в программе перечень дополнительных характеристик номенклатурных позиций может быть настроен самим пользователем системы исходя из потребностей конкретного предприятия.

Но для того, чтобы включить эту возможность, необходимо, чтобы флаг Вести учет запасов в разрезе характеристик (Настройки / Закупки) был установлен (см. параграф «Выполнение начальных настроек параметров учета. Настройки «Продажи», «Производство», «Сервис», «Закупки», «Деньги», «Зарплата»).

.

Теперь рассмотрим, как же определяются сами дополнительные характеристики.

Во-первых, в разделе Администрирование необходимо выбрать ссылку Наборы дополнительных реквизитов и сведений на панели навигации раздела – откроется список Наборы дополнительных реквизитов и сведений. Обратим внимание на то, что в списке Наборы дополнительных реквизитов и сведений, в группе Свойства справочника «Характеристики номенклатуры» (рисунок 3.49) уже присутствуют номенклатурные группы – те же самые, что введены в справочник Номенклатурные группы (рисунок 3.47).

Рисунок 3.49. Наборы дополнительных реквизитов и сведений для определения характеристик номенклатуры

Далее следует выбрать номенклатурную группу и назначить для нее дополнительный реквизит (или несколько реквизитов), воспользовавшись кнопкой Подбор, как показано на рисунке 3.50. В этом примере мы назначили два реквизита (цвет и диаметр) для номенклатурной группы «Основная группа».

Рисунок 3.50. Назначение набора доп.реквизитов характеристик номенклатурной группы

Теперь можно закрыть форму Наборы дополнительных реквизитов и сведений.

После выполнения этих действий, всем номенклатурным позициям, относящихся к данной номенклатурной группе, можно будет назначить дополнительные характеристики, каждая из которых состоит из набора дополнительных реквизитов, которые мы определили. См. рисунок 3.51.

Рисунок 3.51. Ввод характеристик для номенклатурной позиции

В показанном на рисунке 3.51 примере мы определили характеристику «черный, диаметр 92см» для номенклатурной позиции «Батут», которая относится к номенклатурной группе «Основная группа».

Справочник «Номенклатура» -

Итак, переходим непосредственно к справочнику Номенклатура. При вводе новой номенклатурной позиции в справочник Номенклатура важно не ошибиться с указанием реквизита Тип (см. рисунок 3.52).

Тип номенклатуры необходимо указывать следующим образом:

• Запас – для всех товарно-материальных ценностей и внеоборотных активов;
• Услуга – для услуг, которые наша компания оказывает покупателям;
• Работа – для работ, которые выполняет наша компания для покупателей;
• Вид работ – для группы работ одного вида, имеющих одинаковую расценку, при этом речь здесь идет о работах, которые выполняют сотрудники в процессе исполнения заказов покупателей или внутренних задач компании;
• Расход – для услуг и работ, которые наша компания получает от контрагентов;
• Операция – для технологических операций производства.

Рисунок 3.52. Тип номенклатуры определяется при вводе новой номенклатурной позиции

Выбранный тип номенклатуры – Запас, Услуга, Работа, Вид работ, Расход, Операция – определяет также и внешней вид карточки ввода данных о номенклатуре.

Рисунок 3.53. Форма карточки номенклатуры типа «Запас»

На рисунке 3.53 приведена форма карточки номенклатуры типа Запас. Рассмотрим Основные  параметры  номенклатуры, имеющий тип Запас: Единица измерения – единица учета запаса в программе.

Номенклатурная группа – это понятие мы рассмотрели выше.

Способ списания – способ определения стоимости списания запаса, один из вариантов – Fifo, «по средней».

Ценовая группа – группа прайс-листа, в которой будет располагаться данный запас; в случае, если ценовая группа не указана, запас будет присутствовать в прайс-листе вне групп.

Направление бизнеса – направление деятельности организации, на которое будет отнесен финансовый результат от реализации данного запаса покупателям.

Срок исполнения (дн.) – стандартный срок исполнения заказа покупателя на данный товар/продукцию/работу/услугу; с помощью этого срока программа будет рассчитывать дату отгрузки покупателю заказанного товара (продукции, работы, услуги) и предлагать ее в качестве плановой даты исполнения заказа.

Ставка НДС – ставка по умолчанию, для подстановки в документы.

Для наглядности на вкладке Основные параметры можно разместить изображение запаса. Для этого нужно сделать следующие действия:

1. Загрузить файл изображения в информационную базу (ссылка Присоединенные файлы располагается в левой части карточки номенклатуры – см. рисунки 3.53 и 3.54).
2. Выбрать этот файл непосредственно на вкладке Основные параметры (см. рисунок 3.54).

Рисунок 3.54. Выбор файла с изображением из списка присоединенных файлов

По ссылке Редактировать счета учета вы перейдете к реквизитам Счет учета запасов и Счет учета затрат.

Счет учета затрат – счет управленческого плана счетов, на котором учитываются затраты незавершенного производства по данному запасу; здесь нужно выбрать счет типа «Незавершенное производство» или одного из следующих типов: «Расходы», «Косвенные затраты», «Прочие расходы», «Прочие оборотные активы».

Счет учета запасов – счет управленческого плана счетов, на котором учитывается данный запас на складах; здесь нужно выбрать счет, имеющий тип «Запасы» или «Прочие внеоборотные активы».

Далее переходим ко второй вкладке карточки номенклатуры – Параметры хранения и закупки. Здесь устанавливаются параметры хранения на складе, способ пополнения запаса (закупка, производство, переработка), основной поставщик, срок поставки (срок поставки – для покупных товаров или срок производства – для продукции), параметры производства (если запас является продукцией), а также дополнительные разрезы учета запасов – ведение учета по характеристикам и партиям. См. рисунок 3.55.

Рисунок 3.55. Параметры хранения и закупки номенклатуры

После того, как введены основные данные о номенклатурной позиции, необходимо не забыть о вводе характеристик, если они предполагаются по данному запасу.

Как мы уже говорили, характеристики номенклатуры, выделенные как отдельный список, позволяют оптимизировать внешний вид справочника Номенклатура, что, в свою очередь, обеспечивает более удобную работу с программой. Напомним, как осуществляется ввод характеристик номенклатуры.

Для перехода к характеристикам номенклатуры необходимо нажать на ссылку Характеристики в левой части карточки...

Рисунок 3.56. Ссылка «Характеристики» в карточке номенклатуры

... и ввести перечень возможных характеристик данной номенклатурной позиции (см. рисунок 3.57).

Рисунок 3.57. Ввод характеристик

Отметим, что в примере, показанном на рисунке 3.57., характеристика номенклатуры складывается только из двух реквизитов – цвета и диаметра. На практике же могут встречаться и комбинации из трех и более реквизитов – например, цвета, размера, типа упаковки. Программа УНФ позволят формировать характеристики,

«складывая» их из любого количества свойств. Таким образом, можно организовать структуру справочника Номенклатура в максимально удобном виде, с учетом специфики товарного ассортимента конкретной компании.

Говоря о характеристиках, необходимо подчеркнуть, что полный список характеристик для конкретной номенклатурной позиции формируется из характеристик этой самой номенклатурной позиции и характеристик номенклатурной группы, к которой относится данная позиция. Характеристики номенклатурной группы вводятся в карточке номенклатурной группы аналогичным образом. См. рисунок 3.58.

Рисунок 3.58. Ссылка «Характеристики» в карточке номенклатурной группы

Закончив с характеристиками, перейдем к параметрам управления запасами. Для номенклатуры типа Запас характерно наличие в программе информации о максимальном и минимальном уровне. Доступ к этой информации осуществляется из карточки номенклатуры по ссылке Управление запасами. См. – рисунки 3.59 и 3.60.

Рисунок 3.59. Ссылка «Управление запасами» в карточке запаса

Рисунок 3.60. Установка минимального и максимального уровня запаса

Указанные здесь величины минимального и максимального уровня используются программой следующим образом: при уменьшении величины запаса на складах до минимального значения (или еще ниже), программа предлагает пополнить количество до максимальной величины. Это происходит при расчете потребностей в запасах (Расчет потребностей в запасах находится на панели навигации раздела Закупки), который мы будем рассматривать в главе о закупках.

Партии. Доступ к списку партий запаса осуществляется также с помощью ссылки в левой части карточки запаса. Ведение партионного учета для собственных запасов не является обязательным, его необходимость определяется спецификой компании. А вот для запасов, которые не являются собственностью компании, а приняты от сторонних контрагентов, необходимо вести партионный учет. Для запасов, принятых от комитентов, необходимо ввести к карточке каждого запаса, как минимум, одну партию со статусом «Товары на комиссии»; для запасов, принятых на ответственное хранение – как минимум, одну партию со статусом «Ответственное хранение»; для принятых в переработку материалов – как минимум, одну партию со статусом «Давальческое сырье». Признак ведения партионного учета устанавливается индивидуального для каждой номенклатурной позиции значением соответствующего флага на вкладке Параметры хранения и закупки. Однако в целом такая возможность появляется только в том случае, если в настройках программы установлен флаг Вести учет запасов  в  разрезе  партий  (Настройка  /  Закупки).

Таким образом, мы рассмотрели большинство реквизитов, связанных с номенклатурной позицией типа Запас.

Как мы уже отметили, внешний вид и состав реквизитов карточки номенклатурной позиции зависит от значения реквизита Тип. Для типов номенклатуры Услуга, Работа, Операция, Вид работ, Расход  большинство реквизитов на вкладке Основные параметры – аналогичны реквизитам для типа Запас. За исключением номенклатуры типа Работа. Для нее на вкладке Основные параметры определяется также способ расчета стоимости работы для заказчика (Рисунок 3.61).

Рисунок 3.61. Определение способа расчета стоимости работы

При способе «Норма времени» стоимость работы будет рассчитана в заказ-наряде, исходя из стоимости нормо- часа вида работ. При способе «Фиксированная стоимость» – по цене самой работы. Стоимость указывается в прайс-листе компании.

Кроме того, для номенклатуры типа Работа с помощью ссылки Нормы времени работ (см. рисунок 3.61) можно ввести данные о нормативном времени на выполнение данной работы. Нормативное время вводится в часах. Указанная здесь норма времени используется программой, в частности, для подстановки значения в реквизит Время табличной части документа Заказ-наряд.

На вкладке Параметры хранения и закупки для различных типов номенклатуры предусмотрен разный состав реквизитов. Например, для номенклатуры типа Операция указывается норматив времени на исполнение, для номенклатуры типа Расход (услуги, оказываемые нам) можно указать основного поставщика, а для номенклатуры типа Работа – задать основную спецификацию.

Цены номенклатуры. Формирование прайс-листа -

Сведения о типах и значениях цен номенклатуры также желательно ввести на этапе заполнения начальных данных, т. к. эта информация понадобится уже при вводе в программу первых документов, связанных с покупкой или продажей запасов (заказов, накладных, счетов).

Прежде чем приступить непосредственно к формированию прайс-листа, рассмотрим, где и как в программе хранятся цены номенклатурных позиций.

Доступ к ценам той или иной номенклатурной позиции возможен по ссылке Цены, расположенной в карточке номенклатуры (см. рисунок 3.62). Значения цен могут быть заданы здесь же, либо из формы прайс-листа, что мы рассмотрим далее.

Рисунок 3.62. Ссылка «Цены» в карточке номенклатуры

Для одной и той же номенклатурной позиции может быть определено несколько видов цен (см. рисунок 3.63). В графе Период вы видите дату, с которой действует та или иная цена.

Рисунок 3.63. История изменения цен номенклатуры

Используемый список видов цен доступен для просмотра и изменения из формы прайс-листа в разделе

Продажи (Рисунок 3.64.).

Рисунок 3.64. Справочник «Виды цен номенклатуры»

Для каждого вида цен могут быть заданы необходимые параметры. См. рисунки 3.65 и 3.66.

Рисунок 3.65. Пример вида цен номенклатуры

Рисунок 3.66. Пример вида цен номенклатуры

Цены номенклатуры не обязательно всегда вводить вручную для каждой номенклатурной позиции, во многих случаях их можно рассчитать на основании какой-либо уже имеющейся в программе информации. Например, розничные цены могут быть рассчитаны на основании оптовых, оптовые цены могут быть рассчитаны на основании закупочных, а закупочные могут быть установлены на основании приходной накладной поставщика. Могут быть и другие примеры расчетов. Во всех подобных случаях целесообразно пользоваться специальной возможностью программы, которая называется Формирование цен. Для этого необходимо открыть прайс-лист (ссылка Прайс-листы на панели навигации раздела Продажи – см. рисунок 3.64), далее нажать кнопку Формирование       цен.

На рисунке 3.67 показан пример использования механизма Формирования цен, в котором для всех позиций ценовой группы «Спортивные комплексы и инвентарь» устанавливаются розничные цены на основании имеющихся в программе оптовых цен.

Рисунок 3.67. Пример использования механизма

«Формирование цен»

Для формирования цен вам нужно пройти всего 4 шага (см. рисунок 3.67).

Шаг 1. Выберите из списка видов цен тот вид цены, который вы сейчас будете формировать.

Шаг 2. Заполните табличную часть. Укажите, для каких номенклатурных позиций вы будете формировать цену. Табличную часть можно заполнить вручную, а можно воспользоваться кнопкой Заполнить. Использование

кнопки дает возможность группового заполнения табличной части. Ненужные позиции можно удалить из списка. Шаг 3. Определите, каким именно способом вы будете формировать цену:

• По ценам означает, что вы будете формировать цену на основе какой-либо другой цены;
• По ценам контрагента означает: на основе прайс-листа поставщика (если они, конечно, хранятся у вас в программе УНФ);
• По документу дает возможность заполнить цены по приходной накладной поставщика;
• Рассчитать – выполнить расчет от базового вида цен (пример цены, имеющей базовый вид цен, показан на рисунке 3.66);
• остальные действия (изменить, округлить, удалить, снять актуальность) понятны без пояснений. После того, как вы нажмете Выполнить, в графе Цена табличной части появятся нужные вам цифры.

Здесь стоит добавить, что вы можете последовательно произвести несколько действий, например, заполнить цены по приходной накладной поставщика (По документу), затем увеличить их на процент наценки (Изменить на %) – и вот вам готова цена продажи.

Шаг 4. Укажите дату, с которой будет действовать сформированная вами цена, и нажмите кнопку Установить.

Использование механизма Формирование цен позволяет существенно сократить время на ввод данных о ценах номенклатурных позиций, что особенно это ощутимо при большом количестве номенклатурных позиций и применении нескольких видов цен.

Теперь обратимся непосредственно к форме прайс-листа. Прайс-лист доступен в разделе Продажи по ссылке Прайс-листы на панели навигации. Дату, на которую должен быть представлен прайс-лист, укажите с помощью кнопки Отборы. См. рисунок 3.68.

Здесь мы сможем сформировать сам прайс-лист как перечень номенклатурных позиций с ценами. Кроме того, непосредственно из формы прайс-листа можно уставить (изменить) цену на ту или иную номенклатурную позицию (см. рисунок 3.69). Для этого нужно сделать двойной щелчок мыши на той клетке таблицы, в которой представлена интересующая нас цена.

Как мы уже отмечали, структура прайс-листа определяется значениями реквизита Ценовая группа

номенклатурных позиций. В примере на рисунке 3.68 в прайс-листе присутствуют две ценовые группы:

«Спортивные комплексы и инвентарь» и «Услуги».

Рисунок 3.68. Пример структуры прайс-листа

Необходимо еще раз подчеркнуть, что цены задаются на определенную дату (история изменения прайс-листа хранится в программе). Поэтому при первом формировании прайс-листа необходимо вводить значение даты таким образом, чтобы она была не позднее даты первого оформленного документа (если речь идет о цене продажи, то это могут быть – заказ, расходная накладная, счет). В противном случае, значения цен не будут определены на момент оформления документа.

Рисунок 3.69. Установка значения цены из формы прайс-листа

Нажав на кнопку |image68| можно посмотреть историю изменения цены.

Ввод начальных остатков: другие разделы управленческого учета¶

Ввод остатков заказов -

Оформленные, но не исполненные на дату начала ведения учета заказы покупателей необходимо ввести в программу с помощью документов Заказ покупателя. При этом если заказ был исполнен частично (например, часть уже продукции отгружена), в заказе необходимо указать только неисполненные обязательства (неотгруженную продукцию, товары, невыполненные работы и услуги) по заказу.

Аналогичная ситуация и с поставщиками. Если есть заказанные поставщикам, но не поступившие запасы, необходимо ввести эти данные в программу с помощью документов Заказ поставщику. При этом если тот или иной заказ поставщику был уже исполнен поставщиком частично, то в документе следует указать запасы лишь в той части, в которой они пока не поступили от поставщика.

Если на дату начала ведения учета в программе есть неисполненные заказы на производство продукции, необходимо ввести эту информацию с помощью документов Заказ на производство. Опять же – только в той части, в которой эти заказы не были исполнены.

Ввод остатков взаиморасчетов с контрагентами – проверка данных, введенных с помощью Стартового помощника

Теперь, когда введены остатки заказов, необходимо вернуться к документам ввода остатков взаиморасчетов. Возможно, какие-либо из введенных долгов относятся к конкретным заказам? Если да, то эти заказы необходимо выбрать в табличной части документа Ввод начальных остатков. См. рисунок 3.70.

Рисунок 3.70. Введенные остатки долгов могут относиться к имеющимся незакрытым заказам

Теперь прокомментируем флажок Автоформирование документов расчетов, расположенный над табличной частью документа.

Особенностью ввода остатков взаиморасчетов является то, что программа может потребовать обязательное указание документа, по которому возникла задолженность. Это возникает в том случае, когда по контрагенту определена необходимость учета взаиморасчетов по документам – см. рисунок 3.71.

Рисунок 3.71. Учет взаиморасчетов по документам

Если флаг По документам для контрагента установлен, но начальный остаток детализировать по документам невозможно (нет таких данных), то нужно установить флажок Автоформирование (перед тем, как проводить документ Ввод начальных остатков). Это будет означать то, что программа сама создаст фиктивный документ взаиморасчетов, на который и будет отнесена задолженность. Если же данные об остатках в разрезе документов известны, то необходимо ввести эти документы в программу (но оставить непроведенными) и выбрать их в

графе Документ табличной части документа Ввод начальных остатков.

Возвращаясь к фиктивным документам, сформированным программой, отметим, что их дата всегда будет равна дате ввода остатков (в примере на рисунке 3.70 – это 31.07.2012). А это значит, что задолженность будет отражаться  в  отчетах  программы  Кредиторская  задолженность  по  срокам  или  Дебиторская    задолженность по срокам как задолженность, возникшая именно в этот день. Если же задолженность возникла раньше (и дата возникновения известна), то лучше изменить дату созданного программой фиктивного документа на реальную дату возникновения задолженности. Тогда данные в отчетах о задолженности по срокам возникновения не будут искажаться.

Проверить введенные остатки по взаиморасчетам можно, сформировав отчет Ведомость по взаиморасчетам, расположенный в разделе Анализ (ссылка Отчеты для анализа на панели навигации). Отчет выводит данные в валюте управленческого учета.

Ввод остатков запасов – проверка данных, введенных с помощью Стартового помощника -

После того, как мы подробно рассмотрели справочник Номенклатура, можно вернуться к вводу начальных остатков запасов на складах. Почему необходимо вернуться?

Во-первых, документ Ввод начальных остатков по разделу Запасы, предназначен не только для ввода остатков запасов, лежащих на складах. В табличной части формы – пять основных вкладок (см. рисунок 3.72):

Запасы – собственно, для ввода остатков товаров/продукции на складах – в натуральном и стоимостном выражении. Если товар на складе зарезервирован под конкретный заказ, то этот заказ необходимо указать (предварительно введя сам документ Заказ в программу).

Прямые затраты – суммы в незавершенном производстве, в разрезе подразделений заказов покупателей.

Запасы переданные – запасы, переданные контрагентам на реализацию (переработку, ответственное хранение), данные вводятся в разрезе контрагентов и договоров.

Запасы принятые – запасы, полученные от контрагентов на реализацию (переработку, ответственное хранение), данные вводятся в разрезе контрагентов и договоров.

Запасы в разрезе ГТД – данные о запасах импортных товаров в разрезе ГТД, необходимые для последующего корректного формирования первичных бухгалтерских документов об отгрузке.

Поэтому, если у вас есть данные об остатках прямых затрат, переданных и принятых запасах и запасах в разрезе ГТД, то нужно дополнить созданный Стартовым помощником документ Ввод начальных остатков (можно также ввести новые документы Ввод начальных остатков).

Во-вторых, лежащие на складе запасы могут быть зарезервированы под заказы покупателей. Для того чтобы указать это, заполните графу Заказ покупателя на вкладке Запасы. Напомним, что сами заказы мы уже ввели (см. выше «Ввод остатков заказов»).

Рисунок 3.72. Ввод начальных остатков по разделу «Запасы»

В-третьих, если вы ввели сведения о характеристиках и партиях запасов в справочник Номенклатура после

того, как ввели остатки Стартовым помощником, то вам также придется вернуться к документу ввода остатков и указать характеристики и партии там, где это необходимо (см. рисунок 3.72).

Проверить безошибочность ввода данных о начальных остатках запасов можно с помощью отчета Остатки запасов, который находится в разделе Закупки. Пример сформированного отчета показан на рисунке 3.73. В примере установлены группировки Номенклатура и Характеристика, а также отбор по складу. Напомним, что о настройке отчетов вы можете прочитать в предыдущей главе этой книги, либо в книге «1С:Предприятие 8.2. Руководство пользователя» из комплекта документации к «1С:Управление небольшой фирмой 8».

Рисунок 3.73. Отчет об остатках запасов на Основном складе

Ввод остатков по другим разделам управленческого учета

Напомним, что документы ввода начальных остатков доступны по одноименной ссылке на панели навигации раздела Предприятие. Документов Ввод начальных остатков можно ввести любое количество. Например, документов ввода остатков по разделу Запасы может быть несколько. Кстати, если вы пользуетесь Стартовым помощником несколько раз, то каждый раз будет создан новый документ.

Внешний вид документа Ввод начальных остатков определяется тем, какой раздел учета выбран в документе (рисунок 3.74).

Рисунок 3.74. Выбор раздела учета в документе ввода остатков

Для каждого раздела учета программа предложит заполнить свои реквизиты. На рисунке 3.74. показан ввод остатков  по  разделу  Имущество.

Таким образом, ввод остатков по всем разделам управленческого учета (Запасы, Денежные средства, Расчеты  с  поставщиками  и  покупателями,  Расчеты  с  персоналом, Расчеты  с  подотчетниками, Имущество, Расчеты по налогам) осуществляется с помощью одного и того же документа Ввод начальных остатков. Для остатков, которые ни относятся ни к одному из перечисленных разделов учета, в документе Ввод начальных остатков необходимо выбирать раздел Прочие разделы.

Для контроля того, все ли остатки по данным управленческого учета правильно введены в программу, можно воспользоваться отчетом Оборотно-сальдовая ведомость. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов должны быть равны. См. рисунок 3.75.

Рисунок 3.75. Контроль корректности ввода начальных остатков управленческого учета с помощью отчета

«Оборотно-сальдовая ведомость»

Отчет расположен в разделе Анализ. На панели навигации необходимо выбрать Отчеты для анализа, далее в списке отчетов – оборотно-сальдовую ведомость.

Вопросы для самоконтроля¶

1. Какие классификаторы используются в программе? Почему их лучше загрузить в программу в самом начале работы?
2. В каком справочнике хранятся паспортные данные сотрудников?
3. Можно ли в программе вести управленческий учет хозяйственных операций от лица нескольких организаций?
4. В каком разделе программы осуществляется доступ к просмотру и редактированию списка организационно- структурных единиц предприятия?
5. Позволяет ли программа организовать учет на складах в разрезе ячеек? Если да, то какие начальные настройки необходимо выполнить для этого?
6. В каком справочнике хранится перечень технологических операций производства?
7. Можно ли в программе вести учет и планирование производственной деятельности без применения технологических операций?
8. Допускается ли внесение изменений в существующий в программе план счетов управленческого учета? В каком разделе программы он находится?
9. Существует ли в программе возможность ввода записей (проводок) по счетам плана счетов с помощью «ручных» операций?
10. Используются ли данные об остатках и оборотах на счетах плана счетов при формировании управленческого баланса?
11. Перечислите возможные значения реквизита «Тип» справочника «Номенклатура».
12. Что такое «Номенклатурная группа»?
13. Для чего предназначен реквизит «Ценовая группа» справочника «Номенклатура»?
14. Возможно ли в программе хранение нескольких цен для одного и того же товара?
15. В каких случаях обязательно ведение партионного учета запасов?
16. Приведите примеры характеристик для запасов. Позволяет ли программа отключить возможность ведения учета запасов в разрезе характеристик?
17. В каком разделе программы осуществляется доступ к документам ввода начальных остатков управленческого учета?
18. Обязателен ли ввод остатков взаиморасчетов с контрагентами в разрезе документов, образовавших задолженность (например, расходных и приходных накладных)?
19. Для чего предназначен Стартовый помощник? Можно ли ввести начальные данные без его использования?

Покупатели и договоры¶

Справочник «Контрагенты»

Список покупателей компании хранится в справочнике Контрагенты. Попасть в справочник можно по ссылке Контрагенты на панели навигации раздела Продажи. См. рисунок 4.1. Справочник Контрагенты – универсальный и предназначен для хранения данных не только о покупателях, но и обо всех других контрагентах компании – поставщиках материальных ценностей и услуг, других организациях и учреждениях, частных лицах, с которыми взаимодействует наша компания в процессе своей деятельности. Поэтому для удобства работы со списком покупателей в справочнике Контрагенты можно ввести специальную группу

«Покупатели».

Рисунок 4.1. Справочник «Контрагенты»

Однако, если для компании типична ситуация, когда одна и та же организация является и покупателем, и поставщиком, то вводить группу «Покупатели» нецелесообразно.

Форма карточки контрагента зависит от того, является ли контрагент юридическим лицом или физическим. На рисунке 4.2 показана форма карточки контрагента – юридического лица.

Рисунок 4.2. Карточка контрагента – юридического лица

На вкладке Общие указываются коды (ИНН, КПП, ОКПО), значения по умолчанию (банковский счет, договор и контактное лицо контрагента), аналитические разрезы учета взаиморасчетов, а также счета учета расчетов.

Значения по умолчанию – это те данные, которые подставляются программой автоматически при вводе нового первичного документа (например, счета на оплату покупателю) по данному контрагенту.

Непосредственно в первичном документе можно будет эти значения изменить. Значения по умолчанию Банковский счет, Договор и Контактное лицо заполнять в карточке контрагента не обязательно и не всегда целесообразно (например, когда с контрагентом одновременно заключено несколько договоров, и во всех первичных документах указываются разные договоры).

В отличие от Значений по умолчанию, Счета учета расчетов должны быть указаны. При этом изначально в программе они уже заполнены так, как надо. Менять счета учета расчетов нужно только в том случае, если вы внесли изменения в план счетов в части учета взаиморасчетов. Для изменения счетов учета расчетов нажмите на  ссылку  Редактировать  счета  учета.

Группу опций Учет взаиморасчетов (флажки) тоже нельзя обойти своим вниманием. Вы должны указать программе, нужно ли вести учет взаиморасчетов с данным контрагентом в разрезе договоров, документов, заказов (см. рисунок 4.2) и нужно ли вести учет оплаты по счетам на оплату. Под документами здесь понимаются любые документы, которые могут образовать долг (типичный пример – расходная накладная).

Существует также возможность не детализировать взаиморасчеты с контрагентом вовсе, а вести учет по контрагенту в целом. Для этого нажмите кнопку Простой и установите переключатель в положение По контрагенту в целом. См. рисунок 4.3.

Рисунок 4.3. «Простой» учет взаиморасчетов – по контрагенту в целом

Вернемся к карточке контрагента – рисунок 4.2.

На вкладке Адреса, телефоны указывается контактная информация покупателя.

Вкладка Дополнительная информация представляет собой большое текстовое поле, куда могут быть внесены любые комментарии, касающиеся работы с данным покупателем.

Вкладка Дополнительные реквизиты присутствует в карточке только в том случае, если для справочника Контрагенты были назначены дополнительные реквизиты. О том, как и для чего их следует назначать, пойдет речь в конце этой главы при изучении основ технологии CRM.

В нижней части карточки контрагента вы можете указать сотрудника, являющегося ответственным за сотрудничество с данным контрагентом (реквизит Ответственный менеджер). Значение выбирается из справочника Сотрудники.

Договоры, заключенные с покупателем -

При вводе нового покупателя, программа автоматически создает для него один-единственный договор и называет его «Основной договор». Для удобства дальнейшей работы можно придать этому фиктивному словосочетанию осмысленный вид – например, вместо фразы «Основной договор» ввести краткое название договора, его номер, статус и т.д. Кстати, после указания номера договора, даты договора и валюты расчетов по договору программа сама предлагает заменить «основной договор» на «№... от... (...)», например: № 22-т от 12.01.2010 (руб.).

Если же специфика вашего бизнеса такова, что все сделки носят разовый характер, и договоров вы не заключаете вовсе, то тогда удобнее оставить этот единственный «Основной договор» и все сделки относить к этому договору. Кстати, в этом случае вы также можете отключить аналитику по договорам вовсе (снять флажок По договорам – см. рисунок 4.2) и отслеживать взаиморасчеты с покупателем по заказам и/или документам отгрузки.

Доступ к списку договоров покупателя можно получить из карточки покупателя любым из двух способов, показанных на рисунке 4.4.

Рисунок 4.4. Договоры контрагента

Важно отметить, что программа позволяет также присоединить к карточке договора сам текст договора. Для этого файл с текстом договора должен быть загружен в программу. Это осуществляется нажатием на ссылку

«Присоединенные файлы» (см. рисунок 4.5) в карточке договора – аналогично тому, как мы ранее присоединяли файл с изображением товара к карточке товара.

Рисунок 4.5. Карточка договора

Следует также отметить, что информацию о заключенных с покупателем договорах можно вводить непосредственно в процессе оформления первичных документов по данному покупателю.

И еще один нюанс, связанный с договорами. УНФ – программа для ведения управленческого учета, а не бухгалтерского. Поэтому можно рекомендовать вносить в список договоров с покупателем все заключенные с ним контракты, в том числе – и устные, не оформленные на бумаге.

Условия работы с покупателями. Скидки и наценки -

Условия работы с покупателями определяются заключенными договорами и утвержденными прайс-листом компании. Покупателям могут предоставляться скидки (или наоборот – наценки) относительно цен прайс-листа.

Общий перечень скидок, которые могут быть предоставлены покупателям компании, хранится в справочнике

Виды скидок, наценок, доступ к которому осуществляется из формы прайс-листа в разделе Продажи.

Рисунок 4.6. Виды скидок, наценок

Предоставление или непредоставление скидки покупателю указывается отдельно для каждого договора с покупателем. Для предоставления покупателю скидки или наценки нужно заполнить реквизит Вид скидки, наценки в карточке договора (карточка договора показана на рисунке 4.5). В дальнейшем значение этого реквизита подставляется программой из договора в заказ покупателя (или другой документ, связанный с продажей). При необходимости величина скидки (наценки), взятая программой из договора, может быть откорректирована непосредственно в самом документе продажи.

Регистрация и планирование контактов с покупателями -

В программе «1С:Управление небольшой фирмой 8» предусмотрена возможность регистрации контактов с покупателями. При этом можно регистрировать как уже состоявшиеся контакты (звонки, встречи, переговоры, переписку), так и планируемые. Регистрация производится с помощью документа Событие (рисунок 4.7).

Рисунок 4.7. Документ «Событие»

Доступ к документам Событие предусмотрен из формы Мой календарь на Рабочем столе.

Существует также возможность вынести журнал документов Событие на панель навигации раздела Продажи. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на панели навигации этого раздела, далее выберите Настройка панели навигации. В левой части формы установите курсор на События и нажмите кнопку Добавить (рисунок 4.8).

Рисунок 4.8. Редактирование панели навигации раздела «Продажи»

После нажатия ОК на панели навигации раздела Продажи вы увидите ссылку События. Далее рассмотрим некоторые особенности работы с документом Событие (см. рисунок 4.7).

В реквизитах Тема и Содержание фиксируются потребности покупателя или предмет обращения в компанию. Тема обычно содержит краткую формулировку (например, название заинтересовавшей продукции), содержание – записывается достаточно подробно со слов покупателя.

Значение реквизита Состояние может принимать одно из тех значений, которые определены в справочнике Состояния событий и заданий (описан в предыдущей главе про ввод начальных данных), например – Завершено, Запланировано, Отменено. Это позволяет регистрировать не только уже состоявшиеся события (Завершено), но и планируемые (Запланировано), а также и те, которые были запланированы, но по каким- либо причинам не состоялись (Отменено).

Контактных лиц можно выбирать из перечня контактных лиц контрагента (реквизит Контактное лицо табличной части), либо – ни откуда не выбирать, а просто указывать в документе (Представление контакта, Как связаться). В первом случае, можно будет проследить историю взаимодействия с нашей компанией для каждого контактного лица каждого покупателя. Во втором случае такой возможности не будет. Кроме того, в списке Контактные лица можно хранить более подробную, чем ФИО и телефон, информацию о сотруднике покупателя (рисунок 4.9). Поэтому сведения о сотрудниках, с которыми мы взаимодействуем (или собираемся взаимодействовать) на постоянной основе, предпочтительно все же вводить в справочник Контактные лица.

Рисунок 4.9. Контактное лицо контрагента

Реквизиты Начало: и Окончание: определяют то, когда данное событие происходит. В частности, для события  с состоянием Запланировано именно в этих реквизитах (а не в дате документе) нужно указывать планируемую дату события. Чтобы не забыть о планируемом событии, в программе есть возможность установить напоминание, которое отобразится как всплывающее окошко.

Внешний вид списка событий по клиентам (как и любой список документов в программе) можно изменять по своему усмотрению, исходя из текущих задач или удобства работы. Такую возможность нам предоставляет платформа «1С:Предприятие 8.2». Для изменения формы списка документов предназначена кнопка Все действия, далее необходимо выбрать Изменить  форму. Мы уже рассматривали эти возможности во второй главе книги.

Рисунок 4.10. Список событий

Организация предпродажной работы с покупателями с помощью документов «Событие» и «Задание на работу»¶

От организации предпродажной работы с покупателями во многом зависит будущий объем продаж. В программе

«1С:Управление небольшой фирмой 8» есть возможности для автоматизации процесса предпродажной работы. Рассмотрим их на конкретном примере.

Пример. Потенциальный покупатель «Кузнечик» позвонил 7-го числа в отдел продаж нашей компании, занимающейся оптовыми поставками спортинвентаря. Представитель «Кузнечика», назвавшийся Романом, заинтересовался гимнастическими батутами. Сотрудник отдела продаж Анна Бегунова рассказала устно о батутах и условиях их поставки, после чего Роман попросил выслать цены и технические характеристики по электронной почте, оформив эти сведения в виде предложения на имя руководителя «Кузнечика». Анна пообещал выслать предложение в течение трех дней – т. е. не позднее 10-го числа. Обещание свое Анна исполнила.

Итак, рассмотрим, как отражается эта цепочка действий в программе.

Состоявшийся разговор с потенциальным покупателем сотрудник отдела продаж Анна Бегунова регистрирует с помощью документа Событие  (рисунок 4.11).

Рисунок 4.11. Зарегистрировано событие

Теперь необходимо запланировать следующий контакт с покупателем. На основании созданного документа Событие (см. рисунок 4.12) Анна вводит новый документ Событие со статусом Запланировано и указывает в нем дату и время, не позднее которого нужно отправить покупателю электронное письмо. Планируемое событие показано на рисунке 4.13.

Рисунок 4.12. Ввод на основании

Рисунок 4.13. Планирование контакта с покупателем

В реквизите Ответственный Анна указывает себя, поскольку сама будет выполнять запланированное действие (отправлять коммерческое предложение). В реквизитах Начало: и Окончание: указывается плановый срок выполнения. В нашем примере значение графы Окончание: по сути, определяет крайний срок (дату и время), до которого должно быть выслано электронное письмо покупателю. В реквизит Тема кратко записывается суть планируемого события. А более подробную информацию можно посмотреть, открыв документ-основание, который зафиксирован в реквизите Основание.

Регистрировать планируемые контакты с покупателями нужно обязательно, так как это дает следующие возможности:

• Ответственному сотруднику – возможность не забыть сделать обещанное, поскольку такие планы не только отражаются в списке событий, но также и включаются в его календарь (на рисунке 4.14 показан пример – запланированные события сотрудников отдела продаж на день 10 августа 2012 года, в календаре виден план Бегуновой Анны Александровны по отправке коммерческого предложения).

Рисунок 4.14. Календарь, вкладка Расписание сотрудников

• Руководителю – возможность контролировать, исполняет ли компания в срок свои обещания потенциальным клиентам. Для этого руководитель может воспользоваться показанным на рисунке 4.14. календарем. Список

сотрудников, чьи события нужно увидеть, определяется с помощью кнопки Список сотрудников, расположенной непосредственно под наименованием вкладки Расписание сотрудников (см. рисунок 4.14). В показанном на рисунке примере выведен календарь трех сотрудников, и только у одного из них (точнее – одной) есть запланированные события на выбранный день.

Ну и не будем забывать о том, что само по себе наличие планов работы в некоторой степени дисциплинирует сотрудников (а на отдельных сотрудников – даже оказывает мотивирующее воздействие). Поэтому вопрос планирования работы с покупателями еще и по этой причине должен попадать в сферу пристального внимания руководителя небольшой фирмы.

Двигаемся дальше по цепочке действий. После того, как планируемый контакт состоялся (Анна составила и отправила коммерческое предложение покупателю «Кузнечик»), она меняет статус события с Запланировано на Состоялось, а при необходимости – дополняет значение реквизита Содержание актуальной информацией, например: «отправлено коммерческое предложение № 1, заказчик его получил». Здесь нельзя не добавить, что сама отправка предложения возможна непосредственно из формы документа Событие (см. рисунок 4.15), для этого заполните реквизиты формы Отправка  сообщения  и нажмите кнопку Отправить письмо.

Рисунок 4.15. Отправка электронного сообщения из формы документа «Событие»

В случае, когда запланированный контакт с покупателем не состоялся (электронное письмо не было отправлено), статус документа Событие следует изменить на Отменено, а причину отмены указать, например, в реквизите   Содержание.

Все, теперь ждем реакции покупателя на отправленное предложение. Последующий процесс переговоров, связанный с обсуждением предложения (если он будет), также будем регистрировать в программе с помощью документа Событие. А как только покупатель примет положительное решение относительно сотрудничества, оформим документ Заказ покупателя. Его мы рассмотрим чуть позже.

Теперь пример № 2. На выставке «Спорт и отдых» к стенду нашей компании подошли два представителя детской спортивной школы № 1 из города Владимира. Работавшая в тот день на выставке Анна Бегунова не смогла сделать им конкретного предложения по срокам и стоимости поставки оборудования для спортивного зала школы. Зал имеет нестандартный размер и форму, поэтому необходимо предварительно составить план монтажа оборудования, и только после этого возможно определить весь перечень оборудования и трудоемкость его установки в зале. В результате – обменялись визитками и договорились, что Анна сделает все расчеты для последующего обсуждения в течение недели.

Итак, Анна регистрирует состоявшуюся встречу с помощью документа Событие (рисунок 4.16)...

Рисунок 4.16. Регистрация встречи с покупателем

... и планирует отправку предложения с расчетами (рисунок 4.17).

Рисунок 4.17. Планирование отправки предложения План виден в Календаре – рисунок 4.18.

Рисунок 4.18. Планируемые события в Календаре сотрудника

Теперь дело за главным – нужно сделать расчеты и план монтажа оборудования. Такая работа весьма  трудоемка, и кроме того – выходит за рамки деятельности отдела продаж. Анна не сможет составить план монтажа оборудования, для этого требуется специалист по монтажу. Поручить составление расчетов для клиента другому сотруднику и отследить выполнение этой задачи можно с помощью документа Задание на работу.

Здесь надо добавить, что использование документа Задание на работу позволяет также автоматически начислить зарплату сотруднику, исполняющему задание, если это предусмотрено его схемой финансовой мотивации. Действительно, несмотря на то, что предпродажные работы обычно выполняются для заказчика бесплатно (в счет будущего договора), в своей трудоемкости они могут не уступать многим «платным» работам. Это может быть составление подробного план-графика исполнения потенциального заказа, детальной сметы расходов или даже дизайн-проекта.

Итак, задание на работу. Документ Задание на работу можно ввести, не выходя из раздела Продажи, на основании документа Событие (рисунок 4.19).

Рисунок 4.19. Ввод задания на работу на основании события

Рассмотрим основные реквизиты документа «Задание на работу» (рисунок 4.20).

Рисунок 4.20. Задание на работу

Организация – одно из наших юридических (физических) лиц, от которого оформляется задание.

Вид операции – одно из двух значений: Внешнее, Внутреннее. Внутренними заданиями считаются все, которые выполняются для нужд компании и НЕ оплачиваются непосредственно покупателем (даже если связаны с каким-либо покупателем, договором, заказом). Внешними заданиями считаются задания, связанные с исполнением оформленных заказов покупателей, и подлежащие оплате покупателем по существующим договорным расценкам.

Подразделение – структурная единица компании, к которой относится задание.

Исполнитель – сотрудник, исполняющий задание.

Вид работ – Наименование выполняемого вида работ, выбирается из справочника Номенклатура из числа номенклатурных позиций, имеющих тип Вид работ.

Дата и время – Плановый срок выполнения работы.

Длительность – Плановая длительность выполнения работы, рассчитанная на основании времени начала и окончания.

Описание – Произвольное словесное описание того, что нужно сделать.

Говоря о документе Задание на работу, надо отметить, что не обязательно всего его реквизиты заполнять сразу. В нашем примере может быть так: сотрудница отдела продаж вводит документ, указывая в нем лишь описание работы и предполагаемого исполнителя (или начальника отдела, который будет определять исполнителя из числа своих подчиненных), а уже плановую трудоемкость и конкретный срок выполнения будет определять лицо, руководящее такими работами.

Задания на работу, как и события, отражаются в календаре сотрудника-исполнителя, что помогает ему не забыть о существовании задания и сроках его выполнения, а руководителю исполнителя – проконтролировать, чем занят его сотрудник. Кроме того, задания на работу отображаются также и на Рабочем столе исполнителя на панели заданий (до тех пор, пока задание не переведено в состояние со статусом Закрыто). См. рисунок 4.21.

Рисунок 4.21. Отображение задания на работу на панели заданий пользователя

Кто должен регистрировать задание на работу в программе? Скорее всего – тот, кто поручил его выполнение сотруднику. Это может быть руководитель отдела, в который определено задание, или его помощник. Это может быть и сотрудник отдела продаж, по чьей инициативе выполняется работа, если в компании принято взаимодействие между сотрудниками разных отделов напрямую, без участия руководителя.

Кто и как должен регистрировать в системе факт выполнения задания на работу? Здесь могут быть разные варианты: сотрудник, поручивший выполнение работы, руководитель сотрудника, поручившего выполнение работы, руководитель исполнителя работы, сотрудник, ведущий учет рабочего времени исполнителя работы, сам исполнитель работы, в конце концов. Здесь все определяется сложившейся на предприятии спецификой бизнес- процессов.

В любом случае, после того, как задание по выполнению расчетов для потенциального покупателя выполнено, сотрудник отдела продаж принимает результат проделанной работы, оформляет и отправляет покупателю.

После чего устанавливает состояние со статусом Завершено в своем введенном ранее планируемом событии об отправке предложения.

Заказ покупателя как ключевой элемент в цепочке продажи¶

Намерение покупателя приобрести продукцию (товар, услугу, работу) отражается в программе с помощью документа Заказ покупателя. Документ Заказ покупателя может быть введен на основании документа Событие (кнопка Создать на основании), непосредственно из карточки покупателя (также с помощью кнопки Создать  на  основании), или просто в списке документов Заказ  покупателя. Список документов Заказ покупателя доступен в разделе Продажи на панели навигации. Кроме того, для ввода заказов покупателей можно воспользоваться формой Продажи товаров – см. рисунок 4.22.

Рисунок 4.22. Форма «Продажи товаров» – рабочее место сотрудника отдела продаж

Заказ покупателя – один из ключевых документов программы «1С:Управление небольшой фирмой 8». Все

«крутится» вокруг заказа, и именно заказ является отправной точкой для выполнения дальнейших действий по реализации потребности покупателя. Подобные действия могут быть связаны с выставлением счета покупателю, резервированием необходимого товара на складе, формированием заданий для производственных подразделений на выпуск продукции для покупателя, приемом товара у комиссионера с целью последующей отгрузки покупателю, календарным планированием работ по заказу покупателя и так далее.

Рисунок 4.23. Заказ покупателя, вкладка «Товары, услуги»

Рисунок 4.24. Заказ покупателя, вкладка «Дополнительно» Рассмотрим подробнее реквизиты документа Заказ покупателя.

Состояние заказа. Реквизит, позволяющий отражать прохождение заказа по стадиям исполнения. Состояния заказов покупателей мы рассматривали в главе, посвященной вводу начальных данных.

Номер присваивается программой автоматически, его вводить не нужно. Программа ведет свою нумерацию документов по каждой из фирм, составляющих нашу компанию.

Дата заполняется программой автоматически (как текущая календарная дата), но может быть изменена пользователем, если это необходимо.

Вид операции. Для заказов на поставку продукции (товаров, работ, услуг) необходимо указать Заказ на продажу. Другой вариант – Заказ на переработку, выбирается при проведении операций по переработке

давальческого сырья. (Отметим, что вариант Заказ на переработку будет доступен лишь в том случае, если в настройках установлен флажок Использовать  переработку  давальческого  сырья).

В реквизитах Контрагент и Договор необходимо указать покупателя и договор, в рамках которого планируется отгрузка.

Ниже указывается плановая Дата отгрузки по заказу. Реквизит Дата отгрузки может быть и в табличной части документа. Такой вариант позволит указать свою плановую дату продажи для каждого товара. Для того чтобы Дата отгрузки переместилась в табличную часть, нажмите кнопку Настройка в верхней части формы  документа Заказ покупателя и установите переключатель в нужную позицию – см. рисунок 4.25.

Рисунок 4.25. Положение даты отгрузки в заказе покупателя

Вид цен, скидок, валюта. Проверить или ввести эти параметры можно нажатием кнопки редактировать цены и валюту, которая расположена справа над табличной частью – см. рисунок 4.26.

Рисунок 4.26. Цены, скидки и валюта в документе «Заказ покупателя»

Информация о ценах и скидках в форму Цены и валюта подставляется программой автоматически из договора с покупателем. При необходимости эти данные можно изменить. Более того, данные можно изменить непосредственно в табличной части Товары, услуги: так, например, мы убрали предложенные программой 5% скидки у номенклатурной позиции «Скакалка спортивная», оставив скидку только на мячи (см. рисунок 4.23).

Теперь переходим к реквизитам на вкладке Дополнительно (рисунок 4.24.).

Проект. Реквизит доступен, если в настройках установлен флаг Хранить информацию о проектах и объединять заказы покупателей в проекты. Эта возможность позволяет объединять заказы покупателей в проекты, вне зависимости от договоров. Если заказ не относится ни к одному из проектов, то реквизит Проект следует оставить незаполненным.

Склад (резерв). Для выполнения операции резервирования необходимо указать склад, на котором резервируются товары (продукция) под данный заказ. Для проведения собственно резервирования товаров (продукции) следует также указать количество резервируемого товара в табличной части документа на вкладке Товары, услуги, либо ввести отдельный документ Резервирование запасов  на основании данного заказа.

Резервирование запасов по заказу покупателя не является обязательным с точки зрения работы программы и выполняется по желанию пользователя.

Табличная часть документа (вкладка Товары, услуги) содержит информацию о составе заказа. Заполнять табличную часть удобнее всего в режиме подбора (кнопка Подобрать расположена непосредственно над табличной частью). Цены, суммы и суммы НДС в заказе рассчитываются исходя из тех условий, которые указаны непосредственно в данном заказе (см. предыдущий абзац). В графе Резерв указывается количество товара, которое нужно зарезервировать под данный заказ. Если не указано ничего, то товар не резервируется. В реквизите Спецификация табличной части указывается, по какой спецификации будет выполняться производство продукции, которую хочет приобрести покупатель (разумеется, если речь о продукции, а не о покупном товаре).

Сформированный заказ покупателя при необходимости можно распечатать, нажав на кнопку Печать в верхней части документа.

После проведения документа Заказ покупателя в программе происходят следующие изменения:

1. Фиксируется факт заказа покупателем выбранных номенклатурных позиций.
2. Заказанные покупателем номенклатурные позиции ставятся в график движения запасов.
3. Если по заказу резервируются товары, то происходит резервирование товаров на складе, указанном как

Склад (резерв), под данный заказ.

Подчеркнем, что вышеописанные изменения в программе при проведении документа происходят только в том случае, если заказ уже не находится на начальной стадии – стадии заявки (статус Открыт состояния заказа).

Здесь уместно напомнить, что вы имеете возможность не создавать свой список состояний заказов покупателей, а отключить флажок Использовать несколько состояний заказов  покупателей (три  и  более)  – см. рисунок 4.27. В этом случае заказ может быть только в одном из двух состояний – «в работе» или «выполнен», что вы и указываете в заказе одним щелчком мыши (см. рисунок 4.28).

Рисунок 4.27. Вы можете отключить флажок использования нескольких состояний заказов

Рисунок 4.28. Указание состояния заказа в случае, если

не используется несколько состояний заказов (три и более)

Иногда возникают ситуации, когда покупатель, едва оформив заказ, вдруг передумал и отказался делать покупку. При возникновении такого случая достаточно установить в заказе флажок Закрыт, а сам заказ не удалять из списка заказов. Присутствие несостоявшегося заказа в списке не будет мешать в работе, поскольку заказы с установленным флажком Закрыт не отражаются в отчетах и не являются основанием для выполнения дальнейших действий (производства, закупки, выполнения работ). А вот история работы с клиентом сохранится объективно. Причину же отказа можно указать в реквизите Комментарий заказа покупателя, либо – ввести

отдельный документ Событие на основании заказа и в нем подробно описать причины отказа со слов покупателя.

Говоря о заказе покупателя, нельзя умолчать о том, что непосредственно здесь же, в заказе, можно запланировать поступление платежа от покупателя, и выставить счет. Для планирования платежа необходимо включить флажок Запланировать оплату и далее заполнить данные на появившейся вкладке Платежный календарь (рисунок 4.29). А выставление счета производится через кнопку Печать в верхней части документа.

Рисунок 4.29. Планирование оплаты по заказу покупателя

Вопрос планирования платежей покупателей мы будем рассматривать более подробно в главе, посвященной денежным средствам.

Теперь обратимся к отчету Ведомость по заказам покупателей. Этот отчет позволяет проанализировать, что именно заказали нам покупатели и в каком количестве (рисунок 4.30), а также – степень выполнения нами этих заказов.

Рисунок 4.30. Отчет «Ведомость по заказам покупателей»

Отчет доступен в разделе Продажи на панели действий. Необходимо перейти по ссылке Отчеты по продажам и далее выбрать Ведомость по заказам покупателей, либо открыть форму Продажи товаров и выбрать отчет там.

В графе Заказано показывается количество заказанной продукции (товаров, работ, услуг), в графе     Выполнено – количество фактически отгруженной покупателю, в графах нач. ост. (на начало) и кон.ост.   (на конец) показывается остаток заказанной, но не отгруженной покупателю продукции (товаров, работ, услуг) на начало и конец периода соответственно.

На форму отчета, показанную на рисунке 4.30, повлияли сделанные нами настройки группировок – см. рисунок 4.31.

Рисунок 4.31. Установленные таким образом группировки отчета позволяют получить форму, показанную на рисунке 4.30

Напомним, что подробнее о настройке отчетов вы можете прочитать во второй главе этой книги или в книге

«1С:Предприятие 8.2. Руководство пользователя».

Контроль и учет исполнения заказов (на примере торговли покупными товарами)¶

Исполнение заказов покупателей связано, в первую очередь, с обеспечением потребностей по заказам. Обеспечить потребности по заказам покупателей можно несколькими способами:

1. зарезервировать товары (продукцию) под этот заказ на складе (при условии, что они там есть, конечно);

2. произвести (если речь о продукции);
3. купить у поставщика (если речь о покупных товарах).
4. взять на реализацию у комитента;
5. заказать переработчику.

Последние два способа будут доступны, если в настройках учета установлены опции использования данных операций (флажки Использовать  прием  товаров  на  комиссию  и Использовать  передачу  сырья  и материалов   в   переработку).

Интересно, что программа позволяет в рамках обеспечения одного и того же заказа комбинировать эти способы

• например, часть требуемого количества продукции может быть взята со складского остатка, а недостающая часть – заказана в производство.

В данной части книги мы рассмотрим вопрос обеспечения заказов покупателей покупных товаров, с использованием операций резервирования.

Итак, рассмотрим пример. Есть заказ на поставку товаров – мячей и скакалок, от покупателя «Радуга» (см. рисунок 4.32).

Рисунок 4.32. Заказ покупателя на приобретение товаров

Приступаем к резервированию товаров. Где именно (в каком месте хранения) будет зарезервирован товар, мы указываем в реквизите Склад (резерв) на вкладке Дополнительно (рисунок 4.33).

Рисунок 4.33. Указание места резервирования товаров в документе «Заказ покупателя»

Количество товара, подлежащее резервированию, надо указать на вкладке Товары, услуги в табличной части в графе Резерв (см. рисунок 4.32). Но как узнать, какое количество товаров есть в свободном остатке, доступном для резервирования? Все достаточно просто. Нажмите кнопку Изменить резерв, далее выберите Заполнить  по  остаткам. См. рисунок 4.34.

Рисунок 4.34. Заполнение резерва по остаткам

Кроме того, если вы заполняете табличную часть заказа с помощью подбора (кнопка Подобрать расположена непосредственно над табличной частью), то вы также увидите, сколько товара есть на складе. В форме подбора присутствует графа Доступно, в которой как раз и представлено количество товара, находящееся в свободном остатке на складе.

И даже, если вы просто заполнили графу Резерв вручную, то информацию о наличии или отсутствии необходимого количества товаров вы все равно увидите. При проведении заказа программа проверит, достаточно ли товаров для резервирования, и если не так, то вы увидите сообщение о невозможности проведения такого заказа (см. рисунок 4.35).

Рисунок 4.35. Сообщение программы об отрицательном остатке товара при резервировании

В приведенном на рисунке 4.35 примере товаров «скакалка спортивная» – недостаточно. В этом случае мы сможем зарезервировать только имеющееся на складе количество, а недостающее – надо будет включить в план закупок у поставщиков. Работу с планом закупок мы будем рассматривать в главе «Закупки».

Говоря о резервировании, заметим, что операция резервирования товаров может быть выполнена не только в заказе покупателя, но также и с помощью отдельного документа Резервирование запасов. Такая схема работы может быть удобна, например, когда заказы покупателей оформляет один сотрудник (например, продавец), а обеспечивает потребности по заказам – другой (например, работник отдела закупок). В этом случае графу Резерв в документе Заказ покупателя заполнять не нужно. Вместо этого на основании заказа покупателя надо ввести документ Резервирование запасов – см. рисунок 4.36.

Рисунок 4.36. Резервирование товаров под заказ покупателя

В верней части документа указывается заказ покупателя, под который осуществляется резервирование. В табличной части – сами товары и их количества.

Теперь посмотрите на графы Исходное место и Новое место в табличной части. Порядок их заполнения такой:

• если вы резервируете товар, то Исходное место заполнять не нужно, а графе Новое место надо указать склад резерва;
• если вы снимаете товар с резерва, то в графе Исходное место надо указать склад, на котором товар в настоящее время зарезервирован, а графу Новое место оставить пустой.

Таким образом, и резервирование, и снятие с резерва выполняется в программе одним и тем же документом – Резервирование запасов. В случае, когда вы вводите этот документ на основании заказа покупателя, то он автоматически заполняется нужным образом (рисунок 4.36).

Убедиться в том, что товары на складе зарезервированы можно с помощью отчета Анализ выполнения заказов  покупателей  (рисунок 4.37). Отчет доступен в разделе Продажи.

Рисунок 4.37. Учет резервирования товаров под заказ покупателя в отчете «Анализ выполнения заказов покупателей»

Итак, товары зарезервированы.

Теперь надо проконтролировать, чтобы отгрузка по заказу была выполнена в срок. Для этого можно воспользоваться отчетом Ведомость по заказам покупателей, с группировкой по реквизиту Дата отгрузки заказа. Ведь именно этот реквизит определяет планируемую дату выполнения заказа покупателя. См. рисунок 4.38.

Рисунок 4.38. Отчет «Ведомость по заказам покупателей» с группировкой по плановой дате отгрузки

Заказы, по которым есть конечный остаток – и есть невыполненные (полностью или частично) наши обязательства перед покупателем по отгрузке товара. Сопоставив плановую дату отгрузки по таким заказам с текущей календарной датой, вы можете сделать вывод о том, есть ли у компании просроченные заказы.

Для большего удобства можно настроить отчет, показанный на рисунке 4.38, таким образом, чтобы в него включались только невыполненные заказы. Для этого надо установить в настройках отчета отбор, как на рисунке 4.39. Напомним, что работу с настройками отчета мы рассматривали более подробно во второй главе книги.

Рисунок 4.39. Установка отбора в отчете «Заказы покупателей»

Итак, получив информацию о том, какие заказы не выполнены в срок, необходимо выяснить, почему же так случилось. Возможно, покупатель не произвел предусмотренную условиями сделки предварительную оплату, и поэтому ему не отгрузили товар? А мы ему счет не забыли выставить?

Рассмотрим, как выполняется в программе выставление счетов покупателям. Счет покупателю может быть выставлен одним из двух способов:

1. Непосредственно в документе Заказ покупателя есть печатная форма счета (вызывается по кнопке

Печать);

2. Существует отдельный документ Счет на оплату, который может быть введен на основании документа Заказ покупателя или самостоятельно, документ доступен в разделе Продажи.

Преимуществом второго способа является то, что в программе учитывается факт выставления счета клиенту, недостатком – необходимость ввода отдельного документа Счет на оплату (дополнительные трудозатраты).

Другим преимуществом второго способа является его универсальность, т. к. счет можно выставить независимо от заказа покупателя. Действительно, ведь если речь идет о предварительной оплате, заказ еще может быть не сформирован, а счет покупателю уже нужно предоставить. А может сложиться и обратная ситуация – заказ уже давно выполнен и закрыт, а покупатель только сейчас решился оплатить долг. Странно было бы в этом случае отправлять ему старый счет с давно просроченной датой, логичнее выставить новый.

В любом случае, каждая компания решает для себя сама, какую схему работы в программе предпочесть. Однако при этом необходимо знать следующее. При использовании документа Счет и документа Заказ покупателя одновременно по одной и той же сделке, необходимо планировать оплату только один раз – либо в заказе, либо в счете. В противном случае, сумма ожидаемого платежа в платежном календаре удвоится.

Есть еще особенность, связанная контролем оплаты по счетам и заказам. В программе существуют два отдельных отчета для контроля оплаты по счетам – Анализ счетов на оплату и Анализ оплаты заказов покупателей (рисунок 4.40). Поэтому, если часть счетов выставляется с помощью документа Счет на оплату, а часть – с помощью документа Заказ покупателя, то для контроля и анализа платежей по счетам потребуется работать с данными обоих отчетов – в одном будут данные об оплате по счетам, в другом – о платежах, относящимся к заказам.

Рисунок 4.40. Отчеты для контроля платежей покупателей

К вопросам платежей мы еще неоднократно вернемся, в частности – в главах «Планирование и учет движений денежных средств» и «Управление финансами».

Прояснив вопрос оплаты (переговоры с покупателем регистрируем с помощью документа Событие), приступаем к отгрузке товаров, зарезервированных ранее на складе. Делаем это с помощью документа Расходная накладная.

Документ Расходная накладная можно ввести на основании заказа покупателя – см. рисунок 4.41. Надо отметить, что в предложенном программе списке ввода документов на основании присутствуют два похожих вариант – Расходная накладная (заполнить резерв) и просто Расходная накладная. В случае если вы используете операции резервирования, выбирайте вариант Расходная накладная (заполнить резерв), при этом программа автоматически заполнит значение графы Резерв в табличной части вводимой расходной накладной. Если же вы не резервируете товары под заказы покупателей, выбирайте вариант Расходная накладная.

Рисунок 4.41. Ввод документа «Расходная накладная» на основании заказа покупателя

Итак, расходная накладная. Внешний вид документа представлен на рисунках 4.42 и 4.43. Большинство реквизитов расходной накладной заполняются из документа Заказ покупателя, на основании которого вводится данная накладная. Необходимо заполнить лишь реквизиты Грузоотправитель и Грузополучатель (на вкладке Дополнительно). Это реквизиты, необходимые для заполнения печатной формы накладной и счета-фактуры. Если грузополучатель совпадает с покупателем, а грузоотправитель – наша фирма, от лица которой отгружается продукция, то реквизиты Грузоотправитель и Грузополучатель можно не заполнять.

Рисунок 4.42. Документ «Расходная накладная».

Вкладка «Запасы и услуги»

Рисунок 4.43. Документ «Расходная накладная». Вкладка «Дополнительно»

При проведении документа Расходная накладная продукция фактически отгружается со склада, и изменяется состояние взаиморасчетов с покупателем.

В документе Расходная накладная предусмотрено несколько видов печатных форм – см. рисунок 4.44. В этом списке не присутствует форма счета-фактуры. Счет-фактура вводится в программе отдельным документом, на основании расходной накладной, и документ Счет-фактура имеет печатную форму, соответствующую требованиям законодательства.

Несмотря на присутствие документа Счет-фактура, который по смыслу своему является документом для  расчета НДС, программа «1С:Управление небольшой фирмой 8» не ведет расчет налогов. Как мы уже упоминали в первой главе книги, расчет налогов является сугубо бухгалтерской операцией, и потому делается в программе ведения бухгалтерского учета (например, в «1С:Бухгалтерии 8»). В УНФ можно лишь учесть суммы  рассчитанных в бухгалтерии налогов с помощью специального документа Начисление налогов, который находится в разделе Предприятие.

Рисунок 4.44. Печатные формы документа

«Расходная накладная»

Завершая описания документа Расходная накладная, добавим, что в документе существует также возможность выполнить зачет авансового платежа, если таковой имеется по покупателю. Нажатием на кнопку |image44| , расположенную в правом нижнем углу документа, можно проверить наличие аванса (см. рисунок 4.45).

Рисунок 4.45. Проверка наличия аванса покупателя

Двойным щелчком мыши информация переносится из верхней части открывшегося окна (Авансы) в нижнюю его часть (К зачету), где при необходимости корректируется. После нажатия на ОК сумма попадает в реквизит  Зачет   предоплаты   (итог)   документа   Расходная накладная.

Сумма, указанная в реквизите Зачет предоплаты (итог), и будет зачтена в счет оплаты по данной накладной.

Закрытие заказов¶

После того, как товары по заказу отгружены полностью, заказ можно считать выполненным. Проконтролировать, все ли заказы исполнены, можно с помощью уже известного нам отчета Ведомость по заказам покупателей. Пример сформированного отчета показан на рисунке 4.46.

Рисунок 4.46. Использование отчета «Ведомость по заказам покупателей» для контроля того, все ли заказы покупателей исполнены

В примере, показанном на рисунке 4.44, мы сгруппировали данные в отчете по покупателям, заказам и товарам. Два заказа являются неисполненными (т. к. у них заполнена графа кон.ост. (на конец)), остальные – выполнены в полном объеме.

Установив указатель мыши на строку с заказом в отчете, можно получить расшифровку или открыть сам заказ и посмотреть его содержание и плановую дату исполнения.

Для анализа исполнения заказов можно воспользоваться и отчетом Анализ выполнения заказов    покупателей, с которым мы также уже знакомы. В отличие от отчета Ведомость по заказам покупателей, он еще дает информацию об обеспечении заказа (зарезервировано на складе, заказано поставщикам, в производстве). Пример отчета показан на рисунке 4.47.

Рисунок 4.47. Отчет «Анализ выполнения заказов покупателей»

Но не только мы должны выполнить свои обязательства по заказу покупателя. У покупателя тоже есть обязательство перед нами – своевременно произвести платеж. Информацию об оплате заказов вы можете получить из отчета Анализ  оплаты  заказов  покупателей. Отчет находится также в разделе Продажи.

Кроме того, можно рекомендовать использование отчета Сводный анализ  заказов  покупателей. Он замечателен тем, что покажет нам и состояние выполнения, и отгрузки по заказу, и данные об оплате заказа покупателем (см. рисунок 4.48). Отчет появился в программе, начиная с редакции 1.4. Вы найдете его в разделе Продажи.

Рисунок 4.48. Сводный анализ заказов покупателей

Форма этого отчета, как и всех других, может быть настроена пользователем. Прокомментируем, какой смысл несут представленные в отчете показатели:

• Сумма документа – показывает полную стоимость заказа;
• Оплачено – показывает размер оплаты от покупателя, поступившей по этому заказу;
• Остаток задолженности – показывает, какую сумму по заказу покупателю еще осталось оплатить;
• Остаток к отгрузке (%) – показывает процент неотгруженного покупателю товара от общего числа товара в заказе»
• Из оставшейся отгрузки не размещено – показывает, сколько процентов неотгруженного товара не охвачены действиями по обеспечению заказа (не резервировалось на складе, не заказано поставщикам или в производство).

Обратите внимание, что финансовые показатели представлены в валюте документа (заказа), а количественные

• в натуральном выражении. Если у вас есть заказы в разных валютах, целесообразно включить в этот отчет группировку по валютам.

Таким образом, просмотрев описанные выше отчеты, вы сможете понять, по каким заказам все действия завершены, а по каким еще предстоит работа.

Что обычно происходит после того, как отгрузка и оплата по заказу состоялась? Заказ можно закрыть. Для этого предназначен флажок Закрыт в документах Заказ покупателя и Заказ-наряд (заказ-наряды мы будем рассматривать в главе, посвященной работам и услугам). Значение флажка можно видеть непосредственно в списке документов (рисунок 4.49). Перед тем, как установить этот флажок, переведите заказ в состояние со статусом  Выполнен.

Рисунок 4.49. В списке документов «Заказы покупателей» отмечены закрытые заказы

В примере, показанном на рисунке 4.49, можно предположить, что ответственные за заказы не поставили отметку о закрытии части заказов, т. к. эти заказы еще не оплачены покупателями, или же по этим заказам еще не были проведены какие-либо действия.

А какие еще действия могут проводиться после завершения выполнения заказа покупателя? Во многих компаниях принято делать выборочный (или даже полный) опрос покупателей с просьбой оценить качество поставленного товара (выполненных работ, услуг продукции). Такая процедура является чрезвычайно нужной, особенно для небольшой фирмы. Небольшая фирма часто работает в высококонкурентной среде, где основным условием не только для успеха, но и просто для выживания, является наилучшее, по сравнению с конкурентами, качество товаров (продукции, работ, услуг), предоставляемых потребителю. Недовольный заказчик – это не только сорванный заказ (и, возможно, неполученная оплата), но также и источник отрицательных отзывов о работе компании. Что означает возможные недополученные заказы в будущем. Поэтому необходимо знать, что думает о нас потребитель. А для этого хорошо бы регулярно проводить опросы своих покупателей по оценке качества работы фирмы. Результаты таких опросов должны являться предметом пристального анализа со  стороны руководителей.

Каким образом можно отразить эти действия в программе «1С:Управление небольшой фирмой 8»? Способов здесь может быть несколько, ниже приведем один из них.

Как мы уже знаем, для регистрации общения с покупателями предназначен документ Событие.

Итак, на основании документа Заказ покупателя, вводим документ Событие (рисунок 4.50). В реквизите Тема указываем «оценка качества работ по заказу» или что-то подобное. Формулировка темы события нам понадобится, когда мы будем отбирать нужные события из общего списка событий. Формулировку темы лучше продумать заранее, для того, чтобы все сотрудники, проводящие опросы, фиксировали эту информацию в программе однотипно.

Рисунок 4.50. Регистрация опроса покупателя о качестве выполнения заказа с помощью документа «Событие»

Теперь необходимо провести анализ выполненных опросов клиентов. В программе не предусмотрено отдельного отчета по документам Событие, поэтому поступаем так: просто открываем список документов Событие и настраиваем его таким образом, чтобы видеть нужную нам информацию.

Во-первых, через меню Все действия / Настроить список устанавливаем отбор – см. рисунок 4.51.

Рисунок 4.51. Установка отбора в списке документов «Событие» по значению реквизита «Тема»

Во-вторых, включаем в состав колонок списка документов Событие те реквизиты, которые нам нужно видеть. В данном случае – это Содержание, желательно видеть также и номер заказа, по которому проводилась оценка.

Выбираем меню Все действия / Изменить форму, далее отмечаем галочками нужные реквизиты, определяем порядок их следования, см. рисунок 4.52.

Рисунок 4.52. Настройка формы списка документов «Событие» – определяем колонки списка и порядок их следования

Теперь смотрим, что получилось (рисунок 4.53). Вполне наглядно.

Рисунок 4.53. В списке событий отобраны данные оценки качества работ клиентами

Ну, и в заключение добавим: после того, как поработали со списком событий, можно отключить отбор по теме события и вернуть прежний состав колонок (если это требуется).

Анализ продаж. План и факт¶

Какая информация нам потребуется для проведения анализа выполненных компанией продаж? Во-первых, понадобятся данные о том, сколько, чего и кому мы продали за интересующий период времени, в натуральном и стоимостном выражении. Причем, нас будет интересовать информация с различной аналитикой – по номенклатурным позициям, по покупателям, по сейлз-менеджерам и т.д. Во-вторых, нам важно узнать, соответствуют ли эти продажи тем объемам, которые были запланированы, и выявить (а впоследствии – еще и проанализировать) отклонения.

Для получения информации о фактических продажах предназначен отчет Продажи, который доступен в разделе Анализ. Отчет дает информацию о суммах отгрузки товаров, продукции, работ, услуг за интересующий период времени, с различной аналитикой. Рисунки 4.54, 4.55 и 4.56 представляют собой несколько примеров сформированного отчета Продажи.

Рисунок 4.54. Отчет «Продажи», в стоимостном выражении, в разрезе покупателей и их заказов, в порядке убывания суммы продаж

Так отчет, показанный на рисунке 4.54, сформирован в разрезе покупателей и заказов, для чего в настройке отчета определены группировки  Контрагент  и Заказ  покупателя.

Отчет, представленный на рисунке 4.55, показывает данные об объемах продаж в натуральном и стоимостном выражении в разрезе номенклатурных позиций (товаров, продукции, работ, услуг) и покупателей. В настройках отчета определены группировки Номенклатура и Контрагент, и в составе полей присутствуют Количество и Сумма.

Рисунок 4.55. Отчет «Продажи», в натуральном и стоимостном выражении, в разрезе номенклатурных позиций и покупателей,

в порядке убывания суммы продаж

Рисунок 4.56. Отчет «Продажи» в натуральном и стоимостном выражении, по менеджерам, ценовым группам и номенклатурным позициям,

в порядке убывания суммы продаж

Отчет на рисунке 4.56 предоставляет данные о продажах в разрезе менеджеров, групп прайс-листа и номенклатурных позиций. Для этой цели в настройках отчета определены следующие группировки:

• Ответственный (предполагаем, что менеджер указан именно как ответственный в заказе);
• Номенклатура. Ценовая группа;
• Номенклатура.

Говоря об отчете Продажи, имеет смысл напомнить, что под продажами мы понимаем фактические отгрузки покупателям, независимо от того, оплачены они покупателями или нет. Для получения данных о продажах «по оплате» необходимо пользоваться другими отчетами, например Анализ оплаты заказов покупателей (рисунок 4.57). Кроме того, для этой цели частично подойдут отчеты Ведомость по денежным средствам (раздел Деньги), Ведомость  по  расчетам  с  покупателями  (раздел Продажи).

Рисунок 4.57. Отчет «Анализ оплаты заказов покупателей», сформированный по контрагентам, договорам и

заказам

Напомним, что в отчет Анализ оплаты заказов покупателей не включаются суммы, оплаченные клиентами безотносительно заказа (например, по счету на предоплату, выставленному до оформления заказа).

Итак, мы получили данные о фактических продажах. Много мы продали или мало? Хорошо поработали или плохо? Для ответа на эти вопросы необходимо соотнести фактические продажи с запланированными.

Поэтому, прежде всего, давайте кратко рассмотрим, где и как в программе «1С:Управление небольшой фирмой 8» осуществляется планирование продаж.

При планировании продаж, как правило, проводится анализ:

• объемов продаж предыдущих периодов;
• состояния рынка, конкурентов;
• сезонных колебаний спроса на продукцию;
• прибыльности по группам продукции;
• производственных мощностей предприятия;
• возможностей предприятия по продвижению продукции на рынке (реклама, ценовая политика и т.д.).

Результатом такого анализа является план отгрузок продукции (товаров, работ, услуг) в натуральных и стоимостных показателях.

Для регистрации составленных планов продаж в программе «1С:Управление небольшой фирмой» используется документ План продаж, который позволяет ввести данные детализацией по номенклатурным единицам (включая разбивку по характеристикам), а также заказам покупателей. Документ показан на рисунке 4.58.

Список введенных документов План продаж можно посмотреть, выбрав ссылку Планы продаж на панели навигации раздела Продажи.

Рисунок 4.58. Документ «План продаж»

В табличной части документа необходимо вручную указывать все номенклатурные позиции (товары, продукцию, работы, услуги) и планируемые объемы продаж в натуральном выражении. Суммы продаж и НДС рассчитываются автоматически – по типу цен, указанному здесь же в документе (в примере на рисунке 4.58 – это   Оптовая   цена).

Интересно, что документ План продаж позволяет вводить данные без учета характеристик, даже если они предусмотрены по той или иной номенклатурной позиции. Действительно, не всегда нецелесообразно, например, планировать продажи мячей и скакалок в разрезе цветовых гамм. Достаточно – в целом по номенклатурной позиции. В примере, показанном на рисунке 4.58, мы так и поступили – спланировали продажи спортинвентаря, не детализируя по характеристикам.

Рисунок 4.59. Период планирования

Период планирования (рисунок 4.59) определяется в верхней части документа путем выбора из списка Периоды планирования, а также в реквизите Дата планирования табличной части документа План продаж.

Например, если период планирования – квартал помесячно (как в примере на рисунке 4.58), то в реквизите Период планирования указывается период, соответствующий нужному кварталу (в примере – 03 квартал 2012), а в реквизите Дата планирования табличной части – дата начала конкретного месяца планирования внутри квартала (например, 01.07.2012, 01.08.2012 или 01.09.2012).

В случае если на планируемый период уже есть принятые от покупателей заказы, можно указать эти заказы в табличной части документа.

Несмотря на то, что документ План продаж практически целиком вводится в программу вручную (в отличие, например, от «1С:Управление производственным предприятием 8», где его можно сформировать автоматизированным способом), его наличие в программе дает ощутимый плюс: существенно облегчается  работа по выполнению план-фактного анализа продаж, которая является неотъемлемой частью деятельности по управлению продажами. А для облегчения работы с документом План продаж можно рекомендовать следующие меры:

• в случае если планы не слишком существенно меняются из месяца в месяц – вводить каждый новый документ путем копирования предыдущего, затем вносить в него изменения;
• при заполнении табличной части документа пользоваться кнопкой Подбор.

Для обобщения данных о введенных в программу планируемых продажах служит отчет Планы продаж, доступный в разделе Предприятие. Отчет строится на основе введенных документов План продаж.

Теперь посмотрим, как выполняется в программе собственно план-фактный анализ продаж? Для этой цели в разделе Предприятие  присутствует отчета План-фактный  анализ  продаж.

Рисунок 4.60. Отчет «План-фактный анализ продаж»

Пример отчета показан на рисунке 4.60. Как понимать данные отчета? Отрицательные отклонения говорят о недовыполнении плана, положительные – о его перевыполнении. В примере, показанном на рисунке 4.60, августовский план продаж мы еще недовыполнили, поскольку присутствуют отрицательные отклонения (как в

%, так и в абсолютной величине – по количеству и по сумме).

Для проведения более детального план-факт анализа в отчете План-фактный анализ продаж можно, аналогично другим отчетам программы, настраивать группировки, отборы, сортировки, состав выводимых показателей и т. п. Это позволяет проводить анализ в требуемых разрезах и с нужной степенью детализации.

Комиссионная торговля¶

Прием товаров на реализацию -

Как мы уже отмечали, для обеспечения потребностей по заказам покупателей можно не только зарезервировать на складе собственный товар, но также воспользоваться «чужим» товаром, иначе говоря – принять товар на реализацию от комитента с целью его последующей продажи своим покупателям. Ниже опишем схему учета в программе операций, связанных с приемом товаров на комиссию. Напомним, что возможность такого учета появляется, если в настройках (раздел Предприятие, далее на панели навигации Настройки / Продажи) установлен  флаг  Использовать   прием товаров   на   комиссию.

Прием товара на комиссию оформляется документом Приходная накладная (раздел Закупки), при этом значение реквизита Вид  операции  в документе Приходная  накладная  устанавливается как Прием на комиссию, а в табличной части обязательно нужно указать партию товаров (рисунок 4.61).

Рисунок 4.61. Указание партий товаров при приеме на комиссию

Указание партии необходимо для того, чтобы программа отличала «чужой» (принятый на комиссию) товар от собственного, находящегося на балансе. Указание партии потребуется во всех операциях, связанные с движением комиссионного товара. Напомним, что ввод списка партий товара осуществляется по ссылке Партии в карточке номенклатуры. Достаточно завести одну партию (например, Комиссионный товар) со статусом Товары на комиссии для каждого товара, принимаемого на комиссию. Можно также ввести и отдельную партию на каждую поставку или на каждого комитента (такой пример как раз показан на рисунке 4.61).

Продажа комиссионного товара покупателю оформляется так же, как и продажа собственного (с той лишь разницей, что необходимо всегда заполнять колонку Партия в заказах, накладных, счетах и счетах-фактурах).

Данные о реализованных товарах комитента содержатся в отчете, который наша организация составляет и предоставляет комитенту. Для этого в программе предназначен документ Отчет комитенту, доступный в разделе Закупки (ссылка Отчеты комитентам в группе Закупки). Документ отражает факт продажи товаров комитента и учитывает комиссионное вознаграждение.

Остаток нереализованных товаров можно вернуть комитенту. Это отражается в программе с помощью документа Расходная накладная (раздел Продажи), в котором значение реквизита Вид операции устанавливается как Возврат  комитенту.

Передача товаров на реализацию

Если наша компания не только принимает на реализацию чужие товары, но также и передает свои, то необходимо в настройках учета (раздел Предприятие, далее Настройки на панели навигации, раздел   настроек Продажи) установить флажок Использовать  передачу  товаров  на  комиссию. Отражение же самих операций по передачу товаров на комиссию программе выполняется в программе следующим образом:

Собственно передача товаров на реализацию комиссионеру оформляется документом Расходная накладная (раздел Продажи), при этом значение реквизита Вид операции в документе устанавливается как Передача на комиссию.

После продажи нашего товара своим покупателям комиссионер представляет нам отчет, который содержит данные о реализованных им товарах. Отчет комиссионера отражается в программе с помощью одноименного документа (ссылка Отчеты комиссионеров  в группе Продажи  на панели навигации раздела Продажи). Документ Отчет комиссионера отражает факт продажи товаров и учитывает комиссионное вознаграждение.

Если же комиссионер не смог продать часть нашего товара своим покупателям, то с помощью документа Приходная накладная (раздел Закупки) оформляем возврат нереализованного комиссионером товара. При этом значение реквизита Вид операции в документе устанавливается как Возврат от комиссионера.

Основы CRM-технологии. Элементы CRM в программе «1С:Управление небольшой фирмой 8»¶

CRM (Customer Relationship Management, управление взаимоотношениями с клиентами) – бизнес-подход к организации продаж, который заключается в выявлении групп наиболее выгодных для компании покупателей и установлении с ними долгосрочных отношений, направленных на увеличение объема покупок. Внедрение CRM- технологий в компании – это отдельное мероприятие, требующее времени, человеческих ресурсов и программного обеспечения. Существует специализированное программное обеспечение, реализующее CRM- технологии (в частности, программный продукт «1С:CRM ПРОФ»).

В программе «1С:Управление небольшой фирмой 8» также можно организовать некоторые элементы CRM- технологии. Рассмотрим их далее.

Сегментация клиентской базы. Определение групп наиболее выгодных компании покупателей -

Под сегментами понимаются группы покупателей, выделенные по какому либо признаку: принадлежности к определенному региону, виду деятельности, размеру, или же схожие по своим потребительским ценностям, предпочтениям и так далее. Указав в карточке каждого клиента, к каким сегментам он относится, можно в дальнейшем получать в программе отчеты по продажам в разрезе сегментов.

Программа «1С:Управление небольшой фирмой 8» реализована на платформе «1С:Предприятие 8.2», а это означает, что в программе существует возможность добавлять свои собственные произвольные реквизиты в справочники и документы.

Для этого необходимо зайти в раздел Администрирование, выбрать Наборы дополнительных реквизитов и сведений на панели навигации, далее открыть доп.свойства нужного справочника (в данном случае, справочника Контрагенты).

Рисунок 4.62. Наборы дополнительных реквизитов и сведений

Далее необходимо создать новый дополнительный реквизит, пусть это будет Регион.

Рисунок 4.63. Доп. реквизиты справочника «Контрагенты»

После этого в карточке клиента появляется новая вкладка Дополнительные реквизиты, где и размещается новый (пока единственный) дополнительный реквизит.

Рисунок 4.64. «Регион» как дополнительный реквизит в карточке контрагента

Значение реквизита выбирается из списка, который мы тут же имеем возможность сформировать (в данном случае, вводим возможные значения регионов наших покупателей). Теперь осталось только указать регион в карточке каждого покупателя (как правило, это делается один раз), и наша клиентская база сегментирована по регионам. Можно получать данные о продажах, оплатах, заказах в разрезе регионов, определяя тем самым, например, регионы с большим или меньшим объемом продаж, большей или меньшей дебиторской задолженностью и так далее. Примеры – на рисунках 4.65 и 4.66. Проанализировав такую информацию можно выработать индивидуальную стратегию работы с тем или иным регионом.

Рисунок 4.65. Заказы покупателей в разрезе регионов

Рисунок 4.65. Структура дебиторской задолженности в разрезе регионов

На рисунке 4.67 показан еще один интересный пример – отчет Продажи, группировки которого заданы таким образом, чтобы получить данные о предпочтениях в цветовой гамме нашей продукции покупателями различных регионов.

Рисунок 4.67. Продажи в разрезе регионов и цветовых гамм продукции

Итак, во всех отчетах, в которых можно получить информацию в разрезе контрагентов, можно получить данные и в разрезе дополнительных реквизитов (в нашем примере – регионов). Это достигается возможностями технологической платформы «1С:Предприятие 8.2».

Важно еще раз подчеркнуть, что дополнительных реквизитов может быть сколько угодно. Можно ввести тип клиента (обычный, VIP), класс важности (А,В,С), вид деятельности, размер предприятия клиента и т.д., и т. п.

Помимо дополнительных реквизитов могут быть и дополнительные сведения. Дополнительные сведения не видны на вкладке Дополнительные реквизиты, а вызываются отдельно из карточки клиента нажатием на кнопку .

Возвращаясь к данному в начале части «Основы CRM» определению CRM, подумаем, как же можно выявить группы наиболее выгодных для компании покупателей?

Во-первых, ответить на вопрос «Какого покупателя мы считаем выгодным?» Который много покупает? Который не задерживает оплату? Заказы которого наиболее прибыльны? В зависимости от ответа на этот вопрос понадобятся разные отчеты программы. Мы уже говорили, что объем продаж «по отгрузке» дает нам отчет Продажи, оплаченные заказы мы можем увидеть в отчете Анализ оплаты  заказов покупателей, а разницу между выручкой и себестоимостью заказов можно посмотреть в отчете Продажи, сформировав его в варианте Валовая прибыль, или же в отчете Доходы и расходы из раздела Анализ (заметим, что себестоимость окончательно формируется только после закрытия месяца).

Во-вторых, необходимо назначить дополнительные реквизиты, по которым мы хотим провести анализ. Это может быть не только регион, но и, например, вид деятельности предприятия-клиента, его форма собственности, численность персонала, пол руководителя (ж, м). Проведя анализ объемов выручки (оплат, прибыли) в разрезе этих реквизитов, можно определить группы наиболее интересных нам покупателей, и обратить на них более пристальное внимание.

Что под этим понимается? В первую очередь, то, что с такими покупателями надо быть в постоянном контакте, более тщательно заботиться о качестве выполнения заказов, а коммерческие предложения направлять не общего характера, а персонализированные – с учетом особенностей и характерных черт данного конкретного покупателя.

А для того, чтобы понимать особенности и характерные черты покупателя, его необходимо постоянно образом изучать, а полученные сведения фиксировать в программе. Что же именно мы можем зафиксировать в программе?

Ведение истории взаимоотношений с покупателем -

Заказы, счета, отгрузки, оплаты – фиксируются в программе с помощью соответствующих документов, которые мы уже рассматривали. Заключенные с покупателем договоры регистрируются в справочнике Договоры

контрагента, к которому мы также уже обращались. Проведенные переговоры, встречи, переписка регистрируются в программе с помощью документа Событие, который мы тоже изучили достаточно подробно.

Всю прочую информацию (комментарии, наблюдения) можно кратко фиксировать на вкладке Дополнительная информация в карточке клиента.

Тексты коммерческих предложений и других документов также могут храниться в программе в виде приложенных файлов.

Хранение контактной информации

Виды контактной информации по клиентам (адреса, телефоны, электронная почта и т. п.) и контактным лицам клиентов могут быть дополнены пользователем программы (см. рисунок 4.68).

Рисунок 4.68. Виды контактной информации

Любая дополнительная информация о контактном лице контрагента может быть также зарегистрирована в программе – см. рисунок 4.69.

Рисунок 4.69. Дополнительная информация о контактном лице контрагента может быть введена на вкладке

«Комментарий»

Менеджер клиента

Для обеспечения «единой точки входа» клиента в компанию клиентам могут быть назначены персональные менеджеры. Назначение персонального менеджера удобно и клиенту, и вам: клиент всегда знает, к кому его обратиться, а вы всегда знаете – с кого из сотрудников спросить, если что-то пойдет с этим клиентом не так.

Персонального менеджера клиента можно указать непосредственно в карточке клиента в реквизите

Ответственный менеджер (см. рисунок 4.70).

Рисунок 4.70. Менеджер клиента

Оценка эффективности рекламы¶

Оценка эффективности рекламы – распространенная задача в области управления продажами. В программе

«1С:Управление небольшой фирмой 8» эта задача может быть решена с помощью организации дополнительного реквизита в справочнике Контрагенты, аналогично тому, как мы действовали в предыдущем параграфе

«Основы CRM-технологии», анализируя продажи в разрезе регионов покупателей. Итак, вводим дополнительный реквизит Источник информации (рисунок 4.71).

Рисунок 4.71. Добавление дополнительного реквизита

«Источник информации» в справочник «Контрагенты»

В процессе общения с каждым покупателей выясняем, откуда он узнал о нашей компании. Эту информацию и фиксируем в реквизите Источник информации (рисунок 4.72).

Рисунок 4.72. Указание источника информации в карточке покупателя

Теперь можно строить различные отчеты, группируя (или отбирая) данные по источникам информации. Один из примеров подобного отчета показан на рисунке 4.73.

Рисунок 4.73. Продажи в разрезе источников информации, в порядке убывания сумм, с детализацией по источникам, покупателям, номенклатурным позициям

Итак, мы сформировали отчет о продажах в разрезе источников информации. Теперь осталось сопоставить данные отчета с суммами затрат на рекламные мероприятия и сделать предположения относительно эффективности каждого из мероприятий. Подчеркнем – именно предположения. Потенциальный покупатель мог впервые увидеть нас на отраслевой выставке, затем – несколько раз «наткнуться» на контекстную рекламу в интернете, и в довершении всего – кто-то из знакомых этого покупателя настойчиво порекомендует выбрать именно нашу продукцию. Интересно, что он сообщит нам в качестве источника информации, обратившись в нашу компанию?

Вопросы для самоконтроля¶

1. Обязательно ли создание в справочнике «Контрагенты» группы «Покупатели» для размещения в ней записей о покупателях фирмы?
2. Можно ли хранить тексты заключенных договоров с покупателями непосредственно в программе «1С:Управление небольшой фирмой 8»?
3. Где указывается размер скидки, предоставляемой покупателю по конкретной сделке (заказу)?
4. Можно ли настроить список документов «Событие» таким образом, чтобы в нем остались только телефонные звонки конкретного сейлз-менеджера? Если да, то что для этого следует сделать?
5. Существует ли возможность резервировать товары на складе под заказ покупателя? Если да, то что для этого надо сделать?
6. Как снять с резерва зарезервированные ранее товары, если покупатель отменил заказ?
7. С помощью каких средств программы можно выставить покупателю счет на оплату?
8. Существует ли в программе возможность оформить фактическую отгрузку товара без предварительного оформления заказа покупателя?
9. Можно ли настроить отчет «Ведомость по заказам покупателей» таким образом, чтобы в него включались только те заказы, плановая дата отгрузки по которым уже прошла?
10. Для чего в заказе покупателя служит флажок «Закрыт»?
11. Включаются ли в отчет «Продажи» данные о заказанных покупателями, но еще не отгруженных товарах?
12. Какой отчет предназначен для контроля платежей по заказам покупателей?
13. С помощью какого отчета можно провести план-фактный анализ продаж с детализацией по сотрудникам отдела продаж?
14. Обязателен ли партионный учет для товаров, принимаемых на реализацию? А для товаров, передаваемых на реализацию?
15. Существуют ли в программе средства для сегментирования базы покупателей? Если да, то какие?

Продукция, ее состав и технологические операции производства¶

Перечень выпускаемой продукции хранится в справочнике Номенклатура, при этом сами номенклатурные единицы продукции имеют тип Запас. Для номенклатурной единицы, являющейся продукцией, а не товаром или материалом, можно установить способ пополнения по умолчанию – производство (реквизит Способ   пополнения на вкладке Параметры хранения и закупки – см. рисунок 5.1).

Рисунок 5.1. Указание способа пополнения по умолчанию и спецификации в карточке номенклатуры

Установка способа пополнения Производство вовсе не означает, что данная номенклатурная единица всегда будет учитываться в программе как продукция. С таким же успехом ее можно будет закупать у поставщиков, если в этом возникнет необходимость.

Какие материалы (сырье) используются при выпуске продукции, и какие технологические операции при этом выполняются, определяет Спецификация. Спецификаций может быть несколько для одной и той же единицы продукции. Но, как правило, одна из них является основной, ее и можно указать в карточке номенклатуры на вкладке Параметры хранения и закупки. См. рисунок 5.1. Перечень всех спецификаций номенклатурной позиции можно увидеть, нажав на ссылку Спецификации в левой части карточки номенклатуры (в группе См. также). См. рисунки 5.1, 5.2.

Следует отметить, что если продукция имеет дополнительные характеристики (например, различается по цветам, размерам и т. п.), то спецификацию необходимо ввести для каждой характеристики. Действительно, ведь в состав разных вариантов продукции могут входить, например, материалы разных цветовых гамм. Такой пример как раз показан на рисунке 5.2: для производства спортивного комплекса «Макси» красной расцветки используется спецификация «Комплекс Макси – красный», для производства того же комплекса морской расцветки – спецификация «Комплекс Макси – синий» или «Комплекс Макси – синий – доп. спецификация», а для производства комплекса темной расцветки – «Комплекс Макси – темный». Кроме того, в списке спецификаций присутствует и базовая спецификация, не различающаяся по цветам.

Рисунок 5.2. Перечень спецификаций продукции

Табличная часть каждой спецификации может содержать две вкладки – Состав и Операции.

Рисунок 5.3 Спецификация, вкладка «Состав»

Вкладка Состав определяет перечень и количество материалов (сырья), необходимых для производства продукции. Состав реквизитов табличной части вкладки Состав описан ниже.

Тип строки может принимать следующие значения:

• Материал – материалы и сырье, закупаемые у поставщиков.
• Сборка – полуфабрикат, который производится на предприятии.
• Узел – набор из нескольких номенклатурных позиций; его характерная особенность в том, что он не учитывается как самостоятельная единица, т. е. не существует физически, не лежит на складе, а собирается из составляющих непосредственно в момент его использования.
• Расход – услуга контрагентов, имеющая производственный характер, и входящая в состав прямых затрат.

Номенклатура, Характеристика, Ед. – номенклатурная единица материала (сырья), его характеристика, единица измерения.

Количество – норма расхода номенклатуры на изготовление количества продукции, указанного далее в реквизите Количество продукции.

Доля стоимости – доля стоимости запаса, получаемого в результате разборки (разделки) от стоимости исходной номенклатуры.

Для номенклатуры типа Сборка или Узел указывается также спецификация, по которой, в свою очередь, производится эта сборка или узел (реквизит Спецификация табличной части).

Далее перейдем к вкладке Операции.

Вкладка Операции определяет состав технологических операций производства.

Рисунок 5.4. Спецификация, вкладка «Операции»

В табличной части на вкладке Операции указываются:

Операция – технологическая операция процесса изготовления изделия, выбирается из справочника

Номенклатура из числа номенклатурных позиций с типом Операция.

Норма времени – нормативное время выполнения операции, указывается в часах.

Количество продукции – количество продукции, в расчете на которое указана норма времени выполнения операции.

Говоря о технологических операциях, надо отметить, что если в настройках не установлен флажок Использовать  технологические  операции  в  спецификациях  изготовления  изделий,  сдельных нарядах, то вкладки Операции в спецификациях мы не увидим. Вкладка же Состав будет присутствовать в любом случае.

Для контроля нормативного состав выпускаемой продукции можно использовать отчет Нормативный состав изделия, который расположен в разделе Производство. Пример отчета представлен на рисунке 5.5.

Отчет состоит из двух таблиц: верхняя показывает плановый расход материалов, нижняя – технологические операции, которые требуется выполнить в процессе производства.

Рисунок 5.5. Отчет «Нормативный состав изделия»

Обратим внимание на то, что если в составе спецификации присутствуют узлы или сборка, то в отчете

Нормативный состав изделия они разворачиваются до конечных материалов и техопераций. Такой пример –

«Упаковка для спорткомплекса» в отчете на рисунке 5.5. Упаковка состоит из коробки картонной и скотча (видим в верхней части отчета), при этом технологических операции по собиранию узла нет (последняя строка отчета не расшифрована).

Нетрудно догадаться, что отчет Нормативный состав изделия может быть использован для получения данных о плановой себестоимости. Однако, для того, чтобы в отчете были данные в суммовом выражении, для материалов и тех.операций в программу должны быть введены цены (расценки). В нашем случае (рисунок 5.5) они в программу введены с видом цен «Учетная цена». Поскольку цены (расценки) могут меняться с течением времени, при формировании отчета всегда указывайте дату расчета, программа возьмет значения цен именно на эту дату. Зная, например, о грядущем повышении цен поставщиков материалов на N% с такого-то числа, вы можете заранее ввести в программу эти цены (быстро и удобно это сделать обработкой Формирование цен) и затем с помощью отчета Нормативный состав изделия проанализировать, как это повышение повлияет на будущую себестоимость продукции.

Ресурсы предприятия¶

О ресурсах мы уже говорили в главе, посвященной вводу начальных данных. Напомним, что ресурсами предприятия в программе называются любые производственные ресурсы (оборудование, инвентарь, механизмы, бригады рабочих, отдельные работники и так далее), загрузку которых целесообразно планировать. Это планирование выполняется в документах Заказ на производство и Заказ-наряд.

Список ресурсов доступен на панели навигации раздела Сервис или на панели навигации раздела

Производство – см. рисунок 5.6

Рисунок 5.6. Ресурсы предприятия

Каждый ресурс может относиться к какому-либо виду ресурсов. В примере, показанном на рисунке 5.6., мы определили два вида ресурсов – «Оборудование» и «Работники». Вид ресурсов «Все ресурсы» всегда присутствует в программе. Непосредственно в карточке ресурса (рисунок 5.7) можно указать, к какому виду он относится, с помощью кнопки Указать виды ресурсов в верхней части формы.

Рисунок 5.7. Ресурс предприятия, связанный с бригадой

Каждый ресурс может быть связан с сотрудником или с бригадой сотрудников, а может быть не связан ни с чем. На рисунке 5.7., показан ресурс, связанный с бригадой.

Для каждого ресурса, помимо его наименования, задается Мощность (значение доступности ресурса на интервале времени), по умолчанию мощность равна 1. Мощность определяет, сколько заданий может выполнять ресурс в один момент времени.

Для каждого ресурса также можно задать свой график работы, состоящий из рабочего и нерабочего времени. Для этого сначала надо установить Текущий график (выбирается из справочника Графики работы), а затем при необходимости внести отклонения от него. Перед тем, как установить график, выделите мышью тот интервал времени, для которого вы хотите это сделать.

Для того, чтобы не возникло затруднений при вводе данные о графиках работы ресурсов, заполните предварительно справочник Графики работы. Вы найдете его на панели навигации раздела Зарплата. Дело в том, что справочник Графики работы в программе один – он используется и для ресурсов, и для сотрудников.

О том, как выполняется планирование ресурсов предприятия, вы узнаете, прочитав следующий параграф.

Планирование производства¶

Планирование производства в программе «1С:Управление небольшой фирмой 8» осуществляется с помощью ввода документов Заказ на производство. Документ доступен на панели навигации раздела Производство. В случае, когда производство является позаказным (что как раз и характерно для небольших фирм), документы Заказ на производство целесообразно вводить на основании заказов покупателей непосредственно в разделе Продажи (см. рисунок 5.8).

Рисунок 5.8. Ввод заказа на производство на основании заказа покупателя

Рассмотрим документ Заказ на производство. См. рисунок 5.9.

Рисунок 5.9. Заказ на производство, вкладка «Продукция» В шапке документа заполняем следующие реквизиты.

Организация – наша организация, от лица которой исполняется заказ.

Вид операции – Сборка или Разборка. В нашем примере – сборка (то есть изготовление продукции из составляющих ее материалов).

Состояние. Если мы хотим, чтобы заказ сразу был включен в производственный план, то необходимо установить в нем состояние, статус которого – В работе, а не Открыт. По аналогии с заказами покупателей, заказ на производство в состоянии со статусом Открыт – не более чем запись в списке заказов. Перечень состояний заказов на производство также настраивается пользователем программы в соответствии со спецификой производственного процесса в конкретной компании, и хранится в справочнике Состояния заказов на производство. Мы говорили о нем в главе, посвященной вводу начальных данных.

Флажок Закрыт в заказе на производство имеет тот же смысл, что и в заказах покупателей (напомним, что заказы покупателей мы рассматривали в предыдущей главе). Поскольку наш заказ еще не закрыт, значение флажка не устанавливаем.

Говоря о состояниях заказов на производство, подчеркнем, что, как и в случае с заказами покупателей, здесь вы тоже можете не вести свой список состояний заказов на производство, а отключить флажок Использовать несколько состояний заказов на производство (три и более). Флажок находится в разделе настроек Производство. При отключенном флажке любой заказ на производство может быть только в одном из двух состояний – «в работе» или «выполнен», что вы и указываете в нем одним щелчком мыши. См. рисунок 5.10.

Рисунок 5.10. Выбор состояния в заказе на производство в случае, когда флаг «Использовать несколько состояний заказов

на производство (три и более) отключен Вернемся к рисунку 5.9.

Изготовитель – структурная единица компании, которая будет осуществлять производственную деятельность. Это может быть как склад (например, комплектация или упаковка, розлив на складе), так и подразделение.

Старт и Финиш определяют сроки производства. Эти значения рассчитываются программой автоматически, исходя из предполагаемой даты отгрузки готовой продукции покупателю (указанной в заказе покупателя) и длительности производства (указанной в реквизите Срок исполнения, дн. для производимой номенклатурной единицы в справочнике Номенклатура). При необходимости, их можно изменить вручную. Если заказ

покупателя в заказе на производство не указан, старт и финиш автоматически не рассчитываются, а заполняются только вручную.

Заказ покупателя – заказ покупателя, для обеспечения которого предназначен данный заказ на производство. Указание заказа покупателя в заказе на производство не является обязательным, так как производство не  всегда может быть позаказным.

Табличная часть Продукция определяет, что именно и в каком количестве должно быть произведено, а также – по какой спецификации. Обратите внимание, что «по умолчанию» программа всегда поставляет в реквизит Спецификация базовую спецификацию. Поэтому, обязательно проверьте, что у вас в графе Спецификация для каждой номенклатурной позиции, прежде чем переходить к табличной части Материалы.

Табличная часть Материалы документа Заказ на производство (рисунок 5.11) определяет потребность в сырье и материалах для производства. Данные здесь заполняются автоматически на основе спецификаций, указанных в табличной части Продукция. При изменении хотя бы одного значения графы Спецификация в табличной части Продукция (а это изменение возможно, как мы отметили в предыдущем абзаце) следует заново заполнить табличную часть, нажав на кнопку Заполнить по спецификации.

Рисунок 5.11. Заказ на производство, вкладка «Материалы»

Склад резерва – склад, на котором резервируются материалы, необходимые для производства по данному заказу на производство. Здесь необходимо отметить, что фактически материалы будут зарезервированы не под заказ на производство, а под заказ покупателя, во исполнение которого создан данный заказ на производство. Графу В резерв можно заполнить автоматически, для этого воспользуйтесь кнопкой Изменить резерв.

Вкладка Задействованные ресурсы предназначены для планирования использования ресурсов предприятия.

Рисунок 5.12. Заказ на производство, вкладка «Задействованные ресурсы»

Табличная часть на вкладке Задействованные ресурсы заполняется вручную. Здесь необходимо указать наименование ресурса, календарный день, время начала работы ресурса (Старт) и время окончания работы ресурса (Финиш). Время работы ресурса не обязательно должно совпадать точно со временем производства по заказу. Так в нашем примере производство начинается 14 августа в 00 часов и заканчивается 17 августа в 00 часов (см. рисунок 5.9), в то время как сборочный автомат используется 15 и 16 августа с 9 до 11 часов утра (см. рисунок 5.12).

Планируя использование ресурсов, необходимо знать, доступны ли нужные нам ресурсы на интересующий интервал времени. Для получения такой информации можно воспользоваться формой Планировщик. Она доступна на панели навигации раздела Производство или раздела Сервис. Кстати говоря, непосредственно из формы Планировщик можно также вводить документы Заказ на производство. Что мы далее и сделаем.

Рисунок 5.13. Планировщик, вкладка План-график

Планировщик содержит две вкладки План-график и Загрузка ресурсов (см. рисунок 5.13). На вкладке План- график представлены производственные заказы, на вкладке Загрузка ресурсов – данные о планируемом использовании ресурсов предприятия.

На обеих вкладках данные могут быть представлены в форме списка или в форме диаграммы, вы можете сами выбрать форму представления данных, нажав одну из кнопок Список или Диаграмма (эти кнопки расположены в правой верхней части – см. рисунок 5.13).

Также на обеих вкладках можно ввести новый производственный заказ с помощью кнопки Создать. Однако если вы вводите новый заказ, находясь на вкладке План-график, то для заполнения вам откроется та же форма, что и на рисунке 5.9, а если вы вводите новый заказ на вкладке Загрузка ресурсов, то заказ будет иметь несколько иной вид. Хотя все те же реквизиты в нем, конечно, будут присутствовать.

Рисунок 5.14. Заказ на производство, введенный из формы «Планировщик» на вкладке «Загрузка ресурсов»

Для сотрудника фирмы, занимающегося планированием производства, можно рекомендовать нижеследующий порядок работы с документом, показанным на рисунке 5.14.

1. Заполните данные о продукции (левый верх формы) и заказе (нижняя часть формы). Понятно, что даты и время Старт и Финиш пока не могут быть введены точно, укажите приблизительно.

2. Прежде чем вводить планы загрузки ресурсов (правый верх формы), убедитесь, что нужные вам ресурсы свободны в интересующее вас время. Для этого обратите внимание на среднюю часть формы – именно там вы увидите список ресурсов, в котором для каждого ресурса занятое время отмечено красным цветом. Так, на рисунке 5.14 мы видим, что 16 августа сборочный автомат занят с 9 до 11 часов утра. Меняя дату с помощью синих стрелок, посмотрите в какие ближайшие дни и часы нужный вам ресурс свободен.
3. Найдя незанятое время в графике загрузки ресурса, отметьте эти клетки мышью или Shift + стрелка, после чего нажмите Enter. Таким образом, вы автоматически введете новую строку в таблицу Задействованные ресурсы (верхняя часть формы). Таблицу Задействованные ресурсы, конечно, можно заполнять и вручную с помощью кнопки Добавить. Выбранное вами время загрузки ресурсов на данном заказе вы увидите в расписании зеленым цветом.

Рисунок. 5.15. Планирование времени загрузки ресурса

4. Теперь вернитесь к реквизитам Старт и Финиш в нижней части заказа. С учетом того, как вы только что спланировали загрузку ресурсов, эти сроки вам, возможно, надо откорректировать.
5. Нажмите кнопку Провести и закрыть.

Если вы случайно ошиблись, планируя загрузку ресурсов, и запланировали использование одного и того же ресурса в одно и то же время одновременно на нескольких заказах (при том, что мощность ресурса равна 1), то вы легко увидите эти ошибки. Для этого на вкладке Загрузка ресурсов формы Планировщик нажмите кнопку Диаграмма и выберите интересующий вас период времени. См. рисунок 5.16.

Рисунок 5.16. Заштрихованные по диагонали клетки – неверно спланированное время.

Так, на рисунке 5.16 мы видим, что с 10 до 11 часов 16 августа ошибочно запланировано использование сборочного автомата на двух заказах одновременно. Один из этих заказов надо ставить на другое время.

Продолжим разговор о планировании. Как уже было отмечено в самом начале этого параграфа, список документов Заказ на производство и есть наш план производства. Этот список доступен в разделе Производство по ссылке Заказы на производство на панели навигации. Список заказов на производство мы также видим в форме Планировщик. И наконец, для просмотра производственного плана можно также воспользоваться отчетами. Например, отчетом Ведомость по заказам на производство, расположенным в разделе Производство. Пример сформированного отчета показан на рисунке 5.17.

Рисунок 5.17. Отчет «Ведомость по заказам на производство».

Графа Заказано – и есть наш производственный план, графа нач.ост (на начало) – недовыполненный план с прошлого периода (в примере на рисунке 5.17 прошлым периодом считается все, что было до 13.08.2012).

В случае, когда производство является позаказным, необходимо осуществлять регулярный контроль того, все ли заказы покупателей попадают в план производства. Для этой цели можно формировать отчет Анализ выполнения  заказов  покупателей  из  раздела  Продажи  или  отчет  Ведомость  по  размещению  заказов  из раздела Закупки (см. рисунки 5.18 и 5.19).

Рисунок 5.18. Отчет «Анализ выполнения заказов покупателей».

Рис 5.19. Отчет «Ведомость по размещению заказов»

Характерная особенность отчета о размещении заказов заключается в том, что в него всегда попадают только те заказы покупателей, которые будут выполняться за счет заказов на производство или заказов поставщикам.

Производственные планы можно видеть также и в отчете График движения запасов. Отчет находится в разделе Закупки.

Рисунок 5.20. Планируемый выпуск спорткомплексов «Макси» в графике движения запасов

Кстати, в графике движения запасов (рисунок 5.20) видно также, что 14 и 16 августа мы планируем отпускать материалы в производство.

Резервирование материалов, как мы помним, осуществляется в документе Заказ на производство. Посмотреть, какие именно материалы зарезервированы можно с помощью отчета Остатки запасов (раздел Закупки), причем в настройках отчета обязательно должна присутствовать группировка Заказ покупателя. Как мы уже отмечали, материалы для производства всегда резервируются не под заказ на производство, а под заказ покупателя, который указан в заказе на производство.

Рисунок 5.21. Отчет о резервировании запасов

На рисунке 5.21 показан пример отчета о резервировании запасов. Как понять, где свободный остаток, а где резерв – отмечено на рисунке на примере номенклатуры «Доска для пресса».

Итак, мы рассмотрели вопрос планирования в УНФ с помощью документа Заказ на производство. В  заключение отметим, что заказы на производство можно не вводить вручную, а формировать с помощью сервиса Расчет потребностей в запасах. Работу с сервисом Расчет потребностей в запасах мы будем рассматривать в главе, посвященной закупкам.

Теперь перейдем от планирования к фактическому выпуску продукции.

Выпуск продукции¶

Передача материалов со склада в производство

После того, как сформирован производственный заказ, ответственный за выпуск по заказу обращается на склад с требованием отпустить ему материалы и комплектующие. Это обращение обычно выполняется в форме требования-накладной (требования на склад). Требование на склад в программе можно распечатать непосредственно из документа Заказ на производство (или из журнала документов Заказы на  производство) – см. рисунки 5.22 и 5.23.

Рисунок 5.22. Требование на склад можно распечатать

Рисунок 5.23. Печатная форма «Требование на склад»

Работник склада, осуществляющий отпуск материалов для производства, оформляет в программе отпуск со склада с помощью документа Перемещение запасов. Если отпуск материалов происходит точно под конкретный производственный заказ, то целесообразно ввести документ Перемещение материалов на основании документа Заказ на производство – в этом случае документ Перемещение запасов будет заполнен автоматически – см. рисунок 5.24. Хотя, конечно, все реквизиты документа, включая табличную часть, могут быть заполнены вручную безотносительно конкретного заказа.

Рисунок 5.24. Перемещение материалов в производство

Обратите внимание на значения реквизитов Вид операции и Получатель в документе. Производственный отдел у нас имеет тип «Подразделение», именно поэтому программа интерпретирует данную операцию как передачу материалов в производство. Если бы производственный отдел был, например, с типом «Склад», то программа считала бы приведенную на рисунке 5.24 операцию обычным перемещением между складами.

После проведения документа Перемещение запасов материалы, указанные в табличной части, будут

«числиться» за производственным отделом: рисунок 5.25.

Рисунок 5.25. Отчет «Остатки по складу» из раздела «Закупки» покажет, какие материалы находятся

в конкретном производственном подразделении

Надо сказать, что ввод документа Перемещение материалов в цепочке производственного процесса не является строго обязательным. И вот почему. Дело в том, что в небольших фирмах нередко склад и производство совмещены в одном подразделении. В таких фирмах выпуск продукции, например, сборка из комплектующих, выполняется непосредственно на складе, где эти комплектующие и хранятся. В такой ситуации вводить документ Перемещение материалов не нужно (если только речь не идет о перемещении материалов между ячейками этого склада).

Выпуск продукции и ее оприходование на склад

Фактический выпуск продукции оформляется в программе с помощью документа Производство. Целесообразно ввести его на основании документа Заказ на производство.

Кроме того, сотрудник, ответственный за производство, обычно ставит отметку о выполнении заказа в документе Заказ на производство – например, путем перевода заказа в состояние со статусом Выполнен и установкой флажка Закрыт.

Рассмотрим подробнее документ Производство.

Рисунок 5.26. Документ «Производство», вкладка «Продукция»

Рисунок 5.27. Документ «Производство», вкладка «Материалы»

Смысл большинства реквизитов документа Производство интуитивно понятен, поэтому остановимся лишь на некоторых из них.

Изготовитель – структурная единица, которая осуществила выпуск продукции. Это может быть как производственное, так и складское подразделение (в зависимости от специфики деятельности конкретной компании). В примере на рисунках 5.26–5.27 изготовителем является Производственный отдел. Именно на затраты этого подразделения будет списана стоимость материалов, затраченных на выпуск (указываются в табличной части на вкладке Материалы).

Получатель – структурная единица, куда будет оприходована готовая продукция. Как правило, это – склад. В

примере на рисунках 5.26–5.27 это – Основной склад.

Списать из (расположен на вкладке Материалы) – реквизит, определяющий структурную единицу, из которой будут списаны материалы, потраченные на выпуск продукции. Это может быть, как складское подразделение, так и производственное (если материалы были предварительно отпущены со склада в производство с помощью документа Перемещение запасов, как описано в предыдущем параграфе).

Графа Количество табличной части на вкладке Материалы определяет, какое количество материала фактически израсходовано на выпуск.

Графа Резерв табличной части на вкладке Материалы определяет, какое количество материала снимается с резерва (напомним, что резервировали мы в заказе на производство).

Отходы. Вкладка табличной части, на которой перечисляются возвратные отходы (именно отходы, а не остатки), если таковые получились в процессе производства.

При проведении документа Производство в программе происходит следующее:

1. Отражается выпуск готовой продукции.

2. Готовая продукция приходуется на склад (указанный как Получатель), при этом, если производство выполнялось под заказ покупателя, то продукция автоматически резервируется на складе под этот заказ покупателя.
3. Отражается факт исполнения заказа на производство, что можно видеть, например, в отчете Ведомость по заказам  на  производство.
4. Материалы, указанные на вкладке Материалы, списываются на выпуск продукции (перечисленной на вкладке Продукция) из подразделения, указанного в реквизите Списать из, в натуральном и стоимостном выражении.
5. Возвратные отходы, перечисленные на вкладке Отходы, приходуются в подразделение, указанное на вкладке Отходы как Получатель, в натуральном выражении.

Теперь рассмотрим три нюанса, связанных с движением материалов.

Во-первых, заполнение табличной части на вкладке Материалы в документе Производство не является обязательным. Дело в том, что выполнять списание материалов на выпуск можно не только с помощью документов Производство, отражающих каждый выпуск. Списание материалов на выпуск продукции можно сделать также и документом Распределение затрат, который может «охватывать» любой период времени – производственную смену, несколько рабочих дней, неделю, и даже месяц. При этом материалы должны быть предварительно переданы в производственное подразделение с помощью документа Перемещение запасов. На практике такой порядок работы (распределение материалов с помощью документа Распределение затрат, а не в документе Производство) бывает обоснован, например, в таких случаях:

• внутренними правилами фирмы определено, что производственники не отчитываются за расход материалов по каждому выпуску, а делают это, например, один раз в неделю;
• нет информации о том, какие именно материалы на какую именно продукцию израсходованы (такое, увы, бывает), и тогда распределение всех потраченных за период (обычно, календарный месяц) материалов на выпущенную продукцию придется выполнить по нормативам или каким-либо иным правилам – ведь себестоимость выпущенной продукции все равно надо посчитать.

Работу с документом Распределение затрат мы рассмотрим в главе, посвященной финансам[4].

Во-вторых, факт не всегда соответствует плану. Материалов по факту может быть израсходовано больше или меньше запланированного (а возможно и зарезервированного) количества. Как правильно учесть в программе такие ситуации? А вот как.

Если материала истрачено больше запланированного (то есть – указанного в заказе на производство), то просто укажите фактический расход в графе Количество (вкладка Материалы – см. рисунок 5.27). Значение графы Резерв при этом увеличивать не нужно – ведь вы снимаете с резерва только то, что резервировали.

Если материала истрачено меньше запланированного, то в графе Количество вы также указываете  фактический расход, при этом значение графы Резерв нужно тоже уменьшить до значения фактического расхода. Остаток (непригодившееся, но зарезервированное количество материала) нужно снять с резерва, введя документ   Резервирование   запасов.

В-третьих, если на вкладке Продукция находится не одна, а несколько номенклатурных позиций, то материалы, перечисленные на вкладке Материалы, будут автоматически распределены программой по этим номенклатурным позициям. Распределение происходит на основе спецификаций и (или) пропорционально

объему выпуска, т. е. – количеству продукции. Так, например, если на вкладке Материалы присутствует материал, не указанный в спецификациях, то его количество будет распределено по позициям продукции пропорционально количеству продукции. Надо подчеркнуть, что возможность ручной корректировки результатов распределения материалов в документе Производство, отсутствует. Посмотреть, как именно программа распределила материалы, вы сможете с помощью отчета Распределение материалов. Нажав на ссылку в  левой части формы документа Производство, вы увидите эти данные. См. рисунок 5.28.

Рисунок 5.28. Распределение материалов в документе «Производство»

Итак, с помощью документа Производство оформляем выпуск готовой продукции. Убедиться в том, что продукция выпущена и лежит на складе под заказы покупателей, можно, например, с помощью отчета Остатки запасов (рисунок 5.29), к которому мы уже обращались ранее. В отчете можно увидеть не только то, какая продукция и в каком количестве лежит на складе, но также и под какие заказы покупателей она была выпущена.

Рисунок 5.29. Отчет «Остатки запасов»» показывает, какая продукция находится на складе и под какие заказы покупателей она выпущена

Данные о том, что выпуск произошел, появятся и в отчете Анализ исполнения заказов покупателей, которым часто пользуются сотрудники отдела продаж. Таким образом, продавец может оперативно проинформировать покупателя о том, что продукция для него готова (рисунок 5.30).

Рисунок 5.30. Готовая к отгрузке продукция в отчете

«Анализ выполнения заказов покупателей»

Контроль исполнения производственного плана¶

Итак, с оформлением фактического выпуска все относительно просто. Но ведь необходимо не только учитывать факт состоявшегося выпуска продукции, но также и контролировать соответствие факта плану, то есть – заданиям на производство. И в первую очередь, здесь идет речь о контроле сроков исполнения, ведь в заказах наших покупателей указаны конкретные даты, к которым нужно уже отгрузить готовую продукцию. Срыв сроков поставки может неблагоприятно сказаться на отношениях с покупателями, поэтому вопрос контроля своевременности исполнения производственных заказов всегда попадает в сферу внимания руководителя небольшой фирмы.

Для контроля исполнения заказов на производство можно воспользоваться отчетом Ведомость по заказам на производство. Давайте посмотрим на пример этого отчета, показанный на рисунке 5.31. Что же мы видим? То, что если сегодня, скажем, 17 августа, то мы даже перевыполняем график, поскольку выполнен не только производственный заказ на 17 число, но также и один заказ на 18-е. А вот если сегодня на календаре 19 августа, а отчет показывает данные, как на рисунке 5.31, то налицо – срыв сроков: заказы на производство СП

• 0000000004 и СП – 0000000003 от 16.08.2012 должны были быть выполнены 18 числа (один к 10:00, второй к 12:00), однако в графе Выполнено, к сожалению, – пусто.

Рисунок 5.31. Отчет «Ведомость по заказам на производство»

с группировкой по плановой дате окончания выполнения заказа (дате финиша)

Конечно, чтобы получить отчет именно такой формы, как на рисунке 5.31, мы немного «вмешались» в настройку отчета – добавили группировку Заказ на производство. Финиш.

Для контроля исполнения производственного плана можно воспользоваться также отчетом План-фактный анализ производства (рисунок 5.32), который вы тоже найдете в разделе Производство.

Рисунок 5.32. План-фактный анализ производства

Отчет имеет удобный и наглядный вид, показывает запланированное и произведенное количество продукции за выбранный период времени, а также отклонение в натуральном выражении (количестве) и процентном.

Обратите внимание, что, например, процент выполнения плана «минус 40» (см. рисунок 5.32), надо понимать как «выполнение плана на 60 процентов». Кроме того, обратите внимание и на то обстоятельство, что в отчете План-фактный анализ производства не содержатся данные об остатках с прошлого периода, то есть – данные об имеющемся недовыполнении или перевыполнении плана на дату начала отчета (на рис. 5.32 – на 13.08.2012). В то время как в отчете Ведомость по заказам на производство такие данные есть. Они находятся в графе Нач. ост (на начало).

Контролировать выполнение плана производства может не только руководитель фирмы, но и сотрудники, ответственные за исполнение тех или иных производственных заказов – каждый по своим заказам.

Осуществлять такой контроль достаточно удобно в форме Планировщик. См. рисунок 5.33.

Рисунок 5.33. Планировщик, с отбором по ответственному

В планировщике видны все заказы за выбранный период. «Зачеркнутые» заказы – это те, в которых установлен флажок Закрыт. Такой флажок ответственный сможет поставить только в тех заказах, которые уже выполнены (статус состояния «выполнен»), либо были отменены еще до начала выполнения (статус состояния «открыт»).

Формирование заказов на производство с помощью сервиса «Расчет потребностей в запасах»¶

Как мы уже отмечали, для небольших фирм характерно позаказное производство, т. е. задания производственным подразделениям произвести продукцию выдаются в точном соответствии с полученными заявками от покупателей. С точки зрения работы в программе «1С:УНФ 8» это означает, что на основании каждого заказа покупателя, в котором присутствует продукция, надо ввести заказ на производство. При  большом количестве заявок процесс может быть трудоемким, поэтому его нужно автоматизировать. Для этой цели можно воспользоваться сервисом Расчет потребностей в запасах, который создает необходимое количество документов Заказ на производство автоматически. Забегая вперед, отметим, что сервис Расчет потребностей в запасах «умеет» автоматически создавать не только заказы на производство, но также заказы поставщикам и заказы на переработку.

Рассмотрим, как работает этот сервис.

На панели навигации раздела Производства выбираем ссылку Расчет потребностей, после чего открывается форма, показанная на рисунке 5.34.

Рисунок 5.34. Расчет потребностей в запасах, вкладка «Потребность»

Перед началом расчета, во-первых, укажите программе, по какую дату надо рассчитать потребность. На рисунке

5.34 потребность рассчитывается по 30 августа включительно. Обратите внимание, что нижняя граница расчета

• всегда текущая дата. В нашем примере это – 23.08.2012.

Если речь идет о потребностях в продукции, то необходимо оставить предложенный программой способ пополнения «Производство».

Это означает, что программа будет рассчитывать потребность во всех номенклатурных позициях типа «Запас», в карточке которых указан способ пополнения «Производство».

Далее при необходимости определите организацию и установите дополнительные отборы (кнопка Отборы).

Теперь нажимайте кнопку Рассчитать. При установленном флажке Только дефицит программа покажет вам перечень номенклатурных позиций, которых недостаточно для удовлетворения имеющихся заказов покупателей, при этом в графе Дефицит вы увидите недостающее количество.

Теперь раскроем информацию о конкретной номенклатурной позиции и на этом примере рассмотрим, какие данные показывает программа. См. рисунок 5.35.

Рисунок 5.35. Расчет потребностей – пример

Итак, Спортивный комплекс Мини темной расцветки. Остатка на складе нет, т. к. строка Начальный остаток пуста. Поступлений тоже не ожидается (строка Поступление пуста), что означает, что на эту продукцию нет ни одного неисполненного заказа на производство. Потребность составляет 7 штук, в том числе 4 штуки – по заказу покупателя от 19.08 и 3 штуки – по заказу покупателя от 22.08. При этом первые четыре штуки присутствуют также и в графе Просрочено. Почему? Ответ на этот вопрос мы можем получить, открыв двойным щелчком мыши сам заказ покупателя – см. рисунок 5.36.

Рисунок 5.36. Заказ покупателя продукции, плановая дата отгрузки уже прошла

Отгрузка по заказу должна была состояться еще 22 августа, а сегодня, как мы помним – 23-е. Поэтому потребности по данному заказу расценены программой как просроченные.

А вот по заказу от 22.08 отгрузка должна состоятся 28 августа (см. рисунок 5.35), поэтому по этому заказу потребность в Спортивном комплексе Мини темной расцветки просроченной не является.

В строке Конечный остаток (рисунок 5.35) мы видим минус 7. Это и означает, что дефицит данной продукции составляет 7 штук.

Аналогичным образом вы можете посмотреть подробную информацию по каждой номенклатурной позиции, присутствующей в списке.

Ознакомившись с составом и количеством дефицитных позиций, переходим на следующую вкладку

Рекомендации и нажимаем Рассчитать. См. рисунок 5.37.

Рисунок 5.37. Расчет потребностей, вкладка Рекомендации

Здесь все просто. Строки, отмеченные зеленым шрифтом, соответствуют продукции, которую еще не поздно произвести. То, что выделено красным – производить уже поздно. Напомним, что в карточке каждой номенклатурной позиции есть срок пополнения. Поэтому, если например, продукцию нужно отгружать покупателю завтра, а срок ее пополнения (в нашем случае – производства) составляет три дня, то отгрузить в срок мы не успеем. Именно такие ситуации и выделены в форме красным цветом. Обратите внимание, что в таких строках программа не поставила флажки (см. рисунок 5.37). Это означает, что она не собирается создавать по ним заказы на производство. Если вы все же решили производить такую «просроченную» продукцию, флажки нужно установить вручную. См. рисунок 5.38.

Рисунок 5.38. Флажками отмечены все строки рекомендаций

Теперь смело переходите на вкладку Заказы и нажимайте кнопку Сформировать заказы. Программа создаст необходимое количество документов Заказ на производство. Не удивляйтесь, если заказов будет меньше, чем строк с рекомендациями на вкладке Рекомендации. Программа может объединить несколько строк в один заказ, если например, продукция производится к одной и той же дате.

Автоматически созданные заказы на производство ничем не отличаются от документов, введенных вручную. Однако есть несколько обстоятельств, на которые следует обязательно обратить внимание. Они показаны на рисунке 5.39.

Рисунок 5.39. Заказ на производство, созданный автоматически

Во-первых, в качестве изготовителя программа ставит то подразделение, которое указано как основное в настройках программы. У вас оно может не совпадать с тем подразделением, кому вы даете заказ на производство. Если это так, исправьте.

Во-вторых, реквизит Заказ покупателя пуст. Если вы хотите сохранить привязку заказа на производство к заказу покупателя, вам нужно заполнить реквизит Заказ покупателя вручную. А если в табличной части – продукция по нескольким заказам покупателей, придется автоматически созданный документ Заказ на производство разбивать на несколько.

В-третьих, в реквизите Спецификация программа всегда указывает ту, что выбрана в карточке продукции (в справочнике Номенклатура) как базовая. Даже если в заказе покупателя, от которого происходит потребность, указана спецификация, отличная от базовой. Поэтому проверьте спецификации, при необходимости измените  их. И если вы произвели это изменение, обязательно перейдите затем на вкладку Материалы и нажмите кнопку Заполнить по спецификации. В противном случае список материалов останется от базовых спецификаций.

В-четвертых, проверьте, заполнен ли реквизит Ответственный.

Проверив автоматически созданные документы Заказ на производство, вы можете провести их непосредственно из формы Расчет потребностей в запасах с помощью специальной кнопки (расположена справа от кнопки Сформировать заказы – см. рисунок 5.40).

Рисунок 5.40. Расчет потребностей, вкладка «Заказы»

Имейте также в виду, что заказы будут сформированы программой столько раз, сколько раз вы нажмете кнопку

Сформировать заказы. Поэтому будьте аккуратны.

Давальческое  производство¶

Передача в переработку

Небольшая фирма может не иметь собственных производственных мощностей для выпуска необходимой продукции, в этом случае она осуществляет производство не сама, а пользуется услугами стороннего контрагента. Рассмотрим, каким образом такая схема отражается в программе «1С:Управление небольшой фирмой 8».

Заказ контрагенту на переработку нашего сырья оформляется документом Заказ поставщику с указанием вида операции – Заказ на переработку. На вкладке Товары, услуги указываем продукцию, которая должна быть изготовлена переработчиком, на вкладке Материалы – какие материалы мы ему для этого будем передавать.

См. рисунки 5.41 и 5.42.

Рисунок 5.41. Заказ переработчику, вкладка «Товары»

Рисунок 5.42. Заказ переработчику, вкладка «Материалы в переработку»

Осуществление фактической передачи сырья переработчику оформляется документом Расходная накладная с видом операции Передача в переработку (рисунок 5.43). Документ может быть введен на основании заказа переработчику.

Рисунок 5.43. Передача материалов переработчику

Какие материалы и в каком количестве находятся у переработчиков, можно увидеть в отчете Ведомость по запасам. Так на рисунке 5.44 видно, что Полиуретан (в рулонах) ушел с Основного склада и теперь находится в производственном объединении «Старт».

Рисунок 5.44. Отчет «Ведомость по запасам» показывает, что материалы были переданы переработчику

Факт переработки сырья контрагентом отражается в программе с помощью документа Отчет переработчика. Документ доступен по ссылке Отчеты переработчиков на панели навигации раздела Закупки. В отчете переработчика указывается готовая продукция, полученная в результате переработки, использованное сырье (переданное ранее на переработку), возникшие отходы. Кроме того, отдельно в документе (на вкладке Расходы) указываются сведения об оказанных переработчиком услугах: наименование услуги, ее стоимость и сумма НДС. См. рисунки 5.45 и 5.46.

Рисунок 5.45. Отчет переработчика, вкладка «Запасы»

Рисунок 5.46. Отчет переработчика, вкладка «Расходы»

Документ Отчет переработчика может быть введен на основании введенного ранее заказа переработчику.

После проведения документа Отчет переработчика продукция поступает на склад, материалы списываются, в стоимости продукции учитывается стоимость материалов и стоимость услуг переработчика. Все это можно увидеть, например, в отчете Ведомость по запасам (рисунок 5.47).

Рисунок 5.47. Отчет «Ведомость по запасам» после проведения отчета переработчика

Остаток неиспользованного переработчиком сырья (в нашем примере это – два метра полиуретана на сумму 100 рублей) может быть возвращен обратно, для этого надо ввести документ Приходная накладная с видом операции  Возврат  из  переработки.

Прием в переработку -

Опишем кратко, каким образом в программе отражаются операции, связанные с приемом материалов в переработку.

Сначала оформляется документ Заказ покупателя с видом операции Заказ на переработку. В заказе

указывается перечень сырья, которое необходимо переработать (вкладка Материалы заказчика), и готовая продукция (вкладка Товары, услуги), которая будет изготовлена в результате переработки.

Поступление сырья в переработку оформляется документом Приходная накладная с указанием вида операции

Прием в переработку. Документ может быть введен на основании заказа покупателя на переработку.

На основании заказа покупателя на переработку создается документ Заказ на производство. Фактический выпуск продукции по заказу (переработка) отражается документом Производство.

Данные о выпуске продукции из принятого в переработку (давальческого) сырья отражаются в отчете о переработке. Документ Отчет о переработке доступен по ссылке Отчеты о переработке в группе Переработка на панели навигации раздела Производство. Именно Отчет о переработке отражает в программе факт оказания услуги заказчику по переработке сырья.

В отчете о переработке указываются сведения о выпущенной из давальческого сырья продукции (вкладка Продукция), использованного давальческого сырья (вкладка Материалы) и возникших в результате переработки отходах (вкладка Отходы). Документ Отчет о переработке может быть введен на основании заказа покупателя на переработку.

Остаток неиспользованного давальческого сырья может быть возвращен заказчику. Эта операция оформляется документом Расходная накладная с указанием вида  операции Возврат из переработки.

Отметим, что для сырья, принимаемого в переработку, обязательно ведение партионного учета. Партия сырья указывается во всех документах, связанных с его движением: Приходная накладная, Производство, Отчет о переработке, Расходная накладная. Достаточно для каждого вида сырья ввести одну партию со статусом Давальческое сырье. Можно также вводить отдельную партию на каждое поступление сырья или каждого заказчика.

Заключение к главе «Производств

Итак, мы рассмотрели вопросы производственного планирования, контроля и учета выпуска продукции в программе «1С:Управление небольшой фирмой 8». Нерассмотренным в данной главе остался вопрос производственной себестоимости. Но поскольку он самым тесным образом связан с темой формирования финансовой отчетности, то мы изучим его в главе «Финансы».

Вопросы для самоконтроля¶

1. Можно ли вести в программе несколько спецификаций на одну и ту же номенклатурную единицу продукции?
2. В чем отличие между понятиями «Сборка» и «Узел» в составе спецификации?
3. Обязательно ли указание заказа покупателя в заказе на производство?
4. Можно ли ввести документ «Заказ на производство» непосредственно в форме «Планировщик»?
5. Что находится в справочнике «Ресурсы предприятия»? Приведите примеры ресурсов.
6. Можно ли запланировать загрузку одного и того же ресурса на одно и то же время по двум разным заказам?
7. Можно ли задать график работы для ресурса, не связанного с сотрудником или с бригадой?
8. Для чего нужен отчет «Размещение заказов»?
9. Можно ли резервировать материалы на складе под конкретный заказ на производство?
10. С помощью какого документа отражается передача материалов в производство?
11. Можно ли документом «Производство» оформить выпуск продукции в одном подразделении, а материалы на этот выпуск списать из другого подразделения?
12. По какой стоимости приходуются на склад возвратные отходы производства?
13. Что нужно сделать, чтобы зарезервировать выпущенную продукцию под заказы покупателей?
14. С помощью каких отчетов программы можно контролировать соответствие фактического выпуска производственным планам?
15. Как посмотреть все неисполненные заказы на производство, в которых ответственным является начальник производства?
16. Можно ли использовать сервис «Расчет потребностей в запасах» для формирования документов «Заказ на производство»?
17. Какие документы программы используются для отражений операций по переработке сырья и материалов сторонним контрагентом(переработчиком)?

Управление процессом выполнения работ¶

Основным документом, отражающим деятельность по выполнению работ в программе, является Заказ-наряд. Очень интересный, особенный, документ. Уникальность документа Заказ-наряд состоит в том, что он фактически выполняет функции нескольких документов – таких, как Заказ покупателя, Расходная накладная, Акт выполненных работ. Кроме того, он еще может начислить исполнителям работ заработную плату, т. е. выполняет еще и функцию документа Начисление зарплаты.

Итак, рассмотрим возможности документа Заказ-наряд на конкретном примере – будем в программе отражать всю цепочку действий, связанных с выполнением работ для клиента (заказчика).

Цепочку начнем с регистрации потребности клиента. Потребность необходимо оформить в заказ – что, для кого и в каком количестве мы будем делать. Изучив предыдущие главы книги, мы уже знаем, что для оформления заказа предназначен документ Заказ покупателя. Но в данном случае это не так. Заказ покупателя создавать не нужно, вводим сразу Заказ-наряд. Документы Заказ-наряд доступны по ссылке Заказ-наряды на панели навигации раздела Сервис.

Заказ-наряд представлен на рисунке 6.1.

Рисунок 6.1. Документ «Заказ-наряд», вкладка «Работы»

На рисунке 6.1 показан следующий пример заказ-наряда: наша организация «Спорткомплекс Плюс» будет выполнять работы по установке и монтажу спорткомплекса для заказчика «Солнышко», плановая трудоемкость работ составляет 8 часов, стоимость каждого часа для заказчика составляет 300 рублей.

Внешне Заказ-наряд очень похож на документ Заказ покупателя, многие реквизиты в нем те же. Что

неудивительно, ведь по сути это и есть заказ покупателя. И, например, в отчетах программы, формируемых в разрезе заказов покупателей, заказ-наряды присутствуют наряду с документами Заказ покупателя и практически ничем от них не отличаются.

Аналогично документу Заказ покупателя, Заказ-наряд также может находиться в разных состояниях исполнения. Напомним, что перечень состояний определяется содержимым справочника Состояния заказов покупателей, который мы рассматривали в главе о вводе начальных данных. В момент оформления заказ- наряда он обычно находится на стадии предварительной заявки. Аналогично документу Заказ покупателя, такие предварительные заявки пока не отражаются в отчетах, они не могут уйти на выполнение, и оплата от заказчика по ним также не может быть запланирована.

Одним из существенных отличий документа Заказ-наряд от документа Заказ покупателя является то, что в документе Заказ-наряд несколько по иному, чем в документе Заказ покупателя, рассчитывается стоимость работ. Стоимость работы (услуги) по каждой строке табличной части рассчитывается в зависимости от способа расчета. Способ расчета, в свою очередь, определяется в параметрах самой работы (услуги) в справочнике Номенклатура (см. рисунок 6.2). При способе расчета Норма времени стоимость работы будет рассчитана в заказ-наряде, исходя из стоимости нормо-часа вида работ, указанного в заказ-наряде. При способе Фиксированная стоимость – по цене самой работы (эта цена обычно включается в прайс-лист компании).

Рисунок 6.2. Способ расчета стоимости работ в карточке работы

Второе очевидное отличие от «обычного» заказа покупателя – то, что в табличной части заказ-наряда нет реквизита Количество (см. рисунок 6.1, вкладка Работы). Вместо него – Норма времени (указывается в часах, автоматически заполняется на основе нормы, указанной в карточке работы), Кратность и Коэффициент. Кратность определяет количество раз выполнения работы, коэффициент есть понижающий/повышающий коэффициент, зависящий от уровня сложности, особых условий работы и т. п. Перемножив друг на друга значения всех трех реквизитов (Норма времени, Кратность и Коэффициент), мы и получим то, что можно определить как «количество».

После предварительной обработки заказа, которая может заключаться в определении исполнителей работ и необходимых материалов, согласовании с заказчиком сроков оплаты и сроков выполнения работ, а также каких- либо других действиях, заказ-наряд переходит на стадию исполнения. Меняем значение реквизита Состояние заказа и заполняем все реквизиты документа. Рассмотрим их.

Табличная часть Материалы определяет потребность в материалах для выполнения работ (см. рисунок 6.1). При вводе данных в эту табличную указываются наименования материалов, количество, а также характеристики и партии (если они есть). Потребность в материалах может быть определена спецификациями, выбранными в табличной части Работы (реквизит Спецификация). Поэтому данные о требуемых материалах могут быть заполнены на основании спецификаций. Для этого надо нажать кнопку Заполнить (показано на рисунке 6.1). Введя данные в графу Резерв, можно осуществить резервирование материалов на складе. На каком именно складе – определяется значением группы реквизитов Списывать товары и материалы из на вкладке Дополнительно.

Надо отметить, что резервирование материалов по заказ-наряду должно выполняться именно в самом заказ- наряде. Альтернативный способ резервирования (с помощью отдельно введенного документа Резервирование запасов) здесь не применяется.

Обратим внимание, что перечень запасов, указанный в табличной части Материалы, и перечень запасов, указанный в табличной части Товары (см. рисунок 6.1) имеют совершенно разные смыслы. Материалы – это то, что будет списано на себестоимость выполнения работы, а Товары – то, что будет продано заказчику дополнительно к стоимости работ.

Следующая по порядку вкладка табличной части называется Материалы заказчика, здесь перечисляются материальные ценности, которые заказчик предоставляет нам для выполнения работы. С точки зрения учета, эти материалы не поступают к нам, не списываются со склада, не увеличивают и не уменьшают себестоимость. Данные о материалах, предоставленных заказчиком, лишь присутствуют в печатной форме заказ-наряда.

Двигаемся дальше по табличной части документа Заказ-наряд.

Табличная часть Платежный календарь предназначена для планирования платежа от заказчика, работа с ней аналогична тому, как мы это делали в документе Заказ покупателя в главе об управлении продажами.

Табличная часть Задействованные ресурсы служит для планирования ресурсов для выполнения заказ- наряда. Здесь все так же, как в документе Заказ на производство, рассмотренном в предыдущей главе. Скорее всего, здесь вы будете планировать загрузку бригад. Ведь в компаниях, специализирующихся на выполнении работ, именно люди являются главным производственным ресурсом. И, как правило, всегда – дефицитным.

Табличная части Зарплата исполнителей определяет порядок начисления заработной платы по заказ-наряду (рисунок 6.3). При наличии данных на вкладке Задействованные ресурсы, вы сможете заполнить список исполнителей автоматически – программа покажет связанных с ресурсами сотрудников. Воспользуйтесь кнопкой Заполнить по ресурсам. Кнопка Заполнить по бригадам позволит заполнить табличную часть сотрудниками выбранной  бригады.

Подчеркнем, что в табличной части Зарплата исполнителей вы указываете только сдельную зарплату, имеющую прямое отношение к данному заказ-наряду. Если исполнители заказ-нарядов работают у вас строго на окладах, то табличную часть Зарплата исполнителей в заказ-наряде заполнять не нужно. Если же система оплаты, например, определена как «оклад плюс процент от каждого заказ-наряда», то здесь как раз нужно ввести этот «процент».

Рисунок 6.3. Сдельная зарплата по заказ-наряду, определенная как процент от суммы, которую платит заказчик

В заказ-наряде вам «по умолчанию» доступны виды начислений – «сдельная оплата (% от суммы)» и «сдельная оплата (тариф). В первом случае в графе Размер надо указать размер процента от стоимости работы для заказчика, во втором случае – тариф за один час. Тариф указывается в той валюте, которая определена в настройках как валюта ведения учета.

КТУ (коэффициент трудового участия) имеет здесь традиционный общепринятый смысл – степень участия каждого исполнителя в общем объеме работ. Конечно, указывать КТУ целесообразно только в том случае, если исполнителей несколько. КТУ может быть любым неотрицательным числом, обычно указывают значения от 0,1  до 1. Однако программа допускает, если вы укажете любое другое число, например 2. При расчете сумм зарплаты для программы имеет значение не то, какие цифры указаны, а то, как они соотносятся друг с другом. Например, если у одного исполнителя КТУ - 1, а у другого КТУ - 2, то фонд оплаты труда будет между первым и вторым исполнителем в соотношении 1:2.

Интересная ситуация происходит, если у исполнителей разные виды начисления. В примере, показанном на рисунке 6.4, программа посчитает зарплату исполнителей таким образом:

Общая стоимость работы 2 400 рублей, будет разделена пропорционально КТУ, то есть 800 рублей – на Перевозчикова и 1600 – на Гайкина. Далее от 800 рублей, приходящихся на Перевозчикова, программа посчитает 40%, таким образом, зарплата Перевозчикова составит 320 рублей. А Гайкин в любом случае получит 100 рублей за час, т. е. 800 рублей. Напомним, что количество часов получается путем умножения нормы времени на кратность и коэффициент.

Рисунок 6.4. Пример распределения зарплаты в заказ-наряде с разными видами начислений

Таким образом, КТУ влияет на размер зарплаты только тех сотрудников, которые получают процент от суммы.

Завершая описание реквизитов документа, отметим, что состав вкладок табличной части настраивается пользователем программы. Для этого нажмите кнопку Настройка (см. рисунок 6.5).

Рисунок 6.5. Настройка документа «Заказ-наряд»

Но, независимо от выполненной настройки, табличные части Материалы и Зарплата исполнителей доступны для заполнения только для работы, имеющий тип собственно Работа, а не Услуга. Это обусловлено тем, что у услуг, в отличие от работ, не бывает себестоимости[5].

Теперь необходимо спланировать выполнение работ. На вкладке Дополнительно мы можем задать календарный план. Для этого предназначены реквизиты Старт: и Финиш: – см. рисунок 6.6.

Рисунок 6.6. Календарное планирование в документе «Заказ-наряд»

После перевода заказ-наряда в состояние со статусом В работе мы можем также запланировать поступление платежа от заказчика на вкладке Платежный календарь – абсолютно аналогично тому, как это делается в документах Заказ покупателя и Счет на оплату.

Итак, заказ наряд прошел предварительную обработку и отправился на исполнение. Необходимо выдать задание исполнителям. Введем на основании заказ-наряда документ Задание на работу (рисунок 6.7).

Рисунок 6.7. Задание исполнителю работ

Документ Задание на работу не обязательно вводить на основании документа Заказ-наряд, он может быть введен и самостоятельно. Доступ к списку документов Задание на работу осуществляется в разделе Сервис или в разделе Производство. (Если вы их там не обнаружили, нажмите правую кнопку мыши, находясь на панели навигации, затем выберите Настройка панели навигации).

Мы уже рассматривали документ Задание на работу, когда изучали предпродажную работу с покупателями в главе об управлении продажами. Однако в тот раз мы имели дело с заданием вида Внутреннее, а сейчас – Внешнее. Для внешнего задания в документе необходимо указать сведения о заказчике и заказе и выполняемой работе (группа реквизитов Заказчик, работа (услуга) – см. рисунок 6.7). Внешние задания, кроме того, имеют и стоимостные характеристики – цену и сумму, которые также указываются в документе Задание на работу.

Стоит также обратить внимание на то, что в документе Задание на работу так же, как и в заказ-наряде, присутствуют два будто бы одинаковых реквизита – Вид работ и Работа, услуга. Прокомментируем еще раз, в чем разница между ними. Работа, услуга – это объект поставки. Это то, что мы отгружаем заказчику (хотя, наверное, слово «отгружаем» для работы выглядит немного странно), то, что присутствует в табличной части первичного документа заказчику (накладной, акта, заказ-наряда, счета-фактуры, счета). Вид работ – это группа работ одного вида с одной расценкой. В рамках выполнения одного вида работ может выполняться несколько наименований работ для заказчика (и даже несколько заказов). На такие случаи в документе

Задание на работу предусмотрена табличная часть (появляется по нажатию на кнопку Список, на рисунке 6.7 она как раз нажата), в которую можно внести несколько заказов, заказчиков, работ.

Наличие табличной части позволяет выдать задание исполнителям, связанное с исполнением не одного, а нескольких заказов, с помощью одного документа Задание на работу.

Напомним также, что документы Задания на работу помещаются в форму Мои календарь исполнителей. Также они присутствуют и на панели заданий, причем как у исполнителей, так и у сотрудников, выдавших задания (см. рисунок 6.8). Напомним, что выполненные задания «уходят» с панели заданий, таким образом, руководитель (отдела, фирмы, бригады) может в режиме реального времени видеть, какие задания еще не выполнены, и при необходимости вовремя принять меры, направленные на устранение задержки исполнения.

Рисунок 6.8. Задания, которые выдал Трудолюбов своим подчиненным, представлены на его панели заданий

Итак, исполнители получили задание, отправились его выполнять, а через некоторое время отчитались о выполнении. После выполнения задания необходимо отразить этот факт в программе. Для этой цели достаточно изменить в документе Задание на работу реквизит Состояние с Запланировано на Завершено.

Помимо этого, во многих случаях бывает необходимо учесть время, фактически затраченное не выполнение задания. Для этого вводим документ Учет времени (рисунок 6.9).

Рисунок 6.9. Учет фактического времени выполнения работ

Обратим внимание на рисунок 6.9. Вместо запланированных 8 часов, исполнитель работ Перевозчиков потратил на установку и монтаж 9 часов. Налицо – отклонение факта от плана.

Для контроля и анализа планируемого и затраченного времени на выполнение работ предназначен отчет Задания на работу, доступный в разделе Зарплата. См. рисунок 6.10. Что мы видим в этом отчете? То, что сотрудник Перевозчиков действительно переработал 1 час. Надо сказать, что подобные ситуации должны быть предметом регулярного анализа. Тем более что данная работа является оплачиваемой заказчиком (в отчете присутствуют суммы, помимо количества), а значит – мы, возможно, недополучили от заказчика сумму, равную стоимости одного часа работы. Если это действительно так (сотрудник отработал больший объем работ, и заказчик принял его), то заказчику надо бы оформить дополнительный заказ-наряд на 1 час работ и выставить счет. Хотя можно поступить и проще – внести изменение в существующий заказ-наряд, благо он еще не закрыт.

Рисунок 6.10. Отчет «Задания на работу»

Итак, работа выполнена, осталось закрыть заказ-наряд и отразить продажу. Открываем документ Заказ-наряд, проверяем, все ли верно заполнено, не забываем при этом указать в табличной части фактический (а не плановый) объем работ, меняем состояние заказа на состояние со статусом Выполнен, готовим для заказчика печатную форму документа. См. рисунок 6.11.

Рисунок 6.11. Завершающие действия по заказ-наряду

Теперь проводим документ Заказ-наряд и отражаем состоявшуюся продажу (факт приема работ заказчиком). Все, на этом цепочка завершена.

Внимание! Факт состоявшейся продажи и списание прямых затрат – материалов и зарплаты исполнителей, отражаются в программе на дату, указанную в реквизите Финиш: на вкладке Дополнительно, а не на дату документа.

Подводим итог. Практически всю цепочку выполнения работ для заказчика мы отражали одним и тем же документом – Заказ-наряд, который менял свое состояние на протяжении этой цепочки. Значение реквизита Состояние заказа для документа Заказ-наряд играет ключевую роль и фактически определяет, что происходит в программе при проведении документа:

• статус Открыт (в нашем примере состояние заказа в этом статусе называется Предварительная заявка) – при проведении документа ничего не происходит, лишь сам заказ-наряд отражается в списке заказ-нарядов;
• статус В работе – происходит планирование (выполняемая работа ставится в график отгрузок, что видно в отчете График движения запасов), осуществляется передача материалов со склада в подразделение, может быть запланирован платеж от заказчика, да и сам заказ-наряд появляется во всех отчетах по заказам покупателей, а также в рабочем календаре;
• статус Выполнен – происходит все то же, что и при проведении документа Расходная накладная на отгрузку продукции, плюс – начисление зарплаты исполнителям работ по заказ-наряду.

В цепочке выполнения работ для заказчика могут также присутствовать документы, связанные с распределением затрат. Их мы рассмотрим в главе «Финансы».

Оказание услуг – два способа отражения операций в программе¶

Отражение в программе операций по обслуживанию заказчика услуг выполняется достаточно несложно, причем

– двумя альтернативными способами.

Первый способ отражения в программе деятельности по оказанию услуг

Получив заявку от заказчика, введите документ Заказ покупателя (рисунок 6.12). В табличной части заказа выберите номенклатурные позиции услуг, которые надо оказать. Плановую дату завершения оказания услуг (в нашем примере – дата доставки продукции) укажите в реквизите Дата отгрузки.

Рисунок 6.12. Заказ покупателя на услуги

Планирование работ сотрудников, оказывающих услуги по заказу, может выполняться с помощью документов Задание на работу, аналогично тому, как мы это делали при планировании выполнения работ. Фактический учет времени оказания услуги выполняется с помощью документ Учет времени, анализ отклонений затраченного времени от планируемого – с помощью отчета Задания на работу. Все – аналогично тому, как мы только что рассмотрели для работ по заказ-нарядам.

Факт оказания услуги заказчику отражается с помощью документа Акт выполненных работ (рисунок 6.13), который можно ввести на основании документа Заказ покупателя. Список документов Акт выполненных работ доступен в разделе Продажи.

Рисунок 6.13. Документ для оформления факта оказания услуг

Несмотря на свое название – «Акт выполненных работ», документ используется для отражения факта оказания

именно услуг (хотя, и для работ, в принципе, тоже мог бы применяться) и имеет печатную форму «Акт об оказании услуг».

Контроль и анализ исполнения заказов на услуги можно выполнять с помощью отчета Ведомость по заказам покупателей, как мы уже рассматривали ранее. См. рисунок 6.14.

Рисунок 6.14. Заказ на услуги в отчете «Заказы покупателей»

Второй способ отражения в программе деятельности по оказанию услуг

Альтернативным способом отражения операций по оказанию услуг является рассмотренный ранее документ Заказ-наряд. Порядок работы с ним будет аналогичен тому, как мы описали для операций по выполнению работ. Разница в том, что для услуг не будет списания материалов и начисления сдельной заработной платы.

Выбор способа отражения операций по оказанию услуг в программе осуществляется в зависимости от специфики и потребностей конкретной компании.

Вопросы для самоконтроля¶

1. Каким образом на проведение документа «Заказ-наряд» влияет значение его реквизита «Состояние»?
2. Можно ли указать не одного, а нескольких сотрудников в качестве исполнителей работ по заказ-наряду?
3. Опишите два возможных способа расчета цены работ в документе «Заказ-наряд».
4. Для чего предназначена вкладка «Задействованные ресурсы» в документе «Заказ-наряд»?
5. С помощью каких возможностей программы можно контролировать отклонение фактически выполненного объема работ от запланированного?
6. Какие документы программы могут использоваться для планирования и учета деятельности по оказанию услуг?
7. Отражаются ли заказ-наряды в отчете «Заказы покупателей»?

Поставщики и договоры¶

Список поставщиков, как и список покупателей, хранится в программе в справочнике Контрагенты. Ввод сведений о поставщиках осуществляется аналогично вводу сведений о покупателях. Вы можете прочитать об этом в главе, посвященной управлению продажами. Однако, следует проявить внимание при вводе договоров – в реквизите Вид договора необходимо указывать С поставщиком.

Рисунок 7.1 Поставщик и его договор

Заполнив реквизит договора Вид цен контрагента, вы получите возможность автоматической подстановки цен поставщиков в документы поступления товаров (материалов, работ, услуг). Конечно, при условии, что цены поставщиков вы храните в программе. Ввести цены поставщиков можно перейдя по ссылке Прайс-листы контрагентов на панели навигации раздела Закупки (см. рисунок 7.2). Работа с прайс-листами контрагентов (заполнение, изменение, удаление данных) происходит точно так же, как это делается с нашим прайс-листом в разделе Продажи.

Рисунок 7.2. Прайс-листы поставщиков

По аналогии с покупателями, программа позволяет регистрировать состоявшиеся и планировать будущие события по работе с поставщиками – встречи, переговоры, телефонные звонки, письма. Для этого также, как и в случае с покупателями, применяется документ Событие. Он подробно рассмотрен в главе об управлении продажами.

Для удобства работы со списком поставщиков в справочнике Контрагенты можно организовать отдельную группу «Поставщики».

Планирование закупок и контроль исполнения плана. Заказы поставщикам¶

Средством планирования закупок в программе «1С:Управление небольшой фирмой 8» является документ Заказ поставщику. Смысл этого документа понятен из его названия – документ отражает наше намерение приобрести у поставщика что-либо – товар, материал, услугу, работу. Доступ к списку документов Заказ поставщику осуществляется в разделе Закупки по ссылке Заказы поставщикам на панели навигации.

Документ Заказ поставщику (рисунки 7.3 и 7.4) внешне очень похож на документ Заказ покупателя, поэтому мы не будем здесь рассматривать его подробно.

Рисунок 7.3. Заказ поставщику, вкладка «Товары, услуги»

Рисунок 7.4. Заказ поставщику, вкладка «Дополнительно»

Аналогично заказу покупателя, заказ поставщику может находиться на различной стадии исполнения, что определяется значением его реквизита Состояние. Для каждого из состояний устанавливается статус – Открыт, В работе, Выполнен. Статус действует аналогично тому, как в заказах покупателей: например, если заказ находится в состоянии, статус которого – Открыт, то он отражается только в списке заказов, а больше никаких действий по нему не происходит. Перечень состояний заказов поставщикам определяется самостоятельно пользователем программы (раздел Предприятие, далее – Настройка на панели навигации, затем Закупки, ссылка Редактирование списка состояний заказов поставщикам), исходя из специфики процессов конкретной компании.

Говоря о состояниях заказов поставщикам, напомним, что, как и в случае с заказами покупателей и заказами на производство, здесь вы тоже можете не вести свой список состояний заказов поставщикам, а отключить флажок Использовать несколько состояний заказов поставщикам (три и более). Флажок находится в разделе настроек Закупки. При отключенном флажке любой заказ поставщику может быть только в одном из двух состояний – «в работе» или «выполнен», что вы и указываете в нем одним щелчком мыши. См. рисунок 7.5.

Рисунок 7.5. Указание состояния заказа поставщику в случае, когда в настройках отключен флаг «Использовать

несколько состояний заказов поставщикам (три и более)

Заказ поставщику может быть привязан к заказу покупателя. Это означает, что мы планируем закупить у поставщика товар, необходимый нам для последующей отгрузки конкретному покупателю по конкретному заказу этого покупателя. В этом случае в документе Заказ поставщику надо заполнить реквизит Заказ покупателя (см. рисунок 7.6).

Рисунок 7.6. Указание заказа покупателя в заказе поставщику

Список заказов поставщикам с указанными в них плановыми датами поступления запасов и/или услуг составляют фактически календарный план закупок.

Обратите внимание на то, что плановую дату поступления запасов и/или услуг по заказу можно указать как для всего заказа в целом, так и для каждой строки табличной части заказа в отдельности. На рисунке 7.3 показан пример, когда реквизит Дата поступления заполнен для заказа в целом. Для того, чтобы реквизит Дата поступления переместился в табличную часть, нажмите кнопку Настройка в верхней части заказа и укажите положение даты поступления в заказе поставщику В табличной части (см. рисунок 7.7).

Рисунок 7.7. Настройка в документе «Заказ поставщику»

Получить в программе в наглядном виде календарный план закупок можно с помощью отчетов. Например, с помощью отчета График движения запасов, который располагается в разделе Закупки. Предварительно необходимо настроить этот отчет таким образом, чтобы в него включались только данные о поступлениях от поставщиков. Без такой настройки мы увидим в отчете все данные о движениях – поступлении от поставщиков,

отгрузке покупателям, поступлении из производства и так далее. Настройка отбора показана на рисунке 7.8.

Рисунок 7.8. Настройка отбора в отчете «График движения запасов» по типу движения «Поступление» и виду операции заказа –

«Заказ поставщику»

После этого в отчет График движения запасов будут включены данные только по поступлениям запасов от поставщиков. На рисунке 7.9 показан пример: в строках – запасы, в колонках – плановые даты поступления. Можно и наоборот. Можно и с детализацией по заказам, характеристикам и другим параметрам. Как и во всех отчетах в программе, форма графика движения запасов может гибко настраиваться пользователем.

Рисунок 7.9. График движения запасов

Каким образом осуществляется контроль и анализ исполнения этого плана?

Можно это сделать, например, с помощью отчета Ведомость по заказам поставщикам, доступного в разделе Закупки. Для этого лучше сгруппировать в отчете данные по плановой дате поступления запасов по заказам (реквизит Дата поступления документа Заказ поставщику). Колонка кон.остаток в отчете (см. рисунок 7.10) покажет, какие товары (материалы, работы, услуги) еще не поступили от поставщиков.

Рисунок 7.10. Отчет «Заказы поставщикам», в котором присутствует группировка данных по плановой дате поступления запасов по заказам

На рисунке 7.10 видно, что из трех заказов, оформленных в период с 25.08 по 31.08, поступление запасов произошло только по одному из заказов – заказу СП-00000010 поставщика «Завод металлоконструкций». По остальным двум заказам запасы еще не поступили, хотя должны были поступить 28-го и 30 числа по каждому из заказов соответственно. Есть повод связаться с представителями поставщиков и выяснить, в чем дело. Процесс переговоров с поставщиками можно регистрировать в программе с помощью документа Событие.

Таким образом, формирование отчета Ведомость по заказам поставщикам с группировкой по дате ожидаемого поступления помогает специалистам по снабжению ежедневно контролировать соблюдение поставщиками сроков поставки. Необходимость такого контроля проистекает из того, что от соблюдения сроков поставки поставщиками во многом зависит исполнение заказов покупателей. О том, как влияет соблюдение сроков поставки поставщиками на исполнение заказов покупателей можно судить по отчету Ведомость по размещению заказов (отчет также находится в разделе Закупки). Пример показан на рисунке 7.11.

Рисунок 7.11. Отчет «Ведомость по размещению заказов». За счет чего планируем обеспечить заказы покупателей?

Обратите внимание на то, что в отчете Ведомость по размещению заказов отражаются только те заказы

покупателей, которые обеспечиваются за счет поступлений по другим заказам – заказам поставщикам и заказам на производство. Так на рисунке 7.11 мы видим, что заказ покупателя № СП – 00000008 обеспечивается за счет двух других – одного заказа поставщику и одного на производство. При неисполнении хотя бы одного из этих двух заказов, мы не сможем выполнить полностью свои обязательства перед покупателем. Поэтому вполне понятно, что отчет Ведомость по размещению заказов является не только инструментом работы отдела снабжения, но также используется и сбытовой службой. Более того, в небольшой фирме такой отчет может входить в число отчетов, используемых самим руководителем для оперативного контроля хода исполнения заказов покупателей.

Поменяв в ведомости по размещению заказов местами группировки Заказ покупателя и Источник обеспечения, мы получим отчет для ответа на другой вопрос: для кого (для каких заказов покупателей) мы заказывали поставщикам те или иные товары? См. рисунок 7.12.

Рисунок 7.12. Отчет «Ведомость по размещению заказов». Под какие заказы покупателей созданы заказы поставщикам (а также заказы на производство, переработку)?

Далее рассмотрим, каким образом в программе отражаются операции, связанные с фактическим поступлением товаров (материалов, работ, услуг) от поставщика.

Поступление от поставщиков. Приходные накладные и дополнительные расходы¶

Счета поставщиков -

После того, как мы сделали заказ поставщику, поставщик выставил нам счет. Этот счет можно зарегистрировать в программе (см. рисунок 7.13). Кроме того, впоследствии на основании счета можно зарегистрировать фактический платеж поставщику.

Рисунок 7.13. Счет, полученный от поставщика

В документе Счет на оплату (полученный), так же как и в документе Заказ поставщику, можно запланировать оплату. Для этого установите в документе флажок Запланировать оплату и введите данные на появившейся вкладке Платежный календарь. Но не забывайте о том, что планировать один и тот же платеж нужно либо в заказе, либо в счете, в противном случае сумма в платежном календаре удвоится.

Поступление запасов, учет дополнительных расходов -

Фактическое поступление запасов от поставщика отражается с помощью документа Приходная накладная (рисунок 7.14). Она может быть введена на основании документа Заказ поставщику, либо непосредственно в список приходных накладных (ссылка Приходные накладные в группе Закупки на панели навигации раздела Закупки). При этом, поскольку речь идет именно о запасах (товарах, материалах), то данные об их количестве, стоимости и других параметрах вводятся в табличную часть на вкладке «Запасы», а не на вкладке «Расходы».

Рисунок 7.14. Приходная накладная, вкладка «Запасы»

Смысл реквизитов документа Приходная накладная понятен без комментариев.

При проведении документа изменяется состояние взаиморасчетов с поставщиком – увеличивается наш долг. Отметим, что по аналогии с расходными накладными, в приходных накладных также существует возможность

выполнить зачет авансового платежа, если таковой имеется. Для этого используется кнопка        , расположенная в правом нижнем углу документа. Следует отметить, что если в настройках программы (в разделе настроек Деньги) определена возможность автоматического зачета аванса, программа зачтет аванс сама, в этом случае нажимать кнопку |image14| вам не нужно.\ |image15|

Работу с платежами мы еще будем рассматривать в соответствующей главе книги.

А теперь обратимся к вопросу дополнительных расходов, связанных с приобретением запасов. Это могут быть расходы, связанные с транспортировкой, страхованием, погрузочно-разгрузочными работами, другими услугами, которые оказал нам сторонний контрагент. Причем, эти услуги может оказать как сам поставщик запасов, так и другой контрагент. Зарегистрировать в программе дополнительные расходы можно двумя способами. Они описаны ниже.

Первый способ. Указать сумму и наименование услуги контрагента в этом же документе Приходная накладная, по которому поступают запасы. Этот способ возможен, когда услуги оказываются тем же поставщиком и относятся к одной накладной. Данные указываются на вкладке Расходы (см. рисунок 7.15), затем необходимо вернуться на вкладку Запасы и распределить сумму по конкретным номенклатурным позициям (ведь их в накладной может быть несколько). Это можно сделать с помощью кнопки Распределить расходы (рисунок 7.16) или вручную, указав сумму в колонке Сумма расходов (последняя справа колонка табличной  части).

Рисунок 7.15. Приходная накладная, вкладка «Расходы»

Рисунок 7.16. Приходная накладная, кнопка «Распределить расходы»

Второй способ. Ввести отдельный документ Дополнительные расходы, доступ к которому осуществляется на панели навигации раздела Закупки. Этот способ удобен в тех случаях, когда сумму доп.расходов необходимо распределить по номенклатуре из нескольких приходных накладных. Либо – когда момент поступления запасов отличается от момента поступления дополнительных расходов. Кроме того, документ Дополнительные расходы однозначно используется в случае, когда услуга оказана другим контрагентом, а не самим поставщиком запасов. Документ Дополнительные расходы представлен на рисунках 7.17 и 7.18.

Для заполнения табличной части на вкладке Запасы воспользуйтесь кнопкой Подобрать, это поможет быстро ввести данные о запасах, поступивших по разным приходным накладным.

Рисунок 7.17. Документ «Дополнительные расходы», вкладка «Запасы»

Рисунок 7.18. Документ «Дополнительные расходы», вкладка «Расходы»

После того, как вы заполнили данные о запасах на вкладке Запасы и указали сумму расходов на вкладке Расходы, вернитесь на вкладку Запасы и нажмите кнопку Распределить расходы (либо укажите сумму расходов, приходящуюся на каждый запас, вручную) – точно так же, как было рассмотрено выше в первом способе.

Поступление услуг -

Поступление услуг, оказанных сторонним контрагентом, также оформляется документом Приходная накладная. При этом данные о номенклатуре и стоимости поступивших услуг вводятся на вкладке Расходы, но флажок Включать расходы в себестоимость запасов (см. рисунок 7.15) устанавливать не нужно.

На рисунке 7.19 показан пример приходной накладной на услуги.

Рисунок 7.19. Приходная накладная на услуги

По аналогии с закупкой запасов, приходной накладной на поступление услуг может предшествовать заказ

поставщику на эти услуги.

Отчеты о закупках -

Данные о произведенных закупках можно обобщить и проанализировать с помощью отчета Ведомость по

закупкам, который находится в одноименном разделе программы. Пример отчета показан на рисунке 7.20.

Рисунок 7.20. Пример отчета «Ведомость по закупкам», данные сгруппированы по номенклатуре с учетом иерархии

Формируя отчет о закупках в разных вариантах с различным группировками, вы сможете получать данные в интересующем вас виде – по товарам, услугам, поставщикам, заказам, договорам, приходным накладным и т.д.

Обратите внимание на то, что в отчете, показанном на рисунке 7.20, дополнительные расходы по приобретению запасов присутствуют в отдельной строке (транспортировка груза), несмотря на то, что они относятся на стоимость некоторых из приобретенных запасов. И это правильно, поскольку отчет Ведомость по закупкам предназначен для анализа объема и ассортимента закупок, а не для анализа стоимости запасов, лежащих на складе. Стоимость приобретения запасов с учетом доп. расходов можно увидеть в складских отчетах, в частности – в отчете Ведомость по запасам в графе Сумма / Приход (см. рисунок 7.27 в следующем параграфе).

Учет запасов на складах¶

В программе «1С:Управление небольшой фирмой 8» ведется складской учет запасов, с поддержкой всех необходимых операций. Две из них мы уже рассматривали – поступление на склад (в предыдущей части) и отгрузка со склада (в главе об управлении продажами). Поступление на склад в общем случае оформляется приходной накладной, а отгрузка со склада – расходной накладной. Однако здесь есть нюанс. Программа поддерживает  ведение  ордерного  склада.

Ордерная схема учета на складе предполагает следующее: поступление на склад (отпуск со склада) оформляется приходным (расходным) складским ордером, а приходная (расходная) накладная является финансовым документом, отражающим изменение состояния запасов и взаиморасчетов с поставщиком (покупателем). Ордерная схема позволяет отражать, например, следующие распространенные ситуации:

• при поставках: запас физически поступает на склад раньше, чем документы на него от поставщика (например, документы идут почтой) – в этом случае поступление на склад оформляется ордером, а приходная накладная учитывается позже;
• при продажах: расходная накладная выписывается в офисе, затем покупатель отправляется с ней на склад, где с помощью ордера оформляется фактическая отгрузка товара со склада.

Использование ордерной схемы складского учета устанавливается в программе с помощью флажка Использовать ордерный склад, для доступа к которому нужно зайти в раздел Предприятие, далее на панели навигации выбрать Настройка / Закупки. См. рисунок 7.21.

Рисунок 7.21. Настройки учета «Закупки»

Помимо установки флажка, необходимо определить, какие из подразделений компании являются ордерными складами. Это делается также в разделе настроек Закупки с помощью ссылки Просмотр и редактирование списка складов (см. рисунки 7.21 и 7.22).

Рисунок 7.22. Ордерный склад в списке подразделений

Для оформления отгрузки с ордерного склада используется документ Расходный ордер, который может вводиться на основании документа Расходная накладная, либо непосредственно. Для оформления операции поступления запасов на ордерный склад используется документ Приходный ордер, который вводится на основании документа Приходная накладная или непосредственно. Документы Приходный ордер и Расходный ордер доступны в разделе Закупки на панели навигации по ссылке Складские ордера. См. рисунок  7.23.

Рисунок 7.23. Расходный ордер

Учет складских запасов может вестись не только в разрезе складов, но также и в разрезе ячеек – полок, стеллажей, витрин и других мест хранения внутри склада. Для того чтобы эта возможность поддерживалась программой, необходимо установить флажок Учет запасов на складе в разрезе ячеек (приходов, стеллажей, полок и т.д.) в разделе настроек Закупки. Перечень ячеек задается отдельно для каждого складского подразделения. См. рисунок 7.24.

Рисунок 7.24. Доступ к списку «Ячейки склада»

Запасы могут перемещаться между ячейками (документ Перемещение по ячейкам в разделе Закупки). Отгрузка запасов со склада и поступление на склад могут также вестись с учетом ячеек. Для этого во всех документах, связанных с движением запасов, присутствует реквизит Ячейка.

Программа «1С:Управление небольшой фирмой 8» поддерживает также операции оприходования и списания запасов, которые могут быть выполнены на основании проведенной инвентаризации (документ Инвентаризация запасов), либо независимо от нее. Документы Инвентаризация запасов, Оприходование запасов и Списание запасов доступны по ссылке Складские акты в группе Излишки и недостачи на панели навигации раздела Закупки.

Как осуществлять контроль остатков и движений складских запасов?

Полную информацию о движениях и остатках запасов в разрезе мест хранения дают отчеты Ведомость по складу и Остатки по складу. Пример отчета Ведомость по складу представлен на рисунке 7.25. Отчет может быть сгруппирован по местам хранения (складам, подразделениям, розничным торговым точкам), ячейкам,

номенклатурным позициям и их характеристикам, документам движения. В показанном на рисунке 7.25 примере данные выведены в разрезе номенклатуры и документов движения.

Рисунок 7.25. Отчет «Ведомость по складу»

Интересно, что отчет по складу может показывать не только фактические значения прихода, расхода и остатков, но также и данные с учетом ожидаемых движений запасов по ордерному складу (для этого в настройках отчета необходимо включить в состав выводимых полей группы полей Количество к поступлению и Количество к расходу).

Другой, не менее интересной, парой отчетов является Ведомость по запасам и Остатки запасов. Эта пара отчетов позволяет получить исчерпывающую информацию о поступлении, отгрузке и остатках запасов – как в целом, так и – с учетом резервов по заказам покупателей. На рисунке 7.26 показан пример отчета Ведомость по запасам с группировкой по заказам покупателей. Именно присутствие данной группировки в настройках отчета позволяет увидеть резервы запасов на складах под заказы покупателей.

Обратимся к рисунку 7.26 и поясним на примерах, что означают цифры в отчете.

Рисунок 7.26. Отчет «Запасы», с группировкой по  заказам  покупателей

Номенклатура «Батут» по состоянию на конец дня 26.08 (именно эта дата указана как Конец периода) присутствует на складе в количестве 4 штук. При этом 1 штука – в свободном остатке, а 3 штуки – в резерве под заказ покупателя от 12.08. После того, как отгрузка по заказу покупателя будет выполнена, эти 3 штуки будут сняты с резерва (появится цифра 3 в колонке Расход напротив заказа), и резерв по заказу покупателя станет равным нулю.

«Доска для пресса» в количестве 1 штуки лежит на складе в свободном остатке. В течение периода отчета (с 10 по 26 августа) доска для пресса резервировалась (графа Приход) и снималась с резерва (графа Расход) по двум заказам покупателей.

В отличие от отчетов по складу, отчеты по запасам дают информацию не только в натуральном, но и в стоимостном выражении. Это позволяет с помощью отчетов Ведомость по запасам и Остатки запасов получать данные о том, из чего сложилась стоимость запасов – как в целом, так и по отдельным позициям. Пример показан на рисунке 7.27.

Рисунок 7.27. Отчет «Ведомость по запасам» с группировками «Номенклатура» и «Регистратор» позволяет узнать, из чего сложилась полная стоимость приобретения запасов

И последним складским отчетом, который мы здесь рассмотрим, является Анализ доступности запасов. Он интересен тем, что дает нам сводную информацию об остатках и резервах запасов в достаточно компактном, удобном для восприятия, виде. К недостаткам отчета можно отнести то, что здесь нет возможности расшифровать данные по заказам покупателей прямо из сформированного отчета.

Рисунок 7.28. Отчет «Анализ доступности запасов»

Формирование заказов поставщикам с помощью сервиса «Расчет потребностей в запасах»¶

Не так сложно создать заказы поставщикам, когда известны ответы на вопросы: какие именно товары или материалы для производства требуются? в каком количестве? к какому сроку? и что из требуемого уже есть на складе? А ведь поиск ответов на эти вопросы может занимать у снабженцев немало времени, из-за чего на предприятии возможны сбои в обеспечении деятельности необходимыми материальными ресурсами.

Для того чтобы автоматизировать деятельность снабженца по формированию заказов поставщикам, в программе есть специальный механизм Расчет потребностей в запасах, который сам создает в программе заказы поставщикам, основываясь на имеющейся информации о потребностях, складских остатках, ожидаемых поступлениях и параметрах управления запасами. Расчет потребностей в запасах располагается в разделах Закупки и Производство на панели. С помощью механизма Расчет потребностей в запасах формирование заказов поставщикам происходит за считанные секунды. Мы уже рассматривали Расчет потребностей в запасах в главе «Производство» – там мы создавали заказы на производство. Здесь мы рассмотрим еще раз, как работает Расчет потребностей в запасах, но теперь – на примере с заказами поставщикам.

Итак, открываем форму Расчет потребностей в запасах. Указываем параметры – дату окончания периода, способ пополнения (Закупка и переработка), если нужно – источник пополнения (поставщик), организацию, а также необходимость показывать только те номенклатурные позиции, которые находятся в дефиците. После  чего нажимаем кнопку Обновить. См. рисунок 7.29.

Рисунок 7.29. Расчет потребностей в запасах – после задания параметров и нажатия кнопки «Рассчитать»

Программа выдала нам информацию о потребностях предприятия в товарах и материалах на период от рабочей  даты до даты, которую мы указали как окончание периода. Изменения даты окончания периода выполняется с помощью синих стрелок справа и слева от интервала дат (см. рисунок 7.29).

Дефицитное количество того или иного запаса помещается в колонку с той датой, к которой требуется наличие этого количества.

Красным цветом отмечаются просроченные потребности, то есть то количество запасов, которое мы должны были уже обеспечить (закупить, произвести) к сегодняшнему дню (к рабочей дате), но не сделали этого[6]. В нашем примере (рис. 7.29) таких запасов нет.

Можно развернуть представленные программой данные в более подробный вид – см. рисунок 7.30.

Рисунок 7.30. Потребности в запасах, развернутые более подробно

Прокомментируем представленные на рисунке данные на примере первой дефицитной позиции – качелей веревочных цвета темного дерева. Начальный остаток на складе (на сегодняшний день, 28 августа) составляет 1 штуку, потребность по заказу покупателя № СП00-000008 – 12 штук, причем отгрузить нужно 30 августа. При этом 9 штук качелей уже заказаны поставщику (заказ № СП00-000010) с плановой датой поступления 29

августа. Исходя из этого, программа и показала нам, что нужно докупить еще 2 штуки.

После того, как предоставленные программой данные о дефиците запасов изучены, двигаемся далее – переходим на вкладку Рекомендации, нажимаем Рассчитать. Смотрим рекомендации программы – рисунок 7.31.

Рисунок 7.31. Рекомендации программы Прокомментируем данные, показанные на рисунке 7.31.

Во-первых, по каждой номенклатурной позиции программа предложила нам один или несколько вариантов закупки у поставщика. Так качели веревочные можно закупить у Главпоставки по 900 рублей или у Завода металлоконструкций по 915 рублей. Аналогично – батут и мяч гимнастический. Программа берет эти данные из прайс-листов поставщиков. Если же цены поставщиков на тот или иной запас в программе не заполнены, то в качестве поставщика будет предложен тот, который указан как основной поставщик в карточке запаса, а в графах Цена и Сумма не будет указано ничего.

Интересно, что отсутствие у запаса цены не мешает программе автоматически формировать заказ поставщику по этому запасу, просто в этот заказ вам нужно будет потом зайти и проставить цену закупки.

Во-вторых, часть рекомендаций программа отметила зеленым цветом (батут и мяч гимнастический), а часть – красным (качели веревочные).

Красным цветом программа отмечает те рекомендации, которые, по всей видимости, не могут быть выполнены. Так качели веревочные нужны нам к 30.08 (показано в колонке Дата поступления), а обеспечить мы их  сможем только к 31.08 (показано ниже в этой же колонке). Потому что сегодня – 28 число (рабочая дата), а   срок пополнения по умолчанию для качелей веревочных составляет 3 дня. Именно такой срок задан для качелей в справочнике Номенклатура.

Обратите внимание, что в рекомендациях, выделенных красным, программа нигде не поставила флажки. Отсутствие флажка означает, что заказ поставщику по соответствующей строке рекомендаций программой создан не будет. Если мы все же решили закупить качели веревочные (несмотря на то, что уже поздно), необходимо установить флажок вручную в одной из строк. Например, выбрать тот вариант закупки, где ниже цена.

В рекомендациях, отмеченных зеленым цветом, программа сама отмечает флажками вероятный источник обеспечения. Посмотрите, например, на батут на рисунке 7.31. Программа предлагает купить батуты у Главпоставки. Это происходит потому, что именно этот поставщик указан в качестве основного поставщика в карточке батута в справочнике Номенклатура. Несмотря на то, что цена у Главпоставки выше, чем у Завода металлоконструкций.

В любом случае, необходимо тщательно проверить (и при необходимости изменить) «расстановку флажков»

прежде, чем переходить к формированию заказов.

Итак, по каждой номенклатурной позиции выбираем источник обеспечения (рисунок 7.32), после чего переходим на вкладку Заказы и нажимаем кнопку Сформировать заказы.

Рисунок 7.32. Источник обеспечения для каждого запаса выбирается установкой «галочки» в соответствующей строке

Программа автоматически сформировала заказы в соответствии с выбранными источниками обеспечения – рисунок 7.33.

Рисунок 7.33. Расчет потребностей в запасах, сформированные заказы поставщикам

Сформированные заказы можно тут же открыть, если нужно – отредактировать, а также с помощью кнопок на панели инструментов окна выполнить (или отменить) проведение сформированных заказов.

Отметим, что созданные с помощью сервиса Расчет потребностей в запасах заказы помещаются в список

«обычных» заказов, и ничем от них не отличаются. Кроме комментария в самом заказе о том, что заказ сформирован автоматически.

Обратите внимание на то, что автоматически созданные заказы поставщикам не содержат привязки к заказам покупателей. Поэтому в документе Заказ поставщику реквизит Заказ покупателя надо заполнить вручную. А если в табличной части документа Заказ поставщику – запасы по нескольким заказам покупателей, придется автоматически созданный документ Заказ поставщику разбивать на несколько. Конечно, все это нужно делать, только если вы хотите сохранить связь заказов поставщиков с заказами покупателей.

Также не забывайте о том, что заказы поставщикам будут созданы программой столько раз, сколько раз вы нажмете кнопку Сформировать заказы. Ошибочно сформированные заказы можно удалить тут же, не выходя из формы Расчет потребностей в запасах.

Вопросы для самоконтроля¶

1. В каком разделе программы осуществляется доступ к списку поставщиков?
2. Как влияет значение реквизита «Состояние» документа «Заказ поставщику» на проведение документа?
3. Могут ли документы «Заказ поставщику» автоматически создаваться программой? Если да, то каким образом?
4. Можно ли в программе хранить прайс-листы поставщиков?
5. С помощью каких средств в программе формируется календарный план закупок?
6. Можно ли использовать отчет «Ведомость по заказам поставщикам» для контроля соблюдения поставщиками графика поставок?
7. Для каких целей в программе предназначен отчет «Ведомость по размещению заказов»? В каком разделе программы осуществляется доступ к отчету?
8. Можно ли в программе регистрировать счета поставщиков?
9. Какими документами в программе оформляется фактическое поступление запасов от поставщика? Могут ли при этом быть учтены дополнительные расходы? Если да, какие возможности программы для этого существуют?
10. Каким документом оформляется в программе поступление услуг от стороннего контрагента, например – поставщика электроэнергии?
11. В каких отчетах можно посмотреть остатки запасов на складах, зарезервированные под заказы покупателей?
12. Что такое «ордерная схема» складского учета? Какой документ предназначен для оформления поступления запасов на ордерный склад? Для расхода с ордерного склада?
13. В каком разделе программы осуществляется доступ к сервису «Расчет потребностей в запасах»?
14. Может ли сервис «Расчет потребностей в запасах» автоматически создавать заказы поставщикам? А заказы на производство или переработку?
15. Каким образом на работу сервиса «Расчет потребностей в запасах» влияют значения реквизитов «Поставщик» и «Срок пополнения» в карточке запаса в справочнике «Номенклатура»?
16. Влияют ли на расчет дефицита значения минимального и максимального уровня, установленные для запаса?

Статьи движения денежных средств¶

Планирование и учет движений денежных средств ведется в программе постатейно. Это означает, что каждое поступление или расход денежных средств относится к той или иной статье движения денежных средств.

Перечень статей хранится в справочнике Статьи движения денежных средств, доступ к которому

осуществляется на панели навигации раздела Деньги (рисунок 8.1).

Рисунок 8.1. Статьи движения денежных средств

Список статей ДДС формируется пользователем программы самостоятельно, исходя из специфики учета и планирования средств в конкретной компании. При этом в списке присутствуют некоторые предопределенные программой статьи (оплата от покупателей, оплата поставщикам, отрицательная курсовая разница, положительная курсовая разница), формулировка которых также может быть при необходимости изменена пользователем.

Краткосрочное планирование движений денежных средств¶

Ежедневное планирование движений денежных средств (ДДС) является одной ключевых функций оперативного управления предприятием. Такое планирование необходимо, в первую очередь, для предотвращения возникновения отрицательного остатка денежных средств на расчетных счетах или в кассах. Ежедневное соотнесение планируемых поступлений с планируемыми расходами выражается в составлении так называемого платежного календаря. Для доступа к платежному календарю в программе «1С:Управление небольшой фирмой 8» необходимо зайти в раздел Деньги и выбрать Платежный календарь на панели навигации. См. рисунок 8.2.

Рисунок 8.2. Открыть платежный календарь можно по ссылке на панели навигации раздела «Деньги»

Теперь обратимся к структуре самого платежного календаря. На рисунке 8.3 представлен пример платежного календаря, сформированного 28.08.2012.

Рисунок 8.3. Пример платежного календаря

Как видно на рисунке 8.3, платежный календарь в программе состоит из двух основных разделов –

«Планируемые платежи» и «Фактическая оплата».

В колонках формы располагается перечень банковских счетов и касс (на рисунке – счет в ОАО Альфа-банк,

Касса в бухгалтерии).

Суммы со знаком «плюс» означают в платежном календаре движения по поступлению денежных средств. Суммы со знаком «минус» – движения, связанные с расходом денежных средств.

В конце раздела «Планируемые платежи» располагается информация о просроченных платежах (как наших, так и нам). Период просроченных платежей ограничен значением реквизита Период просроченных платежей (в верхней части формы платежного календаря), поэтому в календаре могут быть показаны не все просроченные платежи, а только лишь те из них, которые попадают в указанный период. На рисунке 8.3. период  просроченных платежей составляет 7 дней. У нас есть просроченные платежи – 17 500 рублей должны были поступить в кассу 27-го числа, а 7 200 мы должны были оплатить с расчетного счета.

В самом начале раздела «Планируемые платежи» располагаются данные о запланированных платежах, что, собственно, и составляет главный смысл платежного календаря. Здесь мы можем видеть как сами суммы планируемых платежей, так и предполагаемый остаток средств на расчетных счетах и в кассах с учетом этих платежей. Как мы уже отмечали, основное назначение платежного календаря – предотвращение так называемых «кассовых разрывов», проще говоря – возможного отрицательного остатка средств. В нашем примере, показанном на рисунке 8.3, отрицательных остатков нет – ни на расчетном счете, ни в кассе, а это значит, что такой платежный календарь может быть исполнен. В случае, когда в календаре присутствуют отрицательные остатки, необходимо внести изменения в планы платежей.

Внутри каждой даты данные в календаре представлены по документам планирования. На рисунке 8.3 этого не видно, поскольку данные по каждой дате свернуты. Чтобы раскрыть их, надо нажать на «плюс» слева от даты.

Что же это за документы планирования? Как вводятся в программу планы платежей? Рассмотрим, какие средства предназначены для краткосрочного планирования движения денежных средств.

Наибольшую часть поступлений на расчетные счета и в кассы предприятия чаще всего составляют платежи от покупателей. Планирование поступлений денежных средств от покупателей можно выполнить непосредственно в документах Заказ покупателя, Заказ-наряд, Счет на оплату. Мы уже упоминали об этой возможности в предыдущих главах. Напомним, что для этого необходимо установить флажок Запланировать оплату, после чего в документе появляется вкладка, на которой указываются данные планирования платежа. См. рисунок 8.4.

Рисунок 8.4. Планирование платежа в заказе покупателя

При этом существует возможность запланировать как полную единовременную, так и частичную поэтапную оплату. Для планирования частичной оплаты в несколько этапов необходимо воспользоваться кнопкой Список и заполнить табличную часть – рисунок 8.5.

Рисунок 8.5. Планирование частичных оплат в заказе покупателя

На рисунке 8.5 показан пример планирования оплаты в несколько этапов в документе Заказ покупателя. Такая же возможность есть в документах Счет на оплату и Заказ-наряд.

Таким образом, планирование полных или частичных оплат от покупателей может быть выполнено непосредственно в заказах, заказ-нарядах и счетах.

Помимо этих возможностей, в программе предусмотрен универсальный документ планирования поступлений денежных средств – Поступление денег (план). С помощью него можно планировать как поступления от покупателей, так и любые другие поступления денежных средств. Документ доступен на панели навигации раздела Деньги. Кроме того, его можно ввести непосредственно из формы платежного календаря по кнопке Добавить приход.

Документ Поступление денег (план) может быть также введен на основании других документов программы, в том числе – тех же заказов, заказ-нарядов и счетов.

Форма документа Поступление денег (план) приведена на рисунке 8.6.

Рисунок 8.6. Документ «Поступление денег (план)»

С планированием расхода денежных средств ситуация обстоит аналогичным образом. Планирование оплат поставщикам можно выполнять непосредственно в документах Заказ поставщику (рисунок 8.7) и Счет на оплату (полученный).

Рисунок 8.7. Планирование оплаты в заказе поставщику

Но есть также и универсальный документ Заявка на расход денег, с помощью которого можно планировать как оплаты поставщикам, так и любые другие исходящие платежи. Пример документа приведен на рисунке 8.8.

Аналогично документу Поступление денег (план), документ Заявка на расход денег также может быть введен:

• как самостоятельный документ (ссылка на панели навигации раздела Деньги);
• на основании других документов программы (такой пример как раз и показан на рисунке 8.8, в нем присутствует документ-основание «Дополнительные расходы СП-0000001 от 30.08.2012);
• непосредственно из формы платежного календаря с помощью кнопки Добавить расход.

Рисунок 8.8. Документ «Заявка на расход денег»

Отметим, что в отличие от документа Приход денег (план), в документе Заявка на расход присутствует реквизит Статус платежа. Документы со статусом Не утвержден не попадают в состав запланированных исходящих платежей, а представлены в платежном календаре отдельно (см. рисунок 8.11). Эти документы

«дожидаются» своей очереди на утверждение.

Для планирования операций перемещения денежных средств между расчетными счетами (кассами) фирмы, предназначен документ Перемещение денег (план). См.рисунок 8.9.

Рисунок 8.9. Документ «Перемещение денег (план)»

Теперь вернемся обратно к форме платежного календаря и посмотрим, каким образом данные в нем могут быть детализированы до самих документов планирования. См. рисунок 8.10.

Рисунок 8.10. Платежный календарь, детализированный по документам планирования

Итак, мы рассмотрели, каким образом формируются данные раздела «Планируемые платежи» платежного календаря.

Следом за разделом «Планируемые платежи» в форме платежного календаря располагаются данные о фактических платежах за выбранный период (в нашем примере – за период с 21 по 28 августа).

Рисунок 8.11. Платежный календарь, продолжение рисунка 8.10

Учет и анализ движений денежных средств¶

Безналичные платежи -

Для оформления операций поступления безналичных денежных средств предназначен документ Поступление на счет (рисунок 8.12). Документ находится в разделе Деньги.

Рисунок 8.12. Создание нового документа «Поступление на счет»

Первым делом при вводе документа необходимо выбрать Вид операции (см. рисунок 8.12). От выбранного вида операции зависит внешний вид документа и состав заполняемых реквизитов. Мы рассмотрим здесь операцию поступления от покупателя, поскольку именно она является самым частым и самым сложным вариантом применения документа Поступление на счет.

Рассмотрим пример. На расчетный счет поступили денежные средства от покупателя «Солнышко» в размере 25 000 рублей, при этом назначение платежа указано покупателем как «оплата за товар и монтаж по договору № 92-с». Указываем эти данные в документе – рисунок 8.13.

Рисунок 8.13. В документе «Поступление на счет» указан контрагент, договор и сумма платежа

Как мы уже упоминали в других главах, программа ведет взаиморасчеты с контрагентами (покупателями и поставщиками) не только в разрезе договоров, но и в разрезе документов, образовавших задолженность. Конечно, если такая возможность указана в карточке контрагента – см. рисунок 8.14.

Рисунок 8.14. Возможность ведения взаиморасчетов в разрезе документов устанавливается в карточке каждого контрагента

Ведение взаиморасчетов в разрезе документов означает, что в документе Поступление на счет, отражающем оплату от покупателя, следует указать первичный документ (накладную, заказ и т.д.), к которому относится платеж. Покупатель не указан эти сведения в назначении платежа. Поэтому мы будем «привязывать» оплату к первичным документам, основываясь на данных, имеющихся в программе. Нажимаем кнопку Списком (в правой части документа), после чего в документе появляется табличная часть. Табличная часть необходима на тот случай, если сумма платежа будет разноситься по нескольким документам.

Далее нажимаем кнопку Подобрать (рисунок 8.15)...

Рисунок 8.15. Кнопка «Подобрать», расположенная над табличной частью, служит для поиска неоплаченных отгрузок покупателю.

... после чего открывается Форма подбора долгов (рисунок 8.16).

Рисунок 8.16. Форма подбора долгов в документе «Поступление на счет»

В форме подбора долгов программа показывает все отгрузки покупателю, по которым оплата не была ранее произведена покупателем полностью, проще говоря – есть долг. Обратим внимание на то, что в форме присутствует одна накладная и один заказ. Заказов там, казалось бы, быть не должно, ведь долг покупателя образуется после отгрузки (оформления накладной), а не в момент заказа. Но все дело в том, что как мы уже

знаем, есть такой документ Заказ-наряд, который одновременно выполняет функцию и заказа, и накладной. Поэтому, очевидно, что этот заказ – не что иное, как заказ-наряд по выполненным работам (оказанным услугам).

Двойным щелчком мыши переносим долги в нижнюю часть формы, указывая при этом, какая именно сумма платежа относится к каждой накладной. Таким образом, распределяем поступившие от покупателя 25 000 рублей по двум неоплаченным документам, а остаток поступившего платежа (получается, что покупатель переплатил нам 4 800 рублей) «отправляем» на аванс – рисунок 8.17.

Рисунок 8.17. Отобранные долги в форме подбора долгов

Нажатием ОК переносим данные об отобранных долгах в табличную часть документа Поступление на счет

(рисунок 8.18), в строке с авансом ставим признак аванса.

Рисунок 8.18. Поступившая оплата распределена по документам

Обратим внимание на два, казалось бы, одинаковых реквизита в табличной части – Сумма расчетов и Сумма платежа. В данном примере в обеих колонках действительно одинаковые цифры. Но на самом деле в колонке Сумма расчетов данные указываются в валюте договора с контрагентом, а в колонке Сумма платежа – в валюте расчетного счета. У нас и здесь и там рубли, поэтому не видно разницы.

Надо сказать, что для разнесения платежа по документам вовсе не обязательно пользоваться кнопкой Подобрать. Можно воспользоваться кнопкой Заполнить. В этом случае программа сама автоматически подберет неоплаченные документы расчетов (в хронологическом порядке, начиная с первого неоплаченного), а остаток поставит на аванс. Вот как это будет выглядеть в нашем случае – см. рисунок 8.19, практически так же, как мы и сделали вручную.

Рисунок 8.19. Кнопка «Заполнить» позволяет автоматически разнести платеж

Вы можете пользоваться любым из этих способов, в зависимости от ситуации, а также при необходимости корректировать цифры вручную непосредственно в табличной части документа Поступление на счет. В любом случае, если сумма будет разнесена нами неверно (итог в табличной части не совпадет с общей суммой поступившего платежа), то программа сообщит нам об этом.

А вот как изменится состояние взаиморасчетов с контрагентом «Солнышко» после проведения платежа – см. рисунок 8.20.

Рисунок 8.20. Ведомость по расчетам с покупателем «Солнышко» после проведения платежа

Итак, мы рассмотрели документ Поступление на счет на примере операции поступление оплаты от покупателя.

Операция расхода безналичных денежных средств оформляется документом Расход со счета, расположенным также в разделе Денежные средства. В документе Расход со счета предусмотрено несколько видов операций

– рисунок 8.21.

Рисунок 8.21. Виды операций в документе «Расход со счета»

От выбранного вида операции, так же, как и в документе Поступление на счет, зависит внешний вид и состав заполняемых реквизитов документа. На рисунке 8.22 показан пример, связанный с перечислением денежных средств иностранному поставщику.

Рисунок 8.22. Документ «Расход со счета»

Обратим внимание, что валюта платежа не указывается явно в самом документе, а определяется значением валюты выбранного в документе банковского счета (в примере на рисунке 8.22 это – EUR).

По аналогии с документом Поступление на счет, в документе Расход со счета, сумма платежа контрагенту (поставщику) может быть разнесена по неоплаченным поставкам. А в случае, если речь идет об авансовом платеже, необходимо установить соответствующий флажок (см. рисунок 8.22).

Говоря о документах Поступление на счет и Расход со счета, надо добавить, что они могут быть введены как самостоятельно, так и на основании других документов из других разделов программы. Например, тот же платеж поставщику может вводиться на основании счета поставщика, заказа, приходной накладной и ряда других документов. Платежи покупателей могут вводиться на основании документов раздела Продажи – счетов, накладных, заказ-нарядов, заказов, актов. Но на практике обычно данные о движениях денежных средств загружаются в программу через систему «Клиент-банк» (рисунок 8.23). Затем при необходимости загруженные документы Поступление на счет и Расход со счета можно откорректировать – например, разнести платеж по нескольким накладным.

Рисунок 8.23. Данные о движениях безналичных денежных средств могут поступать в программу через систему

«Клиент-банк»

Рисунок 8.24. Выгрузка платежных поручений через систему «Клиент-банк»

Независимо от того, каким способом вводятся безналичные платежи (непосредственно вручную, на основании других документов или автоматически через систему «Клиент-банк»), все документы по банку можно увидеть в одном списке, доступ к которому осуществляется по ссылке Документы по банку на панели навигации раздела Деньги.

См. рисунок 8.25.

Рисунок 8.25. Форма «Документы по банку»

В форме Документы по банку представлены не только фактически проведенные безналичные платежи, но также и документы планирования и платежные поручения. По сути, эта форма есть рабочее место сотрудника, выполняющего в компании казначейскую функцию.

Наличные платежи

Для оформления наличных платежей в программе предназначены документы Поступление в кассу и Расход из кассы. Оба документа имеют печатные формы – приходный кассовый ордер (форма КО-1) и расходный кассовый ордер (форма КО-2) соответственно. В остальном – работа с ними аналогична работе с документами безналичных платежей.

Перемещение средств между расчетными счетами и кассами

Для быстрого оформления перемещения денежных средств между местами их хранения (банковскими счетами и кассами) предназначен документ Перемещение денег (рисунок 8.26).

Рисунок 8.26. Документ «Перемещение денег»

В группе реквизитов Источник денежных средств указывается, откуда перемещаются средства, в группе реквизитов Получатель денежных средств – куда. Документ может быть оформлен в любой валюте.

Интересно, что данный документ действительно возможен только в управленческом учете и не имеет аналога в учете бухгалтерском.

Анализ движений денежных средств

Для анализа остатков и движений денежных средств в программе предназначена группа отчетов:

• Ведомость по денежным средствам;
• Остатки денежных средств;
• Ведомость по денежным средствам (вал.);
• Остатки денежных средств (вал.).

Эти отчеты вы найдете в разделе Деньги. Варианты Ведомость по денежным средствам (вал.) и Остатки денежных средств (вал.) выдают данные в валютах платежей, а варианты Ведомость по денежным средствам и Остатки денежных средств выводят данные еще и в валюте управленческого учета. Валюта управленческого учета определяется в настройках параметров учета (раздел Предприятие, далее Настройки на панели действий).

Рисунок 8.27. Отчет «Ведомость по денежным средствам» с отбором по типу денежных средств «Безналичные»

Данные в отчете Ведомость по денежным средствам могут быть сгруппированы по статьям движения денежных средств. Напомним, что перечень статей формируется пользователем программы, доступ к нему осуществляется по ссылке Статьи движения денег на панели навигации раздела Деньги. Перечень статей движения денежных средств фактически определяет не только внешний вид отчетов о ДДС, но также и состав бюджета движения денежных средств (БДДС). Про БДДС речь еще пойдет далее.

В отчете Остатки денежных средств вы увидите информацию об остатках денежных средств на расчетных счетах и в кассах. Пример отчета представлен на рисунке 8.28.

Рисунок 8.28. Отчет «Остатки денежных средств»

Оперативные данные о наличии денежных средств всегда находятся в числе информации, необходимой руководителю небольшой фирмы в его ежедневной работе. Поэтому данные об остатках денежных средств на расчетных счетах и в кассах в программе представлены также и на Мониторе руководителя (см. рисунок 8.29). Монитор руководителя находится в разделе Анализ.

Рисунок 8.29. Данные об остатках денежных средств на Мониторе руководителя

В разделе Анализ также присутствует отчет, позволяющий проанализировать остатки, поступление и расход денежных средств в динамике. Доступ к нему осуществляется по ссылке Денежные средства в группе Показатели деятельности на панели навигации. См. рисунок 8.30.

Рисунок 8.30. Показатели деятельности / Денежные средства

Этот отчет помогает наглядно увидеть остатки и движения денежных средств в динамике. Внутри выбранного

периода времени динамику изменения остатка, поступления и расхода можно смотреть по дням, неделям, декадам и т.д. Подобная статистика помогает руководителю небольшой фирмы строить предположения относительно того, например, на какие календарные даты приходится наибольший и наименьший объем поступлений от покупателей. А это, в свою очередь, помогает делать более точные прогнозы будущих поступлений и планировать свои платежи.

На рисунке 8.30 динамика показана понедельно (т. е. на начало каждой недели).

Долгосрочное планирование движений денежных средств. БДДС и контроль его исполнения¶

Бюджет движения денежных средств (БДДС) необходим для определения величины и структуры поступления и расхода денежных средств в планируемом периоде. В случае недостатка собственных средств на осуществление платежей, БДДС помогает спланировать потребность в заемных средствах.

Обычно БДДС имеет более длительный (чем, например, платежный календарь) горизонт планирования – месяц, квартал, год. Само планирование осуществляется в разрезе статей движения денежных средств. Мы уже говорили о них в самом начале этой главы.

В БДДС выделяют приходную и расходную части. В соответствии с этим форма документа Бюджет на вкладке

Денежные средства имеет две части – Поступления и Выбытия (рисунок 8.31).

Рисунок 8.31. Документ «Бюджет», вкладка «Денежные средства»

Документ Бюджет доступен в разделе Предприятие и предназначен для ввода финансовых планов предприятия. Данные о БДДС вводятся в документ на вкладке Денежные средства.

В шапке документа выбирается период планирования. Справочник Периоды планирования мы уже рассматривали в главе, посвященной управлению продажами, при изучении планов продаж.

В каждой строке документа Бюджет на вкладке Денежные средства указываем:

• Дату планирования. В качестве даты указывается дата начала периода, к которому относится данная строка. Например, дата «01.08.2012» означает, что данная строка определяет план на август 2012 года (при условии, что периодичность планирования – месяц).
• Статью движения денежных средств.
• Сумму, в валюте управленческого учета.
• Вид денежных средств – Банк или Касса.
• Источник поступления. По сути – корреспондирующий счет из плана счетов управленческого учета.
• Комментарий. Необязателен для заполнения.

На основании данных, введенных в документы Бюджет на вкладку Денежные средства, формируется БДДС. Для этой цели можно использовать отчет Бюджет движения денежных средств из раздела Анализ (рисунок 8.32) или отчет Прогноз по денежным средствам из раздела Деньги (рисунок 8.33). Оба отчета дают практически одну и ту же информацию, только в разном виде. Разница в том, что отчет из раздела Анализ показывает еще и плановые остатки средств.

Обратите внимание на то, что в настройках отчета необходимо выбирать период планирования (у нас выбран

«03 квартал 2012 – основной план»). В противном случае, программа арифметически сложит все имеющиеся планы на выбранный период. Ведь планов на один и тот же периодов может быть несколько, классический пример – оптимистичный, пессимистичный и реалистичный планы[7].

Рисунок 8.32. Отчет «Бюджет движения денежных средств» из раздела «Анализ»

Рисунок 8.33. Отчет «Прогноз по денежным средствам» из раздела «Деньги»

Оба отчета могут быть сформированы как в варианте плана (бюджета), так и в варианте План-фактный анализ. Такой вариант используется для получения данных об исполнении БДДС. Отчеты об исполнении БДДС показаны на рисунках 8.34 и 8.35. Первый отчет вы найдете в разделе Деньги, второй – в разделе Анализ.

Рисунок 8.34. Анализ исполнения БДДС с помощью отчета

«План-фактный анализ денежных средств»

Рисунок 8.35. Анализ исполнения БДДС с помощью отчета

«Бюджет движения денежных средств (план-фактный анализ)»

Вопросы для самоконтроля¶

1. Для чего нужен справочник «Статьи движения денежных средств»? Может ли пользователь программы изменять список статей, содержащийся в программе?
2. Опишите структуру платежного календаря в программе «1С:Управление небольшой фирмой 8»?
3. Каким образом данные о планируемых платежах попадают в платежный календарь?
4. Перечислите несколько способов, с помощью которых можно указать в программе сведения о дате и сумме планируемого платежа поставщику?
5. Перечислите документы, используемые для учета фактических движений денежных средств на банковских счетах? В кассах?
6. Для чего используется документ «Перемещение денег»?
7. Можно ли распределить сумму поступившей наличной оплаты от покупателя по нескольким договорам?
8. В каком отчете можно увидеть еженедельную динамику изменения величины остатка на расчетном счете?
9. Какой документ используется для ввода данных бюджета движения денежных средств (БДДС) предприятия? С помощью каких отчетов можно проанализировать исполнение БДДС?

Учет сведений о сотрудниках предприятия¶

Сведения о сотрудниках находятся в справочнике Сотрудники, доступ к которому осуществляется по одноименной ссылке на панели навигации раздела Зарплата. Форма карточки сотрудника приведена на рисунке 9.1.

Рисунок 9.1. Карточка сотрудника

В реквизите Наименование указывается ФИО сотрудника (полностью или сокращенно), далее выбирается Тип занятости. Здесь надо добавить, что выбор типа занятости возможен только в том случае, если в настройках параметров учета Зарплата установлен флажок Использовать совместительство нескольких должностей одним физ.лицом. В случае, если флажок не установлен (совместительство не используется) то все сотрудники считаются работающими по основному месту работы. Для доступа к настройкам параметров учета Зарплата зайдите в раздел Предприятие, выберите Настройки на панели навигации, далее – Зарплата.

В группе реквизитов Счета учета расчетов  (открывается по ссылке Редактировать счета учета) необходимо выбрать счета из плана счетов управленческого учета. При вводе нового сотрудника эти реквизиты программа заполняет сама, и если в план счетов не вносились изменения, касающиеся расчетов с персоналом, то можно согласиться с предложенными программой значениями счетов. Далее обратим внимание на реквизит Физ.лицо:. Его значение выбирается из справочника Физические лица. См. рисунок 9.2. Именно в справочнике  Физические лица хранится контактная информация сотрудника (адреса, телефоны), его паспортные данные и ФИО.

Интересно, что если сотрудник совмещает несколько должностей, то он должен быть введен в справочник

Сотрудники несколько раз. Но физ. лицо сотрудника будет во всех случаях одно и то же.

Рисунок 9.2. Карточка сотрудника и карточка физического лица

Напомним, что справочник Физические лица носит в программе универсальный характер и может содержать не только записи о сотрудниках, но и, например, о контрагентах, являющихся физическими лицами.

Должность сотрудника, график его работы, количество ставок, система оплаты труда и подразделение, в  котором трудится сотрудник, определяются при приеме его на работу (документ Прием на работу). В случае, если перечисленные параметры работы сотрудника меняются, то это необходимо отразить в программе с помощью документа Кадровое перемещение. Для оформления увольнения сотрудника предназначен документ Увольнение. Все эти документы вы найдете на панели навигации раздела Зарплата.

Для удобства ввода данных в справочник Сотрудники при вводе каждого нового сотрудника программа предоставляет возможность выбора – см. рисунок 9.3.

Рисунок 9.3. Выбор способа ввода данных о новом сотруднике

Вариант «Создать нового сотрудника и внести его личные данные в справочник физических лиц» предполагает, что помимо записи в самом справочнике Сотрудники, программа создаст еще и запись в справочнике Физические лица. Этот вариант удобно применять в случаях, когда в программе еще не содержится никакой информации о сотруднике.

Вариант «Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц» может использоваться в тех случаях, когда личные данные принимаемого на работу человека уже содержатся в справочнике Физические лица. В этом случае будет создана только новая запись в справочнике Сотрудники.

Выбрав третий вариант – «Создать нового сотрудника», мы получим только новую запись в справочнике Сотрудники, а также (при условии, что в форме заполнены все реквизиты, подчеркнутые красным) – новый документ Прием на работу. Этот вариант удобен для быстрого оформления приема на работу нового сотрудника без заполнения личных данных. Личные данные нового сотрудника можно будет довести позже, создав для него новую запись в справочнике Физические лица. В созданный программой документ Прием на работу также могут быть затем внесены изменения, если это требуется.

На рисунке 9.4 приведена форма документа Прием на работу. В верхней табличной части документа перечисляются принимаемые на работу сотрудники и параметры их работы (дата приема на работу, подразделение, должность, количество ставок, график работы), в нижней части – перечень основных видов начислений и удержаний для каждого сотрудника из верхней табличной части.

Рисунок 9.4. Прием на работу

Табличная часть Налоги на доходы (расположена внизу справа – см. рисунок 9.4) доступна только в том случае, если в настройках параметров учета (раздел Предприятие, далее – Настройки / Зарплата) установлен флажок Вести учет налога на доходы. Сам налог на доходы должен быть при этом введен в справочник Виды начислений и удержаний (см. рисунок 9.5).

Рисунок 9.5. Налог на доходы в справочнике

«Виды начислений и удержаний»

Работу с начислениями и удержаниями мы еще рассмотрим позже.

При приеме на работу программа проводит проверку наличия вакантных ставок по той должности и подразделению, куда принимается сотрудник, на основании данных, внесенных в штатное расписание (см. рисунки 9.6 и 9.7).

Доступ к штатному расписанию для просмотра и изменения данных осуществляется по ссылке Штатное расписание на панели навигации раздела Зарплата (рисунок 9.6).

Рисунок 9.6. Штатное расписание

Информацию о занятых и свободных ставках можно увидеть в отчете Штатное расписание (рисунок 9.7), расположенном в группе отчетов по зарплате и персоналу.

Рисунок 9.7. Информация о занятых и вакантных ставках

в отчете «Штатное расписание»

Подчеркнем, что речь здесь идет о штатном расписании для целей управленческого учета.

Учет заданий, выданных сотрудникам. Контроль исполнения заданий¶

Программа позволяет учитывать факт выдачи сотруднику задания и контролировать его исполнение.

Для отражения факта выдачи сотруднику задания используется документ Задание на работу. Мы уже обращались к этому документу в предыдущих главах книги. В частности, с помощью него планировали предпродажную работу с покупателями (в главе об управлении продажами) и выполнение работ по заказ- нарядам (в главе о работах и услугах).

Список документов Задание на работу, начиная с ред. 1.4 программы, доступен на панели навигации разделов Производство и Сервис (см. рисунок 9.8). Если вы не обнаружили их там, отредактируйте состав панели навигации с помощью правой кнопки мыши[8] (рисунок 9.9).

Рисунок 9.8. Список заданий на работу можно открыть, находясь в разделе «Производство»

Рисунок 9.9. Настройка панели навигации вызывается щелчком правой кнопки мыши на панели навигации

Задания могут быть внешние и внутренние (определяется значением реквизита Вид операции – см. рисунок 9.8). Внешние задания связаны с выполнением платных работ для заказчика. В этом случае документ Задание на работу может быть введен, например, на основании документа Заказ-наряд. Внутренние задания – это поручения сотрудникам в интересах текущей деятельности фирмы. Например, с помощью документа Задание на работу руководитель отдела может учитывать задачи, поставленные подчиненным, с тем, чтобы не забыть о них (задачах) и проконтролировать исполнение. Пример такого документа Задание на работу приведен на рисунке 9.10. В этом примере руководитель фирмы Семенов Александр поручил сотруднику Бегуновой Анне подготовить материалы для выставки к 18 часам 30 августа.

Рисунок 9.10. Использование документа «Задание на работу» для выдачи поручения сотруднику

Плановую длительность работы (реквизиты Длительность) указывать не обязательно – программа допускает ввод документов Задание на работу с нулевой длительностью. Задания с нулевой длительностью – это задачи сотрудникам, сформулированные как «сделать что-то к такому-то сроку». При этом не формулируется конкретно, сколько времени предполагается на это задание потратить и в какие дни. Пример задания с нулевой длительностью показан на рисунке 9.11.

Рисунок 9.11. Пример задания с нулевой длительностью

Как нам уже известно, из предыдущих глав, задания на работу отражаются в календаре сотрудника. См. рисунок

9.12. Это помогает каждому сотруднику держать перед глазами список заданий, которые он получил от руководителя, со сроками выполнения. Что в свою очередь, способствует тому, чтобы каждый сотрудник мог

правильно организовать свою деятельность в интересах фирмы.

Рисунок 9.12. Отображение заданий в календаре сотрудника – исполнителя заданий

Обратите внимание, что задание с нулевой длительностью «составить проект прайс-листа к 10:00 30 августа» отображается в календаре (рисунок 9.12) без указания времени его выполнения: клеточки таблицы по нему не закрашены, указан только срок – До 10:00. А у другого задания Бегуновой на этот день отмечено еще и плановое время его исполнения – с 17 до 18 часов, предполагаемая длительность работы над этим заданием составляет 1 час.

Независимо от того, является ли задание внешним или внутренним, его исполнение может быть оплачено сотруднику. Конечно, если это предполагается схемой его финансовой мотивации. Для этого у сотрудника в программе должен быть предусмотрен соответствующий вид начисления. Пример этого можно видеть на рисунке 9.4: для сотрудника Гайкина установлен вид начисления «Оплата по заданиям» с тарифной ставкой 100 рублей за 1 час работы. Разумеется, оплата будет идти за фактически отработанное время по заданиям.

После того, как сотрудник выполнил задание, а руководитель (или другое лицо, поручившее выполнение задания), принял его, можно отразить в программе факт исполнения.

Для этой цели задание переводится в состояние Завершено. Не обязательно такое состояние должно быть сформулировано именно как «Завершено». Ведь перечень состояний заданий формируется вами самостоятельно. Однако изначально в этом списке содержатся три предопределенных элемента, удалить которые нельзя (см. рисунок 9.13).

Рисунок 9.13. Состояния событий и заданий

Но вы можете поменять их формулировки, например, вот так – рисунок 9.14. Или каким-либо иным образом, отражающим специфику работы вашей компании. Не забывайте только о том, что данный список используется как для документов Задание на работу, так и для документов Событие[9].

Рисунок 9.14. Пример изменения списка состояний и событий

В примере на рисунке 9.14 мы изменили формулировку пункта «Завершено» на «3 Принято руководителем (закрыто)», добавили новый пункт «2 Выполнено сотрудником (завершено)» и внесли небольшие изменения в

«запланировано» и «отменено». Таким образом, в нашем примере задание будет считаться полностью завершенным только тогда, когда оно находится в состоянии «3 Принято руководителем (закрыто)». Именно этот элемент списка и соответствует выполненному заданию.

Для анализа выполнения заданий и контроля загруженности персонала руководитель фирмы может использовать форму Календарь сотрудника. В этой форме можно одновременно представить данные по нескольким сотрудникам. Для этого, надо нажать кнопку Список сотрудников и включить в список всех сотрудников, чьи данные необходимо проверить. См. рисунок 9.15.

Рисунок 9.15. Выбор списка сотрудник в форме

«Календарь сотрудника»

Представленная в Календаре сотрудника информация поможет руководителю небольшой фирмы не только посмотреть выполненные и невыполненные задания, но и контролировать ситуацию по сотрудникам в целом – кто и чем занимается, а также выявлять ситуации неравномерной загрузки персонала. Данные по каждому сотруднику представлены в виде, показанном на рисунке 9.12: для каждого сотрудника перечислены его задания и события со сроками выполнения.

Напомним, что доступ к Календарю сотрудника осуществляется по ссылке Мой календарь на рабочем столе

– рисунок 9.16.

Рисунок 9.16. Ссылка «Мой календарь» для доступа к календарям сотрудников

Для контроля исполнения заданий можно (и нужно) использовать не только форму Календарь сотрудника. Список заданий представлен также и на Рабочем столе на панели заданий. Нажав кнопку Я – автор или Я – исполнитель, вы увидите задания, выданные вами, либо – выданные вам, соответственно. См. рисунок 9.17.

Рисунок 9.17. Панель заданий, я – автор

Выполненные задания «уходят» с панели заданий. Таким образом, например, руководитель небольшой фирмы всегда имеет под рукой список заданий, которые еще не выполнены его подчиненными.

Альтернативным вариантом просмотра списка всех неисполненных заданий является отбор в списке документов

Задание на работу (отбор устанавливаем по значению реквизита Состояние).

Для проведения анализа исполнения заданий сотрудниками можно также использовать и отчет Задания на работу. Отчет располагается в разделах Зарплата и Сервис. Пример отчета показан на рисунке 9.18.

Рисунок 9.18. Анализ времени, затраченного на выполнение заданий с помощью отчета «Задания на работу»

В показанном на рисунке 9.18 примере видно, что сотрудник Бегунова еще не предоставила рекламные материалы, Гайкин до сих пор не подготовил предварительное решение по монтажу комплекса, а Перевозчиков выполнил платные работы по установке и монтажу, превысив на 1 час нормативное время. Показатели графы Загрузка приводятся в отчете в часах. Для внешних заданий присутствуют данные в графе Сумма, для внутренних – графа Сумма пуста.

Надо сказать, что в отчет Задания на работу не включаются задания с нулевой длительностью. И это вполне объяснимо, ведь основной смысл отчета – план-фактный анализ времени, затрачиваемого на исполнение заданий. Имея под рукой такой отчет, руководитель фирмы может увидеть, что именно «съедает» рабочее время

его сотрудников, на какие работы пора пересмотреть нормативы, кто из сотрудников регулярно перерабатывает, а кому из заказчиков недовыставили счетов на платные работы.

Фактическое время, затраченное на выполнение заданий, попадает в отчет Задания на работу, исходя из введенных в программу документов Учет времени. Этот документ рассмотрен ниже в параграфе «Учет рабочего времени».

Учет рабочего времени¶

Отработанное сотрудниками время регистрируется в программе с помощью документов Учет времени и

Табель.

Документ «Учет времени» -

Документом Учет времени (рисунок 9.19) учитывается время, затраченное на исполнение заданий.

Рисунок 9.19. Учет фактического времени по заданиям

Документ вводится отдельно на каждого сотрудника и охватывает период времени, равный одной неделе. С помощью кнопки Заполнить по плану табличную часть можно заполнить информацией из введенных ранее документов Задание на работу, а далее – просто откорректировать по факту. Количество часов, указанное в табличной части, учитывается для сотрудника как время, затраченное на выполнение работ по заданиям.

Документ Учет времени может быть введен на основании документа Задание на работу. В этом случае в табличной части документа Учет времени будет автоматически заполнена одна строка табличной части – в соответствии с данными, имеющимися в задании на работу.

Документ Учет времени не заменяет по смыслу табель учета рабочего времени. Время, отмеченное в документе Учет времени как отработанное по заданиям, не появляется автоматически в табеле как отработанное сотрудником.

Документ «Табель» -

Теперь перейдем к документу Табель (рисунок 9.20). Документ предназначен для ввода данных об использовании рабочего времени сотрудниками того или иного подразделения за определенный календарный период (месяц).

Рисунок 9.20. Табель учета рабочего времени

Данные в табеле могут регистрироваться сводно за период (при этом для одного сотрудника можно указывать до шести видов использованного времени), либо по дням.

По кнопке Заполнить табличная часть заполняется списком сотрудников выбранного подразделения с отработанным количеством дней и часов согласно производственному календарю. Календарь необходимо заполнить до начала работы с данными раздела Зарплата (как это сделать, описано в главе «Ввод начальных данных»). Если у сотрудников были отклонения от производственного календаря, необходимо их указать. В примере на рисунке 9.20 сотрудники Выгоднов и Перевозчиков отработали меньше, чем полный месяц.

В одном документе Табель присутствуют данные только по одному структурному подразделению фирмы. Поэтому, если ваша фирма состоит их нескольких подразделений, необходимо несколько документов за один и тот же месяц. Список документов Табель доступен на панели навигации раздела Зарплата.

На основании данных, введенных в документы Табель, можно провести анализ отработанного времени – в целом или по видам использования времени, по подразделениям и сотрудникам, с помощью специальных отчетов Отработанное  время  в  целом  за  период  и Отработанное  время  по  дням. На рисунке 9.21 показан пример – отчет Отработанное время в целом за период, с отбором по виду «явка». В таком виде отчет показывает, сколько дней и часов фактически отработали сотрудники за прошедший месяц.

Рисунок 9.21. Отчет «Отработанное время в целом за период» с отбором по виду «Я» (явка) показывает фактически отработанное сотрудниками время

Данные о фактически отработанном сотрудниками времени используются для расчета заработной платы при повременной оплате труда.

Здесь имеет смысл напомнить, что программа «1С:Управление небольшой фирмой 8» предназначена для ведения управленческого, а не бухгалтерского учета. Поэтому с помощью документа Табель необходимо отражать фактически отработанные сотрудниками дни и часы. В случае, когда, например, сотрудник ходил на работу и исполнял свои трудовые обязанности, формально по документам находясь на больничном листе, это время должно учитываться как отработанное. В этом случае программа начислит сотруднику за эти дни зарплату, а не больничный.

Повременная и сдельная оплата труда. Начисление зарплаты¶

С помощью программы «1С:Управление небольшой фирмой 8» можно автоматизировать начисление заработной платы в управленческом учете как при повременной, так и при сдельной системе оплаты труда.

Общий перечень видов используемых начислений и удержаний доступен для редактирования по ссылке Виды начисления и удержаний на панели навигации раздела Зарплата. Надо отметить, что при первом запуске программы этот список заполняется автоматически несколькими видами начислений – см. рисунок 9.22.

Остальные виды, которые используются в управленческом расчете заработной платы, необходимо ввести в этот список, и в этой главе мы рассмотрим, как это сделать.

Рисунок 9.22. Виды начислений и удержаний

Итак, с помощью каких средств программы выполняется начисление заработной платы сотрудникам?

Сдельная оплата труда -

Начнем со сдельной оплаты труда. В списке видов начислений и удержаний присутствуют два предопределенных вида – «Сдельная оплата (% от суммы)» и «Сдельная оплата (тариф)» (см. рисунок 9.22).

Начисление сдельной зарплаты в программе выполняется документами Сдельный наряд и Заказ-наряд.

Документ Сдельный наряд начисляет заработную плату по виду начисления «Сдельная оплата (тариф)». При этом размер тарифа определяется на вкладке Операции, исходя из перечня технологических операций, выполненных сотрудником (сотрудниками) и их стоимости. См. рисунок 9.23.

Рисунок 9.23. Сумма начислений сотрудникам по сдельному тарифу определяется стоимостью работ в документе

«Сдельный наряд»

Кому начислить эту сумму – определяется значением реквизита Исполнитель. При этом если исполнителей несколько (бригада), состав бригады указывается на вкладке Состав бригады. См. рисунок 9.24.

Рисунок 9.24. Состав бригады и коэффициент трудового участия каждого работника в документе «Сдельный наряд»

Размер начисления каждому из сотрудников зависит от значения КТУ (коэффициента трудового участия) сотрудника. При равной степени участия (например, у каждого из сотрудников КТУ - 1), всем сотрудникам бригады будет начислена одинаковая сумма. В нашем примере (рисунки 9.23 – 9.24) общая сумма по наряду 4 200 рублей будет делиться между Гайкиным и Молотковым в пропорции 1: 0,8.

Начисление зарплаты по сдельному наряду программа выполняет только при установленном флажке Закрыт и проводит его на дату, указанную в реквизите Дата закрытия.

Сдельная заработная плата начисляется также и документом Заказ наряд (рисунок 9.25).

Рисунок 9.25. Выбор вида начисления в документе «Заказ-наряд»

При этом могут быть использованы оба вида начисления – «Сдельная оплата (% от суммы)» или «Сдельная оплата (тариф)». В графе Размер необходимо указать процент (при оплате процентом) или тариф (при оплате по тарифу). Аналогично сдельному наряду в заказ-наряде указывается КТУ для каждого из исполнителей.

Более подробно вопрос начисления зарплаты в заказ-наряде рассмотрен при описании документа Заказ-наряд

в главе «Выполнение работ, оказание услуг».

Таким образом, для начисления сдельной заработной платы в программе «1С:Управление небольшой фирмой 8» применяются  документы  Сдельный  наряд  и  Заказ-наряд.

Повременная оплата труда

Повременная заработная плата начисляется в программе документом Начисление зарплаты, который находится в разделе Зарплата.

Рисунок 9.26. Начисление повременной оплаты труда с помощью документа «Начисление зарплаты»

Порядок работы с этим документом следующий.

1. Заполнить реквизиты шапки документа.

2. Нажать на кнопку Заполнить. При этом в табличной части появится список сотрудников, их плановых начислений/ удержаний, а также перечень показателей (Показатель 1, Показатель 2, Показатель 3), на основании значений которых будет рассчитана сумма начисления/удержания, и сами значения этих показателей.
3. Ввести значения показателей в том случае, если показатель предполагает ручной ввод значения.
4. Нажать на кнопку Рассчитать.
5. При необходимости – провести ручную корректировку результатов расчетов.
6. Проверить значения реквизитов, определяющих способ отнесения суммы на затраты (Счет затрат, Направление деятельности, Заказ покупателя), автоматически заполненные программой.
7. В случае, если ведется учет налога на доходы, то перейти на вкладку Налоги на доходы и ввести суммы налога.

Проанализировать данные о начисленной зарплате по сотрудникам, подразделениям, видам начислений (удержаний) можно с помощью отчета Начисления и удержания. Пример отчета представлен на рисунке 9.27.

Рисунок 9.27. Пример отчета «Начисления и удержания»

Также в разделе Зарплата можно сформировать расчетные листки, расчетную ведомость, и другие отчеты.

В заключение добавим, что расчет сумм начислений и удержаний по сотруднику возможен только по тем видам начислений и удержаний, которые определены для данного конкретного сотрудника. Список плановых видов начислений и удержаний сотрудника определяется в документе Прием на работу или, если были изменения в системе оплаты труда – в документе Кадровое перемещение. А посмотреть список плановых видов начислений и удержаний можно и непосредственно из карточки сотрудника (рисунок 9.1).

Выплата зарплаты¶

Выплата зарплаты (аванса) возможна двумя способами – по платежной ведомости, формируемой в целом на структурное подразделение, или по документу расхода из кассы для отдельного сотрудника.

Рисунок 9.28. Платежная ведомость

Сформированная платежная ведомость может являться основанием для документов движения денежных средств. В частности, на основании этого документа могут быть созданы документы Заявка на расход денег, Расход из кассы  и  Расход  со  счета.

Документы Платежная ведомость находится в разделе Зарплата.

Если вы выдаете зарплату не по ведомостям на подразделение, а каждому сотруднику индивидуально (что встречается на практике гораздо чаще), необходимо на каждую выдачу оформить документ расхода денежных средств. Пример показан на рисунке 9.29.

Рисунок 9.29. Выплата зарплаты сотруднику из кассы

Обратите внимание, что в этом случае Вид операции выбирается как Зарплата сотруднику, а не Зарплата по   ведомости.

Управление финансовой мотивацией персонала. Оплата за результат¶

Мотивация – это побуждение сотрудников к достижению целей компании при соблюдении своих интересов. Подкрепить мотивацию сотрудников на достижение нужных для предприятия результатов можно путем увязывания этих результатов с размером денежного вознаграждения сотрудника. Такую методику называют системой мотивации по KPI (Key Performance Indicator). Существует много вариантов перевода термина KPI на русский язык. Пожалуй, наиболее точным из них, применительно к работе сотрудника, можно считать вариант

«Ключевой показатель производительности труда». Состав KPI определяется индивидуально для каждой должности. Для сейлз-менеджеров это могут быть показатели объема продаж, для производственников – качество выпущенной продукции, соблюдение бюджета производственных расходов, для снабженцев – соблюдение графика поставок, и так далее. К разработке состава KPI и методов их измерения необходимо подходить очень ответственно. В настоящее время существуют специальные технологии, помогающие разработать правильную систему KPI. Здесь мы не ставим своей задачей рассмотреть эти технологии.

Обычно схема финансовой мотивации сотрудника с учетом KPI строится следующим образом: присутствует некая постоянная часть оплаты труда (оклад), не зависящая от достигнутых сотрудником результатов, а в дополнение к постоянной части определяется переменная часть, которая и зависит от значений KPI сотрудника. Количество KPI для одного сотрудника (одной должности) обычно составляет от 3 до 7, при этом у каждого показателя может быть свой вес (значимость).

Реализовать привязку переменной части оплаты труда к результатам работы сотрудника в программе

«1С:Управление небольшой фирмой 8» можно с помощью средств раздела Зарплата.

Как это сделать? Рассмотрим конкретный пример. Одним из показателей работы сейлз-менеджера является объем продаж (типичный пример, не правда ли?). Введем для сотрудников коммерческого отдела новый вид начислений «Бонус за продажи», определяемый как 5% от объема личных продаж.

Шаг 1. Добавляем новый параметр расчетов «Объем продаж менеджера» в справочник Параметры расчетов.

Рисунок 9.30.

Рисунок 9.30. Список параметров расчетов

Шаг 2. Определяем для параметра расчетов «Объем продаж менеджера» правила выборки данных. Данные  будут выбираться из регистра накопления Продажи, брать будем объем продаж не в количественном, а в стоимостном выражении (Источник.Сумма), при этом критерием отнесения продажи к конкретному сейлз- менеджеру будет указание его в качестве ответственного в заказе покупателя. См. рисунок 9.31 (Вы, конечно, у себя можете выбрать и другой критерий – ответственный в накладной, ответственный менеджер в карточке покупателя и т.д.).

Рисунок 9.31. Параметр расчетов «Объем продаж менеджера»

Шаг 3. Переходим в справочник Виды начислений и удержаний, вводим новый вид начислений «Бонус за продажу», определяем формулу его расчета (5% от объема продаж) и счет отнесения затрат. Редактирование формулы расчета показано на рисунке 9.32.

Рисунок 9.32. Редактирование формулы расчета вида начисления / удержания

Шаг 4. Добавляем вид начисления «Бонус за продажи» в список плановых начислений сейлз-менеджеров. Для этого вводим документ Кадровое  перемещение  с видом операции Изменение  условий  оплаты.

Все, на этом подготовительные действия завершены, и можно посмотреть, как будет выполняться проведение расчетов.

Вводим документ Начисление зарплаты, заполняем реквизиты шапки (подразделение – коммерческий отдел) и нажимаем кнопку Заполнить. Рисунок 9.33. Видим, что в табличной части появились строки с видом начислений «Бонус за продажи», при этом произошел расчет значения показателей «Объем продаж менеджера».

Рисунок 9.33. Автозаполнение табличной части документа

«Начисление зарплаты» по сотрудникам коммерческого отдела

Теперь нажимаем кнопку Рассчитать и в графе Сумма видим результат расчета. См. рисунок 9.34.

Рисунок 9.34. Расчет суммы бонуса за продажу На этом расчет закончен.

Мы рассмотрели простой пример настройки зависимости заработной платы сотрудника от результатов его работы, на основании значения ключевого показателя «Объем продаж».

В случае, когда у сотрудника несколько ключевых показателей (а так оно и должно быть), то можно учесть все показатели в формуле расчета вида начисления, либо описать отдельный вид начисления для расчета по каждому из показателей.

Еще один пример. Замотивируем начальников отделов продаж и снабжения от валовой прибыли. Действительно

– первый отвечает за то, чтобы продать подороже, а второй – чтобы закупить подешевле. При этом оба трудятся на общий результат – прибыль компании. Поэтому добавить им плюсом к окладу процент с валовой прибыли вполне разумно.

Валовая прибыль определяется как разница между суммой продаж и себестоимостью продаж 9.35.

Рисунок 9.35. Отчет Валовая прибыль (с группировкой по ответственным заказов покупателей и номенклатуре)

– см. рисунок

Вводим показатели СуммаПродаж и Себестоимость продаж в справочник Параметры расчетов. См. рисунки 9.36 и 9.37.

Рисунок 9.36. Параметр расчета «Сумма продаж»

Рисунок 9.37. Параметр расчета «Себестоимость продаж»

Теперь введем новый вид начисления в справочник Виды начислений и удержаний – см. рисунок 9.38. Формулу расчета определяем как 6% от разницы между суммой продаж и себестоимостью продаж.

Рисунок 9.38. Начисление «Проценты от валовой прибыли»

Теперь осталось лишь добавить вид расчета в список плановых начислений начальников отделов и рассчитать зарплату. Так, как мы это делали в предыдущем примере.

Рисунок 9.39. Теперь начальник отдела снабжения получает 6% от валовой прибыли плюсом к окладу

Вопросы для самоконтроля¶

1. В чем разница между справочниками «Сотрудники» и «Физические лица»?
2. Где в программе вводятся данные о плановых начислениях сотрудника? Каким документом отражаются изменения в плановых начислениях сотрудника?
3. Для чего предназначен реквизит «Состояние» в документе «Задание на работу»?
4. Включаются ли в отчет «Задания на работу» задания с нулевой длительностью?
5. В чем отличие внутренних заданий от внешних?
6. Перечислите, какие данные можно видеть в форме «Календарь сотрудника». Как открыть эту форму?
7. Какие документы предназначены для начисления зарплаты при сдельной оплате труда? А при повременной?
8. Какие данные хранятся в справочнике «Параметры расчетов»?
9. Какие действия выполняются программой при нажатии на кнопку «Заполнить» в документе «Начисление зарплаты»?

Управление дебиторской и кредиторской задолженностью. Взаиморасчеты¶

Учет и анализ взаиморасчетов с контрагентами

Программа «1С:Управление небольшой фирмой 8» ведет учет взаиморасчетов с контрагентами – поставщиками и покупателями. Взаиморасчеты ведутся в разрезе контрагентов, договоров, заказов, а также – в разрезе документов. Под документами здесь понимаем документы программы, при проведении которых изменяется состояние дебиторской/ кредиторской задолженности контрагента. Эти документы перечислены в таблице ниже (рисунок 10.1).

Рисунок 10.1. Документы программы, изменяющие состояние взаиморасчетов с поставщиками и покупателями

Заметим, что информация в графе «Изменение состояния задолженности» приведена в расчете на общий случай. В случае отражения документами операций возвратов (запасов, денежных средств) изменение состояния взаиморасчетов происходит с точностью до наоборот.

Степень детализации взаиморасчетов может быть установлена для каждого контрагента в отдельности. Эта установка выполняется в карточке контрагента. См. рисунки 10.2 и 10.3

Рисунок 10.2. Расширенный учет взаиморасчетов

Если вы выбрали вариант Расширенный, то вы имеете возможность вести учет взаиморасчетов по договорам, документа и заказам одновременно. Именно такой пример и показан на рисунке 10.2. Если же выбран вариант Простой, то учет будет вестись только в одном разрезе детализации: по договорам или по документам или по заказам, или же – вообще по контрагенту в целом без какой либо детализации. На рисунке 10.3 показано, как выбрать ведение учета по договорам контрагента.

Надо сказать, что выбор способа ведения учета по контрагенту должно быть выполнено до того, как по этому контрагенту введены документы. Если по контрагенту уже введен хотя бы один документ, влияющий на состояние взаиморасчетов (они перечислены на рисунке 10.1), то изменить способ ведения взаиморасчетов по этому контрагенту не получится.

Рисунок 10.3. Простой учет взаиморасчетов

Для анализа состояния взаиморасчетов с поставщиками и покупателями в программе предназначено несколько отчетов. Рассмотрим их по порядку.

Отчеты Ведомость по расчетам с покупателями, Ведомость по расчетам с покупателями (вал.),  Остатки по расчетам с покупателями и Остатки по расчетам с покупателями (вал.) вы найдете в разделе Продажи. Они предназначены для анализа состояния взаиморасчетов с покупателями. Пример показан на рисунке 10.4.

Отчеты Ведомость по расчетам с покупателями (вал) и Остатки по расчетам с покупателями (вал.) выдают данные в валютах (Ведомость – в валютах операций, Остатки – в валютах договоров), а отчеты Ведомость по расчетам с покупателями и Остатки по расчетам с покупателями выводят данные только в валюте управленческого учета. Напомним, что валюта управленческого учета определяется в настройках параметров учета (раздел Предприятие, далее Настройка учета на панели навигации, раздел настроек Деньги, далее – Валюта ведения учета).

Рисунок 10.4. Отчет «Ведомость по расчетам с покупателями»

Как и во всех отчетах программы «1С:Управление небольшой фирмы 8», состав параметров отчета (в т.ч. группировок данных) может быть настроен пользователем. Это позволяет проводить анализ состояния взаиморасчетов именно в таком ключе, как это требуется для решения текущих задач. Например, на рисунке

10.4 информация в отчете Расчеты с покупателями сгруппирована по контрагентам (покупателям), договорам и документам. На рисунке 10.5 показан пример отчета Остатки по расчетам с покупателями с группировкой данных по регионам[11], покупателям и договорам. Такой отчет дает возможность проанализировать,  существует ли, например, зависимость между суммами остатков взаиморасчетов (долгов и предоплат) и географическим расположением покупателя.

О настройке отчетов вы можете прочитать во второй главе книги.

Рисунок 10.5. Расчеты с покупателями, остатки по регионам

Отрицательная сумма остатка в отчете означает наличие предоплаты (аванса), положительная – дебиторской задолженности.

Для анализа структуры дебиторской задолженности по срокам ее возникновения предназначен отчет Дебиторская задолженность по срокам. Очень важно классифицировать долги по срокам их возникновения. Ведь известно, что чем «старее» долг, тем меньше вероятность его вернуть. Информация, представленная в отчете Дебиторская задолженность по срокам, поможет понять, по каким покупателям существует относительно «свежая» задолженность, а значит – надо предпринять более активные меры по ее устранению, чтобы она не перешла в разряд «старой». По более старым долгам, опять же на основании информации, представленной в отчете, наоборот – может быть принято решение о списание долга в связи с крайне низкой вероятностью его возврата. Пример отчета Дебиторская задолженность по срокам показан на рисунке 10.6. Отчет доступен в разделе Продажи. Там же вы найдете отчет Дебиторская задолженность по срокам (вал.), который покажет остатки задолженности в валютах договоров.

Рисунок 10.6. Дебиторская задолженность по срокам

В примере на рисунке 10.6 информация в отчете Дебиторская задолженность выводится в разрезе покупателей и заказов покупателей.

Теперь обратимся к расчетам с поставщиками. В разделе Закупки существуют шесть абсолютно аналогичных

вышеописанным отчетов – Ведомость по расчетам с поставщиками, Ведомость по расчетам с поставщиками (вал.), Остатки по расчетам с поставщиками, Остатки по расчетам с поставщиками (вал.), Кредиторская задолженность по срокам и Кредиторская задолженность по срокам (вал.) Примеры отчетов по расчетам с поставщиками показаны на рисунках 10.7 и 10.8.

Рисунок 10.7. Пример отчета «Ведомость по расчетам с поставщиками (вал.)» с группировками по контрагентам и договорам

Рисунок 10.8 Пример отчета «Кредиторская задолженность по срокам» с группировками по контрагентам и документам

Итак, мы рассмотрели отчеты, дающие информацию о состоянии взаиморасчетов с покупателями и поставщиками. Причем, для получения данных о состоянии расчетов с покупателями мы пользовались отчетами раздела Продажи, а для получения данных о состоянии расчетов с поставщиками – отчетами раздела Закупки. Но как быть в случаях, когда один и тот же контрагент является и покупателем, и поставщиком? Как получить полную информацию о состоянии взаимных расчетов? Для этого в программе присутствует четыре отчета, в названии  которых присутствует  слово  Взаиморасчеты.  Это  –  Ведомость по взаиморасчетам,  Ведомость по взаиморасчетам  (вал.),  Остатки  во  взаиморасчетам  и  Остатки  по  взаиморасчетам  (вал.).  Отчеты доступны как в разделе Продажи, так и в разделе Закупки. Пример отчета приведен на рисунке 10.9.

Рисунок 10.9 Пример отчета «Ведомость по взаиморасчетам», с группировкой данных по контрагентам и договорам

Таким образом, в разделах Продажи и Закупки присутствуют все необходимые средства для анализа состояния взаиморасчетов с контрагентами.

Надо отметить, что анализ состояния расчетов с покупателями и поставщиками можно провести также и с использование средств раздела Анализ. Для этого на панели навигации раздела Анализ предусмотрены формы Расчеты  с  покупателями  и  Расчеты  с  поставщиками  в  группе  Показатели  деятельности.  Они  показаны  на рисунках 10.10 и 10.11.

Рисунок 10.10. Показатели деятельности / Расчеты с покупателями

Рисунок 10.11. Показатели деятельности / Расчеты с поставщиками

Формы, показанные на рисунках 10.10 и 10.11, предназначены, прежде всего, для руководителя. Здесь в наглядном виде представлены суммы задолженности покупателей и поставщикам, структура задолженности, а также отдельно выделена просроченная задолженность. Под просроченной задолженностью понимаются суммы, плановая дата оплаты которых уже прошла.

Аналитические данные о состоянии взаиморасчетов также представлены на Мониторе руководителя, который доступен на панели навигации раздела Анализ. См. рисунок 10.12.

Рисунок 10.12. Данные о дебиторах и кредиторах на выбранную дату представлены на «Мониторе руководителя»

Обратите внимание на то, что просроченная задолженность в вышеописанных отчетах раздела Анализ

рассчитывается программой исходя из данных, указанных в договорах с контрагентами, а не в заказах и счетах.

Таким образом, в программе «1С:Управление небольшой фирмой 8» есть все необходимые возможности для проведения всестороннего анализа расчетов с покупателями и поставщиками.

Корректировка долга -

Изучение вопроса взаиморасчетов с контрагентами было бы неполным без рассмотрения документа Корректировка долга. Документ доступен на панели навигации раздела Предприятие в группе Финансовые операции. В документе Корректировка долга предусмотрены различные варианты операций (рисунок 10.13):

• взаимозачет;
• переуступка долга покупателя;
• переуступка долга поставщику;
• корректировка долга покупателя;
• корректировка долга поставщику.

Рисунок 10.13. Виды операций в документе «Корректировка долга»

Рассмотрим пример использования документа Корректировка долга. 10 сентября покупатель «Байкал» оформил заказ на поставку 20 штук ковриков гимнастических на общую сумму 5 000 рублей – рисунок 10.14.

Рисунок 10.14. Заказ покупателя «Байкал»

Точно в срок коврики были отгружены, а на следующий день поступила оплата от покупателя – рисунки 10.15 и 10.16.

Рисунок 10.15. Отгрузка ковриков покупателю «Байкал»

Рисунок 10.16. Поступление безналичной оплаты от покупателя «Байкал»

Получив продукцию, покупатель «Байкал» обнаружил брак во всей партии поставки, отправил товар обратно и попросил вернуть деньги. С требованием покупателя мы согласны (рисунок 10.17), но возврат денежных средств обратно не является для нас наилучшим выходом из ситуации.

Рисунок 10.17. Оформление возврата товара от покупателя «Байкал»

В том же городе, где и «Байкал», находится другой наш покупатель – «Фитнесс-центр Здоровье». Причем, оба контрагента сотрудничают друг с другом: «Фитнесс-центр Здоровье» является постоянным поставщиком услуг для «Байкала».

Контрагент «Фитнесс-центр Здоровье» – наш дебитор (см. рисунок 10.18), его долг перед нами составляет 6 600 рублей.

Рисунок 10.18. Остатки взаиморасчетов с покупателями «Байкал» и «Фитнесс-центр Здоровье»

Учитывая сложившуюся ситуацию, мы договариваемся с «Фитнесс-центром Здоровье» и «Байкалом» о следующем:

• «Байкал» получит услуги от «Фитнесс-центра Здоровье» на сумму нашего долга перед «Байкалом» (5 000

рублей);

• мы, в свою очередь, уменьшим долг «Фитнесс-центра Здоровье» перед нами на эту сумму;
• а «Байкал» не просит обратно свою оплату за бракованные коврики.

Отражаем эту ситуацию в программе с помощью документа Корректировка долга, при этом Вид операции выбираем – Переуступка долга покупателя. «Перекладываем» долг покупателя «Фитнесс-центр Здоровье» на покупателя «Байкал» (рисунки 10.19 и 10.20).

Рисунок 10.19. Корректировка долга, вкладка «Расчеты с покупателем»

Рисунок 10.20. Корректировка долга, вкладка «Реквизиты получателя»

После проведения документа Корректировка долга наш долг перед покупателем «Байкал» по договору № 13 закрывается, а задолженность «Фитнесс-центра Здоровье» перед нами уменьшается на 5 000 рублей и составляет теперь 1 600 рублей. См. рисунок 10.21.

Рисунок 10.21. Расчеты с покупателями «Байкал» и «Фитнесс-центр Здоровье» после проведения взаимных зачетов

Надо сказать, что на практике гораздо чаще встречается более простой пример применения документа Корректировка долга: один и тот же контрагент является поставщиком и покупателем, и с помощью документа Корректировка долга проводится взаимозачет. В этом случае первая вкладка табличной части документа  будет называться Расчеты с покупателем,  а вторая – Расчеты с поставщиком.

На вкладке Дополнительно документа Корректировка долга можно указать акт сверки, к которому относится данная корректировка. Сам акт сверки (документ Сверка взаиморасчетов) при этом может быть введен в программу как отдельный документ. Документы Сверка взаиморасчетов также располагаются в разделе Предприятие  в  группе  Финансовые  операции.

Управление затратами. Расчет фактической себестоимости производства¶

Задача эффективного управления затратами остро стоит перед небольшой фирмой. Умение держать под контролем расходы предприятия, рационально сокращать себестоимость продукции во многом определяет способность небольшой фирмы к выживанию в непростых условиях ее существования.

Программа «1С:Управление небольшой фирмой 8» позволяет планировать все затраты и расходы предприятия

[1 2]

, а также предоставляет возможности для анализа данных о фактической себестоимости продукции (товаров,

работ, услуг) вплоть до конкретной номенклатурной позиции конкретного заказа покупателя.

Подчеркнем, что под себестоимостью в программе понимается именно себестоимость производства. Если в вашей организации есть производственная деятельность (выпуск продукции) или деятельность по выполнению работ (именно – работ, а не услуг!), то значит, у вас есть и себестоимость производства. Все, что написано далее в этом параграфе – для вас. Если ваша организация торгует покупными товарами и ничего не производит сама, то программа «1С:УНФ» не будет считать вам себестоимость, потому что себестоимости, с точки зрения программы, у вас нет. В этом случае вы можете пропустить этот параграф и перейти сразу к параграфу

«Формирование стоимости товаров». Себестоимость продаж (не путать с себестоимостью производства!) у вас будет в любом случае. Если же ваша организация занимается только оказанием услуг, то у вас не будет ни себестоимости производства, ни себестоимости продаж.

Но вернемся к себестоимости производства. Рассмотрим, как происходит ее расчет, и с помощью каких средств программы можно провести анализ затрат, составляющих себестоимость.

И начнем с того, что все затраты, составляющие себестоимость, классифицируем на три типа – прямые, прямые распределяемые и косвенные. Именно такая классификация принята в программе.

Прямые затраты

К прямым затратам относятся те, которые можно связать напрямую с производством конкретной номенклатурной позиции. Типичные примеры таких затрат по видам деятельности приведены ниже в таблице на рисунке 10.22.

Вид деятельности        Типичные примеры прямых затрат

Производство продукции  Сырье и материалы

Сдельная оплата труда производственного персонала

Выполнение работ        Материалы

Сдельная оплата труда исполнителей работ

Рисунок 10.22. Типичные примеры прямых затрат по видам деятельности

Напомним, как отражаются в программе «УНФ» прямые затраты по этим видам деятельности.

Производство продукции

Прямые материальные затраты на производство продукции рассчитываются программой автоматически на основании данных о списании запасов (сырья, материалов) на выпуск продукции. Напомним, что оформить списание материалов на выпуск можно непосредственно в документе Производство, заполнив данные на вкладке Запасы в его табличной части (рисунок 10.23).

Рисунок 10.23. Списание материалов на себестоимость в документе «Производство»

Материалы не обязательно списывать в документе Производство, отражающем выпуск продукции. Списание запасов на выпуск продукции можно сделать и позже (например, за смену, за несколько дней, за любой период времени) с помощью документа Распределение затрат, расположенного в разделе Производство. В этом случае материалы должны быть предварительно переданы в производственное подразделение с помощью документа Перемещение запасов (иначе программа «не обнаружит» в производственном подразделении сумму материальных затрат, подлежащей распределению на выпущенную продукцию).

Стоимость списания материалов в производство рассчитывается программой с учетом значения реквизита

Способ списания, расположенного в карточке запаса. См. рисунок 10.24. Способ списания может быть Fifo или

«по средней». Однако в течение месяца материалы в любом случае списываются по средней текущей стоимости.

Рисунок 10.24. Способ списания запаса в карточке номенклатуры

Окончательный расчет стоимости списания запасов с учетом способов списания (Fifo, «по средней») выполняется в конце месяца, когда все данные о движении запасов введены в программу. Этот расчет выполняет документ Закрытие месяца, расположенный в разделе Предприятие.

Сдельная оплата труда производственного персонала отражается в программе с помощью документа Сдельный наряд (рисунок 10.25), который мы уже рассматривали в предыдущей главе. Напомним, что в табличной части документа указывается следующее:

• Дата – дата выполнения технологической операции;
• Заказ покупателя – заказ покупателя, для обеспечения которого выполнялась технологическая операция;
• Номенклатура, Характеристика, Партия – данные о продукции, для изготовления которой выполнялась технологическая операция;
• Операция – технологическая операция (выбирается из справочника Номенклатура из числа позиций с типом  Операция);
• Ед. – единица измерения продукции;
• Количество (план) и Количество (факт) – запланированное и фактическое количество изготовленной продукции соответственно;
• Норма – норма времени на выполнение технологической операции на изготовление единицы продукции;
• Расценка – расценка на одну технологическую операцию;
• Нормочасы, определяется умножением Количество (факт) на Норма;
• Стоимость – стоимость выполнения операции, рассчитывается как Расценка, умноженная на Нормочасы.

Рисунок 10.25. Сдельный наряд, вкладка «Операции»

После проведения документа Сдельный наряд стоимость выполнения технологических операций будет отнесена на себестоимость продукции.

Выполнение работ

Для учета прямых затрат при выполнении работ используется документ Заказ-наряд. Напомним, в документе присутствуют табличные части Материалы и Зарплата исполнителей (рисунки 10.26 и 10.27), значения которых и определяют состав прямых затрат на выполнение работ по заказ-наряду.

Рисунок 10.26.Учет прямых материальных затрат в документе «Заказ-наряд»

Рисунок 10.27. Учет прямых затрат по заработной плате исполнителей работ в документе «Заказ-наряд»

Стоимость материалов, списанных на выполнение работ, также может быть пересчитана в документе Закрытие месяца.

Прямые распределяемые затраты -

Существуют прямые затраты, определяемые расчетным путем. Такими затратами могут являться, например, амортизация имущества, услуги сторонних организаций, повременная оплата труда сотрудников. Все они могут носить производственные характер и в этом случае должны быть включены в себестоимость. Например, стоимость электроэнергии, потребляемой производственным оборудованием, должна быть включена в себестоимость продукции, производимой на этом оборудовании. Повременная оплата труда сотрудников, занятых в производстве, тоже включается в себестоимость изделий, которые эти сотрудники производят. При этом доля затрат, приходящаяся на ту или иную единицу продукции определяется расчетным путем.

Такие затраты в программе «1С:Управление небольшой фирмой 8» называются прямыми распределяемыми, а для отнесения их на себестоимость продукции в программе используется документ Распределение затрат, доступный в разделе Производство.

Рассмотрим порядок работы с этим документом на конкретном примере.

Итак, есть приходная накладная от поставщика электроэнергии, сумму которой необходимо отнести на себестоимость. Рисунок 10.28.

Рисунок 10.28. Поступление от поставщика расходов, которые должны быть включены в себестоимость

Посмотрим карточку номенклатурной позиции «Электроэнергия на нужды производства» – рисунок 10.29. Обратим внимание на значение реквизита Счет учета затрат и обратимся к плану счетов управленческого учета. В списке счетов для выбора, предлагаемого программой, присутствуют все счета, связанные с затратами и расходами. Обратим внимание на счета 20, 25 и 90.

• Счет «Незавершенное производство» (в нашем примере, счет 20 с субсчетами) служит для учета затрат на производство – как прямых, так и прямых распределяемых.
• На счете «Общепроизводственные расходы» (25-й) учитываются косвенные расходы общепроизводственного характера (например, зарплата начальника производства, амортизация оборудования). Общепроизводственными расходами являются те, которые относятся к производственной деятельности в целом, но не к конкретному подразделению и не к конкретным видам продукции (работ).
• На счетах «Расходы» (в нашем примере, субсчета счета 90) учитываются административно-хозяйственные и коммерческие расходы.

Стоимость расхода электроэнергии в принципе можно отнести на любой из этих счетов. Вопрос в том, кем именно и для каких целей эта электроэнергия была израсходована. В нашем примере речь идет о стоимости электроэнергии, затраченной на нужды производства конкретным производственным подразделением («Производственный отдел»). Такие расходы являются производственными и учитываются на счете

«Незавершенное производство».

Рисунок 10.29. Выбор счета учета в карточке номенклатуры «Электроэнергия на нужды производства»

Итак, отнесем суммы распределяемых производственных затрат на себестоимость выпущенной продукции (работ).  Вводим документ  Распределение  затрат.

В шапке документа (рисунок 10.30) необходимо указать затраты какого подразделения и за какой период мы будем распределять. Обычно документ Распределение затрат вводится для каждого подразделения последним числом месяца, но могут быть и другие варианты.

На вкладке Продукция указывается перечень продукции, на который необходимо распределить затраты. С помощью кнопки Заполнить по выпуску перечень продукции заполняется автоматически. Если затраты необходимо распределить на весь объем выпуска, то этот перечень оставляем без изменений.

Рисунок 10.30. Документ «Распределение затрат», вкладка «Продукция»

Теперь переходим к вкладке Запасы. Для чего она нужна? Здесь мы можем выполнить распределение материальных затрат (сырья, материалов) на выпуск, в случае, если мы не делаем этого в документах Производство.

Далее идет вкладка Затраты. Именно там выполняется распределение нематериальных затрат. Перейдем туда и нажмем кнопку Заполнить по остаткам. При этом программа покажет нам суммы нераспределенных нематериальных производственных затрат. См. рисунок 10.31.

Рисунок 10.31. Документ «Распределение затрат», вкладка «Затраты», кнопка «Заполнить по остаткам»

Далее нажимаем кнопку Распределить по количеству, и сумма затрат будет отнесена на себестоимость продукции, указанной на вкладке Продукция, пропорционально количеству выпуска. Рисунок 10.32.

Рисунок 10.32. Распределение суммы производственных затрат на выпущенную продукцию (работы) пропорционально количеству выпуска

При необходимости, рассчитанные программой суммы можно откорректировать вручную. Например, вы можете решить распределять прямые распределяемые затраты не на все позиции, а только на некоторые из них. Либо – распределить эти затраты не по количеству, а по какому-то иному критерию, характерному именно для вашей компании. Такие возможности даст вам только документ Распределение затрат.

Обратим внимание на то, что помимо наименований продукции (работ) в документе Распределение затрат присутствуют и заказы покупателей. Это дает возможность формировать себестоимость в разрезе заказов покупателей.

Таким образом, распределение прямых распределяемых затрат по единицам выпущенной продукции выполняется документом Распределение затрат. При этом затраты должны быть предварительно отнесены на счет «Незавершенное производство» (в нашем примере – счет 20 субсчет 20.04).

Здесь надо добавить одну существенную деталь. В программе существует возможность автоматического распределения прямых распределяемых затрат документом Закрытие месяца. При этом базой распределения может быть объем выпуска или сумма прямых затрат (выбирается в плане счетов – см. рисунок 10.33). Под объемом выпуска понимается количество выпущенной продукции.

Рисунок 10.33. Выбор способа распределения счета типа

«Незавершенное производство»

В случае если все прямые затраты, подлежащие распределению, предполагается распределять автоматически документом Закрытие месяца, документ Распределение затрат можно не использовать вовсе. Но при этом надо понимать, что программа распределит затраты каждого подразделения на все номенклатурные позиции, выпущенные в этом подразделении.

Косвенные затраты -

Косвенные затраты, в отличие от прямых затрат, не связаны непосредственно с изготовлением определенных единиц продукции.

Косвенные затраты общепроизводственного характера учитываются на счете «Общепроизводственные расходы» управленческого плана счетов (в нашем примере – счет 25). Примеры общепроизводственных расходов приведены на рисунках 10.34–10.35.

Рисунок 10.34. Поступление услуг сторонних организаций, включаемых в состав общепроизводственных расходов

Рисунок 10.35. Заработная плата начальника производства может быть отнесена на счет

«Общепроизводственные расходы»

Общепроизводственными расходами могут также являться расходы по амортизации имущества и любые другие расходы, относящиеся к производству в целом.

Известно, что сумма общепроизводственных расходов должна ежемесячно в полном объеме относиться на себестоимость. Отнесение общепроизводственных расходов на себестоимость (закрытие счета

«Общепроизводственные расходы» на счет «Незавершенное производство») выполняется документом Закрытие месяца. Таким образом, до тех пор, пока документ Закрытие месяца не проведен, полные данные о себестоимости (с учетом общепроизводственных расходов) вы не получите.

Документ Закрытие месяца доступен в разделе Предприятие (см. рисунок 10.36).

Рисунок 10.36. Документ «Закрытие месяца»

Базой распределения общепроизводственных расходов может быть Объем выпуска или Прямые затраты. Выбор базы выполняется непосредственно в плане счетов – рисунок 10.37.

Рисунок 10.37. Выбор способа распределения счета «Общепроизводственные расходы»

В составе себестоимости мы не рассмотрели здесь административные и коммерческие расходы, т. к. они обычно не входят в состав себестоимости, а относятся непосредственно на финансовый результат (счет «Доходы и расходы» управленческого плана счетов). Такой метод расчета себестоимости называется «директ-костинг». Он является сегодня наиболее часто используемым. Для реализации метода «фулл-костинг» (когда управленческие расходы включаются в себестоимость) необходимо ввести в план счетов отдельный счет с типом «Косвенные затраты» (например 26) и учитывать управленческие расходы на нем. Тогда документом Закрытие месяца управленческие расходы будут относиться на себестоимость. По аналогии с тем, как относятся на себестоимость общепроизводственные расходы.

Анализ производственной себестоимости -

А теперь перейдем к анализу данных о производственной себестоимости. Анализ производственной себестоимости можно выполнить с помощью отчета Себестоимость, который находится в разделе Анализ. Вы можете найти его, как перейдя по ссылке Отчеты для анализа, так и непосредственно на панели навигации раздела. Отчет показан на рисунках 10.38–10.40.

Рисунок 10.38. Отчет «Себестоимость», с группировками по заказам покупателей, продукции (работам), счетам учета затрат

Рисунок 10.39. Отчет «Себестоимость», продолжение рисунка 10.38

Рисунок 10.40. Отчет «Себестоимость», показанный на рис.10.38-10.39, с раскрытым 3-м уровнем группировки

Таким образом, в отчете Себестоимость можно увидеть, из чего сложилась полная себестоимость продукции. Как и другие отчеты в программе, он может быть гибко настроен пользователем. В примерах на рисунках 10.38–

10.40 отчет создан с детализацией по заказам, продукции, статьям затрат, номенклатуре (материалам в составе себестоимости).

Сводные данные о себестоимости продукции в разрезе статей затрат можно видеть также и в отчете Оборотно- сальдовая ведомость (рисунок 10.41). Отчет также находится в разделе Анализ.

Рисунок 10.41. Суммы себестоимости по статьям затрат (субсчетам счета «Незавершенное производство») в отчете

«Оборотно-сальдовая ведомость»

На рисунке 10.41 видно также, что на счете «Незавершенное производство» есть остаток. Посмотреть структуру незавершенного производства можно с помощью отчета Ведомость по прямым и косвенным затратам (можно также взять и Остатки прямых и косвенных затрат) из раздела Предприятие. См. рисунок 10.42.

Рисунок 10.42. Отчет «Прямые и косвенные затраты»

Как видно на рисунке 10.42, в нашем случае незавершенное производство имеет место быть по заказу покупателя № СП00-000008 от 28 августа. Действительно, по этому заказу покупателя был оформлен заказ на производство (рисунок 10.43), материалы были переданы в производственное подразделение (рисунок 10.44), был оформлен и даже закрыт сдельный наряд (рисунок 10.45), а сам выпуск продукции не оформлен (рисунок 10.46). Получается, что продукция по заказу покупателя от 28 августа по каким-то причинам еще находится в производстве.

Рисунок 10.43. Заказ на производство Спорткомплекса Мини по заказу покупателя от 28 августа

Рисунок 10.44. Перемещение материалов в производство по заказу покупателя от 28 августа

Рисунок 10.45. Сдельный наряд по выполненным технологическим операциям по производству Спорткомплекса Мини

по заказу покупателя от 28 августа

Рисунок 10.46. Структура подчиненности документа

«Заказ на производство», созданного на основании заказа покупателя от 28 августа

Обратите также внимание (на рисунке 10.42) на то, что 600 рублей зарплаты по сдельному наряду «ушли» на счет «Продукция, работы в незавершенном производстве», а 3 603 рублей 05 копеек материальных затрат – нет. Это произошло потому, что при перемещении материалов (рисунок 10.44) в производственный отдел не указано, на какую именно продукцию пойдут материалы. В то время как, в сдельном наряде продукция указана явно – Спорткомплекс Мини красной расцветки. Таким образом, 600 рублей незавершенного производства уже привязаны к конкретной продукции, а сумма 3 603, 05 – не имеет такой привязки.

Формирование стоимости товаров¶

Теперь перейдем к торговой деятельности. В торговой деятельности нет себестоимости как таковой. Тем не менее, во многих торговых компаниях этот термин употребляют. При этом в действительности имеется в виду покупная стоимость запасов (товаров), которая складывается из двух составляющих:

• стоимости их приобретения у поставщика;
• дополнительных расходов на приобретение (страховка, транспортировка, погрузочно-разгрузочные работы и т. п.).

Стоимость приобретения у поставщика регистрируется в документе Приходная накладная, а для отражения дополнительных расходов предназначен документ Дополнительные расходы. Работу с этими документами мы рассматривали в главе об управлении закупками. Здесь остается только добавить, что стоимость списания каждого товара в течение месяца определяется по средней текущей оценке, а окончательный расчет выполняется в соответствии с установленным в карточке товара методом списания (Fifo, «по средней») документом  Закрытие  месяца.

Для анализа данных о покупной стоимости товаров, можно использовать отчеты Ведомость по запасам и

Остатки запасов (раздел Закупки). Пример отчета показан на рисунке 10.47. Чтобы визуально отделить в нем собственно товары от материалов и сырья, в настройках добавлена группировка Счет учета.

Рисунок 10.47. Отчет «Остатки запасов» показывает количество лежащих на складе материальных ценностей

и стоимостную оценку этого количества

Себестоимость продаж¶

Себестоимость продаж – это та часть себестоимости производства (покупной стоимости товаров), которая приходится на проданную покупателям продукцию (товары).

Себестоимость продаж в программе считается автоматически. Во-первых, это происходит при проведении документов, отражающих отгрузку покупателю (Расходная накладная, Заказ-наряд и т. п.). Во-вторых, документом Закрытие месяца выполняется окончательный расчет себестоимости продаж по каждому заказу покупателя.

Величину себестоимости продаж можно увидеть в таких отчетах, как, например, Валовая прибыль (рисунок 10.48), Доходы и расходы по отгрузке (рисунок 10.49) и Оборотно-сальдовая ведомость (рисунок 10.50).

Рисунок 10.48 Себестоимость продаж в отчете «Валовая прибыль»

Рисунок 10.49 Себестоимость продаж в отчете

«Доходы и расходы по отгрузке»

Рисунок 10.50. Себестоимость продаж в отчете

«Оборотно-сальдовая ведомость»

Управленческие (административные) и коммерческие расходы¶

Административные (управленческие) и коммерческие расходы не входят в состав себестоимости (в производстве) или покупной стоимости товаров (в торговле) и не влияют на себестоимость продаж. Они целиком относятся на финансовый результат текущего периода.

Для учета управленческих и коммерческих расходов в плане счетов управленческого учета необходимо организовать счета с типом «Расходы». Например, как это сделано в типовой поставке программы – счета 90.07 и 90.08. См. рисунок 10.51.

Рисунок 10.51. Счета для учета коммерческих и управленческих расходов в плане счетов

Обратите внимание на то, что для постатейного учета расходов на счетах созданы субсчета нижнего уровня. На каждую статью расходов – отдельный субсчет. Вы можете согласиться с имеющимися в программе субсчетами, или откорректировать список по своему усмотрению. Поскольку список статей расходов уникален для каждой организации, то, скорее всего, вам потребуется такая корректировка. Напомним, что внесение изменений в управленческий план счетов никоим образом не влияет на корректность финансовой отчетности, которую формирует программа. Ведь программа формирует отчетность, ориентируясь на типы счетов, а не на их коды или наименования.

Теперь перейдем к вопросу учета коммерческих и управленческих расходов.

Для отражения хозяйственных операций на счетах коммерческих и управленческих расходов необходимо указывать эти счета в документах программы, а именно:

• при начислении заработной платы (пример – рисунок 10.52);
• при принятии к учету имущества, а также при вводе начальных остатков имущества (пример – рисунок 10.53);
• при поступлении услуг сторонних организаций (пример – рисунок 10.54).

Рисунок 10.52. Отнесение затрат по заработной плате на счет «Управленческие расходы», субсчет

«Зарплата административно-хозяйственного персонала»

Рисунок 10.53. Указание счета затрат по амортизации имущества в документе «Ввод начальных остатков»

Рисунок 10.54. Отнесение на счет «Управленческие расходы» (субсчет «Аренда офиса») услуг поставщика

Отнесение административных (управленческих) и коммерческих расходов на финансовый результат, выполняется документом Закрытие месяца. При этом распределение сумм расходов выполняется вплоть до конкретного заказа покупателя. Способ распределения задается для каждого счета в отдельности в плане счетов (на рисунок 10.55).

Рисунок 10.55. Выбор способа распределения счета типа «Расходы»

Начисление налогов¶

Как мы уже отмечали ранее, программа «1С:Управление небольшой фирмой 8» не ведет расчет налогов (расчет налогов является задачей бухгалтерской и потому ведется в программе «1С:Бухгалтерия 8» или другой бухгалтерской программе), однако рассчитанные в бухгалтерии налоги мы должны отразить в качестве расходов по управленческому учету. На рисунке 10.56 показан документ Начисление налогов, с помощью которого это

делается. Документ доступен на панели навигации раздела Предприятие в группе Финансовые операции.

В данном примере мы отнесли сумму НДС на счет «Прочие расходы», на котором не предполагается детализация по направлениям деятельности. Именно поэтому впоследствии сумма налога будет выделена в отчете Доходы и расходы (по отгрузке) (рисунок 10.57) отдельной строкой, не относящейся напрямую ни к производственной, ни к торговой деятельности.

Рисунок 10.56. Документ «Начисление налогов»

Анализ доходов и расходов¶

А теперь перейдем непосредственно к анализу доходов и расходов. Для начала выполним анализ традиционным методом – методом начисления (по отгрузке). Данные о доходах и расходах содержит отчет Доходы и расходы (по отгрузке), доступный в разделе Анализ. На рисунке 10.57 показан пример отчета Доходы и расходы (по отгрузке), данные которого сгруппированы по видам деятельности и статьям доходов и расходов.

Рисунок 10.57. Отчет «Доходы и расходы» с группировкой данных по направлениям деятельности и статьям

Данные отчета Доходы и расходы (по отгрузке) можно детализировать до уровня конкретного заказа покупателя, в этом случае суммы по статьям «Выручка от продаж» и «Себестоимость продаж» будут показаны в

разрезе заказов покупателей. См. рисунки 10.58–10.59.

Рисунок 10.58. Отчет «Доходы и расходы (по отгрузке)» с группировкой по видам деятельности, статьям и заказам покупателей

Рисунок 10.59. Продолжение отчета, показанного на рисунке 10.58

Обратите внимание на то, что административные и коммерческие расходы не обязательно должны быть всегда отнесены на конкретные виды деятельности. Например, наше предприятие занимается двумя видами деятельности – производством продукции (спортивных комплексов) и торговлей покупными товарами (спортинвентарем). Есть также работы по монтажу комплексов (мы их отнесли к производственной деятельности), услуги (отнесены к торговой деятельности). В таких случаях, когда видов деятельности несколько, практически невозможно бывает определить, к какому виду деятельности относится те или иные управленческие и коммерческие расходы. Действительно, зарплату директора (управленческие расходы) к какому виду деятельности отнести? Ведь он осуществляет управление фирмой в целом. Переменная часть оплаты труда менеджеров по продажам (коммерческие расходы), которые продают и продукцию собственного производства, и покупные товары одновременно, к какому виду деятельности принадлежит? Поэтому на практике предприятия, имеющие несколько видов деятельности, часто не разделяют административные и коммерческие расходы по видам деятельности. И это целесообразно.

Если мы хотим отнести тот или иной расход не на конкретный вид деятельности, а на расходы предприятия в целом, то достаточно просто не указывать вид деятельности в документах учета расходов. Пример того, как можно указывать или не указывать виды деятельности в документах учета расходов, показан на рисунке 10.60.

Рисунок 10.60. Отнесение зарплаты продавцов на виды деятельности

Заметим, что могут быть и «смешанные» варианты – часть расходов относится к конкретному виду деятельности, а часть – к предприятию в целом. Именно такой пример и показан, кстати, на рисунке 10.60. Менеджер по продажам Бегунова продает, главным образом, продукцию собственного производства (ее зарплата – к производственной деятельности), Мячиков занимается преимущественно продажей товаров (его условно отнесем к торговой деятельности), а зарплата начальника отдела Выгоднова и водителя Перевозчикова не может быть никак отнесена на конкретный вид деятельности. Выгоднов руководит продажами в целом, а водитель возит все, что продается покупателям, не разбирая на собственную продукцию и покупные товары.

В продолжение разговора о распределении административных и коммерческих расходов будет интересно обратиться к отчету Финансовый результат. Отчет располагается там же, в разделе Анализ, на панели действий. Пример отчета представлен на рисунках 10.61–10.62.

Рисунок 10.61. Отчет «Финансовый результат»

Рисунок 10.62. Отчет «Финансовый результат», продолжение рисунка 10.61

Отчет Финансовый результат примечателен тем, что в нем все суммы расходов распределены по заказам покупателей. При этом расходы, не относящиеся на себестоимость продаж – включая управленческие, коммерческие и прочие, также распределены по заказам покупателей. Распределение таких расходов происходит в соответствии с выбранным в плане счетов способом распределения (пример был показан на рисунке 10.55). Отчет может быть полезен для проведения сравнительного анализа прибыльности/убыточности отдельных заказов или видов деятельности, с учетом всех затрат предприятия.

Можно с помощью данного отчета решать и другие задачи. Например, в главе об управлении продажами мы говорили о том, что для эффективного управления клиентской базой необходимо определять группы наиболее выгодных покупателей. Отчет Финансовый результат может в этом помочь. Добавив в отчет группировку Заказ покупателя. Контрагент, мы сможем получить данные о том, заказы каких покупателей дают нам прибыль, а каких – наоборот, убытки. Конечно, для формирования таких выводов, данные должны быть проанализированы за достаточно длительный период времени.

Помимо отчетов Доходы и расходы (по отгрузке) и Финансовый результат, информация, связанная с доходами и расходами, представлена также в отчете Прибыли и убытки из раздела Анализ. Отчет представлен на рисунке 10.63.

Рисунок 10.63. Отчет «Прибыли и убытки»

Особенность данного отчета в том, что он имеет определенный внешний вид, аналогичный общепринятой форме финансового отчета «Прибыли и убытки». Кроме того, в нем представлены данные о чистой прибыли /убытке (после налога на прибыль), чего в двух предыдущих отчетах мы видеть не могли.

Итак, для анализа данных о доходах и расходах предприятия можно, по сути, пользоваться всеми тремя отчетами – Доходы и расходы (по отгрузке), Финансовый результат, Прибыли и убытки. Все три отчета

«выходят» на одну и ту же суммы прибыли (убытка), в нашем примере – 4 857 рублей 62 копейки. Рекомендации по использованию этих отчетов могут быть следующие:

• отчет Доходы и расходы (по отгрузке) – для анализа сравнительного маржинального дохода по видам деятельности, а также – для оперативного анализа доходов и расходов в течение месяца;
• отчет Финансовый результат – для анализа финансового результата в разрезе заказов покупателей и видов деятельности, с учетом всех расходов;
• отчет Прибыли и убытки – для получения сводных данных о прибылях и убытках, в общепринятой форме.

Подчеркнем, что отчеты Финансовый результат и Прибыли и убытки необходимо формировать после выполнения процедуры закрытия месяца, то есть ввода и проведения документа Закрытие месяца. До закрытия месяца эти отчеты пусты. В то время как Доходы и расходы (по отгрузке) всегда содержит данные, соответствующие текущей ситуации.

Итак, мы рассмотрели, с помощью каких средств программы можно провести анализ доходов и расходов традиционным методом – методом начисления (по отгрузке).

Помимо традиционного метода учета доходов и расходов, в небольших фирмах нередко используется также и кассовый метод (по оплате). Метод предполагает следующее: доход (расход) считается таковым не в момент его начисления, а в момент его оплаты. Например, выручка по заказу покупателя считается доходом не в момент отгрузки по заказу, а в момент оплаты покупателем. Для анализа доходов и расходов кассовым методом в программе «УНФ» предназначен отчет Доходы и расходы (по оплате) раздела Анализ.

Рисунок 10.64. Пример отчета «Доходы и расходы (по оплате)»

Данные в отчете Доходы и расходы (по оплате) можно получить по статьям движений денежных средств и по направлениям деятельности. На рисунке 10.64 сформирован пример отчета по направлению деятельности

«Производственная деятельность».

Напомним, что возможность получения данных доходах и расходах кассовым методом имеется только в том случае, если в настройках параметров учета установлен флажок Использовать кассовый метод учета доходов и расходов. Флажок находится в разделе настроек Предприятие.

Составление финансовой отчетности по данным управленческого учета¶

Традиционно финансовая отчетность предприятия включает в себя три основных формы – баланс, отчет о прибылях и убытках (ОПУ) и отчет о движении денежных средств (ДДС). Почему необходимы все три?

Баланс характеризует структуру имущества предприятия и источников его обеспечения, в динамике (на начало и на конец анализируемого периода).

ОПУ дает информацию о финансовом результате деятельности за выбранный период времени, по основной и не основной деятельности.

Отчет о ДДС представляет сведения о поступлении и выбытии денежных средств предприятия, чистом денежном потоке, остатках средств, на начало и на конец анализируемого периода.

И только все три отчета в совокупности позволяют оценить финансовое состояние предприятия.

Формирование баланса в программе «1С:Управление небольшой фирмой 8» происходит на основе записей по счетам плана счетов управленческого учета. О плане счетов мы уже говорили в главе «Ввод начальных данных». По данным на счетах плана счетов управленческого учета можно сформировать отчеты об остатках и оборотах на счетах, по аналогии с бухгалтерскими отчетами. Для этого используется Оборотно-сальдовая ведомость, расположенная в разделе Анализ.

Примеры использования отчета Оборотно-сальдовая ведомость показаны на рисунках 10.65 и 10.66. Обратите внимание, что в настройках отчета надо обязательно выбрать период планирования Фактический. В противном случае, программа арифметически сложит фактические данные с плановыми, то есть с теми, которые введены документами Бюджет.

Рисунок 10.65. Оборотно-сальдовая ведомость по всем счетам

Рисунок 10.66. Оборотно-сальдовая ведомость по счету «Общепроизводственные расходы», а также расшифровка данных

по регистратору, вызванная двойным щелчком мыши

Данные об остатках по счетам на начало и на конец анализируемого периода, сгруппированные определенным образом, и представляют собой баланс предприятия. Баланс представлен на рисунках 10.67 и 10.68.

Рисунок 10.67. Управленческий баланс, раздел АКТИВ

Рисунок 10.68. Управленческий баланс предприятия, раздел ПАССИВ

Как видно из рисунков 10.67 и 10.68, управленческий баланс в программе «1С:Управление небольшой фирмой 8» имеет традиционную общепринятую форму.

Напомним, что для получения управленческого баланса в программе мы не предпринимали никаких специальных действий, а просто отражали хозяйственные операции предназначенными для этих операций документами. Это обстоятельство делает возможным получить управленческий баланс в программе автоматически, даже если в числе сотрудников небольшой фирмы нет специалистов с глубоким пониманием принципов организации управленческого учета.

Но для чего же руководителю небольшой фирмы нужен управленческий баланс? А вот для чего. Данные управленческого баланса помогают владельцу бизнеса (а для небольшой фирмы руководитель и владелец, это, чаще всего – одно и то же лицо) получить ответ на важный вопрос «Какова стоимость моего бизнеса?» Конечно, стоимость бизнеса складывается не только из стоимости имущества (активов) предприятия. Помимо них, на стоимость бизнеса влияют и деловая репутация фирмы, и размер ее клиентской базы, и численность сотрудников, и наличие внедренных современных управленческих методик, и многие другие обстоятельства и

«нематериальные» факторы. Однако все они идут лишь как дополнение к стоимости имущества, которая отражается в управленческом балансе.

Показывая данные на начало и на конец периода, управленческий баланс дает представление о динамике изменения стоимости имущества. Имея ежемесячно «под рукой» данные о структуре и стоимости имущества, руководитель небольшой фирмы тем самым держит под контролем свои активы, предотвращая возможные случаи хищений.

Ну и не будем забывать о том, что данные, представленных в балансе, используются в расчетах различных показателей (ликвидности, платежеспособности, финансовой устойчивости и др.) при проведении финансового анализа деятельности фирмы.

А теперь пару слов о двух других отчетам, составляющим традиционную «тройку» финансовой отчетности – ОПУ и Отчету о ДДС.

ОПУ представлен на рисунке 10.63. Отчет показывает порядок формирования чистой прибыли.

Отчет о ДДС мы уже рассматривали в главе «Планирование и учет движения денежных средств». Отчет показывает остатки денежных средств на начало и на конец периода, поступления и выбытия денежных средств

– постатейно, а также – чистый приток/отток денежных средств, рассчитываемый как разница между суммой поступлений и суммой выбытий. Отчет о ДДС находится в числе всех отчетов для анализа в разделе Анализ (как и ОПУ и Баланс) и называется Движение денежных средств.

Таким образом, в программе присутствуют все три основные формы финансовой отчетности (баланс, ОПУ и  Отчет о ДДС). Структура этих форм (состав показателей, порядок группировки данных, порядок следования данных в отчете и т. п.) не подлежит изменению со стороны пользователя. Отчеты могут быть сформированы за любой период времени, по любой из организаций или по компании в целом. Корректное представление данных в этих формах возможно только за те периоды времени, по которым введен документ Закрытие месяца.

Финансовое планирование. Элементы технологии бюджетного управления в «1С:Управление небольшой фирмой 8»¶

Итак, мы получили финансовую отчетность за месяц. Хорошо ли мы поработали в прошедшем месяце? Ответ на этот вопрос зависит и от того, достигли ли мы тех значений показателей финансовой отчетности, которые были запланированы.

Финансовый план фирмы регистрируется в программе «1С:Управление небольшой фирмой 8» с помощью документа Бюджет (рисунок 10.69). Мы уже обращались к этому документу в главе «Планирование и учет движений денежных средств». Документ находится в разделе Предприятие.

Рисунок 10.69. Документ «Бюджет»

Документ Бюджет содержит пять вкладок – Начальные остатки, Затраты, Доходы и расходы, Денежные средства, Операции.

На вкладке Начальные остатки регистрируются плановые начальные остатки по счетам управленческого плана счетов.

На вкладке Затраты регистрируются данные о планируемых затратах производства. На вкладке Доходы и расходы регистрируется бюджет доходов и расходов (БДР).

На вкладке Денежные средства регистрируется бюджет движения денежных средств (БДДС).

Вкладка Операции предназначена для регистрации бюджетных данных, которые не отражаются ни в БДР, ни в БДДС, ни в бюджете производственных затрат. Типичным примером таких данных является бюджет закупок.

Период планирования определяется значением реквизита Период планирования, расположенного в шапке документа Бюджет. Данные на вкладках Затраты, Доходы и расходы, Денежные средства, Операции вводятся с учетом периодичности планирования. Например, если периодичность – месяц, то данные вводятся

помесячно.

На основании данных документов Бюджет формируется мастер-бюджет предприятия, включающий в себя – бюджет баланса (бюджет по балансовому листу, ББЛ), БДР и БДДС. Для этого используются следующие отчеты:

• Отчет Бюджет по балансу – для формирования ББЛ;
• Отчеты Прогноз по доходам и расходам (по отгрузке), Финансовый результат (прозноз), Бюджет прибылей и убытков – для формирования БДР;
• Отчет Бюджет движения денежных средств и отчет Прогноз по денежным средствам – для формирования БДДС.

Все перечисленные отчеты, находятся в разделе Анализ.

В этом же разделе программы вы найдете и отчеты, предназначенные для проведения план-фактного анализа. В них, помимо плановых (бюджетных) данных, представлены также фактические данные и разница между ними в стоимостном и процентном выражении. На рисунке 10.70 представлен пример одного из таких отчетов.

При формировании отчетов по план-фактному анализу не забывайте выбирать Период планирования (см. рисунок 10.70). Таким образом, вы указываете программе, с каким именно планом надо сравнить факт.

Рисунок 10.70. План-фактный анализ исполнения БДР по видам деятельности, с помощью отчета «Доходы и расходы (прогноз)»

Пусть вас не смущает то, что в отчете на рисунке 10.70 выбран период планирования «03 квартал 2012 – основной план», т. е. квартал. Притом, что отчет сформирован за месяц (с 01 по 31 августа). Программа не будет сравнивать фактические данные за месяц со всем квартальным планом. Она проведет сравнение только с теми плановыми данными, которые приходятся именно на период формирования отчета, то есть – на август.

На основании плановых данных также можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость, выбрав в отчете

Оборотно-сальдовая ведомость период планирования, отличный от фактического.

Обратим внимание также на то, что данные в документ Бюджет могут вводиться с указанием подразделения, вида деятельности, проекта и заказа покупателя. Рисунок 10.71.

Рисунок 10.71. Отнесение сумм планируемых доходов и расходов по конкретному подразделению, в документе «Бюджет»

Указание подразделения в статьях БДР и позволяет реализовать смысл бюджетирования как управленческой технологии, который заключается в делегировании финансовой ответственности центрам финансовой ответственности (ЦФО) через бюджеты. Как правило, в небольшой фирме ЦФО совпадают с подразделениями. Программа позволяет планировать доходы и расходы в разрезе подразделений и сопоставлять план с фактом в этом же формате. Таким образом, происходит контроль исполнения своих бюджетов центрами финансовой ответственности. Для осуществления такого контроля достаточно сформировать один из отчетов (Финансовый результат  (план-фактный  анализ)  или  План-фактный  анализ  доходов  и  расходов  (по  отгрузке)  с отбором по конкретному подразделению, и если необходимо – по статьям. Действительно, в отчет надо включать только те статьи доходов и расходов, которые есть в бюджете данного ЦФО. Поэтому, вполне возможно, что в отчете на рисунке 10.72 должен быть установлен еще один отбор – по статьям. А возможно – и нет. Все зависит от специфики бюджетного управления в конкретной фирме.

Рисунок 10.72. Пример контроля исполнения бюджета подразделения с помощью отчета «План-фактный анализ доходов и расходов

(по отгрузке)»

Вопросы для самоконтроля¶

1. Перечислите четыре аналитических измерения, в разрезе которых программа может учитывать взаиморасчеты с контрагентами – поставщиками и покупателями.
2. В чем отличие отчета «Ведомость по расчетам с покупателями» от отчета «Ведомость по взаиморасчетам»?
3. Можно ли в программе получить информацию о структуре дебиторской задолженности по срокам ее возникновения в разрезе заказов покупателей?
4. Присутствует ли на «Мониторе руководителя» информация о кредиторской задолженности поставщикам?
5. Для чего предназначен документ «Корректировка долга»?
6. Какие документы программы используются для учета прямых затрат в производственной деятельности? В торговой? В деятельности по выполнению работ?
7. Что такое «прямые распределяемые затраты? Как они учитываются в программе?
8. Где в программе устанавливается база распределения косвенных расходов?
9. Могут ли административные расходы быть включены в состав себестоимости? Что для этого необходимо сделать?
10. Перечислите отчеты, в которых присутствует информация о доходах и расходах. Какие из них дают корректные данные только после ввода документа «Закрытие месяца»?
11. Существует ли в документе «Закрытие месяца» возможность расчета курсовых разниц?
12. Для чего нужен управленческий баланс и как он формируется в программе?
13. Можно ли сформировать оборотно-сальдовую ведомость по плановым (бюджетным) данным?
14. Можно ли в программе сформировать бюджет подразделения? Если да, то с помощью каких средств программы можно осуществлять контроль его исполнения?

Настройка обмена данными¶

Для того чтобы выполнять обмен данными между программами, необходимо его настроить. Первоначальную настройку рекомендуется сначала выполнить в «1С:Управление небольшой фирмой»и завершить ее в

«1С:Бухгалтерии 8». Перед началом проведения обмена в программе «1С:Бухгалтерия 8» должны быть заведены организации, по которым загружаются документы, настроены учетные политики и введены начальные остатки (документы ввода начальных остатков не переносятся).

По умолчанию функция обмена данными отключена. Чтобы ее включить, в разделе Администрирование на панели действий Настройка параметров нужно открыть окно настройки.

Перейдем в настройки сервисных функций, на вкладку Обмен данными и установим флажок в поле Использовать обмен данными (рисунок 11.1). Рекомендуется установить префикс информационной базы. При обмене данными значение префикса будет добавляться к номеру загружаемого объекта, что позволит определить его происхождение.

Рисунок 11.1. Настройка функции обмена данными

Чтобы создать новый обмен с бухгалтерской программой в разделе Администрирование в меню панели навигации Обмены данными нажмем кнопку Создать / Создать обмен с конфигурацией Бухгалтерия Предприятия 2.0 (рисунок 11.2).

Рисунок 11.2. Окно списка настроек обмена

При первоначальной настройке необходимо в помощнике настройки обмена данными выбрать Шаг 1. Создать новый  обмен данными  и нажать кнопку Далее  (рисунок 11.3).

Рисунок 11.3. Помощник настройки обмена данными

Есть два варианта создания обмена: через локальный или сетевой каталог, либо через FTP-ресурс. В зависимости от выбранного способа передачи данных, необходимо будет настроить параметры, определяющие сохранение файла обмена (рисунок 11.4).

Рисунок 11.4. Настройки обмена данными через локальный каталог

Если требуется ограничить доступ к файлу выгрузки или оптимизировать его передачу по каналам связи, то файл можно формировать в архиве и при необходимости установить к нему пароль.

На следующем шаге присваивается наименования настройке обмена, устанавливаются ограничения выгрузки данных и определяются значения по умолчанию для загружаемых документов. Чтобы установить ограничения для выгрузки следует нажать кнопку Настроить ограничения. В окне Настройка ограничения передачи данных в базу-приемник (рис. 11.5) указывается дата, ранее которой созданные документы выгружаться не будут. Также, можно ограничить выгрузку документов только по выбранным организациям, установив флажок Передавать данные только по выбранным организациям. В случае, если из программы «1С:Бухгалтерия 8» будут загружаться документы по банку и кассе, есть возможность установить значения по умолчанию для заполнения реквизитов этих документов, нажав кнопку Изменить в окне Настройка параметров обмена данными.

Рисунок 11.5. Установка отбора выгрузки данных по организации

В следующем окне помощника настройки обмена данными выводится сводная информация о произведенных ранее настройках обмена (рисунок 11.6).

Рисунок 11.6. Список параметров обмена

После нажатия кнопки Далее система сформирует файл с параметрами обмена, который будет использоваться при продолжение настройки в «1С:Бухгалтерии 8», и предложит выполнить выгрузку данных (рисунок 11.7). Рекомендуется согласиться с этим, и нажать кнопку Готово. В противном случае, система сохранит настройки, но выгрузка данных не произойдет, и ее нужно будет произвести отдельно.

Рисунок 11.7. Завершение настройки обмена в УНФ

Второй этап настройки обмена выполняется в программе «1С:Бухгалтерия 8». Перед продолжением настройки необходимо включить в настройках программы использование обмена данными и указать тот префикс информационной базы, который был указан в поле Префикс второй информационной базы при настройке обмена в управленческой программе (рисунок 11.8).

Рисунок 11.8. Установка опции обмена в «1С: Бухгалтерия»

Настройка обмена создается в окне Обмены данными / Сервис / Обмен данными с продуктами на платформе 1С:Предприятие 8.2. При нажатии кнопки Создать/ Создать обмен с конфигурацией

«Управление небольшой фирмой, ред. 14», появится помощник создания обмена данными (рисунок 11.9). В нем следует продолжить создание обмена данными, указав ранее созданный файл с настройками обмена.

Рисунок 11.9. Продолжение настройки обмена

в «1С:Бухгалтерии 8»

В следующем окне необходимо указать тот же каталог обмена, который был указан в настройках выгрузки из

«1С:Управление небольшой фирмой». Заканчивается настройка закрытием помощника настройки обмена и всплывающим окном с сообщением, предлагающем выполнить загрузку данных (рисунок 11.10). В появившемся окне после нажатия кнопки Далее начнется считывание файла с данными.

Рисунок 11.10. Загрузка данных в «1С:Бухгалтерию 8»

В результат этого процесса программа сформирует список объектов, готовых к загрузке в информационную базу (рисунок 11.11).

Рисунок 11.11. Окно сопоставления объектов

Независимо от того, в пустую информационную базу или уже в содержащую информацию загружаются данные, следует сопоставить справочники и документы – это исключит появление дублей в программе.

Для автоматической синхронизации данных нажмите кнопку Автоматическое сопоставление (по умолчанию). После этого система самостоятельно сопоставит все загружаемые данные.

Следующим шагом выполнения обмена является непосредственно загрузка данных. Она начинается по команде

Выполнить загрузку данных. Данные из файла загрузятся в информационную базу.

После загрузки произойдет процесс выгрузки данных из «1С:Бухгалтерии 8». Для того чтобы провести загрузку справочников и документов в «1С:Управление небольшой фирмой», необходимо произвести повторный обмен в программе «1С:Управление небольшой фирмой 8». В окне обмена данными нужно нажать кнопку Выполнить сейчас (рисунок 11.12). После этого закончится синхронизация данных, и система выведет сообщение о завершении обмена.

Рисунок 11.12. Загрузка данных

в «1С:Управление небольшой фирмой»

Выполнение обмена¶

Процесс выполнения обмена происходит в три этапа:

1. Выгрузка данных из «1С:Управление небольшой фирмой»;

2. Загрузка в «1С:Бухгалтерию 8»;
3. Загрузка в «1С:Управление небольшой фирмой».

Для того, чтобы произвести выгрузку данных из «1С:Управление небольшой фирмой», необходимо в окне обмена данными нажать кнопку Выполнить сейчас. После нажатия кнопки, произойдет формирование файла с данными.

В «1С:Бухгалтерии 8» следует перейти Сервис / Обмен данными с продуктами на платформе 1С: Предприятие 8.2 / Обмены данными. Затем нажать кнопку Выполнение обмена данными – Выполнить автоматически (рисунок 11.13). Программа загрузит все новые и измененные данные.

Рисунок 11.13. Загрузка данных в «1С:Бухгалтерию 8»

После выполнения этой операции необходимо закончить процедуру обмена в программе «1С:Управление небольшой формой 8» таким же образом, как было написано выше (рисунок 11.12).

Настройка сценариев обмена¶

Сценарий обмена определяет автоматически выполняемое действие при обмене – выгрузка, загрузка, и устанавливает расписание, по которому будет происходить обмен.

Сценарии обмена настраиваются в программах «1С:Управление небольшой фирмой 8» и «1С:Бухгалтерия 8». Настройка сценария обмена в «1С:Управление небольшой фирмой» осуществляется в разделе Администрирование пункте меню панели навигации Обмены данными. Чтобы настроить обмен, необходимо

---

нажать кнопку Настройка/ Сценарии обмена данными. Откроется окно со списком сценариев обмена для созданного плана обмена. Нажмите кнопку Добавить. Появится окно нового сценария, содержащее список действий, которые должна произвести программа по расписанию (рисунок 11.14). В случае, если установлена галочка Использовать расписание, система будет автоматически выгружать и загружать данные с заданной периодичностью.

Рисунок 11.14. Создание нового сценария обмена данными

По умолчанию расписание установлено на совершение обмена каждый день, однако, его можно изменить, перейдя по гиперссылке в окно Расписание (рисунок 11.15).

Рисунок 11.15. Установка периода выполнения обмена

Аналогичным способом сценарии обмена настраиваются в программе «1С:Бухгалтерия 8».

Особенности использования обмена¶

Рассмотрим на нескольких примерах особенности использования обмена между «1С:Управление небольшой фирмой 8» и «1С:Бухгал-терия 8».

Пример 1

В программе «1С:Управление небольшой фирмой 8» ведется консолидированный учет по двум организациям:

«Ветерок» и «Торговый дом». Бухгалтерский учет ведется только по одной организации – «Торговый дом». Бухгалтер уже сдала отчетность и закрыла 1-й квартал. Требуется настроить обмен таким образом, чтобы

исключить перенос из «1С:Управление небольшой фирмой» в «1С:Бухгалтерию 8» документов за 1-й квартал.

На первом этапе настройки обмена в «1С:Управление небольшой фирмой» необходимо установить отбор по организации для выгружаемых документов. Далее, чтобы не допустить изменения данных в бухгалтерской базе за первый квартал, в функционале обмена данными существует возможность установить дату выгрузки документов. Документы, которые были изменены или созданы датой, предшествовавшей установленной дате выгрузки, регистрироваться к обмену не будут, а следовательно не будет происходить их выгрузка в

«1С:Бухгалтерию 8» (рисунок 11.16).

Рисунок 11.16. Настройка обмена

Пример 2

Организация «Торговый дом» оказывает услуги по ремонту оборудования контрагенту «Мир кондиционеров» и раз в месяц производит закупку специализированных инструментов у этого же контрагента. Таким образом,

«Мир кондиционеров» выступает и в качестве покупателя и в качестве поставщика. Необходимо обеспечить корректную выгрузку в «1С:Бухгалтерию 8» данных по взаиморасчетам с указанным контрагентом.

В случае, когда учитываются взаиморасчеты с контрагентом, который является и покупателем, и поставщиком, важно, чтобы в карточках договоров, по которым ведутся взаиморасчеты, был установлен правильный вид договора. То есть в договоре, по которому «Торговый дом» оказывает услуги, вид договора должен быть «С покупателем», а в карточке договора, по которому организация закупает товары, данное поле должно иметь значение «С поставщиком» (рисунок 11.17).

Если эти условия выполнены, то договоры контрагента, а также взаиморасчеты с ним будут корректно загружены в «1С:Бухгалтерию 8», в противном случае документы отгрузки и поступления в «1С:Бухгалтерии 8» не будут проведены и потребуют ручной корректировки.

Рисунок 11.17. Договор закупки товаров № 58 от 01.01.2012

Перед использованием обмена данными стоит также учесть следующие моменты:

1. В виду того, что в программе «1С:Бухгалтерия 8» не ведется учет номенклатуры в разрезе характеристик, то характеристики, созданные в «1С:Управление небольшой фирмой» не выгружаются». Если, например, в

«1С:Управление небольшой фирмой» учет товара «Футболка х/б» ведется по характеристикам (размер и цвет) –

«Футболка х/б» (L, красная)», «Футболка х/б (L, синяя)», то в «1С:Бухгалтерию 8» выгрузится номенклатура в виде одной позиции «Футболка х/б» без характеристик. На рисунке 11.18 изображен документ «Расходная накладная», содержащий номенклатурные позиции с характеристиками, а на рисунке 11.19 тот же самый документ, после загрузке в базу «1С:Бухгалтерия 8» – уже без характеристик.

Рисунок 11.18. Документ «Расходная накладная» с характеристиками в УНФ

Рисунок 11.19. Документ «Расходная накладная» после загрузке в «1С:Бухгалтерию 8»

2. В «1С:Бухгалтерию 8» переносятся документы с тем же состоянием, в котором они были на момент выгрузки из «1С:Управление небольшой фирмой». То есть, если выгружался не проведенный или помеченный на удаление документ, то в «1С:Бухгалтерию 8» он загрузится как не проведенный или помеченный на удаление соответственно.
3. Для корректного обмена важно отслеживать актуальность правил обмена (рисунок 11.20): правил конвертации и правил регистрации. Эти правила определяют алгоритм преобразования данных, выгружаемых из

«1С:Управление небольшой фирмой» в «1С:Бухгалтерию 8». Порядок обновления правил обмена содержится в информационном файле в поставке обновления программы «1С:Бухгалтерия 8».

Рисунок 11.20. Правила обмена данными

[1] Источник – Википедия. Свободная энциклопедия.

[2] Определение дано в соответствии со стандартом проектного управления  PMI PMBOOK

[3] Для розничной торговой точки, имеющий тип «Розница (суммовой учет)» не будет вестись количественный учет товаров в торговой точке.

[4] Помимо документа Распределение затрат, списание материалов выполняется и документом Закрытие месяца, о котором вы также узнаете, прочитав главу «Финансы».

[5] Под себестоимостью в программе «1С:УНФ 8» понимается себестоимость производства. У услуг ее не бывает.

Но если в вашей компании тем не менее принято для услуг считать себестоимость, необходимо в карточке каждой услуги (в справочнике Номенклатура) указать для нее тип Работа. Тогда возможности по расчету себестоимости будут вам доступны, в частности, вы сможете списать материалы и начислить сдельную зарплату в заказ-наряде.

[6] Интересно, что потребности в запасах, обусловленные не заказами покупателей, а параметрами управления запасами (минимальный и максимальный уровень), тоже расцениваются программой как просроченные и будут показаны красным цветом.

[7] Справедливости ради, надо заметить, что в небольших фирмах такое встречается нечасто. Обычно все же используется один вид плана.

[8] Настройка панели навигации и другие вопросы, связанные с интерфейсом программы, рассматриваются во второй главе книги.

[9] События рассмотрены в главе о продажах.

[10] Подробно финансовые показатели и финансовые отчеты рассмотрены в главе о финансах.

[11] «Регион» создан как дополнительный реквизит справочника «Контрагенты». О том, как это сделать, мы рассказывали в главе об управлении продажами.

[12] Под затратами будем понимать то, что входит в состав себестоимости выпущенной продукции (выполненных работ). Под расходами – то, что не включается в себестоимость, а относится непосредственно на финансовый результат текущего месяца.