Manuale d’uso dell’applicativo “Libro Firma-Protocollo” digitale in uso al Comune di Palermo¶
ATTENZIONE: il presente manuale (versione 1.0) non è più vigente ed è stato sostituito dal Manuale d’uso della Procedura Digitale Libro Firma, versione 2.0!
La differenza tra la versione 1.0 e la 2.0 consiste nel fatto che nella versione 2.0 è stato contemplato l’uso della modalità richiesta avanzata (nell’applicativo informatico “MAIA”) che consente all’operatore di prescindere da un’attività di pre-protocollazione (prevista invece nella versione 1.0).
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Codice Amministrazione Digitale
Il presente Documento vuole essere una breve guida per l’utente nella prima fase della complessa operazione di “passaggio al digitale” del Comune di Palermo, illustrando la procedura operativa da seguire per veicolare digitalmente tutti quei documenti indirizzati ad un soggetto privato o ad un Ente pubblico mediante l’applicativo LIBRO FIRMA-PROTOCOLLO.
Nota
Manuale d’uso a cura di Sergio Schimicci (s.schimicci@comune.palermo.it).
Progetto su Github per «Read the Docs» a cura di Sergio Schimicci e Ciro Spataro (c.spataro@comune.palermo.it). U.O. Transizione al Digitale, Servizio Innovazione, Comune di Palermo.
Data di rilascio della versione 1.0 del manuale: marzo 2018
PREMESSA¶
Tutorial dell’applicativo «Libro Firma-Protocollo» in adozione al Comune di Palermo. Il presente Documento vuole essere una breve guida per l’utente nella prima fase della complessa operazione di “passaggio al digitale” del Comune di Palermo, illustrando la procedura operativa da seguire per veicolare digitalmente tutti quei documenti indirizzati ad un soggetto privato o ad un Ente pubblico mediante l’applicativo LIBRO FIRMA-PROTOCOLLO.
La procedura si compone di 4 fasi:
- Fase A: è la fase della Richiesta. Il soggetto Responsabile della U.O. o il responsabile del procedimento nel caso di UU.OO. complesse, provvede a caricare nella procedura il documento da veicolare in formato PDF
accessibile(non derivato da scansione di atti cartacei). - Fase B: è la fase della Pre-protocollazione. Il soggetto addetto al protocollo informatico, inserisce tutti i dati necessari a rendere il documento idoneo ad essere protocollato. Il numero di protocollo, a differenza di quanto avviene nelle note cartacee, verrà generato automaticamente dal Sistema a seguito dell’apposizione della firma digitale da parte del soggetto firmatario.
- Fase C: è la fase della Predisposizione alla Firma. Il soggetto che aveva effettuato la richiesta, riceverà una e-mail che lo informerà del fatto che l’addetto al protocollo ha completato la fase di pre-protocollazione. A questo punto si collegherà al Libro Firma e stabilirà le “policy di firma” sottoponendo il documento al Dirigente (o ai Dirigenti) responsabili.
- Fase D: è la fase della Firma Digitale. Il Dirigente responsabile (o i Dirigenti nel caso di documento sottoposto a firma doppia) provvede a firmare digitalmente il documento collegandosi al Libro Firma ed in automatico il documento stesso verrà protocollato. Una e-mail automatica informerà il richiedente (colui che nella fase A ha caricato il documento) dell’avvenuto completamento della procedura e del numero e data di protocollo.
Resterà a questo punto l’incombenza di inviare il documento al suo destinatario. Per far ciò, dopo aver visualizzato il numero di protocollo nella sezione Richieste o in quella di Pre-protocollazione, il richiedente o l’addetto al protocollo o il soggetto comunque deputato all’inoltro della corrispondenza potrà accedere all’archivio protocollo, ricercare il numero e scaricare i file allegati che andranno poi trasmessi via e-mail al destinatario, o in modo cartaceo (qualora il destinatario sia sprovvisto di posta elettronica) apponendo la dicitura “copia cartacea conforme all’originale informatico agli atti dell’ufficio”.
Fase A. RICHIESTA¶
→ Il primo passaggio prevede il collegamento al Protocollo Informatico, accessibile dalla Intracom
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→ Dopo il clic si presenterà la seguente schermata
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→ Dopo aver cliccato su “entra” sarà necessario digitare le proprie credenziali, che saranno le medesime dell’accesso a Intracom (utilizzate ad esempio per consultare il cedolino)
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→ Dopo aver inserito i dati corretti ed aver cliccato su “entra” si presenterà la seguente schermata.
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→ L’operatore richiedente dovrà cliccare su “Menu” per aprire i “Sottomenu” e, trovato Libro Firma potrà cliccare su “Richiesta”
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→ La schermata che verrà proposta sarà la seguente:
(questa schermata apparirà solo al primo inserimento di una nota. Le volte successive basterà cliccare sul pulsante «Nuovo»).
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→ Nel campo U.O. andrà inserito il nome, anche sintetico della U.O. per consentire a chi protocollerà il documento di individuare più facilmente da quale U.O. proviene. E’ fondamentale utilizzare sempre lo stesso nome per consentire le ricerche future.
Nel campo Titolo andrà inserita una breve descrizione dell’atto, ad es. una parola dell’oggetto.
Nel campo Descrizione andrà riportato l’oggetto del documento, che si potrà evitare di digitare se lo si incollerà dopo averlo copiato dal documento in pdf che si deve trasmettere.
Nel campo Tipo allegato andrà scelto dal menu a tendina uno fra quelli proposti ed adatti, ad es. comunicazione.
Nel campo File allegato bisognerà cliccare su “scegli file” e poi selezionare dal pc il file in pdf di cui si richiede la pre-protocollazione.
Nel campo Notifica e-mail andrà effettuata la scelta “si” onde consentire al sistema di inviare automaticamente una e-mail al richiedente che lo aggiorni sullo stato di avanzamento della pratica.
Il richiedente riceverà una prima e-mail in cui gli verrà comunicato che il pre-protocollatore ha finito il suo lavoro.
Successivamente riceverà un’altra e-mail quando il Dirigente avrà firmato digitalmente il documento, ed in questa comunicazione ci sarà scritto il numero e la data di protocollo.
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→ A questo punto si potrà cliccare su “inserisci” per inserire la richiesta
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→ Potranno eventualmente essere caricati gli allegati alla nota, sempre in formato pdf, cliccando su “Allegati”
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→ Dopo aver dato un titolo all’allegato, scelta la tipologia, e selezionato il file dal pc da allegare, basterà cliccare sul pulsante “inserisci” e poi eventualmente su “nuovo” per procedere all’inserimento di un altro allegato.
Al termine bisognerà nuovamente cliccare su “richieste” per tornare alla schermata precedente.
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→ Fatto ciò si dovrà inoltrare il documento alla “pre-protocollazione cliccando il tasto “inoltra”
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→ A questo punto il richiedente avrà terminato per il momento il suo compito e resterà in attesa di ricevere la mail che lo avviserà che la sua richiesta è stata pre-protocollata.
In quel momento si collegherà al Libro Firma per sottoporre il documento alla firma del Dirigente.
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La fase A è terminata, ha inizio la fase B
Fase B. PRE-PROTOCOLLAZIONE¶
→ Il primo passaggio prevede il collegamento al Protocollo Informatico, accessibile dalla Intracom
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→ Dopo il clic si presenterà la seguente schermata
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→ Dopo aver cliccato su “entra” sarà necessario digitare le proprie credenziali, che saranno le medesime dell’accesso a Intracom (utilizzate ad esempio per consultare il cedolino)
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→ Dopo aver inserito i dati corretti ed aver cliccato su “entra” si presenterà la seguente schermata.
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→ L’operatore addetto alla pre-protocollazione dovrà cliccare su “Menu” per aprire i “Sottomenu” e, trovato Libro Firma potrà cliccare su “Pre-Protocollazione”
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→ La schermata che si presenterà all’operatore sarà simile a questa e conterrà almeno una richiesta “trasmessa alla segreteria” da un richiedente
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→ L’operatore cliccherà sul numero che identifica la richiesta e visualizzerà una schermata simile
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→ A questo punto cliccherà su Protocollo per iniziare a compilare i campi della Pre-Protocollazione
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Nel campo Ufficio andrà inserito il codice relativo al proprio Ufficio di protocollo.
Nel campo Registro verrà scelto il registro AREG.
Nel campo Oggetto andrà riportato l’oggetto del documento, che si potrà evitare di digitare se lo si incollerà dopo averlo copiato dal documento in pdf che si deve trasmettere.
Nei campi Classifica, Tipo e Descrizione classifica andranno riportati i dati che abitualmente classificano i vari documenti dell’Ufficio al protocollo dell’Amministrazione.
Nel campo Tipo di riferimento andrà selezionata la voce “diretto”.
Nel campo Modalità di Trasmissione verrà scelta la modalità corretta (si ricorda che in caso di trasmissione cartacea la copia che verrà consegnata al destinatario dovrà recare la dicitura “copia cartacea conforme all’originale informatico agli atti dell’ufficio”).
Nel campo Tipo Allegato andrà scelta la voce appropriata ad es. Comunicazione.
→ A questo punto è opportuno cliccare il pulsante Modifica per salvare i dati e passare alla schermata Destinatari
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→ Nella seguente schermata andranno inseriti i destinatari dell’atto, con le consuete modalità di inserimento e si cliccherà sul tasto Inserisci.
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→ A questo punto, dopo essere tornati alla schermata Protocollo, si procederà alla Assegnazione Ufficio del documento cliccando sul pulsante corrispondente e provvedendo ad inserire il proprio Ufficio.
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→ Infine dopo aver cliccato nuovamente su Richieste ed aver controllato che i campi fondamentali riportino al proprio fianco un OK si procederà all’Inoltra, trasmettendo il documento Alla Firma (Bozza).
Sarà compito a questo punto del Richiedente iniziare la Fase C
La fase B è terminata, ha inizio la fase C
Fase C. PREDISPOSIZIONE ALLA FIRMA¶
→ Il primo passaggio prevede il collegamento al Libro Firma, accessibile dalla Intracom
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→ Dopo il clic si presenterà la seguente schermata
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→ Dopo aver inserito i dati corretti ed aver cliccato su “accedi” comparirà la seguente schermata.
Poiché il documento pre-protocollato si trova nello stato di trasmesso alla firma (Bozza) sarà necessario cliccare su Vai alle Bozze
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→ La schermata proposta sarà simile alla seguente e nella casella “Plichi” verrà evidenziato in grigio il documento da sottoporre alla firma
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→ Cliccando sul simbolo della penna sarà possibile accedere alla sezione «Modifica» che consentirà di predisporre il documento alla firma
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→ La schermata a cui si accederà sarà simile alla seguente
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→ Cliccando sul menu a tendina dei destinatari (di firma) è possibile rimuovere il soggetto proprietario del documento dalla lista dei firmatari ed aggiungere il Dirigente (o i Dirigenti) che dovranno firmare digitalmente l’atto.
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→ Sarà sufficiente trascinare con il mouse verso il lato destro dello schermo il nome del Dirigente firmatario e cliccare sulla X per rimuovere il nome del soggetto proprietario del documento
→ Cliccando sui pulsanti di conferma si avrà completato l’operazione
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→ La schermata dovrà essere simile alla seguente
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→ Sarà necessario ora selezionare dal menu a tendina la firma digitale. Questa operazione è fondamentale qualora si tratti di un solo dirigente a dover firmare l’atto: dimenticando infatti per errore la firma interna, non si otterrà un documento firmato digitalmente.
La firma interna potrà essere utilizzata invece ad esempio nel caso in cui vi siano due Dirigenti a firmare l’atto e si voglia che uno dei due apponga quella interna e l’altro la digitale.
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→ Si dovrà poi cliccare su Posiziona Firma
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→ Scorrere il documento fino ad individuare il punto in cui compare il nome del Dirigente che sarà anche quello dove apporre il rettangolo arancione della firma
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→ Cliccare sul punto desiderato per posizionare la firma (e’ opportuno posizionare il mouse circa 2 cm. sotto il nome). Un rettangolo arancione apparirà recando il nome del Dirigente che deve firmare.
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→ Qualora si sia apposta la firma in una posizione sbagliata sarà sufficiente cliccare su sposta e poi trascinare il rettangolo giallo nella posizione desiderata.
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→ Per terminare la procedura bisognerà infine cliccare su Invia
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→ Apparirà la frase che il plico è stato inviato con successo.
La fase C è terminata, ha inizio la fase D che è di competenza del Dirigente Firmatario.
Fase D. FIRMA DIGITALE¶
→ Il primo passaggio prevede il collegamento al Libro Firma, accessibile dalla Intracom.
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→ Dopo il clic si presenterà la seguente schermata
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→ Dopo aver inserito i dati corretti ed aver cliccato su “accedi” si presenterà una schermata simile alla seguente
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→ Sarà necessario cliccare su uno dei documenti identificati come Nuovo per iniziare il processo di firma digitale
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→ Alla comparsa del punto in cui è apposto il rettangolo arancione bisognerà cliccare per trasformare il simbolo di firma da arancione a verde. Se non apparisse direttamente la fine del documento sarà sufficiente scorrere la barra grigia di scorrimento per giungere al punto desiderato.
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→ A questo punto occorrerà cliccare sulla mano con il pollice in su per continuare il processo di firma e generare il codice OTP (che arriverà via sms sul telefono aziendale), dopo aver inserito le credenziali richieste, per completare il processo di firma.
Nel caso in cui fosse necessario firmare più di un documento cliccare su Fine per esaminare un altro documento da firmare.
Alla fine dell’esame di tutti i documenti da firmare comparirà in alto a sinistra dello schermo un pulsante di conferma che permetterà di convalidare tutti i documenti contemporaneamente con un unico processo di firma ed un unico OTP (che arriverà via sms sul telefono aziendale)
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→ Occorrerà inserire le proprie credenziali di firma
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→ Successivamente bisognerà cliccare su Richiedi OTP
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→ Comparirà a questo punto la seguente schermata che richiede l’inserimento del PIN e dell’OTP (che arriverà via sms sul telefono aziendale)
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→ In ultimo bisognerà cliccare su Continua per concludere il processo di Firma Digitale
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→ A questo punto tornando sulla Home del programma si vedrà che il documento (o i documenti) firmato risultano avere lo Stato di Lavorato evidenziato in colore verde.
Il grafico a torta sulla destra riepiloga visivamente la situazione dei documenti.
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→ Una e-mail automatica informerà il richiedente (colui che nella “fase A” ha caricato il documento) dell’avvenuto completamento della procedura e del numero e data di protocollo, che sarà nel frattempo stato generato automaticamente.
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→ Terminata questa fase, come già detto in premessa, rimarrà l’incombenza di inviare il documento al suo destinatario. Per far ciò, dopo aver visualizzato il numero di protocollo nella sezione «Richieste» o in quella di «Pre-protocollazione», il richiedente o l’addetto al protocollo o il soggetto normalmente deputato all’inoltro della corrispondenza potrà accedere all’archivio protocollo, ricercare il numero e scaricare i file allegati che andranno poi trasmessi via e-mail al destinatario, o in modo cartaceo (qualora il destinatario sia sprovvisto di posta elettronica) apponendo la dicitura «copia cartacea conforme all’originale informatico agli atti dell’ufficio».
Buon lavoro!