Documentación de Libertya ERP/MRP¶

Libertya ERP¶

Libertya es un poderoso ERP con toda su funcionalidad desarrollada y distribuida como software libre; está basado en tecnología multiplataforma, y es completamente personalizable y adaptable a las necesidades de cualquier empresa. Su arquitectura y componentes son totalmente escalables. Además, está diseñado para ser integrado fácilmente con cualquier ecosistema de software pre-existente.

Beneficios que diferencian a Libertya

• La empresa usuaria posee un completo control de su implementación sin estar obligada a convenios de mantenimiento obligatorios.
• El código del producto y toda su documentación asociada están disponibles desde un primer momento.
• Independencia total del proveedor y acceso permanente de una numerosa y dinámica comunidad de usuarios.
• Capacitación integral y asesoramiento profesional incluyendo - en caso de ser de interés - el diseño de su arquitectura interna y detalles constructivos del producto.
• Componentes y aplicaciones complementarias especialmente diseñadas para extender e integrar Libertya a otros productos de software.

Licencia

Libertya ERP es un Software de Gestión Libre regulado por la licencia LPLB 1.0 (Licencia Pública Libertya versión 1.0) mediante la cual el producto puede ser utilizado sin costo de licencias con el 100% de la funcionalidad disponible.

Código abierto

Código abierto (del inglés open source) es el término con el que se conoce al software distribuido y desarrollado libremente. Fue utilizado por primera vez en 1998 por algunos usuarios de la comunidad del software libre, tratando de usarlo como reemplazo al ambiguo nombre original en inglés del software libre (free software).

Proyecto de Documentación¶

Este proyecto busca dotar al sistema, de un paquete de documentación completa. Esta documentación, busca desarrollarse de manera colaborativa.

Como Colaborar

Colaboradores¶

Acerca de Geneos¶

Somos

Una cooperativa conformada por profesionales de la informática, las comunicaciones y el diseño, lo que nos permite trabajar de manera integral en la búsqueda de innovación, la mejora continua y la calidad. Nos dedicamos a implementar proyectos de tecnología, basados en Software Libre, que contribuyan a mejorar y potenciar el modelo de negocios de nuestros clientes.

Ofrecemos nuestra experiencia de más de 15 años desarrollando software para encontrar las mejores soluciones posibles. Contamos además con diversas experiencias en metodología ágiles para la mejora continua, normas y procedimientos, seguridad de la información, posicionamiento en buscadores,presencia digital, publicidad, comunicación y diseño gráfico.

una cooperativa de trabajo

Entendemos el cooperativismo como la forma de resignificar el trabajo y construir nuevas formas de organización en torno a este. Creemos en el cooperativismo como un herramienta de transformación, que permite lograr una manera democrática y participativa de gestionar las formas y objetivos del trabajo de las personas.

de Tecnología, Innovación y Conocimiento

Nos dedicamos a brindar soluciones informáticas a otras organizaciones, empresas o personas. El trabajo que realizamos consiste en el desarrollo de software, es decir, la creación de sistemas que posibilitan la resolución de una problemática específica. Las cooperativas TICs se dedican al diseño de estas aplicaciones y a garantizar su correcta implementación. Por otro lado, ofrecemos servicio de consultoría o soporte técnico y auditorías sobre los sistemas que una organización ya posee. Otro de los servicios ofrecidos son las capacitaciones a las empresas en el uso de los sistemas.

basados en Software Libre

El software libre fomenta el trabajo colaborativo mediante comunidades de desarrollo, tiene potencial para dar soluciones y respuestas a todo tipo de requerimientos y no necesita licencias para su uso y desarrollo. Además, posee estándares abiertos y garantiza la seguridad.

Acceso¶

En la ventana de Entrada al Sistema, en la pestaña Conexión, se debe completar:

1. Servidor: Esta dato ya está configurado por el administrador del sistema y no debe ser modificado por el usuario.
2. Usuario: ingrese su usuario de acceso al sistema. Tenga en cuenta que el sistema es key sensitive, es decir, discrimina mayúsculas y minúsculas en el tipeo. Así entonces, a modo de ejemplo: el usuario Juan no es el mismo que el usuario JUAN.
3. Contraseña: ingrese su usuario de acceso al sistema.
4. Lenguaje: Ud. debe seleccionar el lenguaje que corresponda. Para la localización Argentina, Español (Argentina).

Imagen 1: Ingreso al Sistema Pantalla 1

Si Ud. tipea el Usuario y Contraseña correctamente, aparecerá en pantalla la pestaña Valores por Defecto (Imagen 2), donde se debe completar:

1. Perfil: El Sistema Libertya viene preconfigurado con cuatro perfiles (más un perfil de Administrador de la Compañía que define parámetros comunes a todos los demás usuarios), a los cuales se pueden agregar más en función de las necesidades de la organización. Elija uno de los perfiles.
2. Compañía: El Sistema Libertya viene preconfigurado con una compañía, a la cual se pueden agregar otras en función de las necesidades de la organización. Elija en este punto una de las compañías.
3. Organización: El Sistema Libertya viene preconfigurado con una organización, a la cual se pueden agregar otras en función de las necesidades de la estructura organizacional. Elija una de las organizaciones.
4. Almacén: El Sistema Libertya viene preconfigurado con un almacén, a la cual se pueden agregar otros en función de las necesidades de la estructura organizacional. Elija una de los almacenes. El almacén en algunos modelos de negocio se suele llamar Depósito, en otros salón de ventas, etc.
5. Fecha: El sistema Libertya toma del sistema operativo la fecha de trabajo, pero la misma puede ser modificada en este punto. En caso de ser necesario, haga un click con el mouse sobre el botón (31) que aparece sobre el costado derecho de la fecha que muestra el sistema, y seleccione la fecha que desea sobre la opción calendario. Tenga en cuenta que hacer esto implica que los movimientos se registrarán con la fecha que Ud. está indicando en este momento.
6. Impresora: El sistema Libertya le permite elegir la impresora de trabajo que se utilizará para imprimir los informes y listados del sistema. En este punto Ud. debe seleccionar la impresora que utilizará durante la sesión, pudiendo elegir entre todas las impresoras que Ud. tenga ya configuradas en su sistema operativo.

Imagen 2: Ingreso al Sistema Pantalla 2

Pantalla principal¶

Una vez validados los datos de acceso, el sistema presenta la ventana principal, como puede verse a continuación:

Imagen 3: Pantalla Principal

Área de Trabajo¶

En el menú de la aplicación (área a la derecha) aparecen todos los componentes a los que se tiene acceso.

El menú se construye en modo árbol de forma que se pueden agrupar los componentes en carpetas. La configuración depende de los permisos que tenga el usuario y por lo tanto del rol con el que haya hecho login.

Existe dos manera de navegar a través del menú:

1. Haciendo doble click con el botón de mouse en las carpetas, y con un solo click para que se abra la ventana, procesos o informe a los que se quiera acceder.
2. La aplicación cuenta con una búsqueda sobre el menú, abajo a la derecha existe un campo de texto que nos permite ingresar el nombre de la utilidad que deseamos utilizar (Ventana, proceso o informe). Cuando se presiona la tecla Enter va a buscar la palabra ingresada, si existe mas de una palabra presionando de nuevo Enter salta a la siguiente opción. Una vez encontrada la funcionalidad con la tecla Ctrl + Enter se puede acceder a la funcionalidad.

Iconos del menú¶

En el árbol que forma el menú podemos encontrar cinco clases de iconos:

1. Carpetas: Cada carpeta contiene más elementos, ya sea ventanas de trabajo , procesos o informes. Cada carpeta contempla una temática del sistema, así es como podemos encontrar carpetas denominadas VENTAS, ALMACÉN, COMPRAS, etc. Para ver el contenido de una carpeta, haga click con el botón izquierdo del mouse sobre el botón que se encuentra justo a la izquierda de la carpeta a expandir.
2. Ventanas: Permite la introducción, consulta y modificación de datos, y desde ella se realizan la mayoría de actividades de interacción del usuario y la aplicación.
3. Procesos: Partiendo de los parámetros, datos o condiciones que asigne e introduzca el usuario, la aplicación realizara operaciones automáticas como la generación de albaranes o facturas, procesos de pedidos, etc.
4. Informes: Permite visualizar e imprimir la información de la aplicación según las condiciones definidas por el usuario. Por ejemplo permite visualizar los vencimientos, los últimos movimientos de stock, etc. Cualquier documento salida del sistema de gestión es factible de ser procesado como un informe.
5. Flujo de trabajo: Muestra una serie de actividades relacionadas entre si, que deben de irse completando en un orden dado, a fin de alimentar de datos de las actividades siguientes y obtener un resultado determinado. Ejemplos típicos son la configuración de artículos y entidades comerciales, o todos los sucesivos pasos de un proceso de negocio. Los flujos de trabajo se utilizaran, típicamente, por los usuarios encargados de la carga inicial de datos y mantenimiento de la aplicación con el fin de seguir un protocolo o procedimiento común en todos los casos que normalice un determinado proceso de negocio complejo.

Adicionalmente, se dispone de la barra de acceso rápido situada a todo lo largo de la parte izquierda del menú. Para añadir ventanas o procesos a dicha barra, solo hay que hacer click con el botón derecho sobre el elemento para que se visualice la opción de Añadir a barra, y confirmar dicho mensaje con un click del botón izquierdo del ratón.

Estructura de una ventana¶

En algunas de las ventanas, debido a la alta cantidad de registros que contiene, aparecerá una ventana inicial de selección o de búsqueda similar a la que muestra la figura siguiente:

Imagen 4: Ventana de búsqueda de registros

En función de los parámetros ingresados el sistema filtra los resultados que aparecen en una ventana con la siguiente estructura:

Imagen 5: Estructura de Ventanas

Una ventana se organiza segmentando la información en Pestañas, para este caso como un banco puede tener varias cuentas tendremos esa relación representada en Pestañas anidadas, como puede verse a continuación:

Imagen 6: Estructura de Ventanas - Pestaña

En todas las ventanas de la aplicación se encontrara una estructura común en la parte superior. Por una parte, tenemos el menú compuesto por una serie de ventanas desplegables (Archivo, Edición, Ver, Ir, Herramientas, Ayuda).

Como ejemplo, dentro de Herramientas aparece la opción Preferencias. Las preferencias de usuario permite determinar la pantalla del cliente y como reaccionará ante específicas acciones de usuario. Sus opciones son las siguientes:

1. Interfaz de Usuario: El botón de interfaz de usuario permite la selección de la apariencia y estilo de Libertya. Se puede seleccionar diferentes estilos y colores y tener una vista previa de su selección antes de guardarla.
2. Guardado Automático: Si se selecciona Guardado Automático, los cambios se guardaran automáticamente cuando se navegue por una única pestaña. Cuando se cambien pestañas debe confirmar la acción independientemente de la opción.
3. Acceso Automático: Si se selecciona la casilla de verificación Acceso Automático, la ventana de Acceso no se mostrara cuando se inicie Libertya. Se usara el nombre de usuario, contraseña, perfil, cliente y organización de la sesión anterior. Si se quiere cambiar algún parámetro de estos debe bloquearse, quitando la selección de esta casilla de verificación y salir de Libertya. La próxima vez que se ingrese en la aplicación se mostrara la ventana de acceso y se podrá insertar los valores que se desee. Esta opción puede desactivarse para sistemas que requieran alta seguridad.
4. Contraseña Almacenado: Si se selecciona la casilla de verificación Recordar Contraseña, Libertya recordará el usuario y la contraseña con el que se accedió en la anterior sesión. Estos valores pueden ser sobrescritos fuera necesario.
5. Mostrar Pestañas Contables / Mostrar Pestañas de Traducción: Si se selecciona la casilla de verificación Mostrar Pestañas Contables / Mostrar Pestaña de Traducción, Libertya mostrará las pestañas contables y de traducción en aquellas ventana que contengan este tipo de pestañas.
6. Traducción: Las pestañas de traducción solo debería estar disponibles para los administradores de sistema, y las contables para el departamento de contabilidad o los usuarios debidamente cualificados para la parametrización de cuentas contables de la aplicación. Por esto, lo común será que los usuarios normales tengan estas dos casillas desactivadas y en modo de lectura solamente.
7. Crear Objetos en el Servidor: Se selecciona la casilla de verificación Crear Objetos en el Servidor solo si esta trabajando remotamente y se quiere reducir el tráfico de red. La contrapartida es que los objetos que son creados en el servidor requieren más recurso de servidor, por lo que puede ser necesario una mayor cantidad de memoria y de espacio de disco.
8. Imprimir Siempre Vista Previa: Si se selecciona esta casilla de verificación, Libertya mostrará una pantalla de Vista Previa antes de imprimir cualquier documento, informe o pantalla. Una vez visualizado, aprobado y validado dicho documento o informe se puede imprimir directamente.
9. Nivel de Mensajes de Logs: El nivel de depuración indica el nivel de detalle de los mensajes de la bitácora de errores, información e incidencias que genera Libertya en tiempo real. Se puede querer modificar esta opción cuando requiera soporte para un problema específico y el servicio de soporte solicite la información que esta opción proporciona. Esta utilidad no obstante, solo debería ser modificada por los administradores del sistema o usuarios profesionales debidamente cualificados que entiendan lo que están haciendo.
10. Impresora: Los campos de Impresión permiten seleccionar la impresora que será usada para los documentos e informes. Sobrescribirá el valor introducido o tomado por defecto cuando se inicio sesión en Libertya.
11. Fecha: El campo fecha permite seleccionar la fecha que será usada en los documentos. Sobrescribirá el valor entrado o tomado por defecto al iniciar la sesión de Libertya.

Justo debajo se encuentra la barra de herramientas (botonera), con una serie de iconos comunes a todas las ventanas (crear, guardar, eliminar, buscar, imprimir, ver como grilla, etc). A continuación, en la ventana se encuentran los campos de la ventana, que permite visualizar y/o introducir nuevos datos dependiendo de la configuración en cada momento. Los campos en rojo deben contener obligatoriamente algún dato para poder guardar el registro. Para pasar de un campo a otro se realiza con el ratón o bien con la tecla Tab.

Imagen 7: Barra de Herramientas

De izquierda a derecha:

1. Deshacer cambios
2. Nuevo registro
3. Eliminar registro
4. Guardar registro
5. Actualizar registro
6. Buscar registros
7. Adjuntos: permite adjuntar documentos a un registro de la ventana.
8. Vista: formulario (ingreso de datos) y grilla (vista tipo tabla).
9. Historial de registros: en el caso de algunas ventanas los registros quedan ocultos tras un cierto tiempo de antigüedad para facilitar la navegación por la ventana. Con este botón se puede seleccionar la antigüedad de los registros que se muestran, pero solo en ese acceso a la ventana, cuando se vuelva a iniciar la ventana volverá a la vista original. Si siempre se desea ingresar con otro periodo de antigüedad, solo el administrador del sistema podrá configurarlo.
10. Inicio
11. Pestaña anterior
12. Pestaña siguiente
13. Primer registro
14. Registro anterior
15. Registro siguiente
16. Último registro
17. Imprimir (en los casos que la ventana lo permite)
18. Flujos de trabajo activos (en los contextos que tiene sentido)
19. Exportar
20. Conversación
21. Salir

Entidades Comerciales¶

Las entidades Comerciales se usan para ingresar al sistema Proveedores, Clientes y Empleados.

Proveedores

1. Acceder a la opción de menú Entidades Comerciales → Entidades Comerciales, por defecto ingresa a la primera pestaña de Entidad Comercial, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 8.

2. Campos a ingresar:

   • Clave de Búsqueda (si no se ingresa el sistema genera una incremental).
   • Nombre.
   • Descripción.
   • Categoría de IVA
   • Tipo de Identificación
   • Número de Identificación
   • Grupo

3. Guardar

4. Seleccionar la pestaña Proveedor, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 9.

5. Campos a ingresar:

   • Marcar casilla de verificación Proveedor.
   • Seleccionar la Tarifa de Compras que corresponda.
   • Seleccionar la Forma de Pago que corresponda.
   • Seleccionar el Esquema de Descuentos que corresponda.
   • Seleccionar el Esquema de Vencimientos que corresponda.

6. Guardar

7. Seleccionar la pestaña Contabilidad.

8. Campos a ingresar:

   • C x C de Proveedores: es la cuenta contable para los asientos de compras.

9. Guardar

10. Seleccionar pestaña Localización, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 10.

11. Campos a ingresar:

    • Ingresar los datos de la Dirección del Proveedor.

12. Guardar

Imagen 8: Entidades Comerciales

Imagen 9: Entidades Comerciales - Proveedor

Imagen 10: Entidades Comerciales - Localización

Clientes

1. Acceder a la opción de menú Entidades Comerciales → Entidades Comerciales, por defecto ingresa a la primera pestaña de Entidad Comercial, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 8.

2. Campos a ingresar:

   • Clave de Búsqueda (si no se ingresa el sistema genera una incremental).
   • Nombre.
   • Descripción.
   • Categoría de IVA
   • Tipo de Identificación
   • Número de Identificación
   • Grupo

3. Guardar.

4. Seleccionar la pestaña Cliente, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 11.

5. Campos a ingresar:

   • Marcar casilla de verificación Cliente.
   • Seleccionar el Estado de Crédito que corresponda.
   • Ingresar el Límite de Crédito que corresponda.
   • Seleccionar el Esquema de Descuentos que corresponda.
   • Seleccionar la Forma de Pago que corresponda.
   • Seleccionar el Medio de Cobro a Crédito que corresponda.

6. Guardar.

7. Seleccionar la pestaña Contabilidad.

8. Campos a ingresar:

   • C x C de Clientes: es la cuenta contable para los asientos de ventas.

9. Guardar.

10. Seleccionar pestaña Localización, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 10.

11. Campos a ingresar:

    • Ingresar los datos de la Dirección del Proveedor.

12. Guardar.

Imagen 11: Entidades Comerciales - Cliente

Empleados

1. Acceder a la opción de menú Entidades Comerciales → Entidades Comerciales, por defecto ingresa a la primera pestaña de Entidad Comercial, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 8.

2. Campos a ingresar:

   • Clave de Búsqueda (si no se ingresa el sistema genera una incremental).
   • Nombre.
   • Descripción.
   • Categoría de IVA
   • Tipo de Identificación
   • Número de Identificación
   • Grupo

4. Guardar

5. Seleccionar la pestaña Empleado, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 12.

6. Campos a ingresar:

   • Marcar casilla de verificación Empleado.

7. Guardar

Imagen 12: Entidades Comerciales - Empleado

Artículos¶

Los artículos o productos pueden ser aquellos vendibles a clientes, los usados en la fabricación de productos para venta a clientes, los productos comprados por una organización como materias primas, etc. También se utilizan artículos para facturar ítem especiales, en cuyos casos el tipo de artículo varía según la necesidad.

1. Acceder a la opción del menú Artículos → Artículos, por defecto ingresa a la primera pestaña de Artículo, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 13.

2. Campos a ingresar:

   • Nombre
   • Descripción.
   • UPC/EAN (Código de barra universal o número de artículo europeo), que con posterioridad permitirá una gestión rápida de stock mediante lectores de código de barra.
   • Subfamilia.
   • Marca.
   • Categoría de Impuesto
   • Tipo de Producto. Dependiendo de la selección de Tipo de Producto (que puede ser Artículo, Recurso, Servicio o Gasto) la ventana puede cambiar ligeramente.
   • UM es la Unidad de Medida en la que se almacenara este producto. Si se quiere hacer alguna conversión a otra Unidad de Medida, esta Unidad de Medida debe ser más pequeña. Por ejemplo, si se tiene un producto que puede venderse en unidades individuales o paquetes de 6 unidades, la UM definido para el producto deberá ser la unidad. Adicionalmente deberemos definir una conversión de unidades a paquetes de 6 unidades con una tasa de conversión multiplicadora de seis.
   • Seleccionar la casilla de Comprado y/o Vendido cuando la organización requiera comprar /vender este producto.

3. Guardar.

4. Seleccionar la pestaña Precio, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 14.

5. Campos a ingresar:

   • Versión de Tarifa
   • Precio Tarifa
   • Precio Ref.
   • Precio Límite (en caso de querer controlar el precio por debajo del cual no puedan cargarse registros con el producto).

6. Guardar.

7. Seleccionar la pestaña Contabilidad, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 15.

8. Campos a ingresar:

   • Inventario de producto: es la cuenta contable para los asientos de ventas.
   • Discrepancia de producto: es la cuenta contable para los asientos de compras.

9. Guardar

Imagen 13: Artículo - Datos Generales

Imagen 14: Artículo - Datos de Compras

Imagen 15: Artículo - Datos Contabilidad

Conjunto de Atributos¶

Los Conjuntos de Atributos, permiten manejar características para diferenciar los lotes de productos y agregar características.

En el contexto del MRP, nos permite gestionar lotes de productos y vencimientos, de modo de poder hacer una trazabilidad, de los lotes que intervienen e cada proceso productivo.

1. Acceder a la opción del menú Artículos → Atributos de Artículo. Por defecto ingresa a la primera pestaña de Conjunto de Atributos, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 16.

2. Campos a ingresar:

   • Compañía:
   • Organización
   • Nombre
   • Descripción
   • Activo
   • Instancia del Atributo
   • Lote
   • Lote Obligatorio
   • Control de Lote
   • Nro de Serie
   • Nro de Serie Obligatorio
   • Control de Nro de Serie
   • Clave de relaciones de prod. prefijada
   • Fecha de Garantía
   • Fecha de Garantía Obligatoria
   • Días de Garantía
   • Tipo Obligatorio
   • Caduce

4. Guardar.

5. En caso de requerir características particulares pueden definirse atributos por medio de la pestaña Uso de Atributos, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 17.

6. Campos a ingresar:

   • Compañía
   • Organización
   • Conjunto de Atributos
   • Atributo
   • Activo
   • Secuencia
   • Mostrado en descripción

7. Guardar.

Imagen 16: Conjunto de Atributos

Imagen 17: Uso de Atributo

Control de Lote¶

Permite definir la gestión automática de numeración para los lotes.

1. Acceder a la opción del menú Artículos → Atributos de Artículo → Control de Lote del Artículo. El sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 18.

2. Campos a ingresar:

   • Compañía
   • Organización
   • Nombre
   • Descripción
   • Activo
   • Nro. de Inicio
   • Incremento
   • Siguiente Secuencia
   • Prefijo
   • Sufijo

3. Guardar

Imagen 18: Control de Lote

Control de No de Serie¶

Permite definir la gestión automática de numeración para gestión de números de serie.

1. Acceder a la opción del menú Artículos → Atributos de Artículo → Control de No de Serie. El sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 19.

2. Campos a ingresar:

   • Compañía
   • Organización
   • Nombre
   • Descripción
   • Activo
   • Nro. de Inicio
   • Incremento
   • Siguiente Secuencia
   • Prefijo
   • Sufijo

3. Guardar

Imagen 19: Control de No de Serie

Atributo¶

Permite definir características particulares asociadas a un Conjunto de Atributos. Esto se hace definiendo una lista de posibles valores a ser seleccionados, asociada al atributo.

1. Acceder a la opción del menú Artículos → Atributos. Por defecto ingresa a la primera pestaña de Atributos, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 20.

2. Campos a ingresar:

   • Compañía
   • Organización
   • Nombre
   • Descripción
   • Activo
   • Sólo Lectura
   • Tipo de Valor del Atributo
   • Entrada Obligatoria
   • Búsqueda por Atributo
   • Instancia del Atributo

3. Guardar.

4. Seleccionar la pestaña Valor de Atributo, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 21.

5. Campos a Ingresar:

   • Compañía
   • Organización
   • Atributo
   • Clave de Búsqueda
   • Nombre
   • Descripción
   • Activo
   • Secuencia

6. Guardar

Imagen 20: Artículo - Datos de Compras

Imagen 21: Artículo - Datos Contabilidad

TPV¶

La terminal de Punto de Venta (TPV) permite el ingreso rápido de las facturas de clientes.

Imagen 19: TPV – Ingreso de Ítem

Acceder con el perfil “Ventas” a la opción del menú, menú TPV → TPV, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 19.

Las referencias para el ingreso de la información de la compra son las siguientes:

1. Es el área de selección de los productos y cantidades (la tecla Intro sirve para fijar el producto y la cantidad ingresando la línea al pedido).
2. Es el área de ingreso del viaje, origen, destino (se mantienen los datos entre diferentes facturas, compartiendo los datos anteriormente registrados, para agilizar la carga de todas las facturas de un viaje) y valor declarado.
3. Es el área donde va quedando el detalle de las líneas de facturas, tiene una columna editable para ingresar la información de remitente asociada a cada línea.
4. Es el área de funciones:

1. F6: para acceder a cambiar información de cantidades y precios de los productos.
2. F8: para cambiar a la pantalla de selección de Cliente y Medio de Pago. También puede usarse el botón Cobrar.

La segunda parte de la transacción de ventas consiste en seleccionar el cliente y la forma de cobro.

1. Con el botón Cobrar o con F8 accedemos al siguiente paso de la factura que es la selección del Cliente y la Forma de Pago, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 20.

Imagen 20: TPV – Ingreso de datos de Cobro

Las referencias para el ingreso de la información del cliente y la forma de pago son las siguientes:

1. Es el área de selección del cliente. Se ingresa la información en el campo o se accede a la ventana de búsqueda.
2. Es el área de ingreso de la forma de cobro, en este caso siempre va a ser Crédito.
3. Acceso al botón para confirmar la operación (botón Cobrar o F12).

Una vez confirmado el sistema emite el comprobante correspondiente.

Cobranzas¶

Permite registrar el cobro a un cliente.

1. Acceder con el perfil “Administración” a la opción del menú, menú Pagos → Orden de Pago, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 21.

2. Cabecera → Campos a ingresar:

   • Entidad Comercial
   • Tipo de documento (determina el Nro. Documento)
   • Fecha del Recibo

3. Selección de Cobro → Campos a ingresar:

   • Seleccionar si es Cobro Normal o Cobro Adelantado (sin asignación de facturas)
   • Seleccionar Punto de Venta.
   • Seleccionar si se muestran todos los documentos o los vencidos a una fecha.
   • Indicar si se cobra todo lo pendiente o indicar en la columna a pagar el monto de la las facturas seleccionadas para pagar.
   • Con el botón Siguiente o F8 se avanza a la siguiente sección.

4. Forma de Cobro (Imagen 22) → Campos a ingresar:

   • Moneda
   • Tipo de Cobro/Pago
   • Datos correspondientes al tipo de cobro.
   • Guardar Cambios o F9

   Repetir los últimos dos pasos en casos de cobrar con diferentes medios de cobro. Una vez que el Saldo sea 0 completa con el botón Emitir Recibo o F8

Imagen 21: Cobranzas – Ingreso de comprobantes a cobrar

alt:	TPV
align:	center
figclass:	align-center

Imagen 22: Cobranzas – Ingreso de medios de cobro

Informes¶

Cuenta Corriente

Permite ver la información consolidada, de la cuenta corriente de un Cliente.

1. Acceder con el perfil “Administración” a la opción del menú, menú Informes de Cobros y Pagos → Informe de Cuenta Corriente, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 23.

2. Parámetros del informe (Imagen 23) → Campos a ingresar:

   • Entidad Comercial
   • Organización (por defecto lo que viene)
   • Rango de Fechas
   • Tipo de Documentos
   • Tipo de Reporte (Cliente / Proveedor)

3. Emitir informe (Imagen 24) con el botón verde.

Imagen 23: Informe de Cta. Cte. - Parámetros

Imagen 24: Informe de Cta. Cte. - Resultados

Bancos¶

Desde esta ventana se configuran todas las cuentas bancarias con las que vaya a trabajar la compañía. En la primera pestaña se definirán los datos generales de la cuenta bancaria, su nombre, dirección, etc.

Adicionalmente se se activa la selección de Banco Propio, se podrá utilizar para las operaciones bancarias de cobros y pagos de la propia compañía. Donde podemos operar con varios bancos y cuentas a la vez.

1. Acceder con el perfil “Administración” a la opción del menú, Banco → Banco, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 25.

2. Datos Generales → Campos a ingresar:

   • Nombre
   • Descripción
   • Dirección
   • Identificador

Imagen 25: Bancos

Cuenta

1. Acceder a la pestaña Cuenta, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 26.

2. Datos Generales → Campos a ingresar:

   • Sucursal.
   • Nro. Cuenta.
   • Moneda.
   • Tipo de cuenta bancaria.
   • Cuenta de Cheques en Cartera, se habilita si el tipo de cuenta es Cheque, sirve para definir las cuentas que van a funcionar para mantener la cartera de cheques de Terceros.

Imagen 26: Cuentas

Documentos de Cuenta Bancarias

Se usan para definir las chequeras en las cuentas de cheques propios.

1. Acceder a la pestaña Documento de Cuenta Bancaria, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 27.

2. Datos Generales → Campos a ingresar:

   • Nombre.
   • Forma de Pago.
   • Secuencia.

Imagen 27: Documento de Cuenta Bancaria

Operaciones con Bancos¶

Transferencias Bancarias

Permite realizar transferencias desde cuentas de terceros a cuentas propias, desde cuentas propias a cuentas de terceros y entre cuentas propias.

1. Acceder con el perfil “Administración” a la opción del menú, Banco → Transferencia Bancaria, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 28.

2. Datos Generales → Campos a ingresar:

   • Fecha.
   • Entidad Comercial.
   • Cuenta Origen.
   • Cuenta Destino.
   • Importe.

Imagen 28: Transferencia Bancaria

Boleta de Depósitos

Permite hacer el depósito de valores a una cuenta bancaria propia o de terceros. Primero se ingresan los datos generales y luego se ingresan los valores a depositar.

1. Acceder con el perfil “Administración” a la opción del menú, Banco → Boletas de Depósito, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 29.

2. Datos Generales → Campos a ingresar:

   • Nro. de Documento (lo puede dar automático el sistema)
   • Entidad Comercial.
   • Cuenta Bancaria.
   • Fecha de Depósito.
   • Fecha de Acreditación.
   • Moneda.
   • Acción.

Imagen 29: Boleta de Depósito - Datos generales

Valores a Depositar

1. Acceder a la pestaña Valores a Depositar, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 30. El ingreso de los valores actualiza el monto de la cabecera de la boleta.

2. Campos a ingresar:

   • Cuenta origen.
   • Cheque.

Imagen 30: Boleta de Depósito - Valores a depositar

Cajas

Configuración de Libro de Caja

Define la estructura general de los tipos de cajas diarias.

1. Acceder con el perfil “Administración” a la opción del menú, Caja → Configuración de Libro de Caja, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 31.

2. Datos Generales → Campos a ingresar:

   • Nombre.
   • Descripción.
   • Moneda.
   • Predeterminado.
   • Tipo de Caja, en esta instancia trabajamos siempre con el tipo Caja General.

Imagen 31: Configuración de Libro de Caja

Libro de Caja

El libro de caja es donde se maneja el efectivo. Aquí se pueden registrar los ingresos y egresos de efectivo, ingresos de cheques y demás. Por ejemplo, si se paga una factura en efectivo, se debe crear una línea con la factura y el importe, para que se registre la cancelación de la misma.

1. Acceder con el perfil “Administración” a la opción del menú, Caja → Libro de Caja, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 32.

2. Datos Generales → Campos a ingresar:

   • Libro de Caja.
   • Nombre, es asignado por el sistema con la referencia del Libro de Caja y la fecha, pero puede modificarse
   • Fecha de Estado de Cuenta.
   • Fecha de Aplicación CG (Contabilidad General).
   • Saldo Inicial, se carga de forma automática con el saldo de la última caja cerrada.
   • Completar, es la opción para cerrar el Libro de Caja y completar las transacciones.

Imagen 32: Libro de Caja

Línea de Caja

Permite el ingreso de transacciones de caja. Los tipos que soporta son:

Gastos Generales, permite registrar gastos o egresos sin comprobantes. Cobros Generales, permite registrar cobros o ingresos sin comprobantes. Diferencia de Caja Transferencia a Caja, permite transferir fondos desde una cuenta a la caja. Transferencia a Cuenta Bancaria, permite transferir fondos desde la caja a una cuenta. Factura, permite registrar el pago o la cobranza de facturas en efectivo.

1. Acceder a la pestaña Línea de Caja, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 33.

2. Datos Generales → Campos a ingresar:

   • Descripción.
   • Entidad Comercial.
   • Tipo de Efectivo.
   • Importe.
   • Completar, es la opción para cerrar el registro en la Línea de Caja y completar la transacción.

Imagen 33: Línea de Caja

Operaciones con Cajas¶

Gastos Generales

Permite registrar gastos o egresos sin comprobantes.

Imagen 34: Linea de Caja – Gastos Generales

Cobros Generales

Permite registrar cobros o ingresos sin comprobantes.

Imagen 35: Linea de Caja – Cobros Generales

Diferencia de Caja

Permite registrar diferencias de efectivo.

Imagen 36: Linea de Caja – Diferencias de Efectivo

Transferencia a Caja

Permite transferir fondos desde un Libro de Caja activo a otro.

Imagen 37: Linea de Caja – Transferencias entre Libros de Caja

Transferencia a Cuenta Bancaria

Permite transferir fondos desde o hacia una cuenta bancaria.

Imagen 38: Linea de Caja – Transferencias entre Libros de Caja

Factura

Permite registrar el pago o la cobranza de facturas en efectivo.

Imagen 39: Linea de Caja – Cobranzas o Pagos de facturas en efectivo.

Información General¶

Un Esquema Contable es una combinación de los principios contables estándar nacionales, un método de coste y una moneda.

No hay que preocuparse acerca de que elementos introducir con cada transacción, Libertya genera todas las operaciones contables automáticamente ya que las cuentas de derivan de la operación del documento. Para esto, el Esquema Contable define las cuentas por defecto para uso en transacciones generadas por el sistema. Ejemplo contabilidad de las facturas.

Estas cuentas se usan como valor por defecto para las Entidades Comerciales, Almacenes, Proyectos, Banco, Impuesto y Libro de Caja. Puede ser cambiadas a nivel individual.

El objetivo es generar todos los registros contables. Consecuentemente, todas las cuentas necesarias están predeterminadas. Por ejemplo, si se vende un producto, se usara la cuenta de ventas para este producto. Esto permite definir las cuentas una única vez para ese producto. Entonces definimos una única vez y así no hay que preocuparse con las consecuencias contables cuando se crean nuevos documentos.

En Libertya el proceso de generar el asiento automático, también denominado procesado de contabilidad, puede ocurrir cuando un documento es procesado o puede hacerse en un modo por lotes cuando el servidor de aplicaciones esta configurado y corriendo, en este caso es automático para el usuario.

Con la arquitectura única de Libertya se puede también restablecer la contabilidad para toda o parte de su organización para acomodar cambios hechos en una organización. Cuando se genera un asiento en un periodo contable cerrado, causa un fallo en el procesamiento del asiento.

En la mayor parte de los casos no hay necesidad de realizar asientos manuales. Al contrario de la mayoría de los sistemas Libertya automáticamente genera y asienta las consecuencias contables o asientos en el libro diario para cada documento procesado, no hay necesidad de introducir asientos en el libro diario para las ventas diarias.

Algunos procedimientos sin embargo requieren de asientos manuales, incluyendo la depreciación de activo fijo, pago de dividendos, etc. en esas situaciones se debe introducir los asientos utilizando la ventan Carga de Asientos Manuales.

Esquema Contable¶

1. Acceder con el perfil “Administración” a la opción del menú, Contabilidad → Esquema Contable, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 40.

2. Datos Generales

   • Control de Período Automático, permite controlar la apertura y cierre de períodos de forma manual, permitiendo el ingreso de comprobantes con fechas de meses anteriores.

Imagen 40: Esquema Contable → Datos Generales

Configuración de cuentas contables por defecto¶

1. Acceder a la pestaña Predeterminados, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 41.
2. En esta pestaña puede modificarse los valores que por defecto el sistema asigna en el alta de entidades.

Imagen 41: Esquema Contable → Cuentas por Defecto

Elemento Contable¶

Permite la gestión del Plan de Cuentas de la organización.

1. Acceder con el perfil “Administración” a la opción del menú, Contabilidad → Elemento Contable, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 42.
2. Acceder a la pestaña Valor del Elemento, , el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 43. Despliega en forma de árbol el plan de cuentas, permitiendo su gestión, modificando elementos, agregando y reubicando en el árbol y eliminando.

Imagen 42: Elemento Contable → Datos Generales

Imagen 43: Elemento Contable → Cuentas Contables

Nota: es necesario respetar las convenciones de nomenclatura de las cuentas contables a la vez que su correcto agrupamiento en el árbol.

Modificación de Cuentas Contables por defecto en registros

Para cualquier ítem se debe seguir el mismo procedimiento:

1. Acceder a la pestaña Contabilidad del registro. En nuestro ejemplo de la Cuenta de un Banco, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 44.
2. Seleccionar la Organización.
3. Seleccionar en el campo Cuenta, la cuenta a cambiar.
4. Guardar los cambios.
5. Confirmar la operación presionando el botón verde.

Imagen 44: Cambio de Cuentas Contables

Asientos Manuales¶

1. Acceder con el perfil “Administración” a la opción del menú, Contabilidad → Carga de Asientos Manuales, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 45.

2. Lote, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 45:

   • Nro. de Documento, el sistema lo ingresa de forma automática en caso que no se especifique.
   • Descripción.
   • Tipo de Documento.
   • Fecha del Documento.
   • Fecha de Aplicación de CG.

Completar, es la opción para procesar el asiento una vez cargados el Diario y Líneas.

3. Diario, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 46. Tipo de Documento. Fecha del Documento. Fecha de Aplicación de CG.

4. Línea, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 47.

   • Cuenta Contable
   • Descripción.
   • Debe.
   • Haber.

Imagen 45: Carga de Asientos Manuales - Lote

Imagen 46: Carga de Asientos Manuales - Diario

Imagen 47: Carga de Asientos Manuales - Línea

Proceso de gestión de stock¶

1. Ingresos de Artículos al Stock

   1. Ingresos por Remito de Compras (Ver módulo de Compras).
   2. Ingresos por ajuste de Inventario Físico.
   3. Ingresos por Remito de Devolución de Clientes (Ver módulo de Ventas).
   4. Ingresos por Devolución de Materiales para Producción (Ver módulo de Producción).
   5. Cambio de Artículo.

2. Movimientos de Stock entre Almacenes

   1. Movimiento de Inventario.

   2. Transferencia de Mercadería.

      1. Transferencia en dos Etapas.
      2. Movimiento en dos Etapas. Por ejemplo para envíos a garantía.

   3. Entradas y Salidas Simples. Por ejemplo para pérdidas.

3. Bajas de Stock

   1. Baja por ajuste de Inventario Físico.
   2. Baja por Entrega de Materiales para Producción (Ver módulo de Producción).
   3. Baja lógica por Movimientos de Inventario a almacenes de descarte.
   4. Baja por Remito de Entrega a Clientes (Ver módulo de Compras).
   5. Baja por Remito de Devolución a Proveedores (Ver módulo de Ventas).
   6. Cambio de Artículo.

Almacenes y Ubicaciones¶

Para poder almacenar artículos y tenerlos disponibles como stock, primero se han de definir una serie de Almacenes o Ubicaciones donde se almacenaran dichos productos.

Almacén

Para esto se utiliza la ventana de Almacén. En la pestaña principal se introduce un nombre y una dirección física para nuestro almacén, a fin de que dicha dirección pueda constar en los documentos que se generen. Este último dato es obligatorio.

1. Acceder a la opción de menú Entidades Configuración de la Compañía → Almacén y Ubicaciones, por defecto ingresa a la primera pestaña de Almacén, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 22.

2. Campos a ingresar:

   • Compañía
   • Organización
   • Clave de Búsqueda
   • Nombre
   • Descripción
   • Activo
   • Localización / Dirección
   • Cargo de Fraccionamiento
   • Cargo de Merma
   • Cargo x Cambio de Artículo

Imagen 22: Almacenes

Ubicación

En la siguiente pestaña se define cada una de las ubicaciones de las que costara el almacén.

Una ubicación es una combinación de un pasillo, una estantería y un nivel de profundidad. Esto permite definir todas las combinaciones de almacenamiento posibles. Adicionalmente, se puede definir una prioridad para que los artículos salgan primero de una determinada ubicación.

1. Acceder a la pestaña Ubicación, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 23.

2. Campos a ingresar:

   • Compañía
   • Organización
   • Almacén
   • Clave de Búsqueda
   • Activo
   • Prioridad Relativa
   • Predeterminado
   • Pasillo (X)
   • Estanteria (Y)
   • Nivel (Z)

Imagen 23: Ubicaciones

Almacenamiento

En la tercera pestaña se podrá consultar a posteriori que artículos ha sido asignados a la ubicación que se hubieran seleccionado en la pestaña anterior.

1. Acceder a la pestaña Almacenamiento, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 24.

2. Campos que informa la pestaña:

   • Compañía
   • Organización
   • Ubicación
   • Artículo
   • Instancia del Conjunto de Attributos
   • Activo
   • Stock
   • Ultima Fecha de Recuento de Inventarios
   • 16. Servir
   • 16. Recibir

Imagen 24: Almacenamiento

Cargos¶

Para algunas de las operaciones con Stock, se deben configurar elementos especiales, para detallar motivos y/o hacer afectación contable. Para esto se utilizan los Cargos.

1. Acceder a la opción de menú Contabilidad → Configuración de Contabilidad → Cargo, por defecto ingresa a la primera pestaña de Almacén, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 25.

2. Campos que informa la pestaña:

   • Compañía
   • Organización
   • Clave de Búsqueda
   • Nombre
   • Descripción
   • Activo
   • Tipo de Cargo
   • Signo
   • Importe de Cargo
   • Categoría del Impuesto
   • Impuesto Incluido en el Precio
   • Mismo Impuesto

3. Acceder a la pestaña Contabilidad, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 26.

4. Campos que informa la pestaña:

   • Compañía
   • Organización
   • Cargo
   • Esquema Contable
   • Activo
   • Cuenta de Otros Gastos
   • Cuenta de Otros Ingresos

Imagen 25: Cargo

Imagen 26: Contabilidad de Cargo

Inventario Físico¶

Esta ventana se utiliza para realizar ajustes manuales al Stock.

1. Acceder a la opción de menú Almacén → Inventario Físico, por defecto ingresa a la primera pestaña de Recuento de Inventario, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 27.

2. Campos que informa la pestaña:

   • Compañía
   • Organización
   • Nro. Del Documento
   • Descripción
   • Tipo de Documento
   • Fecha de Movimiento
   • Almacén
   • Configuracion de Inventario
   • Generar Lista
   • Actualizar Cantidades
   • Proyecto
   • Campaña
   • Aprobación
   • Cantidad Aprobada
   • Estado del Documento
   • Acción en el Documento

3. Acceder a la pestaña Línea de Recuento de Inventario, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 28.

4. Campos que informa la pestaña:

   • Compañía
   • Organización
   • Inventario Físico
   • Nro. Línea
   • Descripción
   • Artículo
   • Ubicación
   • Cantidad Contada
   • Cantidad según el sistema
   • Diferencia
   • Tipo de Inventario
   • Cargo (en caso que el Tipo de Inventario sea Cargo en Cuenta)

Imagen 27: Inventario Físico

Imagen 28: Inventario Físico - Líneas

Movimientos de Inventario¶

Esta ventana se utiliza para realizar transferencias entre almacenes.

1. Acceder a la opción de menú Almacén → Movimiento de Inventario, por defecto ingresa a la primera pestaña de Movimiento, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 29.

2. Campos que informa la pestaña:

   • Compañía
   • Organización
   • Nro. Del Documento
   • Descripción
   • Fecha de Movimiento
   • Tipo de Documento
   • Proyecto
   • Campaña
   • Aprobación
   • Cantidad Aprobada
   • En Tránsito
   • Fecha de Recibo
   • Estado del Documento
   • Acción en el Documento

3. Acceder a la pestaña Línea de Movimiento, el sistema presenta una ventana como lo muestra la Imagen 30.

4. Campos que informa la pestaña:

   • Compañía
   • Organización
   • Movimiento
   • Nro. Línea
   • Descripción
   • Activo
   • Artículo
   • Conj. Atributos Origen
   • Conj. Atributos Destino
   • Ubicación
   • A Ubicación
   • Cantidad del Movimiento
   • Cantidad Destino
   • Cantidad Desechada
   • Cantidad Confirmada

Imagen 29: Movimiento de Inventario

Imagen 30: Movimiento de Inventario - Líneas

Transferencia de Mercadería

Entradas y Salidas Simples